Grip op tijd en kosten met budgetbewaking in TimeWriter
Wanneer er voor een project een vast aantal uren of een vastgesteld budget beschikbaar is, wil je natuurlijk precies weten hoe het ervoor staat. Hoeveel werk is er al verricht? Hoe verhouden de gemaakte kosten zich tot het beschikbare budget? Met de module Budgetbewaking in TimeWriter houd je dat eenvoudig bij.
Je bepaalt per budget of je wilt sturen op tijd of geld. Ook externe kosten, bijvoorbeeld van ingehuurde onderaannemers, kun je opnemen – ze tellen automatisch mee in de totale begroting. Daarnaast wijs je eenvoudig één of meerdere medewerkers aan als budgetbewaker. Zij ontvangen een automatische melding zodra een vooraf ingestelde grens wordt bereikt, bijvoorbeeld bij 75% van het budget. Zo ben je er op tijd bij, en voorkom je vervelende verrassingen achteraf.
Geld of Uren
U kunt budgetten uitgedrukt in geld of uren bewaking.
(voor budgetten in geld is het wel belangrijk om uw tarieven goed in te regelen)
Budgetbewakers
Per budget geeft u aan wie de rol van budgetbewaker vervult.
Deze medewerker krijgt een seintje als een grenswaarde is bereikt.
Instelbare signalering
Niet wachten tot de overschrijding een feit is, maar eerder signaleren.
U geeft aan bij welk percentage de beheerder een signaal krijgt
KLANTEN AAN HET WOORD
Wat klanten over TimeWriter zeggen
Duizenden ondernemers registreren dagelijks moeiteloos hun uren met TimeWriter. Dit is wat zij ervan vinden.
Zeer prettig te gebruiken urenregistratie software met veel functionaliteit
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
Een goede urenregistratie gaat verder dan alleen het bijhouden van gewerkte uren. Door uren direct aan projecten, klanten of werkzaamheden te koppelen, krijgt u inzicht in hoeveel tijd er daadwerkelijk wordt besteed. Combineer dat met een budget en u ziet direct of een project nog op koers ligt.
Met TimeWriter houdt u eenvoudig bij hoeveel uren zijn begroot, hoeveel uren inmiddels zijn besteed en hoeveel ruimte er nog over is. Zo heeft u niet pas aan het einde van een project inzicht in de kosten, maar kunt u tijdens het project tijdig bijsturen.
Een projectbudget wordt pas echt bruikbaar wanneer u het kunt vergelijken met de werkelijkheid. Alleen een budget vastleggen is niet voldoende: u moet weten hoeveel uren er inmiddels zijn besteed en hoe snel het beschikbare budget wordt verbruikt.
TimeWriter koppelt uw urenregistratie daarom rechtstreeks aan uw projecten. Iedere geregistreerde minuut draagt bij aan een actueel beeld van het budgetverbruik. Zo ziet u snel welke projecten binnen de begroting blijven en waar extra aandacht nodig is.
Zie direct hoeveel budget er nog beschikbaar is
Bij ieder project kunt u een urenbudget vastleggen. Naarmate medewerkers uren registreren, wordt automatisch duidelijk hoeveel van het budget is gebruikt en hoeveel uren nog beschikbaar zijn. Hierdoor hoeft u niet zelf verschillende spreadsheets, planningen en urenstaten met elkaar te vergelijken.
Dit maakt het eenvoudiger om projecten actief te bewaken. Loopt een project volgens planning, dan weet u dat u goed zit. Worden er opvallend veel uren geschreven, dan ziet u dat vroeg genoeg om de oorzaak te onderzoeken en maatregelen te nemen.
Voorkom dat projecten ongemerkt uitlopen
Een budgetoverschrijding ontstaat meestal niet in één keer. Vaak worden er gedurende een project steeds wat meer uren besteed dan oorspronkelijk begroot. Zonder actueel inzicht valt dat pas op wanneer een groot deel van het budget al is verbruikt.
Door urenregistratie en budgetbewaking met elkaar te verbinden, worden dergelijke afwijkingen eerder zichtbaar. U kunt bijvoorbeeld zien dat een project al een groot deel van het beschikbare urenbudget heeft gebruikt terwijl een aanzienlijk deel van het werk nog moet worden uitgevoerd. Dat geeft u de mogelijkheid om de planning, werkzaamheden of begroting tijdig bij te stellen.
Budgetbewaking per project, klant of medewerker
Niet ieder project vraagt om hetzelfde inzicht. Daarom is het belangrijk dat u vanuit verschillende invalshoeken naar uw uren kunt kijken. Welke projecten kosten meer tijd dan verwacht? Aan welke klanten wordt relatief veel tijd besteed? Welke werkzaamheden nemen het grootste deel van het budget in beslag?
Met duidelijke rapportages krijgt u grip op deze vragen. U kunt uw geregistreerde uren analyseren per project, klant, medewerker of periode. Hierdoor krijgt u niet alleen inzicht in het totale budgetverbruik, maar ontdekt u ook waar afwijkingen ontstaan.
Maak van urenregistratie een stuurinstrument
Urenregistratie wordt vaak gezien als een administratieve verplichting. Maar goed geregistreerde uren bevatten veel meer informatie. Ze laten zien waar uw medewerkers hun tijd aan besteden, welke projecten veel capaciteit vragen en of de oorspronkelijke inschatting overeenkomt met de werkelijkheid.
Door deze informatie te combineren met projectbudgetten ontstaat een krachtig stuurinstrument. U kunt projecten beter evalueren, toekomstige werkzaamheden nauwkeuriger begroten en sneller herkennen wanneer een project dreigt uit te lopen.
Van begroting naar nacalculatie
Een goed budget is niet alleen belangrijk tijdens een project, maar ook daarna. Wanneer een project is afgerond, kunt u de begrote uren vergelijken met de daadwerkelijk geregistreerde uren. Zo ontstaat een duidelijke nacalculatie.
Deze informatie helpt u om toekomstige projecten realistischer te begroten. Als blijkt dat bepaalde werkzaamheden structureel meer tijd kosten dan vooraf ingeschat, kunt u uw toekomstige begrotingen daarop aanpassen. Uw urenregistratie wordt daarmee steeds waardevoller voor de bedrijfsvoering.
Eén overzicht voor uren en budgetten
Met TimeWriter hoeft u uw urenregistratie en budgetbewaking niet los van elkaar te organiseren. U registreert de uren zoals u gewend bent en koppelt deze aan de juiste projecten en werkzaamheden. De geregistreerde uren vormen vervolgens automatisch de basis voor uw budgetoverzicht.
Zo ontstaat één centrale administratie waarin u kunt zien wat er is begroot, wat er is besteed en waar u staat ten opzichte van het beschikbare budget. Dat bespaart administratief werk en maakt het eenvoudiger om beslissingen te nemen op basis van actuele informatie.
Meer grip op projecten
Met urenregistratie en budgetbewaking krijgt u antwoord op de vragen die er tijdens een project echt toe doen:
Hoeveel uren hebben we begroot?
Hoeveel uren zijn inmiddels besteed?
Hoeveel uren zijn nog beschikbaar?
Welke projecten dreigen het budget te overschrijden?
Waar wijkt de werkelijke tijdsbesteding af van de begroting?
Hoe kunnen we toekomstige projecten beter begroten?
Zo verandert urenregistratie van een administratieve verplichting in een hulpmiddel waarmee u uw projecten actief kunt sturen.
Ervaar wat urenregistratie met budgetbewaking voor u kan betekenen
Wilt u meer inzicht in uw projecten en voorkomen dat budgetten ongemerkt worden overschreden? Met TimeWriter combineert u eenvoudige urenregistratie met duidelijk inzicht in uw projectbudgetten.
Registreer uw uren, bewaak uw budgetten en houd grip op uw projecten.
