Binnen TimeWriter kan ik orders genereren vanuit mijn urenregistratie en hier ook facturen van maken. Deze facturen zijn geheel aan te passen zoals ik dat wil zodat het goed past bij het bedrijf en de werkzaamheden.
In dit blog ga ik dieper in op het aanpassen van de factuurregels.
Opmaak factuurregels
Om de factuurregels aan te passen ga ik naar de module Facturering. Daarna klik ik op “instellingen” en kies vervolgens voor “Facturering”.
Hier kan ik voor de diverse soorten taken de factuurregels aanpassen. Er zijn diverse velden en instellingen mogelijk om het precies zo weer te geven als ik graag wil.
Door op bewerk te drukken bij de factuurregels kan ik aanpassen welke informatie in de factuurregels moet worden opgenomen. Deze instellingen moet je per tabblad apart instellen omdat de gegevens van geboekte uren nu eenmaal anders zijn dan die van vaste taken of abonnementen. Zo zorg ik ervoor dat alles klopt en past bij de geleverde diensten.
Gebruik macro-variabelen
Voor het opmaken van de factuurregels kan ik uit diverse variabele, beschikbare velden kiezen. Deze velden zijn tijdens het boeken van de werkzaamheden ingevuld en die informatie kan ik mee laten nemen in mijn facturen.
In het blog over
“gebruikersvelden” staat uitgebreid beschreven hoe ik deze velden aanmaak en kan gebruiken binnen TimeWriter. Alle actieve gebruikersvelden vind ik hier terug als beschikbaar veld.
Om een gebruikersveld aan mijn factuurregel toe te voegen pak ik deze met mijn muis vast en sleep het naar het witte vak van het Template. In het blauwe voorbeeld eronder geeft TimeWriter mij een idee van hoe het er op de factuur uit komt te zien.
In de Template kan ik ook gewoon typen en kan ik het geheel wat opmaken door bijvoorbeeld een veld dikgedrukt te maken of juist te onderstrepen.
Gebruik groeperen
Bij het opmaken van de factuurregels kan ik kiezen of ik wil dat de factuurregels gegroepeerd worden of niet. Standaard wordt er niet gegroepeerd. Elke boeking komt dan op een aparte regel. Dus als ik op 1 dag, 2 losse boekingen maak voor hetzelfde werk voor dezelfde klant worden dat ook 2 factuurregels. Voor elke boeking 1.
Dat is natuurlijk niet nodig. Als ik een hele dag besteed heb aan dezelfde dienst voor dezelfde klant, of misschien wel de hele week heb besteed aan die ene klus dan kan dat gewoon op 1 factuurregel met een totaal van de gemaakte uren.
Daarom kan ik in TimeWriter groeperen.
Als ik dit aanzet verzameld TimeWriter alle informatie en maakt daar gewoon 1 regel van. Uiteraard kan ik zelf bepalen welke groep ik wil en welke informatie ik wil dat er getoond wordt.
TimeWriter heeft een aantal voorstellen, veel gebruikte groepen staan vast klaar zodat ik daar snel mee aan de slag kan. Door op voorbeelden te klikken kan ik zien welke standaard groepen al klaar staan.
Ik kan natuurlijk ook zelf mijn eigen groupering maken door bij groeperen aan te vinken welke informatie ik in mijn factuurregel wil zien. Bij beschikbare velden zie ik nu ook welke velden ik wel, en welke ik niet kan gebruiken bij deze groepering. De velden die niet gebruikt kunnen worden hebben nu een grijze kleur en kan ik niet slepen.
Er wordt gesorteerd op volgorde van de groepen.
Deze volgorde kan ik aanpassen door een groep te selecteren (blauw maken) en daarna met de knoppen omhoog of omlaag te verplaatsen in de rij met groepen. De bovenste groep wordt in mijn factuurregel vetgedrukt weergegeven en staat bovenaan. Hier wordt als eerste op gegroepeerd en gesorteerd.
In de afbeelding hieronder zie je een order met een groepering. Alle uren die Dirk en Karen hebben gemaakt zijn gegroepeerd per week.
Het tabblad "Details voor regel" laat zien welke boekingen er zijn gebruikt voor deze factuurregels.
Als ik tevreden ben klik ik op opslaan om mijn wijzigingen op te slaan. Ik kan nu eventueel andere tabbladen ook aanpassen.
