Tijdregistratie van personeel digitaliseren

Het registreren van werktijden van het personeel is een belangrijk proces voor veel bedrijven. Deze data wordt gebruikt voor het maken van begrotingen en het samenstellen van budgetten voor projecten en de groei van de komende jaren. Het is daarbij belangrijk dat deze data natuurlijk zo correct mogelijk is. Echter gebruiken veel kleine, midden en grote organisaties nog ouderwetse systemen om een tijdregistratie bij te houden. Hierdoor ontstaan er vaak fouten in de data, of gaat deze deels verloren. Door de tijdregistratie van personeel te digitaliseren, kunnen bedrijven echter op een veel efficiëntere manier data verkrijgen en opslaan. Een dergelijke software of applicatie zorgt er daarnaast ook voor dat rapporten en data sheets vele malen sneller kunnen worden geëxporteerd. Hieronder leest u wat een digitale tijdregistratie voor u kan betekenen.

Tijdregistratie van personeel vergemakkelijken

In veel bedrijven wordt de urenverantwoording of tijdregistratie van personeel nog met fysieke papieren, of via een spreadsheet bijgehouden. In die gevallen dient een medewerker vaak een fysieke handtekening te krijgen van een manager op een geprint stuk papier. Dit systeem heeft altijd goed gewerkt, maar kent wel een foutgevoeligheid. Vooral naarmate organisaties vaker met externe bureaus voor detaches en freelancers werken. Daarbij kan data snel verloren gaan en niet meer hersteld worden. Een ander nadeel hiervan is dat men altijd een spreadsheet op moet sturen of fysiek bij een manager langs moet. Met de komst van nieuwe privacy wetgevingen in Europa, is het opslaan van persoonlijke data in drives of een Dropbox niet altijd meer mogelijk. Daarom zijn veel organisaties dan ook op zoek naar nieuwe mogelijkheden. Een digitale applicatie is hierbij de beste, moderne, oplossing.

Dit doet een software voor tijdregistratie voor u

Een software voor tijdregistratie zorgt niet alleen voor het opslaan van tijdregistratie, het vergaard deze data ook voor u. Het is mogelijk om de tijdregistratie van medewerkers te automatiseren door middel van een clocking systeem met pasjes. Hierbij wordt de binnenkomst en het vertrek van een medewerker automatisch geregistreerd. Ook kunt u kiezen dat medewerkers zelf einde dag of einde week hun uren bijhouden. Deze data staat vervolgens direct in de database, die een manager ook in kan zien. Een groot voordeel is dat iedereen elk moment, overal op de wereld, uren bij kan houden of inzien door in te loggen op hun account. Ook bent u er altijd zeker van dat data volgens huidige wetgeving wordt opgeslagen en gebackupt.

Urenregistratie en overzichten

Zodra data van urenregistratie wordt opgeslagen, kan een manager direct interessante overzichten vergaren met de software. Zo kunnen rapporten van kosten en gewerkte uren per persoon of departement worden gemaakt, die waardevolle inzichten geven. Daarbij is het ook mogelijk om deze data te koppelen aan een betalingssysteem. Zo kunnen externe werknemers bijvoorbeeld automatisch betaald worden op basis van vastgelegde tarieven en gewerkte uren. Dit zorgt dat externe partijen niet meer uren factureren dan werkelijk gemaakt zijn. Daarbij is het mogelijk om ook het factureringsproces naar klanten te automatiseren. Heeft u bijvoorbeeld monteurs die langs klanten gaan? Dan zijn de voorrijkosten en prijs per uur waarschijnlijk al duidelijk. De software voor tijdregistratie kan deze gemakkelijk samenvoegen en een factuur voor u klaarzetten.

Een gemakkelijke implementatie en intuïtief gebruik

Software moet moeilijke dingen makkelijk maken. Een goede software voor tijdregistratie doet dit ook. Vaak zijn deze softwares gemakkelijk in gebruik en zijn er geen maandenlange trainingen nodig om deze onder de knie te krijgen. Daarbij kan een goede software online gedownload worden, zodat u direct aan het werk kunt. Hierbij heeft u binnen een dag een nieuw systeem operationeel, dat u direct veel werk uit handen zal nemen.