TimeWriter slaat alle instellingen en geboekte uren e.d. op in een database. Deze database moet natuurlijk ergens staan. Bij het gebruik van TimeWriter kan je kiezen tussen een lokale database of een database in de Cloud (op een server van TimeWriter).
In dit blog ga ik beide opties bekijken en geef ik aan wat de voor en nadelen van de beide opties zijn zodat je een goede keuze kan maken welke optie het beste bij je past.
Voordelen lokaal
Als je kiest voor lokaal heb je de database met alle gegevens lokaal op een eigen computer of server staan. Dat heeft als voordeel dat alle data dichtbij binnen je eigen omgeving is. Daardoor heb je ook volledige controle over de toegang en beveiliging.
Zeker als je bedrijf aan bijvoorbeeld ISO-normen moet voldoen kan het heel praktisch zijn om de database in eigen beheer te hebben.
Nadelen lokaal
Een lokale database heeft ook nadelen. Zo is de database is alleen benaderbaar binnen je eigen onderneming. Medewerkers kunnen wel werken met de mobiele app maar deze app is alleen via de wifi van het bedrijfsnetwerk benaderbaar. Werknemers die de mobiele app willen gebruiken moeten dus met hun mobiel via wifi op het bedrijfsnetwerk kunnen inloggen en dan de synchronisatie uit voeren.
Bij een lokale database kan je geen gebruik maken van de webclient. Omdat de database op een gedeelde schijf staat is het meestal wat trager. Uiteraard ben je zelf verantwoordelijk voor je back-ups en technisch onderhoud van de server.
Voordelen Cloud
Behalve lokaal kan de database ook in de Cloud. De database staat dan op een server van TimeWriter. Dit heeft de nodige voordelen.
Zo kan de mobiele app altijd en overal waar internet is, verbinding maken met de database en synchroniseren. De medewerker hoeft hiervoor niet op kantoor te zijn.
Bij een Cloud database kan je de webclient gebruiken. Bij grotere aantallen medewerkers is de Cloud omgeving vaak wat stabieler. En omdat de software op de eigen harde schijf (C:) kan draaien is het vaak ook wat sneller.
Uiteraard heb je geen omkijken naar de server, het technische onderhoud en de back-ups worden door TimeWriter gedaan.
Nadelen Cloud
Nadeel van deze optie is dat je wel internet moet hebben om met de database te kunnen werken. Als er een internet storing is kan je geen boekingen maken of bekijken.
Je hebt beperkte toegang tot de back-ups (alleen de laatste 5 backups) en geen zeggenschap over beveiligingsmaatregelen e.d. Uiteraard heeft TimeWriter e.e.a. goed beveiligd en worden er back-ups gemaakt.
Webclient
Lokaal werken heeft als nadeel dat je de webclient niet echt kan gebruiken. Bij een lokale database werkt deze pagina ook alleen lokaal, terwijl het juist handig is als je het elders op je laptop e.d. kunt gebruiken.
In de webclient kan je uiteraard uren boeken en de eerdere boekingen inzien. Ook kan je hier rapportages maken, net zoals op de desktop client. De webclient heeft net wat meer mogelijkheden dan de mobiele app. Werk je regelmatig op bijvoorbeeld een laptop op diverse locaties dan kan de webclient heel handig zijn om je uren goed bij te houden zonder dat je de software ook op je laptop moet installeren.
Mobiele app
De mobiele app is in principe bij alle soorten van databases te gebruiken. De Cloud werkt wel het handigste omdat je dan altijd en overal met internet verbinding je uren ook kunt synchroniseren. Bij een lokale database werkt het ook prima maar dan moet het mobiel wel eerst inloggen op het bedrijfsnetwerk voordat hij kan synchroniseren.
De mobiele app is echt puur voor onderweg je uren te boeken. Het heeft geen rapportage mogelijkheden.
