Uren registreren, projecten beheren, verlof bijhouden en factureren vanuit één systeem.
TimeWriter is een uitgebreid systeem voor urenregistratie. Naast het registreren van gewerkte uren biedt TimeWriter mogelijkheden voor urencontrole, projecten, taken, tariefafspraken, verlofregistratie, facturering, abonnementen, rapportages en koppelingen met boekhoudprogramma's.
De geregistreerde uren kunnen worden gebruikt voor inzicht in de werkzaamheden, controle van de uren van medewerkers, projectbewaking, omzetanalyse en facturering.
TimeWriter is bedoeld voor het bijhouden van de gewerkte uren van medewerkers. De uren kunnen aan klanten, projecten en taken worden gekoppeld.
Hierdoor ontstaat een overzicht van de tijd die medewerkers aan verschillende werkzaamheden besteden. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor rapportages, tariefberekeningen, budgetbewaking en facturering.
Bij het registreren van uren kunnen naast de standaardgegevens ook aanvullende gegevens worden vastgelegd met behulp van gebruikersvelden.
Per medewerker kan worden vastgelegd hoeveel uren deze normaal gesproken per week werkt. Deze uren worden gebruikt als referentie voor de urencontrole.
De referentie kan in de loop van de tijd veranderen. Door een ingangsweek vast te leggen kan bijvoorbeeld worden aangegeven dat een medewerker eerst 20 uur per week werkte en later 32 uur.
TimeWriter kan vervolgens controleren of de medewerker voldoende uren heeft geregistreerd. Deze controle kan automatisch worden uitgevoerd bij het starten of afsluiten van het programma.
Wanneer er afwijkingen worden gevonden, wordt de medewerker hierop gewezen. De controle kan daarnaast ook handmatig worden uitgevoerd tijdens het boeken van de uren.
Voor managers zijn er saldo-rapportages. Daarmee kan bijvoorbeeld per medewerker of per week worden bekeken of de juiste hoeveelheid uren is geregistreerd.
TimeWriter herkent feestdagen en toont deze in het weekrooster met een afwijkende kleur.
Feestdagen worden niet automatisch als uren geboekt. Dat is belangrijk omdat medewerkers verschillende werkroosters kunnen hebben.
Een medewerker die normaal gesproken op maandag werkt, kan zijn normale uren op een maandagse feestdag als feestdag registreren. Een medewerker die normaal nooit op maandag werkt, hoeft voor die dag niets te registreren.
Door de registratie door de medewerker zelf te laten uitvoeren, wordt voorkomen dat bij parttime medewerkers automatisch uren worden geregistreerd die zij normaal gesproken niet zouden hebben gewerkt.
Met de TimeWriter-app kunnen medewerkers ook onderweg hun uren registreren. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer iemand bij een klant werkt en de uren direct na afloop wil boeken.
De app is geschikt voor Android en iOS, waaronder iPhone en iPad.
De app werkt in basis lokaal op het mobiele apparaat. Daardoor is niet voortdurend een internetverbinding nodig om uren te registreren.
De gegevens kunnen later worden gesynchroniseerd met de centrale TimeWriter-database.
Bij gebruik van een cloud-database kan de app vanaf verschillende locaties via internet synchroniseren. Bij een lokale database moet het mobiele apparaat verbinding kunnen maken met het bedrijfsnetwerk.
In de weeklijst is per dag zichtbaar hoeveel uren zijn geregistreerd. Door een dag te selecteren kunnen de betreffende boekingen worden bekeken.
Nieuwe boekingen kunnen worden gemaakt door onder andere de starttijd, duur, klant en taak vast te leggen.
De mobiele app beschikt ook over een stopwatch. Hiermee kan de werkelijk bestede tijd aan een activiteit worden gemeten.
Na het stoppen van de stopwatch kan de gemeten tijd worden gebruikt om een urenboeking te maken.
De uiteindelijke boeking houdt rekening met de minimale tijdseenheid die binnen TimeWriter is ingesteld. Wanneer bijvoorbeeld per kwartier wordt geboekt, wordt de gemeten tijd daarop afgerond.
Nieuwe boekingen die op het mobiele apparaat zijn gemaakt, kunnen worden gesynchroniseerd met de centrale database.
Naast gewerkte uren kunnen in TimeWriter ook verlofuren worden bijgehouden.
Per verlofsoort kunnen uren aan medewerkers worden toegekend. Ook kan worden aangegeven of een bepaalde verlofsoort moet worden meegenomen in het saldo.
Verlof wordt binnen TimeWriter gekoppeld aan activiteiten. Voor verschillende soorten verlof kunnen daarom afzonderlijke activiteiten worden aangemaakt.
Vervolgens kan worden aangegeven welke activiteiten als verlofsoort moeten worden gebruikt.
Per medewerker kunnen verlofrechten worden toegekend. Daarbij kan rekening worden gehouden met het aantal uren dat iemand werkt.
Medewerkers met dezelfde verlofrechten kunnen gezamenlijk worden geselecteerd, waarna de verlofrechten in één keer kunnen worden gegenereerd.
In het verlofbeheer kan worden bekeken hoeveel verlofuren zijn toegekend, hoeveel uren zijn opgenomen en hoeveel uren nog beschikbaar zijn.
Ook niet-opgenomen uren uit voorgaande jaren kunnen worden weergegeven.
Medewerkers kunnen in hun eigen verlofoverzicht zien hoeveel uren zij hebben opgenomen en hoeveel uren nog beschikbaar zijn.
Werkzaamheden kunnen binnen TimeWriter worden georganiseerd met taken en taakgroepen. Hierdoor kunnen medewerkers hun uren koppelen aan de juiste werkzaamheden.
Een project kan uit meerdere taken bestaan. Aan taken kunnen medewerkers worden gekoppeld, zodat duidelijk is wie aan een bepaalde werkzaamheid werkt.
Hierdoor ontstaat een directe relatie tussen klant, project, taak, medewerker en urenregistratie.
Bij projecten kan een to-do-lijst worden gebruikt om werkzaamheden vast te leggen die nog moeten worden uitgevoerd.
Een voorbeeld hiervan is een klantcontact waarbij wordt vastgesteld dat een product nog moet worden aangepast. De werkzaamheden kunnen dan op een lijst worden geplaatst zodat ze later kunnen worden uitgevoerd.
Niet ieder project wordt op basis van gewerkte uren gefactureerd. TimeWriter ondersteunt daarom ook projecten waarbij vooraf een vaste prijs met de klant wordt afgesproken.
Een project kan als taakgroep worden aangemaakt. Daarbij wordt aangegeven welke klant de opdrachtgever is en welk bedrag voor het project is afgesproken.
Onder het project kunnen meerdere taken worden aangemaakt. Iedere taak kan worden gekoppeld aan de medewerkers die de betreffende werkzaamheden uitvoeren.
Het totale bedrag van het project kan over de verschillende taken worden verdeeld. Hierdoor kunnen afzonderlijke onderdelen van het project tussentijds worden gefactureerd.
Wanneer een medewerker zijn deel van het project heeft afgerond, kan de taak factureerbaar worden gemaakt. Het bijbehorende bedrag komt dan beschikbaar voor facturering.
De rapportage voor projecten met een vaste prijs geeft inzicht in het afgesproken budget en in welk deel daarvan al is gefactureerd of nog gefactureerd kan worden.
Daarnaast kan worden bekeken hoeveel uren op de verschillende taken zijn geboekt en welk intern tarief daarbij hoort.
De werkelijk geregistreerde uren kunnen hierdoor worden vergeleken met het afgesproken bedrag. De uren kunnen meer of minder zijn dan vooraf verwacht, terwijl de klant bij een vaste prijs toch het afgesproken bedrag betaalt.
Factureerbare onderdelen van het project kunnen vervolgens via de normale factureringsprocedure worden gefactureerd.
Wanneer uren op basis van een uurtarief worden gefactureerd, kan TimeWriter bepalen welk tarief bij een urenboeking hoort.
Er kan een standaardtarief worden ingesteld. Daarnaast kunnen afwijkende tarieven worden gemaakt voor bijvoorbeeld specifieke klanten, medewerkers of activiteiten.
Voor klanten of werkzaamheden waarvoor een ander tarief geldt, kan een afzonderlijke tariefafspraak worden aangemaakt.
Een tarief kan bijvoorbeeld alleen voor bepaalde klanten gelden. Ook kunnen andere voorwaarden worden gebruikt om te bepalen wanneer een tarief van toepassing is.
De volgorde van de tariefafspraken is belangrijk. TimeWriter gebruikt de eerste tariefafspraak die aan de criteria voldoet.
Een algemeen standaardtarief hoort daarom onder de meer specifieke tariefafspraken te staan.
Tariefafspraken kunnen worden aangepast. Een wijziging kan gevolgen hebben voor alle boekingen waarop het betreffende tarief van toepassing is.
Voor tariefwijzigingen kan een begin- en einddatum worden gebruikt. Zo kan een oud tarief bijvoorbeeld tot en met 31 december geldig zijn en een nieuw tarief vanaf 1 januari worden toegepast.
Ook tijdelijke kortingen kunnen op deze manier worden ingericht. Een klant kan bijvoorbeeld gedurende een bepaalde periode een afwijkend tarief krijgen.
De geregistreerde uren kunnen worden gebruikt om orders en facturen te maken.
TimeWriter kan voor een opgegeven periode de nog te factureren werkzaamheden verzamelen. Vervolgens kunnen de orders worden gegenereerd en gecontroleerd.
Daarna kan de factuur worden gemaakt.
Niet alle facturen zijn gebaseerd op gewerkte uren. Een organisatie kan bijvoorbeeld een abonnement aanbieden waarvoor de klant een vooraf afgesproken bedrag per periode betaalt.
TimeWriter ondersteunt hiervoor periodieke taken.
Bij een periodieke taak kan het bedrag van het abonnement en de frequentie worden ingesteld.
Vervolgens kunnen de abonnementen voor een bepaalde periode worden verzameld en gefactureerd. Dit is vooral praktisch wanneer meerdere klanten meerdere abonnementen hebben.
TimeWriter kan de nog te factureren taken verzamelen zodat abonnementen niet vergeten of dubbel gefactureerd worden.
De factuurregels kunnen worden ingericht met variabelen. Zo kunnen bijvoorbeeld gegevens zoals maand, jaar en taakgroep in een factuurregel worden opgenomen.
Bij abonnementen kan de periode waarin omzet wordt gerealiseerd verschillen van de periode waarin het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd of gefactureerd.
TimeWriter kan daarom de omzet berekenen die bij een bepaalde periode hoort. Bij periodieke abonnementen wordt daarbij de prijs per dag berekend en vermenigvuldigd met het aantal dagen in de periode.
Factuurregels kunnen worden ingericht op basis van de informatie uit de urenregistratie.
Zonder groepering kan iedere afzonderlijke urenboeking als een aparte factuurregel worden weergegeven.
Wanneer meerdere boekingen betrekking hebben op dezelfde werkzaamheden, kunnen deze worden gegroepeerd.
TimeWriter verzamelt dan de betreffende boekingen en maakt daar één factuurregel van. De gebruiker kan bepalen op welke informatie wordt gegroepeerd.
Ook de volgorde van de groepen kan worden ingesteld. De bovenste groep wordt als eerste gebruikt bij het groeperen en sorteren.
Bij een gegroepeerde factuurregel kan daarnaast worden bekeken welke oorspronkelijke urenboekingen aan de regel ten grondslag liggen.
TimeWriter beschikt over mogelijkheden om gegevens uit de urenregistratie en facturering met een boekhoudprogramma uit te wisselen.
Afhankelijk van het gekozen boekhoudprogramma kan dit via een export of via een API-koppeling.
Bij een exportkoppeling worden de gegevens uit TimeWriter geëxporteerd, waarna deze gegevens in het boekhoudprogramma kunnen worden geïmporteerd.
Afhankelijk van de koppeling kunnen bijvoorbeeld facturen en klantgegevens worden geëxporteerd. In het oorspronkelijke voorbeeld worden facturen als PDF en XML beschikbaar gesteld en worden journaalposten en klanten in afzonderlijke Excel-bestanden geëxporteerd.
Bij een API-koppeling is er een directe verbinding met het boekhoudprogramma. De benodigde gegevens voor de koppeling worden ingesteld binnen TimeWriter.
Wanneer vervolgens een factuur wordt gemaakt, kunnen de gegevens automatisch naar de boekhouding worden doorgestuurd.
Hierdoor zijn bij een API-koppeling geen afzonderlijke export- en importhandelingen nodig.
Ook klantgegevens kunnen onderdeel zijn van de koppeling. Denk bijvoorbeeld aan debiteurnummer, BTW-nummer en adresgegevens.
Bij API-koppelingen kunnen deze gegevens automatisch worden verwerkt. Bij andere koppelingen kunnen relatiegegevens worden geëxporteerd en vervolgens in de boekhouding worden geïmporteerd.
TimeWriter werkt met koppelingen op klantniveau. Er wordt niet op artikelniveau gekoppeld.
Dit sluit aan bij de manier waarop TimeWriter factuurregels kan groeperen. Een factuurregel kan namelijk uit meerdere werkzaamheden of boekingen bestaan.
TimeWriter biedt de mogelijkheid om eigen gebruikersvelden toe te voegen. Daarmee kan aanvullende informatie worden vastgelegd die niet standaard onderdeel is van een urenboeking of stamgegeven.
Een eigen veld kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de werkzaamheden te beschrijven of het aantal gereden kilometers vast te leggen.
Gebruikersvelden kunnen ook bij stamgegevens worden gebruikt, bijvoorbeeld om aanvullende informatie over klanten of medewerkers vast te leggen.
TimeWriter kent verschillende typen gebruikersvelden.
Gebruikersvelden kunnen vervolgens ook worden gebruikt in rapportages.
Bestaande gegevens hoeven niet altijd handmatig in TimeWriter te worden ingevoerd.
Gegevens van klanten en medewerkers kunnen vanuit Excel worden geïmporteerd. Dit maakt het mogelijk om bestaande gegevens sneller in de administratie op te nemen.
TimeWriter slaat instellingen, urenboekingen en andere gegevens op in een database. Deze database kan lokaal binnen de organisatie staan of in de cloud op een server van TimeWriter.
Bij een lokale database staan de gegevens binnen de eigen organisatie. Dit geeft de organisatie controle over de gegevens en toegang tot de database.
De organisatie is daarbij zelf verantwoordelijk voor onder andere back-ups, technisch onderhoud en het beheer van de server.
Bij een cloud-database staat de database op een server van TimeWriter. Medewerkers kunnen hierdoor vanaf verschillende locaties verbinding maken met de centrale database.
Ook de mobiele app kan vanaf verschillende locaties met de cloud-database synchroniseren.
Bij gebruik van de cloudomgeving worden technisch onderhoud en back-ups door TimeWriter uitgevoerd.
Met de webclient kunnen onder andere uren worden geboekt, eerdere boekingen worden bekeken en rapportages worden gemaakt.
De webclient is vooral praktisch wanneer medewerkers regelmatig op verschillende locaties werken en niet op iedere computer de desktopsoftware willen installeren.
De mobiele app kan zowel met een lokale als een cloud-database worden gebruikt. De cloudomgeving is praktisch wanneer medewerkers vanaf verschillende locaties willen synchroniseren.
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen. In de oorspronkelijke informatie wordt onderscheid gemaakt tussen TimeWriter Standard en TimeWriter Professional.
De keuze tussen beide uitvoeringen hangt samen met de omvang van de organisatie en de gewenste functionaliteit.
TimeWriter Standard biedt de basis voor professionele urenregistratie en de bijbehorende administratieve verwerking.
TimeWriter Professional biedt uitgebreidere mogelijkheden en is bedoeld voor organisaties die meer functionaliteit nodig hebben.
In de oorspronkelijke informatie wordt onder andere aangegeven dat niet alle typen gebruikersvelden in iedere uitvoering beschikbaar zijn en dat de Professional-uitvoering de meeste opties biedt.
TimeWriter verbindt verschillende onderdelen van de administratie met elkaar.
Klant → project → taak → medewerker → uren → tarief → order → factuur → boekhouding
Hierdoor kan dezelfde informatie gedurende het hele proces worden gebruikt: van de registratie van de gewerkte tijd tot en met de facturering en verwerking in de boekhouding.
Nee. Naast urenregistratie bevat TimeWriter onder andere functies voor urencontrole, verlofregistratie, projecten, tarieven, facturering, abonnementen, rapportages en boekhoudkoppelingen.
Ja. Per medewerker kunnen referentie-uren worden ingesteld. TimeWriter kan vervolgens controleren of voldoende uren zijn geregistreerd.
Ja. Hiervoor kan de mobiele app worden gebruikt. De app kan uren lokaal opslaan en later synchroniseren met de centrale database.
Ja. Verlofsoorten en verlofrechten kunnen worden ingericht en opgenomen en resterende uren kunnen worden bijgehouden.
Ja. Er kunnen verschillende tariefafspraken worden ingesteld, bijvoorbeeld voor verschillende klanten, medewerkers, activiteiten of periodes.
Ja. Periodieke taken kunnen worden gebruikt om vooraf afgesproken bedragen per periode te factureren.
Ja. Een project kan worden ingericht met een vaste prijs die over meerdere taken kan worden verdeeld. Afgeronde onderdelen kunnen vervolgens worden gefactureerd.
Ja. Afhankelijk van het boekhoudprogramma kan gebruik worden gemaakt van een exportkoppeling of een API-koppeling.
Ja. Er kunnen verschillende typen gebruikersvelden worden ingericht, waaronder tekstvelden, numerieke velden en keuzelijsten.
Ja. De database kan lokaal worden gebruikt. Daarnaast is een cloudomgeving beschikbaar.
Ja. Via de webclient kunnen onder andere uren worden geboekt en rapportages worden gemaakt.
