Digitaal uren bijhouden

Uren bijhouden is voor veel werknemers een vervelende klus. Werknemers houden vaak de uren via een urenlijst of via een Excel bestandje bij. Vaak gebeurt het dan ook dat iemand aan het eind van de week alle gewerkte uren gaat bijhouden. Maar de urenregistratie software van TimeWriter maakt het eenvoudig om altijd uw uren bij te houden. Vanaf elke locatie kunnen werknemers hun uren bijhouden doordat de software ook gekoppeld is aan een gratis app van Timewriter. 

Als iemand voor een klant werkt of aan een bepaalde klus werkt, kunnen de gewerkte uren constant worden bijgehouden. Je weet dan precies hoeveel tijd je aan een taak hebt besteed. Deze uren worden automatisch gekoppeld aan de facturatie, waardoor je de gewerkte uren ook eenvoudig kan factureren. 

Daarnaast kun je met een goede urenregistratie ook een goede inschatting maken voor toekomstige klussen. Je kan precies zien hoeveel tijd welke werknemer heeft besteed aan een bepaald project. 

TimeWriter zorgt ervoor dat je als onderneming altijd het volledige overzicht van de gewerkte uren behoud. Het systeem werkt eenvoudig. TimeWriter heeft de beschikking over meerdere softwares: van een gratis urenregistratie software voor ZZP'ers en Freelancers, tot een software voor onderneming tot maximaal 1.000 man personeel. 

Uren bijhouden​​​​​​​

 

Voordelen digitaal bijhouden van uren

Het bijhouden van uren is belangrijk voor bedrijven, omdat deze data voor allerlei doeleinden gebruikt kan worden. Het geeft managers een beeld van hoe ze hun team kunnen (en moeten) motiveren, maar het geeft financieel planners ook een beeld van hoe duur bepaalde krachten, projecten of departementen daadwerkelijk zijn. Op een digtale manier uren bijhouden is dan ook een grote kans voor bedrijven om nog meer uit deze data te halen. Daarbij zorgt een urenregistratieprogramma ook voor helderheid en werkgemak. 

Het bijhouden van uren gebeurt bij veel organisaties nog op een ouderwetse, veelal manuele manier. Vaak wordt nog gebruik gemaakt van lijsten die met pen ingevuld worden, of aan het einde van de maand uitgeprint moeten worden voor een handtekening. Naast een hoge foutgevoeligheid kent dit systeem ook een verwerkingsprobleem. Het kost een secretaris of assistent heel veel tijd om dit allemaal te verwerken en er zijn veel contactpunten waar deze data verloren kan gaan. Vaak verdwijnen dergelijke overzichten in een eindeloze mappenstructuur of diep in een mailbox.

Ook zie je vaak dat ZZP'ers of kleine ondernemingen gebruik maken van Excel. Maar het werken met Excel is minder overzichtelijk en lastiger om met je mobiel de uren bij te werken. Zeker als je groeit als bedrijf is het niet meer verstandig om alleen gebruik te maken van een Excel sheet. 

Door gebruik te maken van een urenregistratie programma of applicatie, vervallen al die risico’s en het print- en signeer proces. Uren kunnen digitaal en online door de werknemer worden ingevuld aan het einde van de dag, week of maand. Deze invoer wordt direct opgenomen in het systeem, waardoor deze op een overzichtelijke manier terugkomen in het totale overzicht. Dit is wel zo gemakkelijk voor managers en assistenten.

Naast het bijhouden van uren per persoon, zorgt een urenregistratieprogramma ook voor een overzicht van projecten waar mensen aan werken. Zo is het mogelijk om mappen aan te maken per project of team. Hierin kunnen taken, documenten en vorderingen worden gedeeld. Hierdoor krijgt een manager een goed beeld van de vorderingen, en kan gekeken worden naar de effectiviteit van teams. Daarbij kunnen werknemers hun uren ook koppelen aan projecten. Dit geeft een overzicht van hoe zij hun werkuren hebben verdeeld over projecten. Dit geeft niet alleen aan hoe winstgevend of duur een project is, maar ook hoe effectief een groep heeft samengewerkt. Het is daarom een ideale manier om overzicht te houden van departementen en projecten.

Een van de grote voordelen van een moderne manier van uren bijhouden, is dat een organisatie effectief data verzameld. De gewerkte uren en taken kunnen namelijk gemakkelijk tegen elkaar worden afgezet met rapportages. Hierbij kunt u zelf rapportages samenstellen, of gebruik maken van de standaard rapporten. U kunt data weergeven in lijnen grafieken en cijfers. Daardoor maakt u de grote hoeveelheid data inzichtelijk en overzichtelijk. Dit maakt het makkelijker om bijvoorbeeld prognoses te doen voor toekomstige projecten, of om een budget samen te stellen voor vergelijkbare projecten.

Een van de krachten van een software, is dat u altijd gemakkelijk bij uw data kunt. De cijfers zijn iet opgeslagen in een PDF bestand op een computer, maar op een veilig netwerk waar u altijd bij kunt. Daarnaast worden er ook backups gemaakt van uw data, zodat u zelfs naverlies alle data nog kunt terughalen. Deze opslag gebeurt volledig volgens de privacywetgeving, waardoor u zich hier niet telkens over hoeft in te lezen.

uren digitaal bijhouden​​​​​​​

Gemakkelijk je uren bijhouden met TimeWriter

TimeWriter biedt nog veel meer dan alleen het bijhouden van uren. Met de software van TimeWriter kunnen je werknemers eenvoudig hun verlof aanvragen. In het systeem heb je een goed overzicht hoeveel verlof er al voor die dag is aangevraagd en/of welke werkzaamheden er die dag gedaan moeten worden. Daarnaast biedt TimeWriter een budgetbewaking functie, waardoor je overzichtelijk inzichten en rapportages hebt van de budgetbewaking. Je kan precies zien hoeveel uur aan een bepaald project besteed moeten worden. Als iemand minder uren nodig heeft voor een klus, kan er bij iemand anders gekeken worden wie extra uren nodig heeft. Hierdoor kan je steeds proactief reageren. Ook is de facturatie en de urenregistratie aan elkaar gekoppeld. Hierdoor zijn de gewerkte uren automatisch gekoppeld aan de facturatie. Dit maakt het factureren wel heel eenvoudig!

Wilt u ook werken met de urenregistratie software van TimeWriter? U kunt deze software eerst 2 maanden geheel vrijblijvend en gratis uitproberen. Na 2 maanden kunt u aangeven of u dan gebruik wilt maken van de goed betaalbare software van TimeWriter. Wij bieden 3 verschillende versies aan:

  • TimeWriter Freeware (gratis digitaal uren bijhouden voor 1 gebruiker, wordt veelal gebruikt door ZZP'ers en Freelancers)
  • TimeWriter Standaard (digitaal uren bijhouden voor bedrijven tot ± 25 medewerkers)
  • TimeWriter Pro (digitaal uren bijhouden voor bedrijven tot 1000 medewerkers)

U kunt eerst de demo downloaden en 2 maanden geheel vrijblijvend testen! We hopen dat u het gemak en eenvoud net zo ervaart als de vele klanten die wij al hebben. 


Deel deze pagina