TimeWriter is ook op mobiele apparaten te gebruiken. Ik kan hiermee onderweg meteen als het bezoek aan de klant klaar is de uren boeken in de app. Dat werkt wel zo prettig en voorkomt dat ik het eerst op papier moet noteren en dan vooral niet vergeten het later op kantoor nog even bij te werken.
De TimeWriter app werkt het prettigst als je gebruik maakt van de voorziening "cloud-database", bij gebruik van een database op je lokale netwerk kun je n.l. niet vanaf iedere locatie je gegevens synchroniseren.
De app is geschikt voor zowel Android als iOS (iPad & iPhone) en te downloaden in de Google Playstore of Apple App store.
De TimeWriter app instellen.
Ik heb de app geïnstalleerd vanuit de Google Play Store.
Voor het eerste gebruik moet de app goed ingesteld worden en verbonden worden met de eigen TimeWriter database. Na openen vraagt de app daar zelf ook om. Standaard verwijst de instelling naar de freeware server, ik werk met de pro dus ik klik deze aan en kies voor de pro server.
Daarna moet ik de administratie koppelen. De juiste gegevens staan in de desktop client op mijn gewone computer. Hier ga ik naar Help, Over en vervolgens naar licentie. In dit overzicht zie je onderaan de administratie staan, dit is een 10 cijferige code.
In de mobile app tik ik op het woord administratie en kan nu de 10 getallen invoeren. Als ik de loginnaam aantik kan ik mijn gebruikersnaam invullen en daarna voer ik uiteraard ook het bijbehorende wachtwoord in.
De app werkt in basis lokaal op het mobiele apparaat zelf, waardoor ik niet perse een internetverbinding nodig heb om met de app te kunnen werken. Bij de instellingen kan ik aangeven voor hoeveel dagen er in mijn lokale database moet worden opgehaald en opgeslagen.
Nu alle instellingen zijn ingevoerd ga ik de app synchroniseren met mijn uren administratie.
Door het scherm wat naar rechts te vegen komt er links een menu waarbij ik kan kiezen voor synchroniseren. Ik werk met de database in de Cloud dus kies ik voor Cloud synchroniseren. Als alle instellingen goed staan wordt de database nu verbonden. De app werkt het prettigste als de database in de Cloud staat omdat ik dan op elk gewenst moment kan synchroniseren.
TimeWriter app gebruiken.
In de weeklijst zie ik per dag hoeveel uur ik al geboekt heb. Bovenin zie je duidelijk in welk weeknummer je bent en door de datums die bij de dagen van de week staan is het heel duidelijk naar welke dagen je precies aan het kijken bent.
Omdat ik voor 14 dagen offline gebruik heb gekozen kan ik van de afgelopen 14 dagen zien wat er al is geboekt.
Door op een bepaalde dag te klikken zie je welke boekingen er precies zijn gedaan voor die dag. Als het boekingen zijn die de app heeft gedownload vanuit de database staat er een slotje bij. Deze boekingen kan ik op de app alleen zien maar niet aanpassen. Deze boekingen mag je niet meer aanpassen omdat ze al in de algemene database staan en daardoor ook gebruikt kunnen zijn voor facturatie. Het is dan niet handig als ik offline nog wat uren aanpas die wellicht al wel gefactureerd zijn.
Wel kan ik eventueel nieuwe boekingen erbij boeken. Boekingen die ik in de app heb gemaakt, kan ik ook binnen de app aanpassen.
Als ik een nieuwe boeking wil maken tik ik op de dag waarop de uren geboekt moeten worden. Als ik kies voor nieuwe boeking kan ik de starttijd invullen en hoelang ik bezig ben geweest met welke taak en voor welke klant.
Stopwatch
De app heeft ook een stopwatch. Als ik klik op de dag van vandaag kan ik behalve voor nieuwe boeking ook kiezen voor start stopwatch. Er gaat nu een klokje lopen die bij houdt hoelang ik bezig ben. Dat is erg fijn als je heel precies wilt weten hoelang je bezig bent voor een bepaalde klant. Zo hoef ik niet zelf heel precies te noteren hoe laat ik ben begonnen en hoe laat ik klaar was. Dat kan heel belangrijk zijn. Soms moet je gewoon weten hoeveel minuten iets heeft gekost en dan is zo'n stopwatch super handig.
Door op “stop stopwatch” te drukken, stopt uiteraard de stopwatch. De app vraagt nu wat ik wil. Ik kan de gemeten tijd gebruiken om een urenboeking te maken of gewoon stoppen zonder het op te slaan. Als ik kies voor het maken van de urenboeking kom ik weer in het scherm waarbij ik de boeking kan maken.
De gemeten tijd is nu al voor me ingevuld, afgerond op het aantal minuten zoals ik minimaal kan boeken. Wil je deze stopwatch goed gebruiken om echt in het werkelijke aantal minuten te kunnen boeken, moet TimeWriter wel zo ingesteld staan dat je ook 1 minuut boeken kan. Standaard staat het op een kwartier en dan boekt de app nu dus ook een kwartier, ondanks dat de stopwatch slechts 5 minuten heeft gemeten. Dit is uiteraard een persoonlijke keuze die per bedrijf kan verschillen.
Synchroniseren
Ik heb een aantal boekingen in mijn app ingevoerd. Natuurlijk moeten deze boekingen ook worden verwerkt in de algemene database.
Daarvoor ga ik in de app weer naar het menu door de weeklijst naar rechts te vegen. Hier kies ik synchroniseer en vervolgens op Cloud Synchroniseren.
Het scherm laat me zien dat de Synchronisatie is voltooid en dat er 3 boekingen zijn gevalideerd en verwerkt in de database. Dat klopt want ik heb in de app 3 boekingen gemaakt. Als ik op mijn werk computer naar de desktop client ga, zie ik ook dat de boekingen er nu bij staan.
