Van iedere urenboeking kan op basis van de combinatie van de gekozen aspecten een tarief worden berekend. Hieronder ziet u de tariefafspraak Garages. Alle klanten die een garagebedrijf hebben, zijn in dit voorbeeld aan de tariefafspraak gekoppeld. Een tariefafspraak kan gelden over een bepaalde periode. In dit voorbeeld krijgen urenboekingen van vóór 01-06-2013 het tarief 45 en daarna 50. Dit bedrag wordt vermenigvuldigd met het aantal geboekte uren.
Tariefafspraak maken
Voor het aanmaken van een nieuwe tariefafspraak gaat u als volgt te werk:
1.Selecteer Stamgegevens | Tarief afspraken in de Module verkenner.
2.Klik op Nieuw om een nieuwe tariefafspraak aan te maken.
3.Geef de tariefafspraak een naam van betekenis. Deze naam wordt getoond bij het maken van een urenboeking en kan gebruikt worden als filter bij de rapportage.
4.Selecteer het tarief type. Voor TimeWriter Freeware is alleen de optie "Tarief (uren x bedrag)" beschikbaar.
5.Stel een tarief start datum en tarief bedrag in. Het datum veld mag ook leeg blijven, zoals in bovenstaand voorbeeld.
6.Koppel de gewenst aspecten aan de tariefafspraak. Als er geen aspecten worden gekoppeld dan gelden alle aspecten.
7.Sla de tariefafspraak op.
8.Zet de tariefafspraken in de juiste volgorde met de knoppen Omhoog/Omlaag.
Tariefafspraak volgorde
De lijst volgorde is van belang voor het bepalen van het tarief dat voor een boeking moet worden gebruikt. Voor elke urenboeking wordt deze lijst van boven naar beneden doorlopen om te kijken of de boeking binnen de ingestelde periode van het tarief past en of de aspecten van een boeking overeenkomen met de ingestelde combinaties van een tarief. Het tarief van de eerste overeenkomende tariefafspraak zal worden gebruikt. Gebruik de knoppen Omhoog/Omlaag om de tariefafspraken in de gewenste volgorde te zetten.
Aspecten koppelen aan tariefafspraken
Aspecten kunnen als volgt worden gekoppeld:
1.Selecteer de tariefafspraak.
2.Klik op Bewerk.
3.Op het tabblad Overzicht ziet u alle reeds gekoppelde aspecten. Klik op 
om nieuwe aspecten te koppelen of koppelingen te verwijderen.
Het koppelen van aspecten kan ook op de tabbladen van het aspect zelf. Hieronder ziet u het tabblad van het aspect Klant voor de tariefafspraak Garages.
Op dit tabblad ziet u welke klanten reeds gekoppeld zijn en welke klanten nog beschikbaar zijn.
Met behulp van de pijltjes kunnen de klanten van links naar rechts verplaatst worden. Dit kan ook door te slepen.
Er zijn 3 extra opties:
Selectie |
Toelichting |
|---|---|
Geen items geselecteerd |
idem als bij [Alle Klanten, inclusief geen] |
[Alle Klanten, inclusief geen] |
Als deze optie is geselecteerd dan is de tariefafspraak van toepassing op ALLE klanten, maar óók wanneer er geen klant gekozen is tijdens het invoeren van een urenboeking. |
[Geen] |
Als deze optie is geselecteerd dan is de tariefafspraak van toepassing op de evt. geselecteerde klanten, maar óók wanneer er geen klant gekozen is bij het invoeren van een urenboeking. |
Tarief afspraken beëindigen of verwijderen
Tariefafspraken kunnen een Eind datum krijgen. Door een Eind datum op te geven wordt de tariefafspraak niet meer toegepast op urenboekingen die op een latere datum worden aangemaakt. Het tarief wordt nog wel toegepast op urenboekingen die vóór die datum liggen.
Het is ook mogelijk de tariefafspraak in zijn geheel te verwijderen door op Verwijderen te klikken. In dat geval krijgt de tariefafspraak een gewist-markering. De tariefafspraak wordt vanaf dat moment niet meer gebruikt. Zie in het hoofdstuk Herstel gewist markering hoe een verwijderde tariefafspraak weer actief kan worden.
Wanneer wordt een tarief berekend
Het tarief van een urenboeking wordt steeds opnieuw berekend. Dus zodra een tariefafspraak is gewijzigd, zal het tarief van de urenboekingen ook anders zijn. Dit geldt voor alle urenboekingen die ooit gemaakt zijn.
N.B.: Boekingen waarvan de tarieven in een voorgaande versie van TimeWriter zijn vastgelegd blijven dit vastgelegde tarief behouden.