Urenregistratie accountantskantoor: zicht op wat een klant werkelijk kost

Urenregistratie op een accountantskantoor gaat zelden mis bij de aangiftes en de jaarrekeningen. Het gaat mis bij alles daaromheen: het telefoontje van een half uur, de correctie op een eerder ingeleverde administratie, het extra overleg in maart. Dat werk wordt gedaan, maar niet altijd vastgelegd.

Het vaste pakket dat langzaam uitdijt

Veel kantoren werken inmiddels met vaste maandbedragen per klant. Dat is prettig voor de klant en overzichtelijk voor de facturatie, maar het haalt de rem van het werk af. Zolang niemand bijhoudt hoeveel uur er in een pakket gaat zitten, valt niet te zeggen welke klanten de marge dragen en welke hem opeten.

Het verschil zit meestal niet in de omzet maar in de bestede tijd. Twee klanten met hetzelfde maandbedrag kunnen een factor twee verschillen in uren, en dat blijkt pas als de uren op klantniveau naast het tarief liggen.

Zo’n verschil is bovendien zelden het gevolg van één grote post. Het ontstaat uit een administratie die elk kwartaal net iets later binnenkomt, uit bonnen die nagevraagd moeten worden en uit vragen die buiten het pakket vallen maar toch beantwoord worden. Stuk voor stuk te klein om een gesprek over te beginnen, samen genoeg om het rendement van een klant om te draaien.

Wat urenregistratie op een accountantskantoor moet vastleggen

De boeking zelf moet snel kunnen — niemand schrijft nauwkeurig als het drie schermen kost. Tegelijk moet er genoeg structuur in zitten om er later een uitspraak op te baseren.

• klant, dossier en soort werkzaamheid in één boeking
• declarabel of niet-declarabel, zonder dat dat een discussie wordt
• meerwerk herkenbaar apart van het vaste pakket
• uren per medewerker, zodat bezetting en opleiding zichtbaar worden
• een periode die dichtgezet kan worden als hij klaar is

In de urenregistratie kiest iedere medewerker de invoervorm die bij het werk past: een weekraster voor wie een vaste klantenportefeuille bedient, een dagoverzicht voor wie per dossier schrijft. Wie veel tijd in overleg doorbrengt, laat de agenda-afspraken als voorstel in het raster verschijnen.

Houd de lijst met werkzaamheden daarbij kort. Een kantoor dat dertig activiteiten aanbiedt, krijgt dertig verschillende interpretaties terug; vijf of zes die iedereen op dezelfde manier leest, leveren cijfers op waar een gesprek op te voeren valt.

Declarabiliteit als stuurgetal, niet als afrekening

Zodra uren per klant en per medewerker vastliggen, wordt declarabiliteit een gesprek over werkverdeling in plaats van over inzet. Een junior die veel tijd kwijt is aan één administratie is een signaal over die administratie, niet over de junior.

Met budgetbewaking legt u per klant of opdracht een aantal uren vast en krijgt de verantwoordelijke een seintje voordat de grens gepasseerd is. Voor kantoren die met vaste prijzen werken is dat het verschil tussen bijsturen en achteraf uitleggen.

Van uren naar declaratie zonder tussenstap

Meerwerk dat wel gemaakt maar niet gefactureerd wordt, is de stilste kostenpost van een kantoor. Vanuit de facturatie zet u geregistreerde uren om in een declaratie, met een specificatie die de klant kan volgen. Vaste bedragen, uurtarieven en doorbelastingen zijn per klant in te stellen, zodat het abonnement en het meerwerk op dezelfde factuur kunnen staan.

De piekperiodes van het kantoor maken dit extra merkbaar: in het voorjaar is er geen tijd om urenlijsten na te lopen, en wat dan blijft liggen, wordt in de zomer zelden nog rechtgezet. Een kantoor dat het hele jaar door schrijft, hoeft die inhaalslag niet te maken.

Passend bij de omvang van het kantoor

Een kantoor met acht mensen heeft andere behoeften dan een kantoor met veertig. TimeWriter Standaard dekt urenregistratie, verlof, budgetten en facturatie voor teams tot ongeveer 25 fte. Daarboven voegt Pro accordering, groepen en rollen toe, zodat een teamleider de uren van de eigen groep goedkeurt en vastzet.

Voor kantoren die met seizoensmedewerkers of stagiairs werken, telt nog iets anders mee: wie alleen in het voorjaar meedraait, moet op dag één kunnen schrijven zonder instructie vooraf. Een invoerscherm dat uitleg nodig heeft, levert in die maanden per definitie onbruikbare cijfers op.

Die accordering is op grotere kantoren het punt waarop de administratie betrouwbaar wordt: wat goedgekeurd is, staat vast en verandert niet meer ongemerkt na de facturatie.

Werkt u vooral als administratiekantoor en minder als controlepraktijk, dan sluit de uitwerking voor administratiekantoren waarschijnlijk dichter aan bij uw inrichting.