Urenregistratie software voor projecten en teams

Wat het is

Urenregistratie software legt vast wie waaraan werkte,
en maakt die registratie bruikbaar

Met urenregistratie software registreren medewerkers hun gewerkte uren op een klant, een project en een soort werk, en maakt de organisatie daar iets van waar ze op kan sturen: een budgetstand, een factuur, een capaciteitsplanning. Het registreren is de makkelijke helft. De registratie compleet, geaccordeerd en gekoppeld aan de facturatie houden is de helft die geld oplevert.

Uren gaan erin via een weekraster, de agenda of een stopwatch

Niemand houdt urenregistratie software vol die langer duurt dan het werk dat erin staat. In TimeWriter is een boeking een project, een activiteit, een duur en een optionele omschrijving. Wie twee projecten per week heeft, gebruikt het weekraster; wie per kwartier declareert, start de stopwatch; wie in Outlook of Google Calendar leeft, krijgt agenda-afspraken als conceptboeking aangeboden en bevestigt ze met één klik. Alle drie schrijven naar dezelfde registratie, vanuit de browser, de Windows- of macOS-desktopclient of de mobiele client op uw telefoon.

Accorderen maakt van een urenstaat een cijfer waar de organisatie achter staat

Zolang een leidinggevende een week niet heeft bekeken, is het een voornemen. In TimeWriter Pro beoordeelt een teamleider de uren van zijn eigen groep per periode, stuurt een regel met een reden terug en sluit de rest af. Daarna bewegen de cijfers niet meer – de enige manier waarop een maandrapport en een factuur uit dezelfde getallen kunnen komen zonder twee versies van dezelfde week te vergelijken.

Budgetten, rapporten en facturen komen uit dezelfde boekingen

De reden om urenregistratie software te gebruiken is zelden het registreren zelf; het is de vraag erachter. Zit dit project nog binnen budget, is deze klant winstgevend, is dit team volgende maand overvraagd. Budgetbewaking vergelijkt geboekte uren en kosten met wat is afgesproken en signaleert een overschrijding terwijl er nog ruimte is om te handelen. Rapporten snijden dezelfde boekingen per medewerker, project of klant. Facturatie werkt rechtstreeks vanuit de goedgekeurde uren, met tarieven per medewerker, activiteit of klant, zodat het bedrag op de factuur en het cijfer in het rapport nooit twee verschillende getallen zijn.

Verlof, verzuim en werkplek horen naast de uren

Gewerkte uren vertellen het halve verhaal. Verlofregistratie regelt aanvragen, saldi en goedkeuring in dezelfde administratie, zodat een week met twee vrije dagen geen week met zestien ontbrekende uren is. Werkplekregistratie legt per dag vast of iemand op kantoor, thuis of bij de klant werkte, voor wie reiskosten of thuiswerkvergoeding moet verantwoorden.

Wat u krijgt

De onderdelen van urenregistratie software
die bepalen of ze gebruikt wordt

Elke kaart is één taak die de software goed moet doen. Samen dekken ze de cyclus van een uur boeken tot de factuur ervoor versturen.

Invoer

Uren boeken in seconden, op elk apparaat

Webclient, Windows- en macOS-desktop en mobiel op één registratie
Conceptboekingen uit uw agenda-afspraken
Ontbrekende dagen gesignaleerd voordat de periode sluit

Weekraster, agendaweergave of lopende stopwatch; de laatst gebruikte projecten binnen handbereik; vorige week kopiëren als startpunt in plaats van opnieuw typen.

Zo werkt urenregistratie

Grip

Budgetten die waarschuwen voordat ze op zijn

Budget in uren of in geld
Begroot tegenover werkelijk, per project en per soort werk
Tarieven per medewerker, activiteit of klant, in elke combinatie

Stel een budget in uren of geld in per project, fase of klant. Het verbruik loopt mee terwijl mensen boeken; een signaal bij een instelbare grens laat nog ruimte om met de klant te praten.

Budgetbewaking

Factureren

Facturen uit goedgekeurde uren, in de afspraak die elke klant heeft

Tarieven per persoon, per soort werk of per klant
Doorbelaste kosten op dezelfde factuur als de uren
Naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T

Uurtarief, vaste prijs per activiteit, projectprijs, abonnement, stuksprijs of doorbelasten: factuurscenario’s leggen de afspraak per klant één keer vast, en elke periode volgt de juiste factuur uit dezelfde goedgekeurde uren. De specificatie op de factuur is de omschrijving uit de registratie; daarom blijven de meeste factuurvragen uit.

Factureren vanuit uren

Facturen uit goedgekeurde uren, in de afspraak die elke klant heeft

Voor wie

Gebouwd voor bedrijven die uren verkopen
of ermee plannen

Adviesbureaus, ingenieursbureaus, architecten, administratie- en accountantskantoren, advocaten en ICT-bedrijven gebruiken TimeWriter omdat hun vragen hetzelfde zijn: wat heeft deze opdracht gekost, wat kan worden gefactureerd, hoeveel van het honorarium is er nog, en hoeveel van ieders week was klantwerk. Een zzp’er gebruikt de gratis editie voor de eerste twee vragen; een bureau van veertig gebruikt Pro voor alle vier plus accordering. De branchepagina’s laten zien hoe elke sector zijn projecten indeelt.

Bekijk de branches

Rapport uit de urenregistratie software met uren per project en medewerker

Prijzen

Wat het kost,
per jaar en per editie

Drie edities, gepubliceerde prijzen en twee maanden proberen voordat u beslist. Geen betaalgegevens nodig voor de proefperiode.

Freeware

Gratis Gratis Gratis, voor altijd, voor 1 gebruiker

Alleen voor persoonlijk gebruik
Lokaal en in de cloud
Standaardrapporten
Support tegen betaling

Start gratis

Meest gekozen

Standaard

€ 215,= Per jaar voor 5 gebruikers (licenties 5 tot 50)

Voor bedrijven met 5 - 25 medewerkers
Lokaal en in de cloud
Rapportages, budgetbewaking, verlofregistratie en facturering
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Pro

€ 935,= Per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt)

Voor organisaties met 25 - 1.000 fte
Lokaal, op uw eigen server en in de cloud
Accorderen, groepen en rollen, SOAP- en REST-koppelingen
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Vragen

Veelgestelde vragen
over urenregistratie software

Korte antwoorden op de vragen die mensen stellen voordat ze het proberen. Alles verder: de supportpagina’s hebben handleidingen, instructievideo’s en een contactformulier.

Naar support

Wat is de beste urenregistratie software?

Die bestaat niet voor iedereen: een zzp’er met één klant heeft genoeg aan een gratis stopwatch, een bureau van veertig heeft accordering, budgetten en een boekhoudkoppeling nodig. Kies op drie vragen: hoe lang kost een normale week boeken, kan een goedgekeurd cijfer nog veranderen, en komt de factuur zonder overtypen uit de registratie. Hoe u die vragen beantwoordt staat op urenregistratie software kiezen.

Is er gratis urenregistratie software voor één gebruiker?

Ja. TimeWriter Freeware is gratis voor persoonlijk gebruik door 1 gebruiker, lokaal of in de cloud, met de standaardrapporten. Het is hetzelfde programma als de betaalde edities, dus later overstappen behoudt uw klanten, projecten en uren.

Is er een gratis Excel-programma voor urenregistratie?

Een Excel-urenstaat is er wel (ook bij ons: een gratis sjabloon), maar Excel kent geen accordering, geen budgetbewaking en geen koppeling met uw facturatie. Vanaf een handvol medewerkers kost het samenvoegen van bestanden meer dan software. Wat u mist en wanneer u overstapt leest u op urenregistratie in Excel.

Werkt TimeWriter in de browser, als app of als programma?

Alle drie, op dezelfde administratie: een webclient voor elke browser (ook op Linux), een desktopclient voor Windows en macOS, en een mobiele client voor telefoon en tablet. De mobiele client is een browserclient; er is geen app uit een appstore nodig.

Kunnen uren worden goedgekeurd voordat ze gefactureerd worden?

In TimeWriter Pro accordeert een leidinggevende een periode per medewerker en wordt die periode afgesloten. Goedgekeurde uren zijn waar de facturatie van uitgaat, zodat een factuur nooit op cijfers rust die nog kunnen veranderen.

Met welke boekhoudpakketten koppelt TimeWriter?

Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T, en daarnaast Visma, iMuis en King. Facturen en goedgekeurde uren gaan naar het pakket in plaats van overgetypt te worden; de details staan op de koppelingenpagina.

Wat kost TimeWriter?

Freeware is gratis voor 1 gebruiker. Standaard kost € 215 per jaar voor 5 gebruikers (licenties van 5 tot 50 gebruikers). Pro kost € 935 per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt). Beide betaalde edities probeert u 2 maanden gratis, zonder betaalgegevens.

Klanten aan het woord

Beoordeeld met 4,8 op Google
door 62 gebruikers

TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld en ondersteund en wordt gebruikt door meer dan 500 organisaties en tienduizenden gebruikers. Gemiddeld 4,8 van 5 op 62 Google-reviews; op onze reviewpagina staan 143 gebruikersreviews van TimeWriter Standaard met gemiddeld 8,2 van 10 en 73 van TimeWriter Pro met gemiddeld 7,7 (oktober 2026).

Zeer prettig te gebruiken urenregistratie software met veel functionaliteit

Henrik Google-review

Prima uren registratie programma. Makkelijk in te voeren en genereerd duidelijke week, maand of jaar overzichten, totaal overzicht of per project.

Ineke Kien Google-review

Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.

G S Google-review

Deze klanten gingen u voor
zij gebruiken reeds TimeWriter

Veel organisaties werken al jaren met TimeWriter, de eerste versie was al beschikbaar in 1998.

Urenregistratie software kiezen: de drie vragen die ertoe doen

De meeste vergelijkingen sommen functies op. De drie vragen die werkelijk voorspellen of urenregistratie software over een jaar nog gebruikt wordt, zijn anders. Hoe lang kost een normale week boeken, voor de persoon die het minst van administratie houdt? Wat gebeurt er met een cijfer zodra het is goedgekeurd – kan het nog veranderen? En kan de factuur uit de registratie komen zonder dat iemand iets overtypt? Beantwoordt een pakket die drie goed, dan is de rest van de functielijst detail.

TimeWriter is één optie van meerdere. Clockify en Toggl zijn sterke keuzes voor freelancers die een gratis stopwatch willen en weinig meer; TimeChimp, Simplicate en Keeping richten zich op bureaus en combineren uren met planning of CRM; AFAS, Nmbrs en de grote HR-suites voegen roosters en salaris toe; Shiftbase en Werktijden zijn gebouwd rond diensten en roosters. TimeWriter zit bij bedrijven die per uur verkopen of plannen en accordering, budgetten en facturatie in één administratie willen, met de keuze om die zelf te hosten. De productmatrix toont per functie welke editie hem heeft, zodat de vergelijking minuten kost in plaats van een verkoopgesprek.

Wat de wet vraagt van uw urenregistratie

Voor werkgevers geldt de Arbeidstijdenwet, artikel 4:3: u voert een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, zodanig dat toezicht op de wet mogelijk is. Het Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1 verplicht u die gegevens minimaal 52 weken te bewaren. Het Hof van Justitie van de EU bepaalde in mei 2019 (CCOO, C-55/18) dat werkgevers in de EU een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem nodig hebben dat de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer vastlegt. De berichten over ‘verplichte tijdregistratie vanaf 2027’ gaan over België (voorontwerp van wet, beoogde ingang 1 januari 2027), niet over Nederland: hier bestaat de registratieplicht al.

Voor zelfstandigen telt het urencriterium van de Belastingdienst: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan de onderneming besteed om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek. Die uren moet u aannemelijk kunnen maken, en de administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Subsidieregelingen voegen eisen toe: voor de WBSO registreert u S&O-uren per medewerker, per project en per dag en werkt u die minstens elke 10 werkdagen bij (RVO).

Geen van deze regels schrijft software voor. Wat ze vragen is een registratie die compleet, gedateerd en na goedkeuring niet meer te wijzigen is – precies wat accordering en afgesloten perioden in TimeWriter doen. TimeWriter wordt volledig in Nederland ontwikkeld en gehost, conform de AVG; de gehoste edities draaien in het datacenter van CJ2 (ISO 27001-gecertificeerd) en met Pro kunt u applicatie en database ook op uw eigen server zetten.

Deze pagina gaat over urenregistratie software in het algemeen en over TimeWriter in het bijzonder. Laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026. Geschreven door Rinse Lemstra, ontwikkelaar en eigenaar van TimeWriter bij XSO; TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld. Prijzen zoals gepubliceerd op de prijzenpagina; reviewscore van Google, gebruikersreviews van de reviewpagina, oktober 2026.

Sectie Gratis proefperiode

Proberen

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis
en houd het als het bevalt

Twee maanden TimeWriter Standaard of Pro, met uw eigen klanten, projecten en medewerkers. Geen betaalgegevens, niets te installeren voor de webclient, en uw gegevens blijven staan als u doorgaat.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis

Urenregistratie softwaredie uren, verlof en facturen op één plek zet

Urenregistratie software legt vast wie waaraan werkte,en maakt die registratie bruikbaar