Als zelfstandig ondernemer of freelancer is het belangrijk om een goed overzicht van gewerkte uren bij te houden. Niet alleen voor de eigen administratie, maar ook voor de Belastingdienst. De Belastingdienst gaat namelijk pas uit van ondernemerschap als er minimaal 1.225 uur per jaar aan de onderneming besteed wordt. Wordt dit zogenaamde urencriterium gehaald, dan kan aanspraak gemaakt worden op fiscale voordelen zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Die aftrekposten kunnen al snel enkele duizenden euro bedragen, maar er moet natuurlijk wel verantwoording over de gewerkte uren afgelegd kunnen worden.
Daarnaast kunnen opdrachtgevers ook vragen om meer inzicht in een factuur die zij ontvangen hebben. Een urenverantwoording is daarom onontbeerlijk, omdat deze snel duidelijk maakt hoe lang en door wie er aan bepaalde projecten of activiteiten is gewerkt. Voor de eigen bedrijfsvoering is eveneens goed om een overzicht te hebben van het aantal overuren en verlofuren waar medewerkers eventueel recht op hebben. De echte waarde van een nauwkeurige urenadministratie zit voor sommige ondernemingen dan ook vooral in de nieuwe inzichten die een urenverantwoording oplevert. Deze informatie kan vervolgens weer gebruikt worden voor de optimalisatie van bepaalde bedrijfsprocessen.
Er zijn verschillende manieren waarop een urenverantwoording uitgevoerd kan worden. Voor kleine ondernemingen en zzp’ers volstaat vaak een Excel-bestand. Voor grote organisaties, waar veel projecten naast elkaar lopen en mensen aan verschillende projecten tegelijkertijd werken, is de bedrijfsvoering hier vaak te complex voor. In plaats daarvan kunnen zij ervoor kiezen om gebruik te maken van specialistische software voor urenregistratie. Een medewerker of ondernemer hoeft dan bijvoorbeeld alleen op een app of in de browser aan te geven waar hij of zij aan gewerkt heeft, waarna de software verder alles afhandelt. Zo eenvoudig kan het zijn!