Door Steffie Bom

Organisaties kunnen de urenregistratie van werknemers bijhouden in Excel. Gegevens worden dan handmatig ingevoerd en door de organisatie zelf gecontroleerd. Voor kleine organisaties is dit nog te doen. Voor grote organisaties wordt het al snel een administratieve last. Hoe meer werknemers, hoe groter ook de kans op fouten. Een urenregistratiesysteem kan dan helpen. Wat biedt zo’n systeem en hoe kiest u – uit het woud van aanbieders – een geschikte partij?

De mogelijkheden van een urenregistratiesysteem ten opzichte van Excel zijn groot. Het systeem maakt het voor uw werknemers mogelijk om vanaf elke locatie en via nagenoeg elk apparaat, op een eenvoudige manier de uren bij te houden. Voor uw organisatie betekent het dat u – met een druk op de knop – informatie kan opvragen per werknemer, maar ook per klant of project. Zo krijgt u een beter beeld van uw organisatie en kunt eerder bijsturen, mocht dat nodig zijn.

Redenen om aan te schaffen
De redenen om een personeelsurensysteem aan te schaffen variëren. Zakelijke dienstverleners willen inzicht in de uren die hun werknemers besteden (ook om te kunnen factureren). Overheidsinstanties gebruiken het om te controleren of realisaties in lijn liggen met de begroting. Non-gouvernementele organisaties gebruiken het ter verantwoording van ontvangen subsidies of uitgegeven geoormerkte gelden. En Productiebedrijven gebruiken het (zij het in mindere mate) om de aanwezigheid van hun personeel te registeren.

Systemen
Welke reden uw organisatie ook heeft om een personeelsurensysteem aan te schaffen, wees erop bedacht dat urenregistratie als ‘los’ systeem wordt aangeboden of onderdeel kan uitmaken van een totaaloplossing.

De aanbieders van een totaaloplossing hanteren de stelling dat urenregistratie niet op zichzelf staat. Het registreren van uren moet processen inzichtelijk maken én vereenvoudigen. Om die reden zijn ook modules als sales, HRM, planning en facturatie in het systeem opgenomen. Geregistreerde uren zijn direct bruikbaar in deze modules, zodat – in de ogen van de aanbieders - pas echt gesproken kan worden van waardevolle data.

De aanbieders van een los systeem waarmee u in principe alleen uren kunt registreren, prijzen hun systeem juist vanwege hun specialisme. Het zijn nichespelers en urenregistratie is hun corebusiness. Dat zie je volgens hen terug in de software: die is minder complex, meer verfijnd en eenvoudiger in gebruik. Het zou ook de reden zijn waarom organisaties naar hen overstappen. Budgetplanning is bij deze systemen inbegrepen en soms ook het opmaken van facturen.

Koppeling
Uiteraard kan een los urenregistratiesysteem gekoppeld worden aan andere standaard systemen, zoals een financieel- of personeelssysteem. Geregistreerde uren kunnen dan alsnog breder worden ingezet. Koppeling met standaard systemen is doorgaans geen probleem. Maakt u gebruik van zeer specifieke of minder bekende software, dan is koppeling niet mogelijk of alleen tegen betaling van extra ontwikkelingskosten. Houd er rekening mee dat de update van het ene softwareprogramma gevolgen kan hebben voor het andere softwareprogramma.

Wat zijn de mogelijkheden
In principe bevatten alle systemen betrokken bij dit onderzoek functies om de uren te registreren en het verlof en budget te beheren. Wat dit in de praktijk betekent, leest u hierna. De specifieke functies en extra mogelijkheden die ieder systeem biedt, zijn opgenomen in de tabel.

Eenvoudig tijd registreren
Er kan geboekt worden per werknemer, klant, project, team of afdeling. Uw werknemers kunnen de uren handmatig registeren, via computer of telefoon (mobiele versie website en vaak ook app). Het is soms mogelijk uren uit een rooster over te nemen of vooraf in te voeren. Bijvoorbeeld dat een werknemer van / tot werkt (chronologische tijdregistratie genoemd). Dit bespaart tijd omdat alleen afwijkende uren dan hoeven te worden geregistreerd.

Snelle accordering en automatische attenties
De meeste systemen registreren niet in uren maar in eenheden. Bijvoorbeeld: 0.25 (een kwartier). Dit kan in het begin schakelen zijn voor uw werknemers. De verwerking van het in- en uitklokken (via bijvoorbeeld sleutelhanger of vingerscan) gebeurt automatisch. Alle systemen hanteren een vorm van accordering, dat een of meerdere personen hun goedkeuring moeten geven alvorens de uren definitief geboekt worden. Automatisch laten attenderen kan soms ook. Bijvoorbeeld wanneer er te veel of te weinig uren worden geschreven of het budget wordt overschreden.

Inzicht in budgettering en verlof
Via het systeem kan vakantie of verlof worden aangevraagd en goedgekeurd, en ziekte kan worden geregistreerd. Zo is er altijd real-time zicht op de bezetting. Verder kunt u er afgesproken budgetten (in tijd of geld) in bijhouden en bewaken. Wordt het budget overschreden, dan kunt u hier een melding van krijgen.

Extra’s
Bij sommige systemen is het mogelijk om automatisch de pauzetijden te laten aftrekken, vakantie- of onregelmatigheidstoeslagen op te nemen of om specifieke prijsafspraken met klanten of per project vast te leggen. De aanwezigheid c.q. het kunnen plaatsen van lege velden - om specifieke afspraken of een opmerking te plaatsen – is voor veel organisaties een must. Hoewel iedere aanbieder deze mogelijkheid zegt te hebben, verschilt de uitwerking hiervan. Vraag hiernaar.

Waardevolle data
Met behulp van de rapportages en analyses kunt u de genoteerde uren vanuit diverse invalshoeken bekijken. Per werknemer heeft u bijvoorbeeld zicht op de vraag of deze rendabel en declarabel is, veel of weinig uren werkt en wanneer de vakantie is gepland. Met het oog op de klant kunt u inzien hoeveel uur aan deze klant is (wordt) besteed, of deze tijd rendabel is, of facturen zijn verstuurd en welke nog onbetaald zijn. Gaat het om een project, dan kunt u met de software de voortgang, planning en het afgesproken budget overzien en bewaken.

Rapportages zijn doorgaans per werknemer, team, klant of project op te vragen. Inzichten zijn verkrijgbaar per dag, week, maand, jaar of meerdere jaren. De informatie is altijd up-to-date zodat u direct kunt schakelen of ingrijpen, mocht dat nodig zijn.

Hoe maakt u een keuze?
Vraag uzelf af waarom uw organisatie uren wil registreren. Niemand doet het tenslotte voor zijn lol. Wilt u bijvoorbeeld meer zicht op wat uw werknemers zoal doen? Doet u het om makkelijker te kunnen factureren of om projecten beter te kunnen begeleiden? Als u dat in kaart heeft gebracht komt het inrichtingsvraagstuk: wat moet het systeem kunnen danwel bieden? Maak een lijst met een beperkt aantal eisen waaraan het systeem moet voldoen. Houd hierbij in het achterhoofd dat het prettig is als het systeem enigszins aansluit op de processen van urenregistratie zoals die nu zijn binnen uw organisatie. Dan hoeft niet alles volledig op de schop.

Selecteer vervolgens circa drie partijen en vraag een demoversie aan. Zo krijgt u direct goed zicht op de toegankelijkheid, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Komt u er niet goed uit of begrijpt u het zelfs met behulp van een handleiding niet, dan kunt u beter nog even verder zoeken.

Innovatie
Een partij die u ook bij uw overwegingen mee kunt nemen is Tiq. Zij is van mening dat de bestaande systemen te afhankelijk zijn van handmatige input. Dit kost in hun ogen te veel tijd en gebeurt vaak met tegenzin. Aan de software van Tiq kan een organisatie programma’s koppelen, waarvan zij het gebruik wil registreren. De software analyseert de data en geeft inzicht in onder meer hoe de tijd is besteed, waaraan en door wie. En dit alles zonder dat iemand iets in hoeft te vullen.

 

Bijlage 


Deel deze pagina