Urenregistratie voor architecten grip op tijd, grip op projecten
Voor architecten en andere professionals in de bouwsector is een nauwkeurige urenregistratie geen administratieve bijzaak, maar een essentieel onderdeel van professioneel projectbeheer. Architecten hebben te maken met complexe opdrachten waarin ontwerp, overleg, locatiebezoeken, tekenwerk, en toezicht op de uitvoering allemaal samenkomen. Elk uur dat aan een project wordt besteed, vertegenwoordigt waarde – zowel in tijd als in geld. Zonder betrouwbare registratie van deze uren loopt men niet alleen inkomsten mis, maar ontstaat ook het risico dat projecten financieel uit balans raken. Urenregistratie maakt inzichtelijk hoeveel tijd naar welk onderdeel van een project gaat, en helpt om overschrijdingen vroegtijdig te signaleren. Voor architecten die met vaste prijsafspraken werken, is dit essentieel om de rentabiliteit te bewaken. Voor wie werkt op uurbasis is het zelfs een wettelijke vereiste richting opdrachtgever om bestede tijd transparant te onderbouwen.
Daarnaast biedt urenregistratie een fundament voor verantwoording en bijsturing. Grote bouwprojecten kennen vaak meerdere partijen, elk met eigen verantwoordelijkheden, contractvoorwaarden en deadlines. In zo’n context helpt een goede tijdsregistratie om te verantwoorden wie wanneer wat heeft gedaan, zeker bij meningsverschillen over voortgang, meerwerk of vertraging. Bovendien maakt een nauwkeurig bijgehouden urenadministratie het mogelijk om na afloop van projecten te evalueren: waar werd te veel tijd aan besteed, en waar lagen de efficiënties? Deze inzichten zijn goud waard voor toekomstige opdrachten, bij het opstellen van betere ramingen en planningen. Ook voor subsidietrajecten of aanbestedingen, waarbij vaak verantwoording over tijdsbesteding gevraagd wordt, vormt een goede urenregistratie een onmisbaar bewijsstuk. Kortom: voor de hedendaagse architect is het bijhouden van uren niet alleen een verplichting, maar een strategisch instrument om grip te houden op het werk, de kosten én de kwaliteit van de dienstverlening.
TimeWriter voor professionals in de bouw
Veel professionals in de bouw gebruiken TimeWriter. Het programma ondersteunt bij het registreren van uren en vermindert administratieve werkzaamheden, zoals het verzamelen van urenbriefjes.
Veel professionals in de bouw gebruiken TimeWriter. Het programma ondersteunt bij het registreren van uren en vermindert administratieve werkzaamheden, zoals het verzamelen van urenbriefjes en het verwerken van handmatige registraties. Medewerkers kunnen hun tijd eenvoudig vastleggen per project, opdrachtgever of activiteit. Daardoor ontstaat snel een helder overzicht van de bestede uren en de voortgang van projecten.
Met TimeWriter krijgt u niet alleen inzicht in de uren van vandaag, maar ook in de prestaties van uw projecten op langere termijn. Overzichten en rapportages maken zichtbaar waar tijd wordt besteed en helpen bij het bewaken van budgetten en planningen. Zo wordt urenregistratie meer dan administratie alleen: het wordt een praktisch hulpmiddel voor betere projectbeheersing en een gezonde bedrijfsvoering.
Section xso; xBase Software Ontwikkeling
Wij helpen organisaties
onze producten optimaal te gebruiken
Bekijk onze uitgebreide geschiedenis van Google-reviews en lees hoe andere gebruikers onze producten en service beoordelen.
Deze klanten gingen u voor zij gebruiken reeds TimeWriter
Veel organisaties werken al jaren met TimeWriter, de eerste versie was al beschikbaar in 1998.
KLANTEN AAN HET WOORD
Wat klanten over TimeWriter zeggen
Duizenden ondernemers registreren dagelijks moeiteloos hun uren met TimeWriter. Dit is wat zij ervan vinden.
Zeer prettig te gebruiken urenregistratie software met veel functionaliteit
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
Als architect werkt u aan projecten waarin veel verschillende werkzaamheden samenkomen. Van het eerste overleg met een opdrachtgever en het maken van een schets tot ontwerp, tekenwerk, bouwvergaderingen en begeleiding tijdens de uitvoering. Vaak werken meerdere medewerkers op verschillende momenten aan hetzelfde project. Daardoor is het niet altijd eenvoudig om achteraf vast te stellen hoeveel tijd werkelijk aan een opdracht is besteed. Met TimeWriter registreert u deze uren eenvoudig per project en werkzaamheid, zodat u voortdurend inzicht heeft in de tijd die uw projecten daadwerkelijk kosten.
Dat inzicht is belangrijk. Bij een project met een vast honorarium ligt de opbrengst grotendeels vast, terwijl de hoeveelheid tijd die u aan het project besteedt kan blijven oplopen. Ook wanneer u op uurbasis werkt, wilt u kunnen aantonen welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en hoeveel tijd daaraan is besteed. Een goede urenregistratie helpt u daarom niet alleen bij de administratie, maar vooral bij het bewaken van de voortgang, de kosten en het rendement van uw projecten.
Weet waar de tijd van
uw bureau naartoe gaat
Een architectenbureau verkoopt in feite kennis, ervaring en tijd. Toch is het vaak lastig om precies te zien waar die tijd binnen een project terechtkomt. Een overleg loopt uit, een ontwerp wordt meerdere keren aangepast of een bouwvergadering vraagt meer voorbereiding dan verwacht. Afzonderlijk lijken dit kleine afwijkingen, maar gedurende een project kunnen ze een aanzienlijk effect hebben op het uiteindelijke rendement.
Met TimeWriter registreert iedere medewerker zijn of haar uren direct op het juiste project en de juiste activiteit. Daardoor ontstaat een betrouwbaar overzicht van de werkelijke tijdsbesteding. U ziet welke projecten veel tijd vragen, welke werkzaamheden structureel meer uren kosten dan verwacht en hoeveel capaciteit uw medewerkers aan een bepaalde opdrachtgever besteden. Daarmee verandert urenregistratie van een administratieve verplichting in informatie waarmee u uw bureau daadwerkelijk kunt sturen.
Houd grip op uw projectbudget
Voor een architectenbureau is het niet voldoende om achteraf te weten hoeveel uren een project heeft gekost. Wanneer u pas bij de eindafrekening ontdekt dat een project aanzienlijk meer tijd heeft gevraagd dan begroot, is het meestal te laat om nog bij te sturen. Juist daarom is het belangrijk om tijdens het project inzicht te hebben in de verhouding tussen begrote en werkelijk bestede uren.
TimeWriter helpt u daarbij door de geregistreerde uren beschikbaar te maken voor budgetbewaking. U kunt daardoor gedurende het project volgen hoeveel uren zijn besteed en hoe dit zich verhoudt tot het beschikbare budget. Dreigt een project uit te lopen, dan kunt u tijdig onderzoeken wat daarvan de oorzaak is. Misschien vraagt een bepaalde ontwerpfase meer tijd dan verwacht, is er sprake van extra wensen van de opdrachtgever of moet het project worden bijgesteld. Hoe eerder u dat ziet, hoe meer mogelijkheden u heeft om in te grijpen.
Een project bestaat uit meer
dan alleen ontwerp
Een architectenproject kent doorgaans verschillende fasen en werkzaamheden. Naast het ontwerpen en tekenen zijn er bijvoorbeeld gesprekken met opdrachtgevers, overleg met adviseurs, locatiebezoeken, bouwvergaderingen, correspondentie en begeleiding tijdens de uitvoering. Door deze werkzaamheden afzonderlijk te registreren, krijgt u een veel beter beeld van de manier waarop een project tot stand komt.
De inrichting van TimeWriter kunt u laten aansluiten bij de manier waarop uw bureau werkt. U bepaalt zelf welke projecten, werkzaamheden en activiteiten u wilt gebruiken. Daardoor kunt u bijvoorbeeld onderscheid maken tussen ontwerpwerk, overleg, projectbegeleiding en andere werkzaamheden. De registratie blijft daarmee eenvoudig voor de medewerker, terwijl u als projectleider of eigenaar over veel meer informatie beschikt.
Voorkom dat extra werkzaamheden
ongemerkt onbetaald blijven
Tijdens een architectenproject ontstaan regelmatig werkzaamheden die bij de start van het project niet volledig waren voorzien. Een opdrachtgever vraagt om aanvullende aanpassingen, een ontwerp moet opnieuw worden uitgewerkt of tijdens de uitvoering ontstaan nieuwe vragen. Wanneer deze werkzaamheden niet afzonderlijk worden herkend en geregistreerd, bestaat het risico dat ze uiteindelijk voor rekening van uw bureau komen.
Een goede urenregistratie maakt zichtbaar hoeveel tijd aan dergelijke werkzaamheden wordt besteed. Daarmee heeft u een feitelijke onderbouwing wanneer u met een opdrachtgever bespreekt dat bepaalde werkzaamheden buiten de oorspronkelijke opdracht vallen. U hoeft dan niet te discussiëren op basis van een inschatting achteraf, maar kunt terugvallen op een overzicht van de werkelijk geregistreerde uren.
De urenregistratie is vaak het begin van een administratieve keten. De uren moeten worden gecontroleerd, verwerkt en waar nodig doorbelast aan de opdrachtgever. Hoe minder vaak gegevens opnieuw hoeven te worden ingevoerd, hoe kleiner de kans op fouten en hoe minder administratief werk dit oplevert.
TimeWriter beschikt daarom naast urenregistratie ook over functies voor facturatie en verschillende factuurscenario's. Geregistreerde uren kunnen worden gebruikt als basis voor de financiële afhandeling van projecten. Daarmee blijft de informatie over de bestede tijd niet ergens in een urenstaat staan, maar kan deze daadwerkelijk worden gebruikt binnen uw administratie.
Ook niet-factureerbare uren
zijn belangrijk
Niet iedere activiteit van een architectenbureau kan rechtstreeks aan een opdrachtgever worden doorberekend. Medewerkers besteden bijvoorbeeld tijd aan interne vergaderingen, acquisitie, opleiding, administratie of andere werkzaamheden die nodig zijn om het bureau draaiende te houden. Wanneer alleen factureerbare uren worden geregistreerd, ontstaat daardoor een onvolledig beeld van de beschikbare capaciteit.
Door ook deze uren vast te leggen, krijgt u een completer beeld van de tijdsbesteding binnen uw organisatie. U kunt daardoor beter beoordelen hoeveel capaciteit daadwerkelijk beschikbaar is voor nieuwe projecten en welk deel van de werktijd wordt besteed aan projecten, klanten en interne werkzaamheden. Dat maakt de urenregistratie niet alleen relevant voor de administratie, maar ook voor de bedrijfsvoering van uw architectenbureau.
Gebruik uw historische uren
voor nieuwe projecten
De waarde van een goede urenregistratie stopt niet wanneer een project is afgerond. De geregistreerde uren vormen ook een belangrijke bron van informatie voor toekomstige opdrachten. Wanneer u de begrote uren van een project kunt vergelijken met de werkelijk bestede tijd, ontstaat inzicht in de kwaliteit van uw ramingen.
Na verloop van tijd bouwt uw bureau daarmee een waardevolle hoeveelheid historische informatie op. U kunt zien welke soorten werkzaamheden structureel meer tijd vragen en welke projecten of projectfasen moeilijk te begroten zijn. Die kennis kunt u vervolgens gebruiken bij nieuwe offertes, begrotingen en planningen. Zo wordt de urenregistratie steeds meer een hulpmiddel om betere beslissingen te nemen.
TimeWriter voor architectenbureaus
TimeWriter is ontwikkeld als breed inzetbaar systeem voor urenregistratie en projectadministratie. Voor architecten betekent dit dat u niet alleen uren kunt registreren, maar deze registratie ook kunt gebruiken voor budgetbewaking, rapportages en facturatie. De verschillende functies sluiten daardoor op elkaar aan en voorkomen dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen moet worden bijgehouden.
Of u nu als zelfstandig architect werkt, een klein bureau heeft of verantwoordelijk bent voor een groter team: het uitgangspunt blijft hetzelfde. Uw medewerkers moeten hun uren eenvoudig kunnen registreren en u moet als organisatie kunnen beschikken over betrouwbare informatie over projecten, uren en kosten. TimeWriter ondersteunt beide kanten van dat proces.
Urenregistratie die voor
uw hele bureau waarde oplevert
Een urenregistratiesysteem moet medewerkers zo weinig mogelijk belasten. Wanneer het registreren van uren omslachtig wordt, worden uren immers sneller vergeten of achteraf geschat. TimeWriter maakt het mogelijk om de dagelijkse registratie eenvoudig te houden, terwijl de verzamelde gegevens vervolgens op verschillende manieren kunnen worden gebruikt.
De medewerker registreert de gewerkte tijd. De projectleider gebruikt de gegevens om projecten te bewaken. De administratie gebruikt ze voor de financiële verwerking. En de directie krijgt inzicht in de prestaties en rentabiliteit van projecten en opdrachtgevers. Eén registratie levert daarmee informatie op voor verschillende onderdelen van uw organisatie.
Meer grip op uw architectenbureau
Goede architectuur vraagt aandacht voor ontwerp, kwaliteit en detail. Goede bedrijfsvoering vraagt daarnaast inzicht in tijd en kosten. Door uw uren structureel te registreren, weet u niet alleen hoeveel werk uw bureau heeft uitgevoerd, maar ook hoeveel tijd daarvoor nodig was en wat dat betekent voor uw projecten.
Met TimeWriter krijgt u grip op de uren die binnen uw bureau worden gewerkt en de projecten waaraan ze worden besteed. U kunt eerder bijsturen wanneer een project dreigt uit te lopen, beschikt over een betere onderbouwing van uw facturatie en bouwt tegelijkertijd historische informatie op waarmee u toekomstige projecten beter kunt begroten.
Maak van urenregistratie een hulpmiddel voor uw projectmanagement.
Veelgestelde vragen over
urenregistratie voor architecten
Waarom is urenregistratie belangrijk voor een architectenbureau?
Architecten werken vaak aan meerdere projecten tegelijk en besteden binnen een project tijd aan uiteenlopende werkzaamheden. Door deze uren vast te leggen, krijgt u inzicht in de werkelijke tijdsbesteding. Dat helpt bij het bewaken van projectbudgetten, het onderbouwen van facturen en het maken van betere begrotingen voor toekomstige projecten.
Kan ik uren per project en werkzaamheid registreren?
Ja. Met TimeWriter kunt u uren koppelen aan projecten, opdrachtgevers en activiteiten. Daarmee kunt u de registratie zo inrichten dat deze aansluit bij de manier waarop uw architectenbureau projecten uitvoert en beheert.
Kan ik ook niet-factureerbare uren apart bijhouden?
Ja. Ook uren die niet rechtstreeks aan een opdrachtgever worden gefactureerd kunnen worden geregistreerd. Hierdoor ontstaat een compleet beeld van de tijdsbesteding binnen uw bureau en kunt u bijvoorbeeld ook interne werkzaamheden en andere niet-factureerbare activiteiten meenemen in uw rapportages.
Kan ik de uren gebruiken voor budgetbewaking?
Ja. TimeWriter beschikt over budgetbewaking waarmee u inzicht kunt krijgen in de verhouding tussen beschikbare budgetten en geregistreerde uren. Hierdoor kunt u tijdens een project signaleren dat de bestede tijd afwijkt van de oorspronkelijke verwachting.
Kan ik geregistreerde uren gebruiken voor facturatie?
Ja. TimeWriter beschikt naast urenregistratie ook over functies voor facturatie en verschillende factuurscenario's. Daardoor kunnen geregistreerde uren onderdeel worden van de verdere financiële verwerking van uw projecten.
Is TimeWriter alleen geschikt voor architecten?
Nee. TimeWriter is breed inzetbaar bij organisaties die werken met uren, projecten en werkzaamheden. De inrichting kan worden aangepast aan de manier waarop uw organisatie werkt. Architectenbureaus zijn één van de branches waarin urenregistratie en projectbewaking een belangrijke rol spelen.
