Uw agenda vertelt wat u op een dag heeft gedaan. Uw urenregistratie vertelt hoeveel tijd u daaraan heeft besteed. Met de agenda-koppeling van TimeWriter brengt u deze twee gegevens bij elkaar. Afspraken uit uw online agenda worden zichtbaar in het weekraster van TimeWriter en kunnen vervolgens met één klik worden omgezet naar een urenboeking.
Daarmee voorkomt u dat u uw werkzaamheden eerst in uw agenda plant en deze later nogmaals handmatig in een urenregistratie moet invoeren. De agenda vormt het uitgangspunt en TimeWriter maakt het eenvoudig om de geplande afspraken daadwerkelijk als gewerkte uren vast te leggen. Dat bespaart tijd, voorkomt dubbele administratie en verkleint de kans dat factureerbare uren worden vergeten.
De koppeling is vooral praktisch voor organisaties waarin medewerkers veel op afspraak werken, zoals consultants, adviesbureaus, ICT-organisaties en andere dienstverlenende bedrijven. Wanneer afspraken de basis vormen van de dagelijkse werkzaamheden, kan de agenda-koppeling een belangrijk deel van de urenregistratie vrijwel vanzelfsprekend maken.
Van afspraak naar urenboeking: snel, overzichtelijk en zonder dubbele invoer.
[ Probeer TimeWriter ]
Uw vertrouwde agenda blijft gewoon uw agenda
U hoeft uw manier van werken niet te veranderen. TimeWriter kan agenda's koppelen via de iCal-standaard. Hierdoor kunt u onder andere agenda's van Google Calendar en Microsoft Outlook/Microsoft 365 gebruiken, maar ook andere agenda's die een iCal-feed aanbieden.
Na het koppelen verschijnen de afspraken in het weekraster van TimeWriter. U houdt dus uw vertrouwde agenda voor het plannen van afspraken, terwijl TimeWriter de geplande activiteiten zichtbaar maakt binnen uw urenregistratie. Vanuit een afspraak kunt u vervolgens aangeven dat deze als urenboeking moet worden geregistreerd.
Ook wanneer u meerdere agenda's gebruikt, kan de koppeling praktisch worden ingericht. U kunt bijvoorbeeld verschillende agenda's gebruiken voor privéafspraken, teamafspraken of projecten. Daarbij kunt u instellen welke agenda's actief zijn en of de inhoud van een agenda ook zichtbaar mag zijn voor collega's die toegang hebben tot uw weekraster.
Van afspraak naar urenboeking
Het principe is eenvoudig. U koppelt uw agenda aan TimeWriter en uw afspraken verschijnen vervolgens in het weekraster. Wanneer u een afspraak als gewerkte tijd wilt registreren, opent u de betreffende afspraak en kiest u voor ‘Afspraak als urenboeking maken’.
De datum en tijd van de afspraak worden daarbij automatisch overgenomen. Vervolgens kunt u de uren koppelen aan de juiste klant, het betreffende product of de activiteit. Ook de omschrijving van de afspraak kan worden gebruikt in het veld Werkzaamheden. Hierdoor hoeft u de basisgegevens van de registratie niet opnieuw in te voeren.
U houdt uiteraard zelf de controle over de uiteindelijke urenboeking. Een afspraak in uw agenda wordt niet automatisch zonder meer als gewerkte tijd geregistreerd. U bepaalt zelf welke afspraken u daadwerkelijk omzet naar uren. Daardoor blijft de agenda primair een planning en de urenregistratie een betrouwbare verantwoording van de werkelijk bestede tijd.
Minder administratie, meer tijd voor uw werk
Het grootste voordeel van een agenda-koppeling is het voorkomen van dubbele invoer. Zonder koppeling plant u bijvoorbeeld een afspraak in uw agenda en moet u later opnieuw een urenboeking maken. Daarbij moeten datum, begin- en eindtijd en vaak ook een omschrijving opnieuw worden ingevoerd.
Met TimeWriter wordt een belangrijk deel van deze informatie vanuit de agenda overgenomen. Hierdoor hoeft u minder administratieve handelingen uit te voeren en wordt het eenvoudiger om uw urenregistratie gedurende de werkweek bij te houden.
Dat is vooral waardevol voor medewerkers die op een dag meerdere afspraken hebben. Wanneer de agenda al een goed beeld geeft van de werkzaamheden, hoeft de urenregistratie niet meer volledig vanaf nul te worden opgebouwd. De agenda wordt als het ware een geheugensteun voor de urenregistratie, terwijl de medewerker zelf bepaalt welke afspraken daadwerkelijk als uren worden geboekt.
Ook werkzaamheden en context blijven behouden
Een agenda-afspraak bevat vaak meer informatie dan alleen een begin- en eindtijd. Denk bijvoorbeeld aan de naam van een klant, het onderwerp van een afspraak of een korte omschrijving van de werkzaamheden.
TimeWriter kan een gekozen veld uit de agenda gebruiken om informatie automatisch over te nemen naar het veld Werkzaamheden van de urenboeking. Hierdoor blijft de context van de afspraak behouden en hoeft een medewerker niet telkens opnieuw een omschrijving in te typen.
Dit kan vooral handig zijn wanneer uren later worden gecontroleerd, gefactureerd of geanalyseerd. Een registratie met een duidelijke omschrijving geeft immers meer informatie dan alleen een aantal gewerkte uren. Bovendien kunnen deze gegevens vervolgens worden gebruikt in rapportages en selecties binnen TimeWriter.
Uw agenda, uw privacy
Niet iedere afspraak in een agenda is relevant voor collega's of voor de urenregistratie. Daarom biedt TimeWriter mogelijkheden om per gekoppelde agenda in te stellen hoe deze wordt gebruikt en of de inhoud zichtbaar mag zijn voor andere gebruikers.
U bepaalt zelf welke agenda's actief zijn en of een agenda zichtbaar is voor collega's die toegang hebben tot uw weekraster. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld een zakelijke agenda beschikbaar maken binnen TimeWriter, terwijl een privéagenda alleen voor uzelf zichtbaar blijft.
De koppeling werkt bovendien op basis van een iCal-feed waarmee TimeWriter afspraken leest. TimeWriter gebruikt de agenda daarmee als bron voor het tonen van afspraken, terwijl u zelf bepaalt welke afspraken u uiteindelijk omzet naar een urenboeking. Zo houdt u controle over zowel uw agenda als uw urenregistratie.
Werken vanuit het TimeWriter-weekraster
Het weekraster vormt de centrale plek waar planning en urenregistratie bij elkaar komen. U ziet de dagen en tijden van de week en de afspraken uit uw gekoppelde agenda worden daarin herkenbaar weergegeven.
Vanuit een afspraak kunt u direct een urenboeking maken. Vervolgens kunt u de registratie verder aanvullen of aanpassen. Ook overlappende of afwijkende boekingen worden visueel inzichtelijk gemaakt, zodat u eventuele fouten in de registratie direct kunt corrigeren.
Wanneer u veel korte urenboekingen achter elkaar verwerkt, kunt u gebruikmaken van de weeklijst. Voor terugkerende werkzaamheden zijn bovendien veelgebruikte en terugkerende taken beschikbaar. Hierdoor kunt u veelvoorkomende registraties sneller uitvoeren en blijft de dagelijkse administratie overzichtelijk.
De waarde van een agenda-koppeling stopt niet bij het registreren van uren. Zodra de afspraken zijn omgezet naar urenboekingen, worden deze onderdeel van de normale TimeWriter-urenadministratie. Daarmee kunt u de gegevens vervolgens gebruiken voor rapportages, projectbewaking en budgetcontrole.
U kunt bijvoorbeeld analyseren hoeveel tijd voor een bepaalde klant is geregistreerd, hoeveel uren aan een project zijn besteed of hoeveel tijd aan een specifieke activiteit is besteed. Met filters en rapportages kunt u de geregistreerde uren verder selecteren en analyseren.
Ook budgetbewaking kan op deze gegevens worden gebaseerd. Wanneer u vooraf een budget of aantal uren voor een project heeft vastgesteld, kunt u de geregistreerde tijd vergelijken met de beschikbare ruimte. Hierdoor wordt sneller zichtbaar wanneer een project meer tijd begint te kosten dan oorspronkelijk was voorzien.
Outlook, Google Calendar en andere agenda's
TimeWriter is niet afhankelijk van één specifiek agendaprogramma. De agenda-koppeling maakt gebruik van de iCal-standaard, waardoor iedere agenda die een geschikte iCal-feed aanbiedt in principe kan worden gekoppeld.
Voor Google Calendar kunt u bijvoorbeeld het geheime iCal-adres van een agenda gebruiken. Bij Microsoft Outlook/Microsoft 365 kunt u de beschikbare iCal-publicatie- of abonnementsfunctie gebruiken. Vervolgens voert u de betreffende iCal-URL in TimeWriter in en stelt u de gewenste opties voor de agenda in.
Ook andere agenda- en planningssystemen kunnen worden gekoppeld wanneer zij een geschikte iCal-feed beschikbaar stellen. Daarmee is de agenda-koppeling breed inzetbaar en hoeft u uw bestaande agendaomgeving niet te vervangen om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit van TimeWriter.
Een praktische koppeling zonder ingewikkelde synchronisatie
Een agenda koppelen aan urenregistratie hoeft geen omvangrijk automatiseringsproject te zijn. Met TimeWriter voegt u de iCal-URL van uw agenda toe en verschijnen de afspraken vervolgens in het weekraster. U bepaalt daarna zelf welke afspraken u als uren boekt.
Dat maakt de koppeling overzichtelijk en voorspelbaar. Uw bestaande agenda blijft de plaats waar u afspraken plant, terwijl TimeWriter de informatie gebruikt om het registreren van gewerkte tijd eenvoudiger te maken. Er is dus geen noodzaak om uw volledige manier van werken rondom agenda's te veranderen.
Het resultaat is een praktische keten van planning naar registratie en vervolgens naar rapportage en facturatie. Iedere stap sluit aan op de vorige, zonder dat dezelfde gegevens telkens opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
Begin eenvoudig met uw eigen agenda
De agenda-koppeling kunt u stap voor stap binnen uw organisatie introduceren. Begin bijvoorbeeld met uw eigen agenda en gebruik de koppeling gedurende een week om afspraken om te zetten naar uren. U merkt dan snel hoeveel handmatige invoer hiermee kan worden voorkomen.
Wanneer de werkwijze bevalt, kunt u de koppeling verder binnen uw organisatie inzetten. Voor terugkerende werkzaamheden kunt u veelgebruikte taken instellen en voor projecten kunnen rapportages en budgetbewaking worden toegevoegd.
Zo ontstaat geleidelijk een complete werkwijze waarin de agenda niet alleen wordt gebruikt om afspraken te plannen, maar ook een praktische basis vormt voor een actuele en betrouwbare urenregistratie.
Waarom uw online agenda koppelen aan TimeWriter?
De agenda-koppeling van TimeWriter combineert eenvoud met uitgebreide mogelijkheden voor urenregistratie. U behoudt uw bestaande agenda, voorkomt dubbele invoer en kunt afspraken rechtstreeks vanuit het weekraster omzetten naar uren.
Tegelijkertijd blijven de uitgebreide mogelijkheden van TimeWriter beschikbaar. De geregistreerde uren kunnen worden gebruikt voor rapportages, budgetbewaking, facturatie en verdere administratieve verwerking. Hierdoor is de agenda-koppeling niet alleen een handige functie voor medewerkers, maar vormt deze een schakel tussen de planning en de rest van uw bedrijfsadministratie.
Voor organisaties die veel met afspraken, klanten en projecten werken, kan dit een aanzienlijke vereenvoudiging van de dagelijkse urenregistratie betekenen.
Van planning naar urenregistratie
Gebruik uw bestaande agenda als basis voor een betrouwbare urenregistratie. Minder dubbele invoer, minder vergeten uren en meer inzicht in de tijd die daadwerkelijk aan klanten en projecten wordt besteed.
Ontdek de agenda-koppeling van TimeWriter en ervaar hoe eenvoudig planning en urenregistratie kunnen samenwerken.
[ Probeer TimeWriter ]
TimeWriter: uw agenda als basis voor urenregistratie
Met de agenda-koppeling van TimeWriter hoeft u geplande werkzaamheden niet opnieuw handmatig in uw urenregistratie vast te leggen. Afspraken uit uw online agenda verschijnen in het weekraster en kunnen met één klik worden omgezet naar een urenboeking.
Daarmee vormt de agenda het vertrekpunt voor een efficiënte urenregistratie, terwijl TimeWriter zorgt voor de verdere verwerking richting rapportages, budgetbewaking en facturatie.
Plan in uw vertrouwde agenda. Registreer uw uren in TimeWriter. En houd grip op uw tijd.
IN VOGELVLUCHT
Efficiënt en foutloos uw urenregistratie beheren
Een duidelijke urenregistratie is onmisbaar voor elk bedrijf. Het geeft inzicht in de prestaties van medewerkers, de voortgang van projecten en de totale kosten. Met onze software houdt u eenvoudig overzicht, voorkomt u fouten en bespaart u tijd. Zo blijft de administratie altijd up-to-date en betrouwbaar.
Of u nu werkt met vaste medewerkers, freelancers of tijdelijke krachten: iedereen kan eenvoudig zijn gewerkte uren vastleggen. De gebruiksvriendelijke interface en mobiele app maken het mogelijk om overal te registreren, zowel op kantoor als onderweg. Zo beschikt u altijd over actuele en correcte gegevens voor facturatie en planning.
Naast urenregistratie kunt u ook verlof, ziekte en andere afwezigheden bijhouden. Rapportages geven per week, maand of project een helder overzicht van de beschikbare capaciteit. Zo houdt u grip op uw organisatie, voorkomt u verrassingen en zorgt u voor een efficiënte inzet van tijd en personeel.
Registreer de uren van uw medewerkers nauwkeurig en moeiteloos — per project, klant of interne taak. TimeWriter geeft u altijd realtime inzicht in de gewerkte uren, zodat u precies weet waar tijd aan besteed wordt. Zo voorkomt u budgetoverschrijdingen en factureert u altijd volledig.
Snel en foutloos tijd te registreren
Met TimeWriter registreert u tijd op de manier die bij u past: automatisch tussen twee tijdstippen of handmatig als totaal. Zo legt u de tijdsbesteding per taak snel en foutloos vast — en krijgt u de stuurinformatie om uw planning structureel te verbeteren.
Mobiel en flexibel werken
Met de TimeWriter app schrijven medewerkers hun uren altijd en overal — thuis, op kantoor of onderweg. Alle gegevens worden realtime gesynchroniseerd, zodat u als manager direct beschikt over actuele en betrouwbare urendata. Geen vertraging, geen handmatig overdragen, geen fouten.
Uren berekenen en analyseren
Wilt u weten hoeveel tijd een project werkelijk kost en wat het rendement is? TimeWriter berekent automatisch de bestede uren per project — inclusief de juiste omrekening van uren en minuten. Zo heeft u altijd grip op uw projectrendement en stuurt u bij voordat het te laat is.
Overzichten per maand en per project
TimeWriter geeft u direct inzicht in gewerkte uren — per project, per medewerker of per maand. Bekijk in één oogopslag hoeveel uren er zijn besteed én hoeveel er nog beschikbaar zijn binnen uw budget of planning. Zo bewaakt u uw capaciteit proactief en voorkomt u kostbare overschrijdingen.
Professionele urenregistratie bijhouden
Het systeem is ideaal voor urenregistratie binnen iedere organisatie. Of u nu een klein team heeft of een groot bedrijf: onze oplossing maakt het eenvoudig en betrouwbaar om uren bij te houden.
Voorbeeld: een 40-urige werkweek
Werkt uw team standaard 40 uur per week? Met TimeWriter ziet u precies hoe die uren verdeeld zijn over projecten, taken en afdelingen — tot op de minuut nauwkeurig. Geen onverklaarde uren meer, geen discussies over tijdsbesteding. Gewoon volledige transparantie en grip op uw organisatie.
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
