Grip op uren,
opdrachten en rendement
Voor consultancy- en adviesbureaus zijn uren een van de belangrijkste productiefactoren. Consultants en adviseurs verkopen immers vooral hun kennis, ervaring en expertise, waarbij de tijd die aan een opdrachtgever wordt besteed uiteindelijk de belangrijkste kosten- en opbrengstenfactor vormt. Een betrouwbare urenregistratie is daarom veel meer dan alleen een hulpmiddel voor de administratie of facturatie. Door uren consequent vast te leggen per klant, opdracht en werkzaamheid ontstaat inzicht in de werkelijke tijdsbesteding en daarmee in de voortgang, kosten en het rendement van opdrachten.
Consultants en adviseurs werken bovendien vaak gelijktijdig aan meerdere opdrachten. Op één dag kunnen bijvoorbeeld gesprekken met verschillende opdrachtgevers plaatsvinden, wordt onderzoek uitgevoerd, werkt een consultant aan een rapportage en is er intern overleg over een lopend project. Een deel van deze werkzaamheden kan rechtstreeks aan de opdrachtgever worden doorberekend, terwijl andere werkzaamheden onderdeel zijn van de algemene bedrijfsvoering. Door deze activiteiten op een overzichtelijke manier vast te leggen, ontstaat een betrouwbaar beeld van waar de beschikbare capaciteit daadwerkelijk aan wordt besteed.
TimeWriter voor consultancy- en adviesbureaus
Binnen een adviesorganisatie kan de verhouding tussen begrote en werkelijk bestede uren gedurende een opdracht behoorlijk veranderen. Een opdracht die bij de start goed binnen het beschikbare budget lijkt te passen, kan door aanvullende vragen van de opdrachtgever, extra overleg, wijzigingen in de opdracht of onverwachte werkzaamheden alsnog aanzienlijk meer tijd gaan kosten. Wanneer deze ontwikkeling pas bij de facturatie of aan het einde van een project wordt ontdekt, is het vaak te laat om nog bij te sturen.
Met TimeWriter kunnen medewerkers hun gewerkte uren eenvoudig registreren op de juiste klant, opdracht, activiteit of project. Hierdoor ontstaat gedurende de looptijd van een opdracht inzicht in de daadwerkelijk bestede tijd. U kunt de geregistreerde uren vervolgens vergelijken met de begroting of het beschikbare urenbudget. Hierdoor wordt sneller zichtbaar wanneer een opdracht dreigt uit te lopen en kan tijdig worden besloten om werkzaamheden anders te organiseren, aanvullende afspraken met de opdrachtgever te maken of het resterende budget opnieuw te beoordelen.
Van gewerkte uren naar inzicht
Een goede urenregistratie geeft een consultancy- of adviesbureau veel meer informatie dan alleen het aantal uren dat uiteindelijk op een factuur terechtkomt. Door uren op een consistente manier aan klanten, opdrachten en activiteiten te koppelen, kunt u bijvoorbeeld analyseren hoeveel tijd verschillende consultants aan een opdracht besteden, welke onderdelen van een project relatief veel capaciteit vragen en welk deel van de beschikbare werktijd daadwerkelijk declarabel is. Daarmee ontstaat een veel beter beeld van de manier waarop medewerkers en projecten de beschikbare capaciteit benutten.
Deze informatie kan ook worden gebruikt om de bedrijfsvoering verder te verbeteren. Wanneer uit meerdere opdrachten blijkt dat bepaalde werkzaamheden structureel meer tijd kosten dan vooraf begroot, kan daar bij nieuwe opdrachten rekening mee worden gehouden. Ook wordt het gemakkelijker om te beoordelen welke typen opdrachten of werkzaamheden een aantrekkelijk rendement opleveren. Urenregistratie verandert daarmee van een administratieve verplichting in een instrument waarmee u betere beslissingen kunt nemen over planning, capaciteit, tarieven en toekomstige opdrachten.
Urenregistratie en facturatie
Veel consultancy- en adviesbureaus werken met verschillende tarieven, afhankelijk van de medewerker, expertise of aard van de werkzaamheden. Daarnaast komen naast facturatie op basis van gewerkte uren ook vaste prijsafspraken, projectprijzen, abonnementen en andere contractvormen voor. Juist daarom is het belangrijk dat de geregistreerde tijd voldoende detail bevat om achteraf duidelijk te kunnen bepalen welke werkzaamheden voor welke opdrachtgever zijn uitgevoerd en hoe deze moeten worden verwerkt.
Wanneer medewerkers hun uren gedurende de werkzaamheden registreren, hoeft de administratie niet achteraf uit agenda's, e-mails, spreadsheets of losse notities te reconstrueren hoeveel tijd aan een opdracht is besteed. De geregistreerde uren vormen een betrouwbare basis voor de verdere administratieve verwerking. Hierdoor wordt niet alleen de facturatie eenvoudiger, maar neemt ook de kans af dat gewerkte uren worden vergeten of verkeerd aan een opdracht worden toegerekend.
Grip op projecten en opdrachten
Een adviesopdracht bestaat vaak uit meerdere onderdelen en loopt bovendien niet altijd volgens een vooraf vastgelegd patroon. Een traject kan bijvoorbeeld beginnen met een intake en inventarisatie, gevolgd worden door onderzoek en analyse en uiteindelijk leiden tot een advies, rapportage of implementatie. Daarnaast zijn er gedurende vrijwel iedere opdracht momenten van overleg met de opdrachtgever, interne afstemming en voorbereiding. Door uren aan deze verschillende activiteiten of projectonderdelen te koppelen, ontstaat inzicht in de werkelijke verdeling van de werkzaamheden.
Dat inzicht is vooral waardevol wanneer een opdracht meerdere maanden loopt of wanneer verschillende consultants aan hetzelfde project werken. U kunt dan niet alleen zien hoeveel uren in totaal zijn besteed, maar ook waar deze uren aan zijn opgegaan. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de voortgang van een opdracht te beoordelen en eventuele afwijkingen vroegtijdig te signaleren. Dezelfde informatie kan bovendien worden gebruikt om opdrachtgevers beter te informeren over de voortgang en om toekomstige projecten realistischer te begroten.
Nacalculatie: leren van eerdere opdrachten
Voor consultancy- en adviesorganisaties is de nacalculatie van afgeronde opdrachten een belangrijke bron van informatie. Een oorspronkelijke begroting is immers altijd gebaseerd op aannames over de hoeveelheid werk die nodig zal zijn. Na afloop van een opdracht kunt u met behulp van de geregistreerde uren vaststellen hoeveel tijd daadwerkelijk nodig was voor bijvoorbeeld onderzoek, analyse, overleg, rapportage en overige werkzaamheden. Door deze werkelijke cijfers naast de oorspronkelijke begroting te leggen, wordt duidelijk waar verschillen zijn ontstaan.
De waarde daarvan gaat verder dan het beoordelen van één afgeronde opdracht. Wanneer u historische gegevens van meerdere vergelijkbare opdrachten beschikbaar heeft, kunt u steeds beter inschatten hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden in de praktijk vragen. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt bij nieuwe offertes, projectbegrotingen en capaciteitsplanningen. Een betrouwbare urenregistratie helpt zo om niet alleen achteraf te constateren wat een opdracht heeft gekost, maar ook om toekomstige opdrachten beter te voorspellen.
TimeWriter: meer dan alleen urenregistratie
TimeWriter is bedoeld voor organisaties waarin medewerkers hun tijd besteden aan verschillende klanten, projecten en werkzaamheden. Naast het registreren van uren biedt het systeem mogelijkheden voor onder meer verlofregistratie, facturatie, budgetbewaking en rapportages. Hierdoor kunnen verschillende onderdelen van de tijdregistratie en de verwerking daarvan binnen één omgeving worden georganiseerd, in plaats van met afzonderlijke spreadsheets of administraties te werken.
Medewerkers kunnen hun uren registreren via de beschikbare TimeWriter-clients, zodat de registratie niet afhankelijk is van één specifieke werkplek. Voor een consultancy- of adviesorganisatie is dat praktisch, omdat consultants regelmatig bij klanten werken, onderweg zijn of vanuit verschillende locaties aan opdrachten werken. De uren kunnen vervolgens centraal worden verwerkt en gebruikt voor rapportages, controle, facturatie en analyse.
Urenregistratie die aansluit bij uw adviespraktijk
Iedere consultancyorganisatie heeft zijn eigen manier van werken. Een zelfstandig adviseur die voornamelijk op uurbasis werkt heeft andere registratiebehoeften dan een adviesbureau met tientallen consultants die tegelijkertijd aan verschillende langlopende projecten werken. Ook de manier waarop opdrachten worden begroot en gefactureerd kan sterk verschillen. Daarom is het belangrijk dat een urenregistratiesysteem niet alleen geschikt is voor het vastleggen van uren, maar ook aansluit bij de manier waarop uw organisatie klanten, opdrachten en werkzaamheden organiseert.
TimeWriter kan worden ingericht rond de structuur van uw eigen organisatie. U kunt uren registreren op klanten, projecten en activiteiten en deze informatie vervolgens gebruiken voor de dagelijkse administratie, facturatie, budgetbewaking en managementinformatie. Zo ontstaat één centrale registratie van de tijd die binnen uw organisatie aan opdrachten wordt besteed.
Registreer uren per klant, opdracht en activiteit. Bewaak de voortgang van uw opdrachten, krijg inzicht in de werkelijke tijdsbesteding en gebruik uw historische gegevens om toekomstige opdrachten beter te begroten.
TimeWriter voor consultancy & advies
Grip op uren. Grip op opdrachten. Grip op rendement.
[Probeer TimeWriter gratis]
[Bekijk de mogelijkheden]
