Vragen over urenregistratie

Hoe uren bijhouden?

Simpel en doeltreffend: op papier. Gewoon een notitieboekje of een papieren agenda en een pen, werkt altijd maar is arbeidsintensief als je later nog iets met die uren wilt doen, zoals declareren of factureren.

Alternatief: een app op je telefoon op computer. Voordeel: de geregistreerde uren zijn meteen beschikbaar in vervolgprocessen.

Waarom uren bijhouden?

Waarom zou je je uren bijhouden: nou bijvoorbeeld om ze later te kunnen declareren of om ze te factureren bij je opdrachtgever.

Ook de belastingdienst verlangt een urenregistratie. Daarnaast kan het zinvol zijn om achteraf te controleren of een inschatting vooraf een beetje overeen komt met de realisatie. (voor- en na-calculatie)

Wat is de beste uren-app?

Dat kun je zo 1-2-3 niet stellen, het hangt af van jouw persoonlijke wensen.  Voor de ene persoon zal het belangrijk zijn om te kunnen factureren terwijl iemand anders het belangrijker vindt dat er een koppeling mogelijk is met je agenda.

Het komt er op neer dat je voor jezelf een lijstje maakt met criteria waar de app aan moet voldoen. Vervolgens aan de hand dat lijstje pakketten gaan bekijken en beoordelen.

Zijn gratis apps wel goed?

Sommige 'gratis' apps zijn helemaal niet gratis, na verloop van tijd zul je toch moeten betalen.

Er zijn echter wel apps die ook bij langdurig gebruik gratis blijven, zoals b.v. TimeWriter.

Waarom uren registreren in de cloud?

Als je urenregistratie plaats vindt in de cloud zijn de boekingen toegankelijk vanaf verschillende apparaten, dus ook vanaf je desktop. Een ander voordeel is dat je niet zelf verantwoordelijk bent voor het maken van backups.

Thuiswerk en vergoedingen, hoe zit het?

Sinds corona heeft thuiswerken een grote vlucht genomen. Als medewerkers thuis werken mag de werkgeven niet onbelaste reiskosten vergoeden, tegelijk kan er een onkostenvergoeding voor het thuiswerken van toepassing zijn.

Het is dus van belang om goed vast te leggen wanneer er thuis wordt gewerkt. Steeds meer urenregistratie-pakketten hebben hier een voorziening voor.

Moet ik uren schrijven op feestdagen?

Kan ik nationale feestdagen zomaar leeg laten in mijn urenregistatie?

Dat hangt af van de doelstelling die u nastreeft met uw urenregistratie. Als de belangrijkste doelstelling enkel is het kunnen factureren van verleende diensten, dan is het niet nodig om tijdsbesteding vast te leggen van dagen die u niet gewerkt hebt.

Als uw doelstelling is het hebben van een verantwoording van arbeidstijd, dan zult u feestdagen ook moeten boeken. Er kunnen n.l. medewerkers kunnen zijn die in deeltijd werken en normaliter al vrij hadden op zo'n feestdag, het 'veronderstellen' van 8 werkuren op een feestdag zou voor dergelijke medewerkers al snel als overwerk kunnen worden gezien.

Vragen over facturatie

Tarieven op basis van stuksprijs?

Ik bereken mijn klanten tarieven die zijn gebaseerd op het verwerken van aantallen, bijvoorbeeld het aantal salarissen wat ik heb verwerkt, hoe administreer ik dat en moet ik dan toch mijn uren nog bijhouden?

De belastingdienst blijft verlangen dat je aan het urencriterium voldoet, ongeacht de basis van je facturatie-afspraken. Met een pakket als TimeWriter kun beide vliegen in een keer vangen, je uren worden geregistreerd en de facturatie gebeurt op basis van stuksprijs.

Tarieven op basis van vaste prijsafspraken?

Ik bereken mijn klanten tarieven die zijn gebaseerd op afspraken vooraf, bijvoorbeeld bedrag x voor klus y, hoe administreer ik dat en moet ik dan toch mijn uren nog bijhouden?

De belastingdienst blijft verlangen dat je aan het urencriterium voldoet, ongeacht de basis van je facturatie-afspraken. Met een pakket als TimeWriter kun beide vliegen in een keer vangen, je uren worden geregistreerd en de facturatie gebeurt op basis van vaste prijzen ongeacht de benodigde tijd.

Kan ik mijn boekhouding ook koppelen?

Kijk even verder bij de vragen in de categorie: Vragen over koppelingen.

Vast bedrag per maand/kwartaal?

Als je met je klant afspreekt bepaalde werkzaamheden uit te voeren voor een vast bedrag per maand (of per kwartaal), en dus ongeacht de benodigde tijd, spreken we over een abonnement.

Ook bij het werken op abonnements-basis is het uiterst zinvol om je uren goed te registreren. Hierdoor kun je n.l. goed evalueren of de gemaakt prijsafspraken voldoende zijn voor de benodigde tijd.

Een goed urenregistratie-pakket heeft een optie om de omzet van abonnementen te relateren aan de benodigde tijd.

.PDF, .UBL, .XML, wat moet ik er mee?

De tijd van het printen en per post versturen van een factuur ligt al weer een tijdje achter ons, tegenwoordig factureren we digitaal.  Binnen dat digitale factureren zijn een aantal standaarden: 

  • PDF, een digitale weergave van de papieren factuur. Over het algemeen voorzien van opmaak zoals logo's.
  • UBL, een tekstbestand volgens een vaste structuur, bevattende alle gegevens de factuur. Doordat de indeling volgens een vastgestelde standaard is opgesteld kunnen andere pakketten de factuur correct interpreteren en geautomatiseerd verwerken.
  • XML, zelfde als UBL

Welk percentage BTW over reiskosten?

Indien u aanvullende kosten doorberekent aan uw klant, welke BTW percentage is dan van toepassing?

Het BTW percentage van de 'hoofddienst' is bepalend voor het toe te passen tarief op de bijkomende kosten. Dus als u uw diensten moet belasten het het lage BTW percentage, belast u ook de aanvullende kosten met het lage BTW percentage.

Vragen over verlofregistratie

Moet ik verlof apart registreren?

In een goede urenregistratie is de registratie van verlof geintegreerd, door je tijdsbesteding te boeken op een verlofsoort wordt deze automatisch opgenomen in de verlofregistratie en wordt tegoed bijgewerkt.

Hoeveel soorten verlof zijn er?

Dat wordt in hoge mate door jou zelf bepaald. In ieder geval zul je het z.g. reguliere verlof moeten registreren, daarnaast kun je er voor kiezen om b.v. ook het buitengewoon verlof en de feestdagen te registreren, dat zijn n.l. ook tijdbestedingen die meetellen voor je totale urenverantwoording.

Hoeveel verlof heeft een medewerker?

Dat hangt af van heel veel variabelen. B.v. leeftijd, aantal contracturen maar natuurlijk ook de CAO. Daarom is het voor de meeste verlofregistraties ondoenlijk om alle geldende regels in te bouwen. Je bepaalt dus zelf (buiten het programma om) hoeveel verlof iemand krijgt, het programma zorgt voor een sluitende administratie.

Verlof meenemen naar een volgend jaar?

Mag ik mijn niet gebruikte verlof meenemen naar een volgend jaar, of moet ik het verplicht opmaken ?

De overheid heeft hierover een aantal regels opgesteld, die vind je hier.

Valt tijd-voor-tijd ook onder verlofregistratie?

Neen, tijd-voor-tijd is een afspraak tussen werknemer en werkgever die gaat over het compenseren van overwerk in vrije tijd.

De administratie hiervan is heel simpel: registreer alle gewerkte tijd (dus ook het overwerk), als je de tijd 'opneemt' schrijf je die week gewoon minder werk-uren. Het saldo over een groter periode geeft dan aan of je in totaal te veel of te weinig hebt gewerkt.

Vragen over koppelingen

Kan ik outlook koppelen?

In veel pakketten voor urenregistratie (in ieder geval in TimeWriter) kun je de agenda van outlook integreren. Op die wijze kun je met 1 click een afspraak in outlook omzetten naar een urenboeking.

Wat is een ical koppeling?

Agenda's zoals outlook, google en apple hanteren het ical formaat. Dit houdt in dat er op een gestandaardiseerde wijze mee gekoppeld kan worden, deze standaard het iCal.

Kan ik mijn boekhouding ook koppelen?

Binnen TimeWriter is een groot aantal koppelingen met boekhoudpakketten beschikbaar. De koppeling voorziet er in dat facturen aangemaakt in de urenregistratie, automatisch worden over gezet naar je boekhouding.

Kamer van koophandel koppeling?

Klanten toevoegen vanuit de KvK-database, geen probeem!.  TimeWriter maakt gebruik van de KvK-zoek-API en kan daarmee met een paar clicks een nieuwe klant aanmaken, inclusief adresgegevens.

Koppelen vanuit andere applicaties?

TimeWriter beschikt zelf ook over een voorziening waarmee gekoppeld kan worden.  De voorziening is een z.g. SOAP interface. Dit type API communiceert op basis van XML-bestanden.

Deel deze pagina