Timewriter blog

Importeren gegevens 16-04-2019

Gegevens van o.a. klanten en medewerkers kan je heel makkelijk importeren. Alle soorten stamgegevens hebben een knop importeren waarmee je vrij eenvoudig informatie vanuit Excel importeert in TimeWriter. Vooral tijdens de eerste inrichting is dit erg handig. In dit blog laat ik zien hoe je gegevens importeert.

Gebruikersvelden 12-04-2019

Binnen TimeWriter kan ik op diverse plekken in het programma extra velden toevoegen. Zo kan ik binnen de urenregistratie extra velden toevoegen om opmerkingen of extra gegevens over die ene boeking vast te leggen. Bijvoorbeeld hoeveel km er voor een bepaalde afspraak is gemaakt.
Maar ook binnen de stamgegevens als ik bijv. extra informatie over een klant wil registreren, bijvoorbeeld in welk land een klant gevestigd is.

In dit blog ga ik nader in op het aanmaken van eigen gebruikersvelden en hoe je die terug ziet in de rapportages.

Lokaal vs Cloud 10-04-2019

TimeWriter slaat alle instellingen en geboekte uren e.d. op in een database. Deze database moet natuurlijk ergens staan. Bij het gebruik van TimeWriter kan je kiezen tussen een lokale database of een database in de Cloud (op een server van TimeWriter).

In dit blog ga ik beide opties bekijken en geef ik aan wat de voor en nadelen van de beide opties zijn zodat je een goede keuze kan maken welke optie het beste bij je past.

Tariefafspraken 05-04-2019

In TimeWriter hou je alle gewerkte uren bij. Als er op basis van de gewerkte uren gefactureerd wordt, is het daarom heel fijn om in 1 oogopslag te zien wat de tariefafspraken zijn en voor welk bedrag er gefactureerd mag worden.

TimeWriter heeft daar de module tariefafspraken voor. Hier kan je aangeven welk tarief er standaard aan de gewerkte uren moet worden gekoppeld. Als er verschillende tarieven zijn kan je hier ook de uitzonderingen ingeven en wanneer welke tariefafspraak moet worden gekozen.

Verlofuren in TimeWriter 03-04-2019

Behalve gewerkte uren kan in TimeWriter natuurlijk ook de verlofuren worden bijgehouden. In TimeWriter kan de administratie hiervoor prima worden bijgehouden. Het bevat geen rekenmodules om uit te rekenen op hoeveel uur iemand recht heeft. Wel kan je hiervoor de nodige stamgegevens invoeren en TimeWriter kan dan bijhouden hoeveel uur hiervan door een medewerker al zijn opgenomen en op hoeveel uur iemand dus nog recht heeft.

Per verlofsoort kan je uren aan medewerkers toekennen. Ook kan je per verlofsoort aangeven of je deze mee wilt laten tellen voor het saldo.

TimeWriter App 28-03-2019

TimeWriter is ook op mobiele apparaten te gebruiken. Ik kan hiermee onderweg meteen als het bezoek aan de klant klaar is de uren boeken in de app. Dat werkt wel zo prettig en voorkomt dat ik het eerst op papier moet noteren en dan vooral niet vergeten het later op kantoor nog even bij te werken.

De app is geschikt voor zowel Android als iOS (iPad & iPhone) en te downloaden in de Google Playstore of Apple App store.

Feestdagen in TimeWriter 27-03-2019

In het vorige blog zijn de referentie uren besproken.

Ik kan TimeWriter vertellen hoeveel uren elke medewerker normaal gesproken werkt en ik kan TimeWriter daar ook op laten controleren. Dat is belangrijk om te voorkomen dat medewerkers te weinig of juist te veel uren werken.

TimeWriter weet ook wanneer een dag een feestdag is. Deze dagen worden in het weekrooster met een afwijkende kleur aangegeven. Zo zijn ze goed herkenbaar. Op de feestdagen moet de medewerker handmatig de uren die hij/zij normaal gesproken zou hebben gewerkt boeken. Dit kan TimeWriter niet automatisch voor je doen. In dit blog leg ik uit waarom dat niet automatisch gebeurd.

Referentie uren 22-03-2019

TimeWriter is bij uitstek geschikt om de gewerkte uren van medewerkers bij te houden. Het systeem kan bovendien controleren of een medewerker wel voldoende uren heeft ingeboekt. Het is erg fijn om per week in de gaten te houden of alle uren wel goed geboekt worden. Eventuele afwijkingen kunnen zo snel en vroegtijdig gesignaleerd worden waardoor achterstanden worden voorkomen.  

In TimeWriter kan ik instellen dat het systeem hier automatisch op moet controleren. Dit doet het systeem dan elke keer als ik het programma start of afsluit en waarschuwt als de uren afwijken. Hierdoor worden medewerkers er vroegtijdig op gewezen als hun boekingen niet kloppen.

Het factureren van abonnementen binnen TimeWriter. 13-03-2019

Niet alle facturen gaan op basis van uurtje factuurtje. Je kunt als bedrijf ook een abonnement aanbieden waar de klant een vooraf afgesproken bedrag per periode voor betaald. Daarom heeft TimeWriter de mogelijkheid taken van het type abonnement aan te maken zodat je per periode de afgesproken abonnementen kan factureren, ongeacht het aantal uur dat daadwerkelijk voor de klant gemaakt is.
 

Item 1-9 van de 9

Deel deze pagina