Grip op uren,
projecten en rendement
Bij een ingenieursbureau draait een groot deel van de bedrijfsvoering om uren. Ingenieurs, adviseurs, tekenaars en projectleiders besteden hun tijd aan uiteenlopende werkzaamheden, zoals ontwerpen, berekeningen, onderzoeken, rapportages, overleg en projectbegeleiding. Die werkzaamheden vinden bovendien vaak gelijktijdig plaats binnen meerdere projecten. Een betrouwbare urenregistratie is daarom belangrijk om te weten hoeveel tijd daadwerkelijk aan een opdracht wordt besteed en of die tijd overeenkomt met de oorspronkelijke begroting.
Met TimeWriter registreert u eenvoudig de tijd die medewerkers aan klanten, projecten en werkzaamheden besteden. De geregistreerde uren geven vervolgens inzicht in de voortgang en werkelijke kosten van projecten en vormen een betrouwbare basis voor facturatie en nacalculatie. Zo wordt urenregistratie niet alleen een administratieve verplichting, maar een praktisch hulpmiddel waarmee u meer grip krijgt op uw projecten en de financiële resultaten van uw ingenieursbureau.
Probeer TimeWriter gratis
Waar blijven die uren?
Op een ingenieursbureau bestaat een werkdag uit veel verschillende activiteiten. Een engineer werkt bijvoorbeeld aan een ontwerp, wordt tussendoor gebeld door een opdrachtgever, bespreekt een technische wijziging met een collega en maakt vervolgens nog een aanvullende berekening. Elk van deze activiteiten kost tijd, maar niet iedere medewerker staat er gedurende de dag bij stil dat al die tijd uiteindelijk onderdeel kan zijn van een project of opdracht.
Wanneer uren pas aan het einde van de week worden geregistreerd, is het bovendien gemakkelijk om kleine werkzaamheden te vergeten. Een kwartier telefonisch overleg lijkt misschien onbelangrijk, maar wanneer meerdere medewerkers gedurende een project regelmatig dergelijke werkzaamheden uitvoeren, kan de optelsom aanzienlijk worden. Hetzelfde geldt voor extra berekeningen, wijzigingen en werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen.
Een gebrekkige registratie heeft daardoor niet alleen gevolgen voor de administratie. U loopt het risico dat declarabele uren niet worden gefactureerd, dat meerwerk onvoldoende zichtbaar is en dat projecten langer duren dan vooraf was begroot zonder dat dit tijdig wordt opgemerkt.
- declarabele uren worden vergeten of niet gefactureerd;
- extra werkzaamheden blijven buiten beeld;
- projectbudgetten worden ongemerkt overschreden;
- afwijkingen in de planning worden pas laat zichtbaar;
- de werkelijke projectkosten zijn achteraf moeilijk te reconstrueren;
- nacalculatie levert onvoldoende informatie op voor toekomstige projecten.
Een goede urenregistratie voorkomt uiteraard niet dat een project meer tijd kost dan gepland. Het zorgt er wel voor dat u eerder ziet waar de tijd naartoe gaat en wanneer een project uit de pas begint te lopen.
Van gewerkte uren
naar inzicht in uw projecten
Voor een ingenieursbureau is urenregistratie meer dan het vastleggen van het aantal gewerkte uren. De registratie vormt een belangrijke bron van informatie voor de dagelijkse aansturing van projecten. Wanneer medewerkers hun tijd consequent aan de juiste projecten en werkzaamheden koppelen, ontstaat een actueel beeld van de hoeveelheid capaciteit die een opdracht vraagt.
Dat inzicht kan vervolgens op verschillende niveaus worden gebruikt. Een projectleider kan bijvoorbeeld controleren hoeveel uren inmiddels aan een opdracht zijn besteed. De administratie kan de geregistreerde uren gebruiken voor facturatie. Het management kan projecten onderling vergelijken en analyseren welke werkzaamheden relatief veel capaciteit vragen. Ook voor de medewerkers zelf geeft een duidelijke projectstructuur meer inzicht in waar hun tijd gedurende de werkweek aan wordt besteed.
- Projectbewaking – vergelijk de werkelijk bestede uren met de beschikbare of begrote uren en zie sneller wanneer een project dreigt uit te lopen.
- Nacalculatie – analyseer na afloop van een opdracht welke werkzaamheden meer of minder tijd hebben gekost dan vooraf was ingeschat.
- Facturatie – gebruik geregistreerde uren als betrouwbare basis voor het factureren van werkzaamheden.
- Declarabiliteit – maak inzichtelijk welk deel van de beschikbare capaciteit rechtstreeks aan klanten en projecten kan worden toegerekend.
- Meerwerk signaleren – herken werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht of begroting vallen.
- Capaciteitsinzicht – krijg beter inzicht in de beschikbare capaciteit en de manier waarop medewerkers deze besteden.
Urenregistratie die past
bij projectmatig werken
Ingenieursbureaus werken doorgaans projectmatig, maar geen enkel bureau werkt precies hetzelfde. Het ene bureau werkt met grote langlopende projecten, terwijl het andere bureau tientallen kleinere opdrachten tegelijkertijd uitvoert. Binnen één opdracht kunnen bovendien verschillende fases en disciplines worden onderscheiden. Een ontwerp kan bijvoorbeeld worden gevolgd door engineering, berekeningen, tekenwerk, overleg en begeleiding tijdens de uitvoering.
De urenregistratie moet daarom aansluiten op de manier waarop uw organisatie projecten beheert. Met TimeWriter kunt u de registratie structureren rond klanten, projecten en werkzaamheden. Medewerkers kunnen hun tijd daardoor registreren op het niveau dat voor uw organisatie relevant is. Hierdoor blijft de registratie overzichtelijk voor de medewerker, terwijl u als organisatie voldoende detail beschikbaar heeft voor projectbewaking, administratie en analyse.
Een medewerker hoeft daarbij niet achteraf uit te zoeken waar een groot aantal uren precies aan is besteed. Door de uren regelmatig gedurende de werkdag of werkweek te registreren, blijft de administratie actueel en neemt de kans op vergeten uren af.
Maak declarabele
uren zichtbaar
Voor veel ingenieursbureaus vormen de uren van medewerkers een belangrijk onderdeel van het verdienmodel. De beschikbare capaciteit wordt ingezet voor klanten en projecten en een deel van die tijd wordt rechtstreeks aan opdrachtgevers doorberekend. Iedere declarabele minuut die niet wordt geregistreerd, kan daardoor uiteindelijk omzet vertegenwoordigen die niet wordt gefactureerd.
Dat betekent niet dat iedere gewerkte minuut declarabel moet zijn. Ingenieurs besteden vanzelfsprekend ook tijd aan intern overleg, administratie, acquisitie, opleiding en andere activiteiten die niet rechtstreeks aan een klant kunnen worden doorberekend. Juist daarom is het belangrijk om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende soorten werkzaamheden.
Met een goede urenregistratie wordt zichtbaar hoeveel tijd medewerkers besteden aan bijvoorbeeld:
- declarabele werkzaamheden voor klanten;
- projectmanagement en projectoverleg;
- intern overleg en organisatie;
- acquisitie en verkoop;
- administratieve werkzaamheden;
- opleiding en ontwikkeling;
- overige niet-declarabele activiteiten.
U ziet daardoor niet alleen hoeveel uren er zijn gewerkt, maar vooral waar de beschikbare capaciteit daadwerkelijk aan wordt besteed. Dat geeft het management betere informatie om de inzet van medewerkers en de financiële prestaties van projecten te beoordelen.
Grip op projectbudgetten
Een project kan in eerste instantie goed binnen de begroting lijken te verlopen, terwijl gedurende het project steeds meer uren worden besteed aan werkzaamheden die niet in de oorspronkelijke planning waren opgenomen. Wanneer pas aan het einde van een project naar de totale uren wordt gekeken, is de mogelijkheid om nog bij te sturen beperkt.
Door de uren gedurende het project te registreren, ontstaat een actueel beeld van de werkelijke tijdsbesteding. U kunt de geregistreerde uren vergelijken met de begrote uren en daarmee sneller zien wanneer een project meer capaciteit vraagt dan verwacht. Dat geeft projectleiders de mogelijkheid om tijdig te onderzoeken wat de oorzaak van de afwijking is.
Misschien blijkt dat een technische oplossing complexer is dan voorzien. Misschien heeft de opdrachtgever aanvullende wensen. Of misschien is de oorspronkelijke urenbegroting simpelweg te optimistisch geweest. In al deze gevallen is het waardevol om de afwijking zo vroeg mogelijk te constateren. Zo kunt u werkzaamheden opnieuw plannen, intern bijsturen of met de opdrachtgever afspraken maken over wijzigingen en eventueel meerwerk.
Meerwerk eerder herkennen
Meerwerk ontstaat niet altijd als een duidelijk afgebakende aanvullende opdracht. Bij technische projecten kunnen gedurende het traject allerlei wijzigingen ontstaan. Een opdrachtgever stelt aanvullende vragen, een ontwerp wordt aangepast of een technische oplossing blijkt complexer dan vooraf gedacht. Medewerkers gaan vervolgens aan de slag, zonder dat direct duidelijk is of deze extra werkzaamheden binnen de oorspronkelijke opdracht vallen.
Een nauwkeurige urenregistratie helpt om dergelijke situaties zichtbaar te maken. Wanneer de daadwerkelijk bestede uren en werkzaamheden worden vergeleken met de oorspronkelijke opdracht, kunnen afwijkingen eerder worden gesignaleerd. Daarmee ontstaat een concreet uitgangspunt om met de opdrachtgever te bespreken wat binnen de opdracht valt en welke werkzaamheden als aanvullend werk moeten worden beschouwd.
Urenregistratie is daarmee geen vervanging voor goed projectmanagement, maar wel een belangrijke informatiebron voor projectleiders die grip willen houden op scope, planning en budget.
Van urenregistratie naar betere nacalculatie
Ieder afgerond project bevat informatie die waardevol kan zijn voor toekomstige opdrachten. Hoeveel tijd kostte het ontwerp werkelijk? Hoeveel uren waren nodig voor berekeningen en tekenwerk? Hoeveel overleg was nodig met de opdrachtgever? Welke projectfase duurde langer dan verwacht? En welke werkzaamheden waren bij het opstellen van de oorspronkelijke begroting onderschat?
Zonder betrouwbare urenregistratie blijven dergelijke vragen grotendeels gebaseerd op aannames en ervaringen van individuele medewerkers. Met geregistreerde uren beschikt u over concrete informatie uit eerdere projecten. Daarmee kunt u afgeronde opdrachten analyseren en verschillen tussen begroting en werkelijkheid beter begrijpen.
Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt bij het opstellen van nieuwe begrotingen en offertes. Wanneer blijkt dat een bepaald type werkzaamheden structureel meer tijd kost dan aanvankelijk wordt aangenomen, kan die kennis worden meegenomen in toekomstige projecten. Zo wordt urenregistratie onderdeel van een proces waarin de organisatie steeds beter leert begroten en plannen.
Eenvoudig voor medewerkers,
waardevol voor management
Een urenregistratiesysteem heeft pas waarde wanneer medewerkers hun uren daadwerkelijk en consequent registreren. Een systeem dat veel handelingen vereist of ingewikkeld is in gebruik, vergroot de kans dat medewerkers hun registratie uitstellen. Naarmate meer tijd verstrijkt, wordt het vervolgens moeilijker om de gewerkte uren nauwkeurig te reconstrueren.
Daarom is het belangrijk dat urenregistratie zo weinig mogelijk administratieve tijd kost. Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren overzichtelijk registreren op de projecten en werkzaamheden waaraan zij hebben gewerkt. De registratie blijft daarmee onderdeel van de normale werkdag en hoeft niet uit te groeien tot een omvangrijke administratieve taak aan het einde van de week.
Tegelijkertijd levert dezelfde registratie informatie op voor projectleiders, administratie en management. Eén registratie kan daardoor meerdere doelen dienen: de medewerker legt zijn tijd vast, de administratie beschikt over informatie voor de facturatie en de projectleider krijgt inzicht in de voortgang van de opdracht.
Voor verschillende soorten ingenieursbureaus
Ingenieursbureaus zijn actief in uiteenlopende technische disciplines en hebben ieder hun eigen manier van werken. Een civieltechnisch bureau kan bijvoorbeeld werken aan langdurige infrastructurele projecten, terwijl een werktuigbouwkundig ingenieursbureau veel verschillende ontwerp- en engineeringopdrachten tegelijkertijd uitvoert. Ook installatieadviseurs, elektrotechnische bureaus en technische consultancyorganisaties hebben ieder hun eigen projectstructuur.
De behoefte aan inzicht in tijdsbesteding is echter vergelijkbaar. In vrijwel iedere projectorganisatie wilt u kunnen vaststellen hoeveel tijd aan een opdracht wordt besteed, welke werkzaamheden de meeste capaciteit vragen en hoe de werkelijke uren zich verhouden tot de begroting. TimeWriter kan worden ingericht op de structuur van uw organisatie, zodat de urenregistratie aansluit op de manier waarop uw bureau daadwerkelijk werkt.
Ook geschikt voor overheidsprojecten
en subsidies
Ingenieursbureaus voeren regelmatig opdrachten uit voor gemeenten, provincies, rijksoverheden en andere publieke organisaties. Daarnaast kunnen technische onderzoeks- en innovatieprojecten te maken hebben met subsidievoorwaarden waarbij inzicht in de bestede uren en personele inzet belangrijk is.
Een betrouwbare urenregistratie maakt het mogelijk om gewerkte tijd rechtstreeks aan de betreffende projecten en werkzaamheden te koppelen. Hierdoor ontstaat een overzichtelijke administratie van de ingezette capaciteit. Dat maakt het eenvoudiger om achteraf te controleren hoeveel tijd daadwerkelijk aan een project is besteed en om de geregistreerde uren waar nodig te onderbouwen.
Waarom TimeWriter voor ingenieurs?
Eenvoudige urenregistratie
Medewerkers registreren hun gewerkte tijd snel en overzichtelijk, zonder dat urenregistratie een grote administratieve belasting wordt.
Inzicht per project
Bekijk hoeveel tijd medewerkers besteden aan klanten, projecten en specifieke werkzaamheden en krijg daarmee een beter beeld van de werkelijke projectinzet.
Vergelijk de geregistreerde uren met beschikbare of begrote uren en signaleer eerder wanneer een project meer capaciteit vraagt dan verwacht.
Betrouwbare facturatie
Gebruik de geregistreerde uren als basis voor de facturatie van werkzaamheden en verklein daarmee de kans dat declarabele uren buiten de administratie blijven.
Nacalculatie
Analyseer afgeronde projecten en gebruik de werkelijke tijdsbesteding als input voor toekomstige begrotingen, offertes en planningen.
Flexibel ingericht
Richt klanten, projecten en werkzaamheden in op de manier waarop uw ingenieursbureau werkt en houd de registratie overzichtelijk voor medewerkers.
Van uren schrijven naar projecten sturen
Een urenregistratie hoeft geen administratieve verplichting te zijn die alleen wordt gebruikt om aan het einde van de maand een factuur op te stellen. Wanneer uren consequent en op de juiste projecten worden geregistreerd, ontstaat een waardevolle bron van informatie over de manier waarop uw ingenieursbureau werkt.
U krijgt inzicht in de werkelijke tijdsbesteding van medewerkers, ziet welke projecten meer of minder tijd vragen en beschikt over betere informatie voor facturatie en nacalculatie. Daarmee verschuift urenregistratie van een administratieve handeling naar een hulpmiddel voor projectbeheersing en bedrijfsvoering.
TimeWriter helpt ingenieursbureaus om uren eenvoudig te registreren en de informatie uit die uren optimaal te benutten.
Probeer TimeWriter gratis
Veelgestelde vragen over urenregistratie voor ingenieursbureaus
Waarom is urenregistratie belangrijk voor een ingenieursbureau?
Ingenieursbureaus werken veelal projectmatig en een belangrijk deel van de kosten en omzet hangt samen met de inzet van medewerkers. Een nauwkeurige urenregistratie geeft inzicht in de werkelijke tijdsbesteding per project en vormt daarmee een belangrijke basis voor facturatie, projectbewaking en nacalculatie. Daarnaast kunt u de geregistreerde uren gebruiken om toekomstige projecten beter te begroten.
Kunnen ingenieurs uren registreren per project en activiteit?
Ja. TimeWriter kan worden ingericht met klanten, projecten en activiteiten, zodat medewerkers hun gewerkte tijd kunnen registreren op het onderdeel van een opdracht waaraan zij daadwerkelijk hebben gewerkt. Hierdoor kunt u later analyseren hoeveel tijd verschillende werkzaamheden en projecten hebben gekost.
Hoe helpt urenregistratie bij het voorkomen van omzetverlies?
Wanneer medewerkers hun uren niet of pas veel later registreren, bestaat het risico dat werkzaamheden worden vergeten of niet meer aan het juiste project kunnen worden gekoppeld. Door uren consequent vast te leggen, ontstaat een betrouwbaardere registratie van de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden. Voor declarabele opdrachten kan deze registratie vervolgens worden gebruikt als basis voor de facturatie.
Kan ik zien hoeveel uren een project heeft gekost?
Ja. Wanneer medewerkers hun uren aan de juiste projecten koppelen, kunt u de geregistreerde tijd per project bekijken en analyseren. Daarmee krijgt u inzicht in de werkelijke inzet van medewerkers en kunt u deze informatie vergelijken met de oorspronkelijke urenbegroting of planning.
Helpt urenregistratie bij het signaleren van meerwerk?
Urenregistratie kan helpen om afwijkingen tussen de oorspronkelijke opdracht en de werkelijk uitgevoerde werkzaamheden zichtbaar te maken. Wanneer bijvoorbeeld structureel extra uren worden besteed aan werkzaamheden die niet in de oorspronkelijke begroting waren opgenomen, ontstaat een duidelijker signaal dat de scope van het project mogelijk is veranderd. Dat geeft de projectleider aanleiding om de situatie met de opdrachtgever te bespreken.
Kan TimeWriter worden gebruikt voor verschillende soorten ingenieursbureaus?
Ja. Ingenieursbureaus verschillen sterk in omvang, disciplines en projectstructuur. TimeWriter kan worden ingericht met de klanten, projecten en werkzaamheden die voor uw organisatie relevant zijn. Daardoor kan de registratie worden afgestemd op zowel kleinere adviesbureaus als grotere organisaties met meerdere disciplines en veel gelijktijdige projecten.
Kan urenregistratie worden gebruikt voor nacalculatie?
Ja. Geregistreerde uren geven inzicht in de werkelijke tijd die aan een project of bepaalde werkzaamheden is besteed. Door deze gegevens achteraf te vergelijken met de oorspronkelijke begroting, kunt u onderzoeken waar verschillen zijn ontstaan. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om toekomstige projecten nauwkeuriger te begroten en plannen.
Kan urenregistratie helpen bij het bewaken van projectbudgetten?
Ja. Wanneer u de actuele urenregistratie vergelijkt met het aantal begrote of beschikbare uren, ontstaat inzicht in de verhouding tussen de geplande en werkelijke inzet. Hierdoor kunnen projectleiders eerder signaleren dat een project meer tijd vraagt dan verwacht en indien nodig maatregelen nemen om verdere overschrijding te voorkomen.
Meer grip op uw projecten?
Goede projecten beginnen met een realistische begroting, maar eindigen met inzicht in wat er daadwerkelijk is gebeurd. Door uren consequent te registreren, krijgt u een beter beeld van de werkelijke inzet van uw medewerkers en de ontwikkeling van uw projecten.
Met TimeWriter maakt u urenregistratie eenvoudig voor medewerkers en bruikbaar voor administratie, projectleiding en management. Zo beschikt uw ingenieursbureau over de informatie die nodig is om projecten beter te bewaken, uren correct te verwerken en van afgeronde projecten te leren.
Probeer TimeWriter gratis
