De coronapandemie heeft het werklandschap blijvend veranderd. Thuiswerken werd in recordtijd gemeengoed, en ook fiscaal ontstonden er nieuwe regels rond vergoedingen voor thuis- en kantoorwerk.
In dat licht is het steeds belangrijker geworden om per werkdag vast te leggen waar het werk is uitgevoerd. TimeWriter ondersteunt dit volledig met een speciaal invoerscherm. Hierin geef je snel en eenvoudig aan op welke locatie je die dag hebt gewerkt.
De beheerder kan tot tien verschillende werkplekken definiëren – zoals 'Thuis', 'Kantoor Utrecht' of 'Bij klant'. Zo creëer je niet alleen overzicht, maar voldoe je ook aan administratieve verplichtingen of interne rapportagebehoeften.
Flexibel
De beheerder richt zelf de lijst met beschikbare locaties in.
Administratief op orde
Voldoe aan de wettelijke plicht van een deugdelijke administratie
Correcte vergoeding
Thuiswerken kan gepaard gaan met vergoedingen.
Door een sluitende administratie vergoed u nooit te veel of te weinig.
KLANTEN AAN HET WOORD
Wat klanten over TimeWriter zeggen
Duizenden ondernemers registreren dagelijks moeiteloos hun uren met TimeWriter. Dit is wat zij ervan vinden.
Zeer prettig te gebruiken urenregistratie software met veel functionaliteit
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
Hybride werken is voor veel organisaties een vast onderdeel van de manier waarop medewerkers werken. De ene dag op kantoor, de volgende dag thuis en soms op een andere locatie. Dat geeft medewerkers flexibiliteit, maar maakt het voor organisaties lastiger om overzicht te houden over de gewerkte uren en de werkplek.
Met TimeWriter registreert u eenvoudig waar en wanneer medewerkers werken. U combineert urenregistratie met werkplekregistratie, zodat u inzicht krijgt in de verdeling tussen thuiswerken, werken op kantoor en werken op andere locaties. Zo ontstaat een actueel overzicht zonder dat medewerkers daarvoor uitgebreide administraties hoeven bij te houden.
Urenregistratie voor hybride werken
Bij hybride werken is aanwezigheid op kantoor niet langer vanzelfsprekend. Daardoor is het moeilijker om op basis van fysieke aanwezigheid inzicht te krijgen in de gewerkte tijd. Een goede urenregistratie zorgt ervoor dat de werktijd ook buiten kantoor duidelijk wordt vastgelegd.
Medewerkers registreren hun uren op de manier die bij uw organisatie past. Daarbij kunnen de uren worden gekoppeld aan projecten, werkzaamheden of andere activiteiten. Hierdoor ziet u niet alleen hoeveel uur iemand heeft gewerkt, maar ook waaraan die tijd is besteed.
Registreer de werkplek van medewerkers
Naast de gewerkte uren kan ook de werkplek relevant zijn. Werkt een medewerker thuis, op kantoor of op een andere locatie? Door deze informatie vast te leggen ontstaat een duidelijk beeld van hoe uw organisatie daadwerkelijk werkt.
Werkplekregistratie kan bovendien helpen bij de planning van kantoorruimte. Wanneer u inzicht heeft in het aantal medewerkers dat op bepaalde dagen op kantoor werkt, kunt u beschikbare werkplekken beter benutten. Daarmee ondersteunt uren- en werkplekregistratie niet alleen de administratie, maar ook de praktische organisatie van hybride werken.
Thuiswerken eenvoudig registreren
Thuiswerken hoeft geen ingewikkelde administratie op te leveren. Medewerkers kunnen hun werkuren eenvoudig registreren en daarbij aangeven dat zij vanuit huis werken. De registratie wordt vervolgens onderdeel van het normale urenoverzicht.
Zo houdt u de administratie eenvoudig voor medewerkers én de organisatie. Er hoeft geen afzonderlijke lijst met thuiswerkdagen te worden bijgehouden en achteraf hoeft u niet te reconstrueren wie wanneer thuis heeft gewerkt. De informatie staat direct bij de betreffende urenregistratie.
Inzicht zonder voortdurend te controleren
Werkplekregistratie moet geen instrument worden waarmee medewerkers voortdurend worden gecontroleerd. Het doel is vooral om betrouwbare informatie beschikbaar te hebben voor de organisatie en de medewerker.
Met een goed ingerichte urenregistratie ontstaat inzicht in werktijden, werkzaamheden en werkplekken zonder dat medewerkers daar onnodig veel tijd aan kwijt zijn. Voor leidinggevenden en managers ontstaat tegelijkertijd een overzicht waarmee zij de bezetting, projecten en werkzaamheden beter kunnen organiseren.
Zie hoe uw organisatie daadwerkelijk werkt
Wanneer medewerkers verspreid over verschillende locaties werken, ontstaat gemakkelijk een verschil tussen de geplande en de werkelijke situatie. Een planning kan bijvoorbeeld aangeven dat iemand op kantoor verwacht wordt, terwijl de medewerker uiteindelijk thuis werkt.
Door werkplekregistratie te combineren met urenregistratie krijgt u een beter beeld van de dagelijkse praktijk. U kunt zien hoe vaak medewerkers thuiswerken, hoeveel tijd op kantoor wordt doorgebracht en welke werkzaamheden op verschillende locaties worden uitgevoerd.
Thuiswerken en projecten combineren
Voor organisaties die projectmatig werken is alleen weten waar iemand werkt niet voldoende. U wilt ook weten hoeveel tijd aan een project wordt besteed. Daarom is het waardevol om werkplekregistratie en urenregistratie met elkaar te verbinden.
Een medewerker kan bijvoorbeeld een deel van de week thuis aan een project werken en de overige dagen op kantoor. Door de uren aan het project te koppelen, blijft inzichtelijk hoeveel tijd daadwerkelijk aan het project is besteed, ongeacht de werkplek.
Betere planning van kantoor en thuiswerk
Inzicht in werkplekken kan ook helpen bij de planning van hybride werken. Als duidelijk is welke medewerkers op welke dagen thuis of op kantoor werken, kunt u de beschikbare capaciteit beter afstemmen op de daadwerkelijke bezetting.
Dat kan belangrijk zijn wanneer organisaties met flexibele werkplekken werken. In plaats van uit te gaan van het totale aantal medewerkers, kunt u rekening houden met de werkelijke aanwezigheid. Zo ontstaat een realistischer beeld van de benodigde kantoorcapaciteit.
Eén overzicht van uren en werkplekken
Urenregistratie en werkplekregistratie hoeven geen twee afzonderlijke administraties te zijn. Door beide gegevens met elkaar te verbinden, ontstaat één overzicht van de manier waarop uw medewerkers werken.
U ziet welke uren zijn geregistreerd, aan welke werkzaamheden deze zijn besteed en vanaf welke werkplek is gewerkt. Daarmee beschikt u over actuele informatie die bruikbaar is voor medewerkers, managers, projectleiders en de administratie.
Geschikt voor kantoor, thuis en onderweg
Medewerkers werken steeds minder vanaf één vaste plek. Naast het kantoor en de thuiswerkplek kan er bijvoorbeeld worden gewerkt bij een klant, op een projectlocatie of onderweg. Een moderne urenregistratie moet daarom niet afhankelijk zijn van één vaste werkplek.
TimeWriter ondersteunt een flexibele manier van registreren, zodat medewerkers hun uren kunnen vastleggen waar zij ook werken. De registratie blijft centraal beschikbaar, waardoor u als organisatie het overzicht behoudt.
Meer inzicht in hybride werken
Met urenregistratie en werkplekregistratie krijgt u antwoord op praktische vragen over hybride werken. Hoeveel wordt er thuis gewerkt? Hoeveel medewerkers zijn gemiddeld op kantoor? Aan welke projecten wordt vanuit huis gewerkt? En hoeveel uren worden daadwerkelijk aan werkzaamheden besteed?
Door deze informatie structureel vast te leggen, beschikt u over betrouwbare gegevens in plaats van aannames. Daarmee kunt u hybride werken beter organiseren en uw beschikbare mensen en werkplekken efficiënter inzetten.
Houd grip op uren én werkplekken
Hybride werken vraagt om een andere manier van registreren en organiseren. Met TimeWriter combineert u urenregistratie en werkplekregistratie in één overzichtelijke oplossing. Medewerkers houden hun uren eenvoudig bij en uw organisatie krijgt meer inzicht in waar en wanneer wordt gewerkt.
Registreer uren, leg werkplekken vast en houd grip op hybride werken.
