Ziekte, vakantie, begrafenisbezoek of ouderschapsverlof — iedere vorm van afwezigheid heeft zijn eigen regels en administratieve consequenties. Met TimeWriter leg je deze eenvoudig vast, ongeacht het type.
Of het nu gaat om wettelijk verlof met een vast maximum, zoals vakantie- of ATV-dagen, of om bijzonder verlof zonder harde grenzen (bijvoorbeeld bij geboorte, overlijden of huwelijk), TimeWriter helpt je het overzicht te bewaren. Zowel medewerkers als beheerders hebben direct inzicht in opgenomen en resterende tegoeden.
Let op: TimeWriter registreert en rapporteert, maar bepaalt niet wat wel of niet is toegestaan. De inrichting van rechten en regels blijft een taak van de beheerder.
Verlofsoorten
U bepaalt zelf welke verlofsoorten er zijn.
Met en zonder saldo-administratie
Regulier verlof is gebonden aan het toegekende aantal uren, Buitengewoon verlof kent geen begrenzing
Inzicht
Uw werknemers hebben altijd inzicht in hun reeds opgenomen uren en wat ze nog tegoed hebben.
Overzicht op één
verlofkaart
Uw medewerkers hebben een overzicht van hun opgenomen verlofdagen, gerangschikt naar type.
Ook het verloftegoed is inzichtelijk in de app voor smartphones.
Leidinggevenden hebben via dit scherm toegang tot de verlofrechten van medewerkers.
Verlofsoorten
aanmaken
Bedrijfsspecifieke afspraken? U kunt het benodigde aantal verlofsoorten aanmaken.
Het programma maakt onderscheid tussen verlofsoorten met en zonder saldoadministratie.
(Regulier verlof wordt toegekend op basis van verlofrechten. Hiervan wordt verlof opgenomen tot het beschikbare tegoed. Buitengewoon verlof kent geen maximum en wordt toegekend naar aanleiding van gebeurtenissen. Beide soorten worden inzichtelijk gemaakt in de verlofmodule.)
U behoudt zelf
de regie
TimeWriter ondersteunt u bij het behouden van overzicht, maar neemt de regie niet over. Verlofrechten worden niet automatisch toegekend; u bepaalt aan wie en hoeveel verlof wordt toegekend.
ook mobiel
altijd inzicht
Ook thuis en onderweg hebben uw medewerkers altijd inzicht in hun verlofsaldi.
KLANTEN AAN HET WOORD
Wat klanten over TimeWriter zeggen
Duizenden ondernemers registreren dagelijks moeiteloos hun uren met TimeWriter. Dit is wat zij ervan vinden.
Zeer prettig te gebruiken urenregistratie software met veel functionaliteit
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
Bekijk onze uitgebreide geschiedenis van Google-reviews en lees hoe andere gebruikers onze producten en service beoordelen.
Deze klanten gingen u voor zij gebruiken reeds TimeWriter
Veel organisaties werken al jaren met TimeWriter, de eerste versie was al beschikbaar in 1998.
Verlofregistratie en urenregistratie in één overzichtelijk systeem
Grip op gewerkte uren, verlof en afwezigheid
Urenregistratie en verlofregistratie horen bij elkaar. Toch worden ze binnen veel organisaties nog afzonderlijk bijgehouden. Gewerkte uren staan bijvoorbeeld in het ene systeem, verlofaanvragen komen binnen via e-mail en verlofsaldi worden bijgehouden in Excel. Daardoor moet informatie regelmatig handmatig worden overgenomen en gecontroleerd. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Met TimeWriter brengt u verlofregistratie en urenregistratie samen in één overzichtelijk systeem. Medewerkers registreren hun gewerkte uren en vragen verlof aan, terwijl leidinggevenden aanvragen kunnen beoordelen en inzicht houden in de bezetting. De administratie beschikt over actuele gegevens zonder verschillende bestanden en systemen met elkaar te hoeven combineren.
Eén systeem. Eén overzicht. Minder administratie.
[Probeer gratis][Vraag een demo aan]
Wat is het verschil tussen verlofregistratie en urenregistratie?
Urenregistratie gaat over de tijd die een medewerker werkt. Denk aan reguliere werktijd, overuren, projecturen, uren per klant en tijd die aan specifieke werkzaamheden wordt besteed. Verlofregistratie legt juist vast wanneer een medewerker niet werkt, bijvoorbeeld vanwege vakantie, bijzonder verlof, ouderschapsverlof, zorgverlof of een andere vorm van afwezigheid.
Op zichzelf zijn dit verschillende administratieve processen, maar in de praktijk beïnvloeden ze elkaar voortdurend. Door beide processen in één systeem onder te brengen, ontstaat een compleet beeld van de beschikbare en geregistreerde tijd van iedere medewerker. U ziet daardoor niet alleen hoeveel iemand heeft gewerkt, maar ook wanneer en waarom iemand niet beschikbaar was.
Verlofregistratie en urenregistratie op elkaar afgestemd
Een medewerker werkt, neemt verlof op of is om een andere reden afwezig. Wanneer deze gegevens in afzonderlijke systemen worden bijgehouden, moet u regelmatig informatie tussen die systemen vergelijken. Met een geïntegreerde registratie worden uren, verlof en afwezigheid vanuit dezelfde administratie bekeken.
Wanneer een verlofaanvraag is goedgekeurd, is deze informatie beschikbaar in het overzicht van de betreffende medewerker. Zo ontstaat een duidelijker beeld van de beschikbare tijd en wordt voorkomen dat u voor een compleet overzicht verschillende administraties naast elkaar moet leggen.
Voor medewerkers
Medewerkers kunnen hun gewerkte uren registreren, verlof aanvragen en de status van hun aanvragen bekijken. Ook kunnen zij inzicht krijgen in hun verlofsaldo en eerdere registraties terugvinden. Daardoor hebben medewerkers zelf toegang tot de informatie die zij het meest nodig hebben en hoeft niet iedere vraag over uren of verlof bij de administratie terecht te komen.
Voor leidinggevenden
Leidinggevenden krijgen inzicht in openstaande verlofaanvragen, geplande afwezigheid en de beschikbare bezetting binnen het team. In combinatie met de geregistreerde uren ontstaat een breder beeld van de inzet van medewerkers. Dat maakt het eenvoudiger om aanvragen te beoordelen en rekening te houden met de beschikbare capaciteit.
Voor de administratie
De administratie beschikt over één centrale bron voor uren- en verlofgegevens. Dat maakt urencontrole, verlofadministratie en rapportages overzichtelijker en beperkt de noodzaak om gegevens uit verschillende bestanden of systemen samen te voegen.
Verlof aanvragen zonder e-mails en losse formulieren
Een verlofaanvraag hoeft geen omslachtig administratief proces te zijn. In plaats van een e-mail naar een leidinggevende te sturen of een formulier in te vullen, kan een medewerker de aanvraag rechtstreeks in het systeem vastleggen. De medewerker kiest het type verlof, geeft de gewenste periode aan en dient de aanvraag in. Deze wordt vervolgens doorgestuurd naar de verantwoordelijke voor beoordeling.
Na goedkeuring of afwijzing blijft de status van de aanvraag voor de medewerker zichtbaar. Zo weet iedereen wat de actuele situatie is en hoeft de administratie niet handmatig bij te houden welke aanvragen nog openstaan.
Aanvragen → beoordelen → goedkeuren → verwerken.
Altijd inzicht in het actuele verlofsaldo
Een van de meest voorkomende vragen binnen een organisatie is eenvoudig: "Hoeveel verlof heb ik nog?" Wanneer medewerkers daarvoor steeds contact moeten opnemen met HR of de administratie, levert dat onnodig administratief werk op. Met digitale verlofregistratie kunnen medewerkers zelf hun beschikbare informatie bekijken.
Afhankelijk van de inrichting kunnen zij bijvoorbeeld inzicht krijgen in opgebouwd verlof, opgenomen verlof, gepland verlof en het resterende verlofsaldo. Daardoor weten medewerkers beter waar zij aan toe zijn en krijgt de administratie minder vragen die medewerkers ook zelf kunnen beantwoorden.
Gewerkte uren en verlof in één overzicht
Wanneer urenregistratie en verlofregistratie los van elkaar plaatsvinden, is het lastig om snel een compleet beeld van de tijdsbesteding te krijgen. Een medewerker kan bijvoorbeeld 32 uur hebben gewerkt, 8 uur vakantie hebben opgenomen en daarnaast 2 uur overwerk hebben geregistreerd. Wanneer die gegevens verspreid staan, moet u verschillende bronnen combineren om het totaal te begrijpen.
Door verlofregistratie en urenregistratie te combineren, ontstaat één overzicht waarin verschillende vormen van tijd naast elkaar kunnen worden bekeken. Zo krijgt u een vollediger beeld van de manier waarop de beschikbare tijd van medewerkers wordt ingevuld.
Registratie
Voorbeeld
Gewerkte uren
Reguliere werkzaamheden
Projecturen
Tijd per project of klant
Verlofuren
Vakantie of ander verlof
Overuren
Extra gewerkte tijd
Afwezigheid
Andere geregistreerde afwezigheid
Zo ontstaat een centraal overzicht van de geregistreerde tijd en afwezigheid van uw medewerkers.
Minder handmatig werk, minder kans op fouten
Handmatige uren- en verlofadministratie vraagt niet alleen tijd, maar maakt het ook gemakkelijker om gegevens over het hoofd te zien. Een verlofaanvraag kan blijven liggen, een verlofsaldo kan verkeerd worden berekend of dezelfde uren kunnen meerdere keren worden ingevoerd. Bij gebruik van verschillende Excel-bestanden ontstaat bovendien al snel onduidelijkheid over welke versie de actuele is.
Met digitale urenregistratie en verlofregistratie worden de gegevens centraal beheerd. Aanvragen, registraties en wijzigingen zijn beschikbaar voor de gebruikers die daarvoor bevoegd zijn. Daardoor hoeft informatie minder vaak opnieuw te worden ingevoerd en wordt het eenvoudiger om met actuele gegevens te werken.
Houd rekening met planning en bezetting
Een verlofaanvraag staat nooit helemaal op zichzelf. Wanneer meerdere medewerkers tegelijkertijd afwezig zijn, kan dat gevolgen hebben voor de bezetting en planning. Een leidinggevende wil daarom niet alleen weten hoeveel verlof iemand aanvraagt, maar ook wat de gevolgen daarvan zijn voor het team.
Door verlofgegevens centraal vast te leggen, ontstaat inzicht in geplande afwezigheid en beschikbare medewerkers. In combinatie met de urenregistratie krijgt u een beter totaalbeeld van de inzet van uw team. Daardoor kunt u verlofaanvragen beter beoordelen en tijdig rekening houden met periodes waarin de bezetting onder druk kan komen te staan.
Uren registreren waar en wanneer het uitkomt
Medewerkers werken steeds vaker op verschillende locaties. Op kantoor, thuis, onderweg of bij een klant. Een urenregistratiesysteem moet daarom niet afhankelijk zijn van één vaste werkplek. TimeWriter biedt mogelijkheden om uren via verschillende clients en omgevingen te registreren, zodat medewerkers hun uren kunnen vastleggen op de manier die bij hun werkzaamheden past.
Dat is niet alleen praktisch, maar helpt ook om de registratie actueel te houden. Hoe eenvoudiger medewerkers hun uren kunnen invoeren, hoe kleiner de drempel om de registratie direct bij te werken in plaats van uren achteraf uit het geheugen te moeten reconstrueren.
Van urenregistratie naar betrouwbare administratie
De informatie uit uw uren- en verlofregistratie kan voor verschillende administratieve doeleinden worden gebruikt. U krijgt inzicht in de tijd die medewerkers aan klanten, projecten en werkzaamheden besteden, terwijl verlof en afwezigheid centraal worden bijgehouden. Dezelfde gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor rapportages en verdere administratieve verwerking.
Urenverantwoording
Krijg inzicht in de tijd die medewerkers aan werkzaamheden, projecten of klanten besteden.
Personeelsadministratie
Houd gewerkte uren, verlof en afwezigheid overzichtelijk bij vanuit één centrale administratie.
Rapportages
Maak overzichten van geregistreerde uren en verlof per medewerker, afdeling, project of periode.
Administratieve verwerking
Gebruik geregistreerde gegevens als basis voor verdere administratieve processen en voorkom dat informatie steeds opnieuw moet worden verzameld.
Voor welke organisaties is gecombineerde verlof- en urenregistratie geschikt?
Een gecombineerd systeem voor urenregistratie en verlofregistratie is interessant voor vrijwel iedere organisatie met medewerkers. Zeker wanneer medewerkers verschillende werkzaamheden, werktijden of werkplekken hebben, kan het voordeel groot zijn om gewerkte tijd en afwezigheid vanuit één administratie te kunnen bekijken.
TimeWriter kan bijvoorbeeld worden ingezet binnen zakelijke dienstverlening, bouw en techniek, logistiek, zorg en welzijn, productie, installatiebedrijven, retail en organisaties met veel medewerkers die op verschillende locaties werken.
Hoe groter de organisatie en hoe meer verschillende teams, werktijden en verlofsoorten er zijn, hoe belangrijker een centrale en overzichtelijke administratie wordt.
Verlofregistratie voor kleine én grote teams
Ook kleine organisaties kunnen veel tijd kwijt zijn aan handmatige verlofadministratie. Bij vijf medewerkers lijkt een Excel-bestand misschien nog overzichtelijk, maar naarmate een organisatie groeit neemt ook het aantal uitzonderingen toe. Denk aan verschillende contracturen, parttime medewerkers, meerdere verlofsoorten, overuren en verschillende leidinggevenden.
Een digitaal systeem kan deze processen centraal ondersteunen en meegroeien met de organisatie. Daarmee voorkomt u dat de verlofadministratie steeds complexer wordt naarmate het aantal medewerkers en administratieve regels toeneemt.
Waarom verlofregistratie koppelen aan urenregistratie?
Het combineren van beide processen levert vooral voordeel op doordat informatie niet langer over verschillende systemen en bestanden verspreid staat. Medewerkers, leidinggevenden en administratie werken met dezelfde centrale gegevens, waardoor de registratie transparanter en overzichtelijker wordt.
Eén centrale administratie
Uren en verlof worden vanuit één systeem beheerd, zonder losse bestanden voor verschillende onderdelen van de administratie.
Actueel inzicht
Medewerkers en leidinggevenden kunnen beschikken over dezelfde actuele informatie over uren, verlof en afwezigheid.
Minder administratief werk
Aanvragen, registraties en goedkeuringen kunnen binnen één proces worden afgehandeld, waardoor minder handmatige overdracht nodig is.
Meer transparantie
Medewerkers kunnen zelf hun geregistreerde uren en verlofinformatie bekijken, afhankelijk van de rechten en inrichting.
Betere planning
Geplande afwezigheid wordt zichtbaar, zodat leidinggevenden daar rekening mee kunnen houden bij de bezetting.
Minder kans op fouten
Wanneer informatie centraal wordt vastgelegd, hoeft dezelfde informatie minder vaak handmatig te worden overgenomen.
Betere rapportages
Door informatie over gewerkte uren, verlof en afwezigheid bij elkaar te brengen, ontstaat een completer beeld voor rapportages en analyse.
Veelgestelde vragen over verlofregistratie en urenregistratie
Wat is verlofregistratie?
Verlofregistratie is het administratief vastleggen van verlof en andere vormen van afwezigheid van medewerkers. Daarbij kan worden bijgehouden welk verlof is aangevraagd, goedgekeurd en opgenomen en welk verlofsaldo beschikbaar is.
Wat is urenregistratie?
Urenregistratie is het vastleggen van de tijd die een medewerker werkt. Dit kan betrekking hebben op reguliere werktijd, projecten, klanten, activiteiten of specifieke werkzaamheden.
Waarom urenregistratie en verlofregistratie combineren?
Gewerkte tijd en afwezigheid bepalen samen hoe de beschikbare tijd van een medewerker wordt ingevuld. Door beide processen in één systeem te beheren, ontstaat meer overzicht en hoeft informatie minder vaak handmatig uit verschillende bronnen te worden gecombineerd.
Kunnen medewerkers zelf verlof aanvragen?
Ja. Medewerkers kunnen zelf een verlofaanvraag indienen. De aanvraag kan vervolgens worden voorgelegd aan een leidinggevende of andere verantwoordelijke voor beoordeling en goedkeuring.
Kan een medewerker zijn verlofsaldo bekijken?
Ja. Medewerkers kunnen inzicht krijgen in hun verlofinformatie, zoals beschikbaar, opgenomen en gepland verlof, afhankelijk van de inrichting van het systeem en de toegekende rechten.
Is verlofregistratie ook geschikt voor medewerkers die veel onderweg zijn?
Ja. Digitale registratie is juist praktisch voor medewerkers die niet voortdurend op één vaste werkplek werken. Uren kunnen via de beschikbare clients en omgevingen worden geregistreerd, zodat medewerkers hun administratie ook onderweg of bij klanten kunnen bijhouden.
Maak urenregistratie en verlofregistratie eenvoudiger
Stop met het handmatig combineren van urenbriefjes, e-mails en Excel-bestanden. Breng urenregistratie, verlofregistratie en afwezigheid samen in één overzichtelijk systeem. Medewerkers registreren hun uren en vragen verlof aan, leidinggevenden beoordelen aanvragen en houden zicht op de bezetting en de administratie beschikt over actuele gegevens.
Zo ontstaat één centrale administratie waarin gewerkte tijd en afwezigheid bij elkaar komen. Minder losse bestanden, minder dubbel werk en meer inzicht voor iedereen die met de gegevens werkt.
Eén systeem voor meer overzicht
Registreer gewerkte uren. Beheer verlofaanvragen. Houd verlofsaldi bij. Krijg grip op aanwezigheid en afwezigheid.
[Probeer TimeWriter gratis][Vraag een demo aan]
Ontdek hoe TimeWriter uw uren- en verlofadministratie kan vereenvoudigen.
