Eenvoudig uren registreren. Altijd inzicht. Meer grip op uw bedrijf.
Goede urenregistratie software moet het bijhouden van uren vooral eenvoudig maken. Medewerkers willen hun gewerkte tijd snel kunnen registreren, zonder ingewikkelde administratie. Managers en ondernemers willen juist betrouwbare informatie over klanten, projecten, medewerkers, budgetten en factureerbare uren. TimeWriter brengt die twee behoeften samen in één flexibel systeem.
Met TimeWriter registreert u niet alleen gewerkte uren, maar gebruikt u dezelfde gegevens ook voor rapportages, budgetbewaking, facturatie en verlofregistratie. Of medewerkers nu op kantoor, thuis, bij een klant of onderweg werken: de urenregistratie blijft toegankelijk en de informatie staat centraal bij elkaar.
Van uren registreren naar inzicht, controle en facturatie.
[Start gratis proefperiode] [Bekijk de demo]
✓ 2 maanden gratis proberen
✓ Voor kleine én grote organisaties
✓ Web, mobiel en desktop
✓ Urenregistratie, facturatie, rapportages en budgetbewaking in één systeem
Wat is urenregistratie software?
Urenregistratie software helpt organisaties vast te leggen wie, wanneer, waaraan en voor wie heeft gewerkt. Daarmee krijgt u veel meer informatie dan alleen het totaal aantal gewerkte uren. U ziet bijvoorbeeld hoeveel tijd aan een klant of project is besteed, welke werkzaamheden veel tijd vragen en welk deel van de geregistreerde uren factureerbaar is.
Die informatie kan vervolgens worden gebruikt voor facturatie, projectbewaking, budgetcontrole, rapportages, urenverantwoording en analyse van kosten en opbrengsten. Dezelfde registratie die een medewerker tijdens zijn werk invoert, krijgt daarmee op verschillende plaatsen binnen de organisatie waarde.
Wanneer deze informatie verspreid staat over Excel-bestanden, agenda's, urenbriefjes en verschillende administratieve systemen, kost het verzamelen en controleren ervan onnodig veel tijd. Met TimeWriter legt u uren centraal vast en werkt iedereen met dezelfde gegevens. Urenregistratie wordt daarmee niet alleen administratie, maar ook een bron van informatie waarmee u uw organisatie kunt sturen.
Waarom kiezen voor urenregistratie software?
Voor veel organisaties zijn gewerkte uren een belangrijke kostenpost en tegelijkertijd de basis voor een deel van de omzet. Toch wordt vaak pas achteraf bekeken hoeveel tijd werkelijk aan een project of klant is besteed. Problemen worden dan soms pas zichtbaar wanneer een project al is uitgelopen, het budget is overschreden of gewerkte uren niet meer kunnen worden doorberekend.
Met goede software voor urenregistratie beschikt u eerder over deze informatie. U ziet hoeveel tijd aan klanten en projecten wordt besteed, kunt geregistreerde uren gebruiken voor facturatie en vergelijkt de werkelijke inzet met beschikbare budgetten. Historische ureninformatie helpt bovendien om toekomstige offertes, begrotingen en planningen realistischer te maken.
Weet waar uw tijd naartoe gaat
Hoeveel tijd is deze maand aan een klant besteed? Welke werkzaamheden kosten meer tijd dan verwacht? Hoeveel uren hebben medewerkers aan een project gewerkt? Door uren consequent te registreren beschikt u over de gegevens om deze vragen te beantwoorden.
Sneller en nauwkeuriger factureren
Wanneer medewerkers uren en werkzaamheden direct bij de juiste klant of het juiste project registreren, hoeft de administratie deze informatie later niet opnieuw te verzamelen of over te typen. De geregistreerde uren vormen daarmee een directe en controleerbare basis voor de facturatie.
Grip op projectbudgetten
Vergelijk de werkelijk bestede tijd en gemaakte kosten met het beschikbare budget. Zo ziet u eerder wanneer een project dreigt uit te lopen en kunt u bijsturen voordat een overschrijding pas achteraf zichtbaar wordt.
Uren registreren op de manier die bij uw werk past
Niet iedereen werkt hetzelfde. Een consultant die gedurende de dag bij verschillende klanten werkt, registreert tijd anders dan iemand die dagelijks aan één project werkt of veel korte werkzaamheden uitvoert. Daarom biedt TimeWriter verschillende manieren om uren vast te leggen. Medewerkers kunnen de invoermethode gebruiken die het beste bij hun werkzaamheden past, terwijl alle registraties centraal beschikbaar blijven.
Overzichtelijk weekraster
In het weekraster ziet u uw werkzaamheden en uren overzichtelijk per week. U ziet snel hoe de tijd is verdeeld en waar eventueel nog uren ontbreken. Hierdoor kunt u de urenregistratie bijwerken zonder voortdurend tussen verschillende schermen te wisselen.
Lijstweergave voor korte werkzaamheden
Voert u gedurende de dag veel korte werkzaamheden uit, dan kan een lijstweergave prettiger werken. Iedere urenboeking blijft afzonderlijk en overzichtelijk zichtbaar, ongeacht de duur van de werkzaamheden.
Invoeren in een tabelstructuur
Voor medewerkers die graag vanuit een tabel werken, kunnen uren ook overzichtelijk vanuit een tabelstructuur worden ingevoerd. Zo kunt u meerdere registraties snel achter elkaar verwerken.
Tijd registreren met een stopwatch
Wilt u precies weten hoeveel tijd een activiteit kost, dan kunt u de tijd direct meten. Start de registratie wanneer u begint en leg de bestede tijd vast wanneer u klaar bent. Zo hoeft u achteraf niet meer te schatten hoeveel tijd een taak heeft gekost.
Terugkerende werkzaamheden sneller registreren
Veel werkzaamheden komen dagelijks of wekelijks terug. Door bestaande gegevens en terugkerende patronen opnieuw te gebruiken, voorkomt u dat medewerkers steeds dezelfde informatie moeten invoeren. Dat verlaagt de administratieve belasting en maakt het eenvoudiger om de urenregistratie volledig bij te houden.
Urenregistratie voor medewerkers, managers en administratie
Een goed urenregistratiesysteem moet prettig werken voor degene die de uren invoert, maar tegelijkertijd de informatie leveren die managers, projectleiders en de administratie nodig hebben. TimeWriter ondersteunt daarom verschillende rollen binnen de organisatie, waarbij iedere gebruiker toegang kan krijgen tot de informatie en mogelijkheden die voor zijn werkzaamheden relevant zijn.
Voor medewerkers
Medewerkers willen vooral snel klaar zijn met hun urenadministratie. Zij kunnen werkzaamheden registreren op klanten, projecten en activiteiten, een omschrijving toevoegen en hun eigen registraties bekijken. Doordat TimeWriter via verschillende apparaten en omgevingen gebruikt kan worden, kunnen uren worden vastgelegd op het moment en de plaats die bij het werk passen.
Voor projectmanagers
Projectmanagers hebben behoefte aan actuele informatie over de voortgang van projecten. Geregistreerde uren geven inzicht in de bestede tijd, beschikbare budgetten, inzet van medewerkers en afwijkingen ten opzichte van de verwachting. Daardoor hoeft een projectmanager niet tot het einde van een project te wachten om te ontdekken dat meer tijd wordt besteed dan gepland.
Voor leidinggevenden en administratie
Afhankelijk van de gekozen uitvoering en inrichting kunnen uren worden gecontroleerd en geaccordeerd voordat ze verder worden verwerkt. De administratie beschikt vervolgens over een centrale bron voor ureninformatie, waardoor gegevens niet opnieuw uit verschillende bestanden en systemen hoeven te worden verzameld.
Van urenregistratie naar facturatie
Uren registreren is voor veel organisaties niet het eindpunt. De gewerkte tijd moet uiteindelijk worden verwerkt en vaak geheel of gedeeltelijk aan een klant worden doorberekend. Daarom is het belangrijk dat urenregistratie en facturatie goed op elkaar aansluiten.
Wanneer medewerkers hun werkzaamheden direct bij de juiste klant, opdracht of activiteit registreren, is veel van de benodigde informatie al beschikbaar. U kunt de registraties controleren, bepalen welke uren moeten worden doorberekend en deze gegevens vervolgens gebruiken voor de facturatie. Zo voorkomt u dat dezelfde informatie eerst wordt geregistreerd en later opnieuw handmatig moet worden ingevoerd.
Van gewerkte tijd naar factuur
1. Registreren
De medewerker registreert de gewerkte uren bij de juiste klant, het juiste project of de juiste activiteit.
2. Controleren
De registraties worden gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd of geaccordeerd.
3. Selecteren
U bepaalt welke geregistreerde uren en werkzaamheden moeten worden gefactureerd.
4. Factureren
De geregistreerde gegevens worden gebruikt om de factuur samen te stellen.
Van gewerkte tijd naar factuur, zonder dezelfde gegevens steeds opnieuw in te voeren.
Factureren zoals uw organisatie werkt
Niet iedere organisatie factureert op dezelfde manier. Soms worden werkzaamheden volledig op basis van nacalculatie doorberekend, terwijl bij andere opdrachten een vaste prijs of periodieke facturatie wordt gebruikt. TimeWriter ondersteunt verschillende facturatiescenario's, zodat de verwerking beter kan aansluiten op de afspraken die u met uw klanten maakt.
Houd uw projectbudgetten onder controle
Een druk project is niet automatisch een rendabel project. Wanneer structureel meer uren worden besteed dan begroot, kan de marge snel afnemen. Door geregistreerde uren te koppelen aan budgetbewaking krijgt u tijdens het project inzicht in de verhouding tussen de werkelijk bestede tijd en het beschikbare budget.
Daardoor hoeft u niet te wachten tot een project is afgerond om een overschrijding te ontdekken. U kunt eerder signaleren dat werkzaamheden meer tijd vragen dan verwacht en vervolgens de planning of inzet aanpassen, aanvullende werkzaamheden met de klant bespreken of de opgedane informatie gebruiken om toekomstige projecten realistischer te begroten.
Van onderbuikgevoel naar actuele informatie
Zonder betrouwbare urenregistratie is projectsturing voor een belangrijk deel afhankelijk van schattingen. Met actuele ureninformatie kunt u beslissingen baseren op de werkelijk geregistreerde tijd en ziet u eerder waar een project afwijkt van de oorspronkelijke verwachting.
Rapportages die aansluiten op uw organisatie
De ene organisatie wil vooral weten hoeveel uren aan klanten zijn besteed, terwijl een andere organisatie inzicht nodig heeft per medewerker, project, activiteit of periode. Daarom zijn rapportages een belangrijk onderdeel van urenregistratie software. Met TimeWriter kunt u geregistreerde gegevens vanuit verschillende invalshoeken bekijken en standaardrapportages gebruiken of rapportages samenstellen die aansluiten op uw eigen informatiebehoefte.
Zo kunt u antwoord krijgen op vragen als: hoeveel tijd hebben we deze maand aan deze klant besteed? Welke projecten vragen de meeste uren? Hoeveel tijd gaat naar interne werkzaamheden? Welke uren zijn factureerbaar? En hoe verhoudt de werkelijk bestede tijd zich tot het beschikbare budget?
U registreert de uren één keer en kunt de informatie daarna op verschillende manieren gebruiken.
Urenregistratie en verlof in één omgeving
De beschikbare tijd van medewerkers wordt niet alleen bepaald door projecten en werkzaamheden. Ook verlof en afwezigheid hebben invloed op de inzetbaarheid. Wanneer verlof los van de urenregistratie wordt bijgehouden, ontbreekt al snel een deel van het overzicht. TimeWriter biedt daarom naast urenregistratie ook mogelijkheden voor verlofregistratie.
Medewerkers kunnen verlof aanvragen en de organisatie houdt inzicht in verlofrechten, opgenomen verlof en resterende tegoeden. Hierdoor staan gewerkte tijd en afwezigheid niet in volledig gescheiden administraties, maar ontstaat meer samenhang in de informatie over de beschikbare tijd binnen uw organisatie.
Uren registreren op kantoor, thuis en onderweg
Werk vindt al lang niet meer uitsluitend op één vaste locatie plaats. Medewerkers werken thuis, bezoeken klanten of zijn onderweg. Daarom moet een modern urenregistratiesysteem beschikbaar zijn waar het werk wordt uitgevoerd. TimeWriter kan via verschillende clients en apparaten worden gebruikt, zodat medewerkers niet afhankelijk zijn van één vaste computer om hun urenadministratie bij te houden.
Naast de bestede tijd kan ook informatie over de werkplek worden geregistreerd. Daarmee kunt u, wanneer dat voor uw organisatie relevant is, inzicht krijgen in waar werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Urenregistratie voor kleine én grote organisaties
Een zelfstandige of klein bedrijf stelt andere eisen aan urenregistratie dan een organisatie met honderden medewerkers. Waar bij een kleine organisatie vooral eenvoud belangrijk kan zijn, ontstaan bij groei vaak aanvullende wensen op het gebied van rapportages, budgetbewaking, autorisaties en accordering. TimeWriter is daarom beschikbaar in verschillende uitvoeringen.
TimeWriter Freeware
Voor individueel gebruik door gebruikers die hun eigen uren overzichtelijk willen registreren.
TimeWriter Standaard
Voor kleinere en groeiende organisaties die urenregistratie willen combineren met mogelijkheden zoals rapportages, budgetbewaking, verlofregistratie en facturatie.
TimeWriter Pro
Voor grotere organisaties die uitgebreidere mogelijkheden nodig hebben voor onder andere gebruikersbeheer, groepen, autorisaties en het accorderen van uren.
Zo kunt u een uitvoering kiezen die aansluit op uw huidige organisatie en hoeft groei niet automatisch te betekenen dat u opnieuw op zoek moet naar een ander urenregistratiesysteem.
Geen ingewikkelde urenadministratie meer in Excel
Excel is een krachtig hulpmiddel, maar een verzameling spreadsheets wordt al snel onoverzichtelijk wanneer meerdere medewerkers uren registreren. Welk bestand bevat de laatste versie? Heeft iedereen zijn uren ingevuld? Wie heeft gegevens gewijzigd? Hoe maakt u een actueel overzicht per project en hoe gebruikt u de geregistreerde uren vervolgens voor facturatie?
Met gespecialiseerde urenregistratie software worden de gegevens centraal vastgelegd. Medewerkers werken met dezelfde informatie en u kunt uren vanuit één administratie registreren, controleren, analyseren en verder verwerken. Dat vermindert de afhankelijkheid van losse bestanden en voorkomt onnodig kopieer- en invoerwerk.
Een urenregistratie die aansluit op uw eigen werkwijze
Geen twee organisaties zijn precies hetzelfde. De ene organisatie registreert voornamelijk op klanten en projecten, terwijl een andere organisatie werkt met activiteiten, producten, afdelingen of andere kenmerken. Een urenregistratiesysteem moet daarom niet voorschrijven hoe uw organisatie moet werken, maar voldoende flexibel zijn om aan te sluiten op uw bestaande processen.
TimeWriter biedt verschillende invalshoeken voor urenboekingen en mogelijkheden om aanvullende gegevens vast te leggen. Ook de gebruikte terminologie kan worden afgestemd op wat binnen uw organisatie gebruikelijk is. Daardoor herkennen medewerkers de structuur waarmee zij dagelijks werken ook in hun urenregistratie.
Uren controleren en accorderen
Voor sommige organisaties is het voldoende dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun urenregistratie. Andere organisaties willen dat uren eerst door een leidinggevende of projectmanager worden gecontroleerd voordat ze voor rapportage of facturatie worden gebruikt. TimeWriter biedt mogelijkheden om een dergelijk controleproces in te richten.
Een medewerker registreert zijn uren, waarna een verantwoordelijke de gegevens kan controleren. Wanneer accordering wordt gebruikt, kunnen goedgekeurde registraties worden geaccordeerd en vergrendeld voordat ze verder worden verwerkt. Zo ontstaat een duidelijke scheiding tussen invoer, controle en verdere administratieve verwerking.
Registreren → controleren → accorderen → verwerken
Waarom volledige urenregistratie belangrijk is
Urenregistratie levert pas betrouwbare informatie op wanneer de registratie voldoende volledig is. Wanneer medewerkers alleen factureerbare uren registreren, blijft bijvoorbeeld onbekend hoeveel tijd aan overleg, administratie en interne werkzaamheden wordt besteed. En wanneer alleen grote projecten worden bijgehouden, verdwijnen kleinere werkzaamheden uit beeld.
Door de gewerkte tijd zo volledig mogelijk vast te leggen, ontstaat een realistischer beeld van uw organisatie. U ziet niet alleen waar omzet wordt gemaakt, maar ook waar tijd wordt besteed. Juist die combinatie maakt urenregistratie waardevol voor projectbewaking, capaciteitsplanning en bedrijfsvoering.
Van uren naar betere bedrijfsbeslissingen
De waarde van urenregistratie zit uiteindelijk niet alleen in het vastleggen van tijd, maar vooral in wat u daarna met de gegevens doet. Historische ureninformatie helpt u om toekomstige werkzaamheden beter te calculeren, realistischer te plannen en projecten eerder bij te sturen. Door uren, tarieven en budgetten met elkaar te vergelijken, ontstaat bovendien meer inzicht in de financiële kant van uw werkzaamheden.
Dezelfde geregistreerde gegevens kunnen tegelijkertijd voor verschillende administratieve processen worden gebruikt. Daarmee voorkomt u dat medewerkers, projectmanagers en de administratie steeds opnieuw dezelfde informatie verzamelen of invoeren.
Urenregistratie wordt zo meer dan administratie: het wordt informatie waarop u kunt sturen.
Voor welke organisaties is urenregistratie software geschikt?
Urenregistratie software is interessant voor vrijwel iedere organisatie waarin tijd een belangrijke rol speelt. Dat geldt niet alleen voor bedrijven die ieder gewerkt uur aan klanten factureren. Ook wanneer uren intern worden gebruikt voor projectbewaking, planning of kostenanalyse kan een centrale registratie waardevolle informatie opleveren.
Zakelijke dienstverlening en consultancy
Registreer werkzaamheden per klant, opdracht en medewerker en gebruik de vastgelegde uren voor verantwoording, projectinzicht en facturatie.
Accountants- en administratiekantoren
Krijg inzicht in de werkelijke tijdsbesteding per klant en activiteit en zie welke werkzaamheden structureel meer tijd vragen.
ICT en softwareontwikkeling
Registreer tijd per klant, project, activiteit of andere structuur die aansluit op uw ontwikkel- en projectorganisatie.
Technische en projectmatige organisaties
Vergelijk begrote uren met de werkelijk bestede tijd en signaleer eerder wanneer werkzaamheden meer capaciteit vragen dan verwacht.
Creatieve bureaus
Zie hoeveel tijd daadwerkelijk aan opdrachten en werkzaamheden wordt besteed en gebruik die informatie voor evaluatie en toekomstige calculaties.
Waar moet goede urenregistratie software aan voldoen?
Bij het kiezen van urenregistratie software is het verstandig om verder te kijken dan alleen het scherm waarin medewerkers hun uren invoeren. Het systeem moet niet alleen vandaag prettig werken, maar ook voldoende mogelijkheden bieden wanneer uw organisatie of informatiebehoefte verandert.
Let daarom onder andere op gebruiksgemak, flexibele invoermogelijkheden, rapportages, controle en accordering, facturatiemogelijkheden, budgetbewaking, verlofregistratie, toegankelijkheid en schaalbaarheid. Een systeem dat medewerkers prettig vinden om te gebruiken levert doorgaans bovendien betere informatie op: wanneer registreren te omslachtig is, neemt de kans op te late of onvolledige registraties toe.
Veelgestelde vragen over urenregistratie software
Wat is de beste urenregistratie software?
De beste urenregistratie software is niet voor iedere organisatie hetzelfde. Een zelfstandige heeft andere behoeften dan een adviesbureau met twintig medewerkers of een organisatie met honderden gebruikers. Kijk daarom niet alleen naar het aantal functies, maar vooral naar gebruiksgemak, flexibiliteit, rapportages, facturatie, budgetbewaking, beheer en de mogelijkheid om het systeem aan te passen aan uw eigen werkwijze.
Kan ik TimeWriter via een webbrowser gebruiken?
Ja. TimeWriter biedt een webclient waarmee medewerkers hun uren via een browser kunnen registreren. Hierdoor zijn zij niet uitsluitend afhankelijk van een desktopinstallatie en kan de urenregistratie ook vanaf andere werkplekken worden bijgehouden.
Kan ik uren per klant en project registreren?
Ja. Gewerkte tijd kan worden gekoppeld aan relevante gegevens zoals klanten, projecten en activiteiten. Hierdoor kunt u geregistreerde uren later vanuit verschillende invalshoeken bekijken en analyseren.
Kan ik gewerkte uren factureren?
Ja. TimeWriter beschikt over functionaliteit waarmee geregistreerde uren als basis voor facturatie kunnen worden gebruikt. Daarbij zijn verschillende facturatiescenario's mogelijk, waaronder nacalculatie, vaste prijs en periodieke facturatie.
Kan ik projectbudgetten bewaken?
Ja. Met budgetbewaking kunt u de geregistreerde uren en kosten vergelijken met vooraf ingestelde budgetten. Zo kunt u tijdens de uitvoering van een project volgen hoeveel van het beschikbare budget al is gebruikt.
Is TimeWriter geschikt voor grotere organisaties?
Ja. TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en biedt uitgebreidere mogelijkheden voor onder andere groepen, autorisaties en accordering van urenboekingen.
Kan ik TimeWriter eerst proberen?
Ja. U kunt TimeWriter twee maanden gratis proberen om zelf te beoordelen of de software en werkwijze bij uw organisatie passen.
Tijdregistratie hoeft geen tijdrovende administratie te zijn
Medewerkers zitten meestal niet te wachten op nóg een administratieve taak. Daarom moet uren registreren zo weinig mogelijk tijd kosten. Een duidelijk invoerscherm, een herkenbare structuur en verschillende manieren om uren vast te leggen maken het verschil tussen een urenregistratie die wordt uitgesteld en een registratie die onderdeel wordt van de dagelijkse werkwijze.
TimeWriter is ontwikkeld om urenregistratie praktisch te maken. Niet alleen om vast te leggen hoeveel iemand heeft gewerkt, maar vooral om de geregistreerde informatie daarna te gebruiken voor inzicht, facturatie, budgetbewaking, rapportages, verlofregistratie en betere bedrijfsbeslissingen.
Ontdek wat TimeWriter voor uw organisatie kan betekenen
Wilt u af van losse spreadsheets, handmatige urenbriefjes en dubbel invoerwerk? Met TimeWriter brengt u uw urenregistratie samen in één flexibel systeem. Medewerkers registreren hun uren op een manier die bij hun werk past, terwijl u inzicht houdt in klanten, projecten, budgetten en factureerbare werkzaamheden.
De geregistreerde uren worden daarmee niet alleen gebruikt om terug te kijken. Ze vormen ook de basis voor facturatie, projectbewaking en beslissingen over toekomstige werkzaamheden.
Zo wordt urenregistratie meer dan administratie. Het wordt informatie waarmee u uw organisatie beter kunt sturen.
[Start uw gratis proefperiode] [Bekijk de mogelijkheden van TimeWriter]
2 maanden gratis proberen. Geheel vrijblijvend.
