Tot nu toe was de functionaliteit van TimeWriter (t.a.v. facturering) helemaal gericht op na-calculatie (uurtje-factuurtje). Andere vormen van facturatie zoals abonnementen, projecten of afgesproken totaalprijs werden niet ondersteund. Met de introductie van de module "Taken" komt daar verandering in.
Beginnend vanaf versie 5.13.000 is TimeWriterV5 uitgebreid met de module "Taken". Deze nieuwe module is op verschillende manieren inzetbaar, dit document beschrijft een aantal gebruiksscenario's voor deze nieuwe module.
Gebruiksscenario's
Registratie en archivering van uit te voeren werkzaamheden
Registratie, archivering en facturatie van werkzaamheden op basis van een afgesproken vaste prijs.
Registratie, archivering en facturatie van werkzaamheden tegen een preriodiek gefactureerde prijs (ook wel: abonnementen)
Registratie, archivering en facturatie van werkzaamheden op basis van nacalculatie
Hoe werkt dat ?
Invoeren van taken en taakgroepen
De details-tab
De bijlages-tab
De financieel-tab
Instellingen gebruiken van een hogere taakgroep
Om deze nieuwe functionaliteit te realiseren zijn ook een aantal andere modules aangepast:
Invoeren van uren via het Weekraster en Vaste Urenlijst
Genereren van facturen.
Facturatie templates voor projecten.
Gebruikersvelden t.b.v. taken en taakgroepen
Registratie en archivering van uit te voeren werkzaamheden
Taken worden gepresenteerd in een boom-structuur. In de simpelste vorm kan dat op onderstaande wijze:
Naast een omschrijving en budget kent een taak ook velden waarmee een soort en een workflow aangegeven (soorten en workflows zelf configureerbaar)
Registratie, archivering en facturatie van werkzaamheden op basis van een afgesproken vaste prijs.
Het programma registreert wel de daadwerkelijk bestede tijd maar factureert alleen het afgesproken bedrag. Toekenning van te factureren bedragen kan op het niveau van individuele taken maar ook op een hoger niveau in de boomstructuur. Hierdoor wordt het ook mogelijk om projecten in deel-projecten op te delen
Registratie, archivering en facturatie van werkzaamheden tegen een preriodiek gefactureerde prijs (ook wel: abonnementen)
Ook taken welke periodiek tegen en vaste prijs worden gefactureerd (ook wel: abonnementen) kunnen prima met TimeWriter worden beheerd en gefactureerd.
Registratie, archivering en facturatie van werkzaamheden op basis van nacalculatie
Maar ook taken zonder vaste prijsafspraak kunnen met de nieuwe module gefactureerd worden. De gekozen aspect-combinatie vormt de basis voor het toe te passen tarief
Invoeren van taken en taakgroepen
Taken en taakgroepen worden aangemaakt in een boomstructuur, zowel taken als taakgroepen kunnen worden uitgebreid met gebruikersvelden voor het vastleggen van bedrijfsspecifieke parameters.
De details-tab
Per taak kunnen diverse details worden vastgelegd t.a.v. status, workflow en facturatie.
De bijlages-tab
Naast een omschrijving van de taak kunnen ook bijlages worden toegevoegd.
De financieel-tab en autorisaties
Instellingen t.a.v. de facturatie en autorisatie kunnen zowel op groepsniveau als op taakniveau worden ingesteld, hierdoor wordt het ook mogelijk om grotere projecten op te delen in deel-projecten.
Invoeren van uren via het Weekraster en Vaste Urenlijst
Het invoervenster voor tijdsblokken is nu voorzien van een extra keuzelijst van waaruit de taak kan worden gekozen.
Taken zijn alleen zichtbaar indien de gebruiker daarvoor is geautoriseerd.
Met het knopje rechts in het selectie-control opent u een grotere dialoog waarmee u meer overzicht hebt op het totaal aan taken (althans voorzover u hiervoor bent geautoriseerd.
.
Genereren van facturen
Het proces van factureren bestaat uit twee stappen. Eerst worden orders (proef-facturen) gegeneerd. Deze kunt u beoordelen en indien gewenst nog aanpassen. Vervolgens worden de orders omgezet in een factuur en overgezet naar de financieele administratie.
Op dit moment zijn er koppelingen beschikbar voor SnelStart, Exact-online, Reeleezee, Twinfield, eBoekhouden, iMuis en Stip-T.
Facturatie templates voor taken.
Voor alle beschikbare factuur-scenario's zijn eigen instellingen mogelijk waarmee u de factuurtekst en het niveau van aggregatie bepaalt.
Gebruikersvelden t.b.v. taken en taakgroepen
Zowel voor taken als taakgroepen kunnen eigen velden worden aangemaakt. U kunt deze velden gebruiken voor het vastleggen van bedrijfsspecifieke gegevens.