Slimme urenregistratie voor jouw bedrijf

Simpel en doeltreffend: op papier. Gewoon een notitieboekje of een papieren agenda en een pen, werkt altijd maar is arbeidsintensief als je later nog iets met die uren wilt doen, zoals declareren of factureren.

Alternatief: een app op je telefoon op computer. Voordeel: de geregistreerde uren zijn meteen beschikbaar in vervolgprocessen.

Waarom zou je je uren bijhouden: nou bijvoorbeeld om ze later te kunnen declareren of om ze te factureren bij je opdrachtgever.

Ook de belastingdienst verlangt een urenregistratie. Daarnaast kan het zinvol zijn om achteraf te controleren of een inschatting vooraf een beetje overeen komt met de realisatie. (voor- en na-calculatie)

Dat kun je zo 1-2-3 niet stellen, het hangt af van jouw persoonlijke wensen.  Voor de ene persoon zal het belangrijk zijn om te kunnen factureren terwijl iemand anders het belangrijker vindt dat er een koppeling mogelijk is met je agenda.

Het komt er op neer dat je voor jezelf een lijstje maakt met criteria waar de app aan moet voldoen. Vervolgens aan de hand dat lijstje pakketten gaan bekijken en beoordelen.

Sommige 'gratis' apps zijn helemaal niet gratis, na verloop van tijd zul je toch moeten betalen.

Er zijn echter wel apps die ook bij langdurig gebruik gratis blijven, zoals b.v. TimeWriter.

Als je urenregistratie plaats vindt in de cloud zijn de boekingen toegankelijk vanaf verschillende apparaten, dus ook vanaf je desktop. Een ander voordeel is dat je niet zelf verantwoordelijk bent voor het maken van backups.

Sinds corona heeft thuiswerken een grote vlucht genomen. Als medewerkers thuis werken mag de werkgeven niet onbelaste reiskosten vergoeden, tegelijk kan er een onkostenvergoeding voor het thuiswerken van toepassing zijn.

Het is dus van belang om goed vast te leggen wanneer er thuis wordt gewerkt. Steeds meer urenregistratie-pakketten hebben hier een voorziening voor.

Kan ik nationale feestdagen zomaar leeg laten in mijn urenregistatie?

Dat hangt af van de doelstelling die u nastreeft met uw urenregistratie. Als de belangrijkste doelstelling enkel is het kunnen factureren van verleende diensten, dan is het niet nodig om tijdsbesteding vast te leggen van dagen die u niet gewerkt hebt.

Als uw doelstelling is het hebben van een verantwoording van arbeidstijd, dan zult u feestdagen ook moeten boeken. Er kunnen n.l. medewerkers kunnen zijn die in deeltijd werken en normaliter al vrij hadden op zo'n feestdag, het 'veronderstellen' van 8 werkuren op een feestdag zou voor dergelijke medewerkers al snel als overwerk kunnen worden gezien.

Urenregistratie software is een programma dat bedrijven helpt om de uren van werknemers bij te houden. Met behulp van deze software kunnen werknemers hun gewerkte uren registreren, taken bijhouden en vakantiedagen en ziekteverlof aanvragen. Het systeem slaat de gegevens op en stelt werkgevers in staat om rapporten te genereren en inzicht te krijgen in de tijd die aan projecten wordt besteed. Urenregistratie software kan worden geïntegreerd met andere bedrijfsapplicaties, zoals facturering- en boekhoudsoftware, om een volledig beeld van de bedrijfsprestaties te geven.

Het gebruik van urenregistratie software biedt bedrijven verschillende voordelen. Allereerst maakt het de administratie rondom urenregistratie veel efficiënter. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Daarnaast geeft het inzicht in de uren die aan projecten worden besteed en kan dit helpen bij het optimaliseren van de werkplanning. Werkgevers kunnen ook gemakkelijk rapporten genereren en gegevens analyseren om de productiviteit en prestaties van hun team te verbeteren. Ten slotte kan de software helpen om de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van arbeidstijden en vakantiedagen te waarborgen.

Er zijn verschillende factoren waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van urenregistratie software. Ten eerste moet je bepalen welke functies je nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld ook factureren vanuit het systeem? Ten tweede is het belangrijk om te kijken naar de gebruikerservaring en het gebruiksgemak van de software. Het moet gemakkelijk zijn om uren te registreren en rapporten te genereren. Ten derde moet je letten op de prijs en eventuele bijkomende kosten, zoals implementatiekosten en abonnementskosten. Tot slot is het aan te raden om reviews te lezen en te kijken naar de reputatie en ondersteuning van de leverancier.

Hoewel het gebruik van urenregistratie software veel voordelen biedt, zijn er ook mogelijke nadelen. Een van de nadelen is dat het bijhouden van de tijd en taken in het systeem extra werk kan zijn voor werknemers. Daarnaast kan het voor sommige werknemers een inbreuk zijn op hun privacy en kan het gevoel van micromanagement veroorzaken. Tot slot kan het systeem alleen werken als de input correct is. Als werknemers vergeten hun uren bij te houden, kan dit leiden tot incomplete of onnauwkeurige gegevens.

Een trend op het gebied van urenregistratie software is de toenemende vraag naar mobiele toegang. Steeds meer werknemers werken op afstand en hebben behoefte aan mobiele toegang tot het systeem om hun uren bij te houden en taken te beheren. Ook wordt er steeds meer gebruik gemaakt van integraties met andere software zoals projectmanagementtools, HR-systemen en payroll software. Een andere trend is de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning om het proces van urenregistratie en -analyse verder te automatiseren en te verbeteren. Zo kunnen bijvoorbeeld uren automatisch worden toegewezen aan specifieke projecten en kunnen prognoses worden gemaakt op basis van historische gegevens. Tot slot worden er steeds meer geavanceerde analyses gedaan op basis van de verzamelde gegevens, om inzicht te krijgen in factoren die van invloed zijn op de productiviteit en prestaties van het team en om te zoeken naar manieren om deze te optimaliseren.

Ik bereken mijn klanten tarieven die zijn gebaseerd op het verwerken van aantallen, bijvoorbeeld het aantal salarissen wat ik heb verwerkt, hoe administreer ik dat en moet ik dan toch mijn uren nog bijhouden?

De belastingdienst blijft verlangen dat je aan het urencriterium voldoet, ongeacht de basis van je facturatie-afspraken. Met een pakket als TimeWriter kun beide vliegen in een keer vangen, je uren worden geregistreerd en de facturatie gebeurt op basis van stuksprijs.

Ik bereken mijn klanten tarieven die zijn gebaseerd op afspraken vooraf, bijvoorbeeld bedrag x voor klus y, hoe administreer ik dat en moet ik dan toch mijn uren nog bijhouden?

De belastingdienst blijft verlangen dat je aan het urencriterium voldoet, ongeacht de basis van je facturatie-afspraken. Met een pakket als TimeWriter kun beide vliegen in een keer vangen, je uren worden geregistreerd en de facturatie gebeurt op basis van vaste prijzen ongeacht de benodigde tijd.

Kijk even verder bij de vragen in de categorie: Vragen over koppelingen.

Als je met je klant afspreekt bepaalde werkzaamheden uit te voeren voor een vast bedrag per maand (of per kwartaal), en dus ongeacht de benodigde tijd, spreken we over een abonnement.

Ook bij het werken op abonnements-basis is het uiterst zinvol om je uren goed te registreren. Hierdoor kun je n.l. goed evalueren of de gemaakt prijsafspraken voldoende zijn voor de benodigde tijd.

Een goed urenregistratie-pakket heeft een optie om de omzet van abonnementen te relateren aan de benodigde tijd.

De tijd van het printen en per post versturen van een factuur ligt al weer een tijdje achter ons, tegenwoordig factureren we digitaal.  Binnen dat digitale factureren zijn een aantal standaarden: 

• PDF, een digitale weergave van de papieren factuur. Over het algemeen voorzien van opmaak zoals logo's.
• UBL, een tekstbestand volgens een vaste structuur, bevattende alle gegevens de factuur. Doordat de indeling volgens een vastgestelde standaard is opgesteld kunnen andere pakketten de factuur correct interpreteren en geautomatiseerd verwerken.
• XML, zelfde als UBL

Indien u aanvullende kosten doorberekent aan uw klant, welke BTW percentage is dan van toepassing?

Het BTW percentage van de 'hoofddienst' is bepalend voor het toe te passen tarief op de bijkomende kosten. Dus als u uw diensten moet belasten het het lage BTW percentage, belast u ook de aanvullende kosten met het lage BTW percentage.

In een goede urenregistratie is de registratie van verlof geintegreerd, door je tijdsbesteding te boeken op een verlofsoort wordt deze automatisch opgenomen in de verlofregistratie en wordt tegoed bijgewerkt.

Dat wordt in hoge mate door jou zelf bepaald. In ieder geval zul je het z.g. reguliere verlof moeten registreren, daarnaast kun je er voor kiezen om b.v. ook het buitengewoon verlof en de feestdagen te registreren, dat zijn n.l. ook tijdbestedingen die meetellen voor je totale urenverantwoording.

Dat hangt af van heel veel variabelen. B.v. leeftijd, aantal contracturen maar natuurlijk ook de CAO. Daarom is het voor de meeste verlofregistraties ondoenlijk om alle geldende regels in te bouwen. Je bepaalt dus zelf (buiten het programma om) hoeveel verlof iemand krijgt, het programma zorgt voor een sluitende administratie.

Mag ik mijn niet gebruikte verlof meenemen naar een volgend jaar, of moet ik het verplicht opmaken ?

De overheid heeft hierover een aantal regels opgesteld, die vind je hier.

Neen, tijd-voor-tijd is een afspraak tussen werknemer en werkgever die gaat over het compenseren van overwerk in vrije tijd.

De administratie hiervan is heel simpel: registreer alle gewerkte tijd (dus ook het overwerk), als je de tijd 'opneemt' schrijf je die week gewoon minder werk-uren. Het saldo over een groter periode geeft dan aan of je in totaal te veel of te weinig hebt gewerkt.

In veel pakketten voor urenregistratie (in ieder geval in TimeWriter) kun je de agenda van outlook integreren. Op die wijze kun je met 1 click een afspraak in outlook omzetten naar een urenboeking.

Agenda's zoals outlook, google en apple hanteren het ical formaat. Dit houdt in dat er op een gestandaardiseerde wijze mee gekoppeld kan worden, deze standaard het iCal.

Binnen TimeWriter is een groot aantal koppelingen met boekhoudpakketten beschikbaar. De koppeling voorziet er in dat facturen aangemaakt in de urenregistratie, automatisch worden over gezet naar je boekhouding.

Klanten toevoegen vanuit de KvK-database, geen probeem!.  TimeWriter maakt gebruik van de KvK-zoek-API en kan daarmee met een paar clicks een nieuwe klant aanmaken, inclusief adresgegevens.

TimeWriter beschikt zelf ook over een voorziening waarmee gekoppeld kan worden.  De voorziening is een z.g. SOAP interface. Dit type API communiceert op basis van XML-bestanden.