Urenregistratie en subsidies
Waarom een sluitende urenregistratie onmisbaar is bij subsidies
Maak je gebruik van subsidie-regelingen? Dan is een sluitende urenregistratie vaak verplicht of in elk geval essentieel om personeelskosten te kunnen verantwoorden. Hieronder lees je per regeling wat er gevraagd wordt, welke bron dat bevestigt (met link), en hoe je dit praktisch borgt met TimeWriter.
WBSO (Speur- & Ontwikkelingswerk)
Voor WBSO moet je gerealiseerde S&O-uren registreren en tijdig melden; de RVO controleert onder meer de urenadministratie. Met TimeWriter leg je ontwikkeluren per project, activiteit en medewerker vast, inclusief autorisaties en rapportages die audits versnellen. Bekijk de functiepagina Urenregistratie voor directe toepasbaarheid in R&D-trajecten.
ESF+ (Europees Sociaal Fonds)
ESF+ vereist een projectadministratie met gerealiseerde uren (timesheets) ter onderbouwing van loonkosten; formats en voorbeelden (zoals een formulier urenregistratie) zijn beschikbaar. Met TimeWriter koppel je uren aan activiteiten en kostenplaatsen, zodat verantwoording en steekproeven soepel verlopen. Lees hoe je budgetten en plafonds bewaakt via Budgetbewaking.
Bronnen: Handleiding projectadministratie (UVB/SZW) · ESF+ 2021–2027 HPA (PDF).
EFRO / Interreg (EU-regionale fondsen)
Bij EFRO/Interreg moeten personeelskosten onderbouwd worden. Timesheets zijn vaak verplicht, behalve wanneer je voor een vast percentage of volledige toewijzing kiest (dan is een schriftelijke toewijzing vereist). TimeWriter ondersteunt zowel gedetailleerde uren als toewijzingsmethodes, inclusief exports per partner. Vergelijk mogelijkheden in de Product-matrix.
Bronnen: Interreg Europe – Understanding staff costs · Interreg North Sea – Fact Sheet 2: Staff costs (PDF).
Horizon Europe
Horizon Europe accepteert timesheets of maandverklaringen (ondertekend door medewerker en leidinggevende) volgens de Model Grant Agreement. Met TimeWriter automatiseer je perioderapporten, workflow-goedkeuring en toewijzing per werkpakket. Overzicht van kernfunctionaliteit vind je bij Algemene kenmerken.
Bronnen: EMDESK – Time tracking in Horizon Europe · Europese Commissie – HE Coordinators Day FAQ (PDF).
MIT R&D-samenwerkingsprojecten (NL)
In MIT-projecten is een deugdelijke projectadministratie noodzakelijk; urenregistratie is in de praktijk vereist om loonkosten te onderbouwen (details verschillen per call/leidraad). TimeWriter helpt partners eenduidig registreren met projectcodes, rollen en autorisaties. Start eenvoudig met TimeWriter Standaard.
DEI+ (Demonstratie Energie- en Klimaatinnovatie)
DEI+ legt de nadruk op activiteiten- en kostenbewijslast. Aantoonbare personeelsinzet via uren is gangbaar om projectkosten te staven. Met TimeWriter koppel je uren aan kostenplaatsen en maak je exports voor verantwoording en meldplichten. Lees hoe je doorbelastingen inricht bij Facturatiescenario’s.
Bronnen: RVO – Handleiding DEI+ 2025 (PDF) · RVO – DEI+ aanvragen.
SDE++ (meestal géén urenverantwoording)
De SDE++ subsidieert op basis van productie/CO2-reductie, niet op projecturen. Toch levert interne urenregistratie waardevolle inzichten voor kostentoerekening, onderhoud en optimalisatie. Voor uiteenlopende sectoren biedt TimeWriter passende instellingen; zie Voor elke branche.
Bron: RVO – SDE++ Oriënteren.
Kernsamenvatting & vervolgstap
Altijd verplicht: WBSO (S&O-uren). Vrijwel altijd nodig bij personeelskosten: ESF+, EFRO/Interreg, Horizon Europe. Vaak vereist/verwacht in NL-projectsubsidies zoals MIT en DEI+. Met TimeWriter borg je nauwkeurigheid, audit-trails en rapportages, zodat je verantwoording standhoudt en uitbetalingen niet in gevaar komen.
Probeer TimeWriter 30 dagen gratis en zet vandaag de eerste stap naar een sluitende subsidie-proof urenadministratie: Gratis proberen.