Het vaste pakket dat langzaam uitdijt
Veel kantoren werken met vaste maandbedragen per klant. Prettig voor de klant en overzichtelijk voor de facturatie, maar het haalt de rem van het werk. Zolang niemand bijhoudt hoeveel uur er in een pakket gaat zitten, valt niet te zeggen welke klanten de marge dragen en welke haar opeten. Twee klanten met hetzelfde maandbedrag kunnen een factor twee verschillen in uren, en dat blijkt pas als de uren op klantniveau naast het tarief liggen. Het verschil ontstaat zelden uit één grote post: een administratie die elk kwartaal net iets later binnenkomt, bonnen die nagevraagd moeten worden, vragen buiten het pakket die toch beantwoord worden. Stuk voor stuk te klein voor een gesprek, samen genoeg om het rendement van een klant om te draaien.
Wat urenregistratie op een accountantskantoor moet vastleggen
Klant, dossier en soort werkzaamheid in één boeking; declarabel of niet-declarabel zonder dat dat een discussie wordt; meerwerk herkenbaar apart van het vaste pakket; uren per medewerker, zodat bezetting en opleiding zichtbaar worden; en een periode die dichtgezet kan worden als hij klaar is. In TimeWriter kiest iedere medewerker de invoervorm die bij het werk past: het weekraster voor wie een vaste portefeuille bedient, de stopwatch voor wie per dossier schrijft, en agenda-afspraken uit Outlook die als conceptboeking in het raster verschijnen. Houd de lijst met werkzaamheden kort: vijf of zes die iedereen op dezelfde manier leest, leveren cijfers op waar een gesprek op te voeren valt; dertig leveren dertig interpretaties.
Declarabiliteit als stuurgetal, niet als afrekening
Zodra uren per klant en per medewerker vastliggen, wordt declarabiliteit een gesprek over werkverdeling in plaats van over inzet. Een junior die veel tijd kwijt is aan één administratie is een signaal over die administratie, niet over de junior. Met budgetbewaking legt u per klant of pakket een aantal uren vast en krijgt de verantwoordelijke een signaal voordat de grens is gepasseerd – voor kantoren met vaste prijzen het verschil tussen bijsturen en achteraf uitleggen.
Van uren naar declaratie zonder tussenstap
Meerwerk dat wel gemaakt maar niet gefactureerd wordt, is de stilste kostenpost van een kantoor. In Pro keurt de verantwoordelijke de uren per periode goed en sluit af; de facturatie zet de goedgekeurde uren om in een declaratie met een specificatie die de klant kan volgen. Vaste bedragen, uurtarieven en doorbelastingen zijn per klant in te stellen als factuurscenario, zodat het abonnement en het meerwerk op dezelfde factuur staan. De factuur gaat door naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T – de pakketten die uw klanten ook gebruiken.
