Een ondernemer wil natuurlijk betaald worden voor gedane arbeid. Niet ieder gewerkt uur kan echter zomaar aan de klant gefactureerd worden. Hoe moet de tijd die besteed wordt aan het opstellen van facturen of het verlenen van klantondersteuning bijvoorbeeld geregistreerd worden? Zomaar een vraag die verstrekkende financiële gevolgen kan hebben, omdat het antwoord bijvoorbeeld bepaalt of er wel of niet aan het urencriterium voor ondernemers voldaan wordt. Het bijhouden van een nauwkeurig urenoverzicht is dus voor zowel de eigen administratie als voor de Belastingdienst een must.
Er zijn inmiddels legio aanbieders van software voor het bijhouden van urenregistratie, maar voor startende ondernemers is het vaak helemaal niet nodig om een duur en complex softwarepakket aan te schaffen. Een urenlijst maken in Excel werkt vaak net zo goed en is in de meeste gevallen zelfs helemaal gratis. Het voordeel van werken met Excel is daarnaast dat het eindresultaat precies op de behoeftes van de gebruiker aan kan sluiten. Een zzp’er kan bijvoorbeeld in Excel zijn tijd verdelen tussen verschillende projecten en hier eenvoudig een overzicht van op laten stellen. Zo is direct duidelijk hoe lang ergens aan gewerkt is.
Een urenlijst maken in Excel werkt vaak prima voor kleinere organisaties, maar kan problemen opleveren wanneer de onderneming uitgebreid wordt. Voor iedere werknemer moet namelijk bijgehouden kunnen worden aan welke projecten zij werken en natuurlijk kunnen meerdere werknemers ook aan hetzelfde project werken. Als dit bijgehouden moet worden in Excel, is het eenvoudig om het overzicht te verliezen door de toegenomen complexiteit. In dat geval kan het het overwegen waard zijn om bijvoorbeeld een urenregistratie-app of andere software voor uurregistratie te gaan gebruiken, waarin dit allemaal eenvoudig en efficiënt bijgehouden kan worden.