Urenregistratie op een eigen server in plaats van in andermans cloud

Voor de meeste organisaties maakt het niet uit waar hun urenadministratie fysiek staat. Voor sommige wel: omdat de sector het voorschrijft, omdat een klant ernaar vraagt bij een audit, of omdat er intern is afgesproken dat bedrijfsgegevens binnen het eigen netwerk blijven. Urenregistratie op een eigen server is dan geen voorkeur maar een voorwaarde.

De keuze die de meeste pakketten niet meer bieden

Vrijwel alle urenregistratie is de afgelopen jaren naar een webdienst verhuisd. Dat is begrijpelijk — het is eenvoudiger te onderhouden — maar het betekent ook dat de vraag waar uw gegevens staan meestal al beantwoord is voordat u hem stelt.

Bij TimeWriter Pro kan dat anders. De applicatieserver en de bijbehorende database plaatst u binnen uw eigen omgeving, met een certificaat op uw eigen naam voor de beveiligde verbinding. Wilt u dat liever niet zelf beheren, dan gebruikt u de gehoste variant. Het is dezelfde software; alleen de plaats van de server verschilt.

Voor de medewerker verandert er in beide gevallen niets. Die opent hetzelfde programma of dezelfde webclient en merkt aan het werk niet waar de administratie draait.

Wat u met een eigen server in handen houdt

De winst zit niet in functionaliteit maar in zeggenschap.

• de administratie staat binnen uw eigen netwerk en back-upregime
• het certificaat en het domein zijn van u
• onderhoudsmomenten plant u zelf
• de SOAP- en REST-API blijft beschikbaar, ook bij een eigen server
• de keuze is omkeerbaar: overstappen kan later alsnog

Dat laatste is in de praktijk het belangrijkst. Organisaties weten bij de aanschaf zelden zeker hoe hun infrastructuur er over drie jaar uitziet, en een keuze die vastzit, is een risico op zichzelf.

Wat het wel en niet van u vraagt

Een eigen server betekent een machine die draait, een back-up die getest is en iemand die een update uitvoert. Voor een organisatie met een eigen beheerder of een vaste ICT-partner is dat routine. Heeft u dat niet, dan is de gehoste variant vrijwel altijd de verstandigere keuze, want een server die niemand bijhoudt is onveiliger dan een gehoste omgeving die wel onderhouden wordt.

Stel uzelf vooral de vraag wie er belt als er iets stukgaat op een vrijdagmiddag. Is dat antwoord helder, dan is eigen beheer goed te doen; is het dat niet, dan is het een risico dat u zich op papier aanmeet maar in de praktijk niet draagt.

De leveringsvoorwaarden beschrijven wat er in beide opstellingen onder ondersteuning valt en waar de verantwoordelijkheid ligt.

Denk ook aan de kant van het herstel. Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname en geen voorziening; plan daarom bij de ingebruikname één keer een proefherstel op een losse machine. Dat is een middag werk en het is het enige moment waarop u erachter komt of de opzet klopt.

Koppelen blijft mogelijk

Een eigen server sluit u niet af van de rest. De koppelingen met boekhoudpakketten, de agenda-integratie en het versturen van facturen via Peppol werken ook wanneer de database in uw eigen netwerk staat.

Voor eigen software is er de API: organisaties gebruiken die om uren door te zetten naar een datawarehouse of om projecten uit een ander systeem aan te maken, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.

Houd er wel rekening mee dat de API bij Pro hoort. Wie een eigen server wil en daarnaast koppelt met eigen software, komt dus vrijwel altijd bij diezelfde versie uit — beide horen bij het deel van het product dat voor grotere organisaties bedoeld is.

Eerst kijken, dan beslissen

De serverkeuze hoeft niet vooraf gemaakt te worden. U kunt twee maanden vrijblijvend evalueren in de gehoste omgeving en pas bij de aanschaf bepalen waar de administratie uiteindelijk komt te staan. Dat is ook de volgorde die het meeste oplevert: eerst vaststellen of het pakket past, dan pas de infrastructuurvraag beantwoorden.