Feestdagen in TimeWriter

27 Maart 2019

In het vorige blog zijn de referentie uren besproken.

Ik kan TimeWriter vertellen hoeveel uren elke medewerker normaal gesproken werkt en ik kan TimeWriter daar ook op laten controleren. Dat is belangrijk om te voorkomen dat medewerkers te weinig of juist te veel uren werken.

TimeWriter weet ook wanneer een dag een feestdag is. Deze dagen worden in het weekrooster met een afwijkende kleur aangegeven. Zo zijn ze goed herkenbaar. Op de feestdagen moet de medewerker handmatig de uren die hij/zij normaal gesproken zou hebben gewerkt boeken. Dit kan TimeWriter niet automatisch voor je doen. In dit blog leg ik uit waarom dat niet automatisch gebeurd.

Stel dat TimeWriter automatisch uren zou gaan boeken op feestdagen. Dan moeten alle werkroosters van alle medewerkers dus goed en kloppend in het systeem worden ingevoerd. Dat is best een klus als het bedrijf veel medewerkers heeft. Nu voer ik per medewerker het aantal contract uren in, zo weet TimeWriter hoeveel uur iemand per week hoort te boeken. Dat is een stuk eenvoudiger dan invoeren op welke dagen iemand hoeveel uur werkt.

Bovendien zou dit dan ook goed up to date moeten worden gehouden, zodra een medewerker een dag meer of minder gaat werken moet dat aangepast zodat het altijd klopt. Dat is best veel werk voor het gemiddelde bedrijf, en is vrij foutgevoelig. Het wordt helemaal onmogelijk als de medewerkers in wisselende ploegen of roosters werken. Het goed en kloppend houden van roosters binnen TimeWriter wordt dan onmogelijk. Technisch kan het allemaal wel maar ik ben van mening dat het erg arbeidsintensief is en bovendien erg gevoelig voor fouten.

Stel dat TimeWriter op feestdagen uren automatisch zou boeken.

Stel dat het systeem de uren automatisch zou boeken op feestdagen, op basis van de referentie uren die nu al in het systeem ingeboekt kunnen worden.

Bij de standaard fulltime werkweek waarbij medewerkers standaard elke werkdag 8 uur werken zou het systeem dat technisch prima kunnen. Maar dan nog moeten alle werkdagen en de 8 uren per werkdag wel ingevoerd worden wat best een tijdrovend klusje kan zijn bij veel medewerkers.

Bij de medewerkers die parttime werken gaat automatisch boeken fout.

Stel dat Anna werkt op maandag, dinsdag en woensdag.
Haar collega Bernard werkt op donderdag en vrijdag.

Maandag 2e paasdag zou Anna normaal gesproken hebben gewerkt maar omdat het een feestdag is, is ze vrij. Haar uren die ze normaal gewerkt zou hebben moeten nu geboekt worden als feestdag.

Bernard werkt sowieso nooit op maandag dus voor hem hoeft er deze dag niets geboekt te worden. Als TimeWriter hier automatisch een feestdag zou boeken krijgt Bernard dus gratis overuren cadeau.

Met Hemelvaartsdag is dat andersom. Op donderdag 30 mei zou Bernard normaal gesproken hebben gewerkt maar is nu vrij. Deze uren moeten dus als feestdag worden geboekt. Anna hoeft op donderdagen niet te werken, voor haar hoeft er dus ook niets geboekt te worden.

De oplossing.

Omdat er zoveel haken en ogen zitten aan het automatisch laten boeken van TimeWriter en het bovendien veel tijd zou vragen om alles goed up-to-date en correct in het systeem bij te houden is het veel logischer om de medewerkers zelf de feestdagen te laten boeken. De medewerker weet zelf goed of hij/zij normaal gesproken zou hebben gewerkt of niet en het boeken is een kleine handeling.




« Vorige | Terug | Volgende »