Niet alle facturen gaan op basis van uurtje factuurtje. Voor sommige projecten gelden vaste tarieven, ongeacht het aantal manuren. Daarom heeft TimeWriter de mogelijkheid taken aan te maken met een vast tarief wat voor facturatie niet kijkt naar het aantal geboekte uren.
Deze functie is heel handig omdat ik nu met 1 druk op de knop alle werkzaamheden en projecten per klant kan factureren. Het programma zorgt ervoor dat ik niets vergeet maar ook niets dubbel factureer.
Aanmaken project met vast tarief
Om binnen TimeWriter een taak aan te maken met een vast tarief ga ik naar taken en kies daar voor een nieuwe taakgroep. Hier vul ik de naam van het project in zoals het ook op de factuur komt te staan. Onder deze naam wordt ook gecommuniceerd met de klant. Op het tabblad Facturatie kan ik aangeven welke klant de opdrachtgever is en dat het om een vaste prijs gaat. Uiteraard geef ik ook aan wat het afgesproken tarief is. Ik geef bij autorisaties op welke medewerkers met dit project aan de slag gaan.
Om te kunnen boeken en factureren op dit project maak ik ook een nieuwe taak aan. Afhankelijk van het project kan ik ervoor kiezen om 1 of meerdere taken aan het project te hangen. Soms zal 1 taak voldoende zijn maar als een project uit meerdere werkzaamheden bestaat wil je daar ook meerdere taken voor aanmaken.
Stel dat bouwbedrijf Klus een nieuwe website wil laten ontwerpen en bouwen. Daarvoor maak ik een taakgroep aan die ik “nieuwe website Klus.nl” noem. Voor het totale project is een prijs afgesproken van 2.000,- euro.
Het ontwerpen en bouwen van de website bestaat uit verschillende taken die elk door een andere medewerker zullen worden uitgevoerd.
Ik maak voor alle werkzaamheden een eigen taak aan in deze taakgroep door op nieuwe taak te klikken. Binnen de nieuwe taak koppel ik de juiste medewerkers aan de werkzaamheden zodat de medewerker die deze taak oppakt ook op deze taak kan boeken.
Het totale bedrag van het project verdeel ik over de diverse taken zo kan ik tussentijds factureren als een taak klaar is.
Medewerker heeft taak afgerond
Als de medewerker klaar is met zijn deel van het project moet binnen de taak worden aangevinkt dat het factureerbaar is. Het ingevulde bedrag voor dat stukje van het project komt nu vrij om gefactureerd te worden.
Rapportage
De rapportage geeft een goed overzicht van hoe het project ervoor staat. Ik ga naar Rapporten en kies voor Vaste prijs. Als ik dit rapport opvraag krijg ik een volledig overzicht van het afgesproken budget en hoeveel daarvan al gefactureerd is of kan worden. Ook zie ik voor welk tarief er op de diverse taken is geboekt.
In het voorbeeld hieronder zie je dat het ontwerp van de website geheel is afgerond en gefactureerd. Voor de fotografie en programmering van de site kan een factuur gestuurd gaan worden. Men is nog bezig met de laatste SEO werkzaamheden. Die taak is nog niet klaar.
Bij de tariefafspraken is ingesteld wat het uurtarief is voor de diverse klanten en werkzaamheden. Aan de hand van deze tariefafspraken zet TimeWriter de geboekte uren om in een geboekt tarief. In het voorbeeld zie ik dat het geboekte tarief wat hoger uitvalt dan met de klant is afgesproken. Voor de klant en de factuur maakt dat niet uit, de klant wordt gefactureerd volgens de afgesproken vaste prijs. TimeWriter negeert bij het maken van de factuur de werkelijk geboekte uren.
Dit overzicht maakt het wel mogelijk goed te sturen en te kijken waarom er meer tijd op geboekt is dan vooraf was bedacht of dat gebruikelijk is.
Facturering project
Het project wordt net zoals alle andere diensten en activiteiten gefactureerd. In de module facturering en daarna naar factureren.
Ik klik op genereer orders. Alle werkzaamheden die voor Bouwbedrijf Klus te factureren zijn komen op 1 order. Als de order naar mijn zin is kan ik met Factuur maken de factuur daadwerkelijk maken en naar de klant versturen.
