Waarom urenregistratie belangrijk
is voor administratiekantoren
Voorkom dat gewerkte tijd verloren gaat
Werk dat niet wordt geregistreerd, is moeilijk te analyseren en – wanneer het declarabel is – niet te factureren.
Door uren direct vast te leggen, ontstaat een vollediger beeld van de werkzaamheden voor iedere klant. Dat maakt de facturatie nauwkeuriger en voorkomt dat tijd onzichtbaar verdwijnt.
Krijg inzicht in de werkelijke tijdsbesteding
Niet iedere klant vraagt evenveel aandacht. Met urenregistratie ziet u waar de tijd van uw medewerkers naartoe gaat.
Analyseer bijvoorbeeld:
- bestede uren per klant;
- uren per medewerker;
- uren per activiteit;
- declarabele en niet-declarabele tijd;
- tijd besteed aan specifieke projecten of werkzaamheden.
Zo wordt duidelijk waar processen efficiënt verlopen en waar extra aandacht nodig is.
Stuur op rendement in plaats van gevoel
Een klant met een aantrekkelijke omzet is niet automatisch een rendabele klant.
Wanneer u omzet, tarieven en tijdsbesteding naast elkaar kunt leggen, krijgt u beter inzicht in de prestaties van klanten, diensten en projecten. Dat helpt bij het beoordelen van vaste prijsafspraken, het bepalen van tarieven en het maken van betere keuzes.
Wat moet goede urenregistratiesoftware
voor een administratiekantoor kunnen?
Een urenregistratiesysteem moet aansluiten op de dagelijkse praktijk van uw kantoor. TimeWriter biedt daarvoor de functies die nodig zijn om urenregistratie onderdeel te maken van een efficiënt werkproces.
Uren registreren per klant en activiteit
Registreer tijd op de manier die past bij uw werkzaamheden.
Koppel uren aan:
- klanten;
- projecten;
- activiteiten;
- medewerkers;
- specifieke werkzaamheden.
Zo kunt u bijvoorbeeld onderscheid maken tussen boekhouding, jaarrekeningen, aangiften, advieswerk en interne werkzaamheden.
Iedere registratie krijgt de juiste context.
Declarabele en niet-declarabele uren scheiden
Niet alle tijd is direct factureerbaar, maar vrijwel alle tijd is relevant voor de bedrijfsvoering.
Met TimeWriter houdt u onderscheid tussen declarabele en niet-declarabele werkzaamheden. Daardoor krijgt u inzicht in de verhouding tussen productieve tijd en interne activiteiten.
Dat helpt u onder andere bij het beantwoorden van vragen als:
- Hoe declarabel is ons team?
- Hoeveel tijd besteden we aan interne werkzaamheden?
- Welke klanten vragen structureel meer tijd dan verwacht?
- Waar kunnen we processen verbeteren?
Overzicht voor het hele team
Een administratiekantoor werkt zelden met één persoon aan één klant. Werk wordt verdeeld, overgedragen en gepland.
Met een centraal systeem voor urenregistratie beschikt u over één actuele bron van informatie.
U ziet onder meer:
- wie aan welke klant werkt;
- hoeveel uren aan een project zijn besteed;
- hoe de tijd over medewerkers is verdeeld;
- waar capaciteit beschikbaar is;
- welke werkzaamheden extra aandacht vragen.
Dat maakt het eenvoudiger om werk te verdelen en tijdig bij te sturen.
Grip op projecten en budgetten
Steeds meer administratiekantoren werken met vaste prijsafspraken, abonnementen of vooraf bepaalde budgetten.
Dan is het belangrijk om niet alleen te weten wat u factureert, maar ook wat de werkzaamheden daadwerkelijk kosten aan tijd.
Met project- en budgetinzichten kunt u de voortgang volgen en tijdig signaleren wanneer de bestede tijd oploopt.
Zo houdt u grip op:
- urenbudgetten;
- voortgang;
- tijdsbesteding;
- afwijkingen;
- rendement per project of klant.
Van urenregistratie naar facturatie
Minder handmatig werk, minder kans op fouten
Een urenregistratiesysteem staat niet op zichzelf. Voor een efficiënt administratiekantoor is de aansluiting met andere bedrijfsprocessen minstens zo belangrijk.
Door uren centraal vast te leggen, voorkomt u dat gegevens op meerdere plaatsen opnieuw moeten worden ingevoerd.
TimeWriter helpt u om de stap van:
werkzaamheden → uren → controle → facturatie
zo efficiënt mogelijk te organiseren.
Dat bespaart administratieve handelingen en zorgt ervoor dat de informatie gedurende het hele proces consistent blijft.
Inzicht met rapportages
Van geregistreerde uren naar stuurinformatie
Urenregistratie levert waardevolle gegevens op. De uitdaging is om die gegevens om te zetten in bruikbaar inzicht.
Met de rapportages van TimeWriter kunt u onder andere analyseren:
Per klant
Hoeveel tijd wordt werkelijk aan een klant besteed?
Per medewerker
Hoe is de tijdsbesteding binnen het team verdeeld?
Per project
Blijft de bestede tijd binnen het beschikbare budget?
Declarabel versus niet-declarabel
Hoe productief en declarabel is uw organisatie?
Per activiteit
Welke werkzaamheden kosten structureel veel tijd?
Met deze informatie kunt u beter sturen op capaciteit, efficiëntie en rendement.
Eenvoudig in gebruik
voor iedere medewerker
De beste urenregistratie is de urenregistratie die ook daadwerkelijk wordt gebruikt.
Daarom moet het registreren van uren snel en overzichtelijk zijn. Medewerkers moeten hun tijd eenvoudig kunnen vastleggen, zonder dat urenregistratie zelf een tijdrovende taak wordt.
TimeWriter is ontworpen om het dagelijkse proces overzichtelijk te houden.
Hoe eenvoudiger het systeem in gebruik is, hoe groter de kans dat uren tijdig en volledig worden geregistreerd.
Voor kleine én groeiende
administratiekantoren
De behoefte van een zelfstandig administratiekantoor is anders dan die van een organisatie met tientallen medewerkers.
Daarom is flexibiliteit belangrijk.
Uw urenregistratiesoftware moet kunnen meegroeien met:
- het aantal medewerkers;
- het aantal klanten;
- nieuwe diensten;
- meer projecten;
- veranderende werkprocessen.
TimeWriter biedt een centrale basis voor urenregistratie en inzicht, zonder dat u hoeft terug te vallen op een verzameling losse spreadsheets.
Excel voor urenregistratie vervangen?
Excel is flexibel, maar voor een groeiend administratiekantoor ontstaan al snel beperkingen.
Denk aan:
- verschillende versies van hetzelfde bestand;
- handmatige controles;
- beperkte actuele inzichten;
- fouten bij het kopiëren van gegevens;
- tijdrovende rapportages;
- gebrek aan centraal overzicht.
Met TimeWriter werkt uw team vanuit één centrale omgeving.
Dat betekent:
één overzicht van klanten, medewerkers, projecten en geregistreerde uren.
Kies urenregistratie
die past bij uw kantoor
Bij het vergelijken van urenregistratiesoftware is het verstandig om verder te kijken dan alleen de prijs.
Let onder andere op:
- Gebruiksgemak Kunnen medewerkers snel en eenvoudig uren registreren?
- Inzicht Biedt de software de rapportages die u nodig heeft om uw kantoor te sturen?
- Klanten en projecten Kunt u uren logisch registreren per klant, activiteit en project?
- Integraties Sluit de software aan op de systemen waarmee uw kantoor al werkt?
- Schaalbaarheid Kan het systeem meegroeien met uw organisatie?
Kunt u rekenen op goede begeleiding bij de inrichting en het gebruik?
TimeWriter helpt administratiekantoren om deze onderdelen samen te brengen in één overzichtelijke oplossing voor urenregistratie en tijdsinzicht.
Meer inzicht in uw tijd.
Meer grip op uw kantoor.
Uren vormen de basis van een groot deel van uw bedrijfsvoering.
Wanneer u precies weet waar uw team tijd aan besteedt, kunt u betere beslissingen nemen over klanten, tarieven, capaciteit en processen.
Met TimeWriter maakt u van urenregistratie meer dan een verplichting achteraf.
U maakt tijd zichtbaar.
Veelgestelde vragen over
urenregistratie voor administratiekantoren
Waarom is urenregistratie belangrijk voor een administratiekantoor?
Urenregistratie geeft inzicht in de tijd die medewerkers besteden aan klanten, projecten en werkzaamheden. Dat helpt bij nauwkeurige facturatie, capaciteitsplanning en het beoordelen van de productiviteit en het rendement van klanten.
Kan ik uren registreren per klant?
Ja. Met TimeWriter kunt u uren koppelen aan klanten en de werkzaamheden die voor hen worden uitgevoerd. Daardoor ontstaat inzicht in de totale tijdsbesteding per klant.
Kan ik declarabele en niet-declarabele uren apart bijhouden?
Ja. Door verschillende typen werkzaamheden te registreren, krijgt u inzicht in welke tijd direct aan klanten kan worden toegerekend en hoeveel tijd wordt besteed aan interne activiteiten.
Waarom is inzicht in uren belangrijk bij vaste prijsafspraken?
Bij een vaste prijs is de omzet vooraf bekend. De werkelijk bestede tijd bepaalt vervolgens in belangrijke mate het rendement. Door uren per klant of project te volgen, kunt u beter beoordelen of afspraken rendabel blijven.
Is urenregistratie alleen bedoeld voor facturatie?
Nee. Naast facturatie biedt urenregistratie belangrijke informatie over productiviteit, capaciteit, tijdsbesteding en rendement. Daardoor is het ook een waardevol instrument voor de dagelijkse aansturing van een administratiekantoor.
Voor welke administratiekantoren is TimeWriter geschikt?
TimeWriter is geschikt voor administratiekantoren die meer inzicht willen krijgen in de tijdsbesteding van medewerkers en klanten en die urenregistratie centraal willen organiseren.
