Tijdschrijven: van uren per dossier tot factuur

Wat het is

Tijdschrijven is urenregistratie
met de factuur als doel

Wie tijdschrijft, registreert niet hoeveel hij werkte maar voor wie: elke activiteit krijgt een klant, een dossier of project en een omschrijving die later op de factuur of in de verantwoording terugkomt. Dat is de dagelijkse praktijk van advocaten, accountants, adviseurs, architecten en ICT-dienstverleners, en van iedereen die subsidie-uren moet aantonen. Het verschil met een urenstaat zit in de nauwkeurigheid die de klant verwacht: niet ‘8 uur’, maar ‘0,5 uur telefonisch overleg inzake koopovereenkomst’.

Tijdschrijven in de eenheid die uw klant verwacht

Advocatenkantoren schrijven vaak per zes minuten (0,1 uur), accountants per kwartier, adviesbureaus per half uur of per uur. TimeWriter registreert op de minuut nauwkeurig, dus elke eenheid past; de afronding volgt de afspraak met uw klant. De omschrijving bij elke regel is de specificatie die de klant later op de factuur ziet, dus wie bij het schrijven één zin typt, hoeft bij het factureren niets meer toe te voegen.

Declarabel, niet-declarabel en intern naast elkaar

Niet elk uur mag de deur uit. Per activiteit legt u vast of tijd declarabel is; interne uren, acquisitie en opleiding worden wel geschreven maar niet gefactureerd. Zo ziet u per medewerker en per periode de declarabiliteit – het aandeel schrijfbare uren dat ook factureerbaar was – zonder een tweede lijst bij te houden. Zie rendement uit urenregistratie.

Van geschreven uren naar factuur, zonder overtypen

In Pro accordeert een leidinggevende de geschreven uren per periode en sluit die af. Daarna maakt de facturatie per klant de factuur volgens het afgesproken scenario: uurtarief per medewerker of activiteit, vaste prijs per dossier, abonnement met urenbudget of projectprijs. De factuur gaat door naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T. Wat de klant ziet, is wat geschreven is.

Tijdschrijven vanuit de agenda

Veel geschreven tijd staat al in de agenda: besprekingen, zittingen, afspraken op locatie. TimeWriter leest Outlook, Google Calendar en elke andere iCal-agenda en biedt afspraken als conceptboeking aan; één klik maakt er een geschreven uur van, op de juiste klant en het juiste dossier. Zie agenda koppelen.

In de praktijk

Tijdschrijven per beroepsgroep:
dezelfde software, een andere inrichting

Drie branches waar tijdschrijven de omzet bepaalt, met wat voor elk telt.

Advocatuur

Per dossier en zaak, in eenheden van zes minuten

Registratie op de minuut, ook in eenheden van 0,1 uur
Declaratiespecificatie uit de omschrijving
Uren per dossier gesloten na accordering

Uren per cliënt en dossier, declarabel of niet, met de specificatie die de cliënt op de declaratie verwacht. Vaste prijs per zaak naast uurtarief.

Urenregistratie advocatenkantoor

Accountancy

Per klant en dossier, met vaste pakketten naast uurtarief

Vaste prijs per dossier of abonnement
Rendement per klant en medewerker
Koppeling met uw boekhoudpakket

Jaarrekening, aangifte en advies per klant geschreven; het rendement per klant en per pakket zichtbaar voordat het nieuwe jaar wordt geoffreerd.

Urenregistratie accountantskantoor

Advies en ICT

Retainers, projecten en doorbelaste kosten op één factuur

Budget per project met signaal bij een instelbare grens
Abonnement met urenbudget voor retainers
Doorbelaste kosten naast de uren

Adviesbureaus en ICT-dienstverleners schrijven op projecten met een budget, op retainers met een maandelijks urentegoed en op losse opdrachten per uur. TimeWriter houdt per klant het scenario bij en zet reiskosten en doorbelaste inkoop op dezelfde factuur als de uren.

Consultancy en advies

Retainers, projecten en doorbelaste kosten op één factuur

Zonder weerstand

Tijdschrijven dat medewerkers volhouden
omdat het minuten kost, geen uur

Niemand schrijft graag tijd. De enige manier om de registratie compleet te houden is het schrijven zelf kort te maken: de laatst gebruikte dossiers bovenaan, vorige week als startpunt, de stopwatch voor wie tussendoor wordt gebeld, de agenda als bron voor besprekingen. Ontbrekende dagen worden gesignaleerd voordat de periode sluit. Wie om vijf uur zijn dag schrijft, is in twee minuten klaar; wie het vrijdag voor de hele week doet, heeft het weekraster en de agenda als geheugensteun.

Zo werkt urenregistratie

Tijdschrijven in het weekraster van TimeWriter

Prijzen

Wat het kost,
per jaar en per editie

Drie edities, gepubliceerde prijzen en twee maanden proberen voordat u beslist. Geen betaalgegevens nodig voor de proefperiode.

Freeware

Gratis Gratis Gratis, voor altijd, voor 1 gebruiker

Alleen voor persoonlijk gebruik
Lokaal en in de cloud
Standaardrapporten
Support tegen betaling

Start gratis

Meest gekozen

Standaard

€ 215,= Per jaar voor 5 gebruikers (licenties 5 tot 50)

Voor bedrijven met 5 - 25 medewerkers
Lokaal en in de cloud
Rapportages, budgetbewaking, verlofregistratie en facturering
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Pro

€ 935,= Per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt)

Voor organisaties met 25 - 1.000 fte
Lokaal, op uw eigen server en in de cloud
Accorderen, groepen en rollen, SOAP- en REST-koppelingen
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Vragen

Veelgestelde vragen
over tijdschrijven

Korte antwoorden; de supportpagina’s hebben handleidingen en instructievideo’s.

Naar support

Wat is tijdschrijven?

Tijdschrijven is gewerkte tijd vastleggen op de klant, het dossier of project en de activiteit waarvoor die is gemaakt, met een omschrijving, zodat de uren gedeclareerd of verantwoord kunnen worden. Het is urenregistratie met de factuur of de subsidieverantwoording als doel.

Welke eenheid gebruik ik bij tijdschrijven?

Wat uw klant verwacht: advocaten en notarissen schrijven doorgaans per zes minuten (0,1 uur), accountants per kwartier, adviesbureaus per half uur of uur. TimeWriter registreert op de minuut, dus elke eenheid past; u boekt in de afgesproken eenheid en de factuur toont wat geboekt is.

Hoe krijg ik medewerkers zover dat ze tijdschrijven?

Maak het kort en dagelijks: weekraster met de laatst gebruikte dossiers bovenaan, agenda-afspraken als conceptboeking, een signaal bij ontbrekende dagen, en accordering per week zodat achterstand niet oploopt. Laat zien wat het oplevert: de declarabiliteit per persoon en de factuur die zonder nabellen de deur uitgaat.

Kan ik tijdschrijven op mijn telefoon?

Ja. De mobiele client werkt in de browser van telefoon en tablet op dezelfde administratie als de webclient en de desktopclient voor Windows en macOS; er is geen app uit een appstore nodig.

Met welke boekhoudpakketten koppelt TimeWriter?

Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T, en daarnaast Visma, iMuis en King. Facturen en goedgekeurde uren gaan naar het pakket in plaats van overgetypt te worden; de details staan op de koppelingenpagina.

Wat kost TimeWriter?

Freeware is gratis voor 1 gebruiker. Standaard kost € 215 per jaar voor 5 gebruikers (licenties van 5 tot 50 gebruikers). Pro kost € 935 per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt). Beide betaalde edities probeert u 2 maanden gratis, zonder betaalgegevens.

Klanten aan het woord

Beoordeeld met 4,8 op Google
door 62 gebruikers

TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld en ondersteund en wordt gebruikt door meer dan 500 organisaties en tienduizenden gebruikers. Gemiddeld 4,8 van 5 op 62 Google-reviews; op onze reviewpagina staan 143 gebruikersreviews van TimeWriter Standaard met gemiddeld 8,2 van 10 en 73 van TimeWriter Pro met gemiddeld 7,7 (oktober 2026).

Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.

Rogier van der Hoeven Google-review

Zeer prettig te gebruiken urenregistratie software met veel functionaliteit

Henrik Google-review

Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.

G S Google-review

Deze klanten gingen u voor
zij gebruiken reeds TimeWriter

Veel organisaties werken al jaren met TimeWriter, de eerste versie was al beschikbaar in 1998.

Software voor tijdschrijven kiezen

Voor tijdschrijven telt één vraag boven alle andere: komt de declaratie uit de geschreven uren zonder dat iemand ze overtypt of herformuleert? Daarna: kan een leidinggevende de uren goedkeuren en afsluiten voordat ze gefactureerd worden, en kent de software de afspraak per klant (uurtarief, vaste prijs, abonnement). Voor de advocatuur zijn er gespecialiseerde pakketten met dossierbeheer (Legalsense, BaseNet); TimeChimp en Simplicate combineren tijdschrijven met CRM en planning; TimeWriter is gebouwd rond de registratie zelf, met accordering, factuurscenario’s en koppelingen met de boekhouding, en met de keuze om de database op uw eigen server te zetten. De productmatrix toont per functie welke editie hem heeft.

Wat de wet vraagt van uw urenregistratie

Voor werkgevers geldt de Arbeidstijdenwet, artikel 4:3: u voert een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, zodanig dat toezicht op de wet mogelijk is. Het Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1 verplicht u die gegevens minimaal 52 weken te bewaren. Het Hof van Justitie van de EU bepaalde in mei 2019 (CCOO, C-55/18) dat werkgevers in de EU een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem nodig hebben dat de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer vastlegt. De berichten over ‘verplichte tijdregistratie vanaf 2027’ gaan over België (voorontwerp van wet, beoogde ingang 1 januari 2027), niet over Nederland: hier bestaat de registratieplicht al.

Voor zelfstandigen telt het urencriterium van de Belastingdienst: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan de onderneming besteed om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek. Die uren moet u aannemelijk kunnen maken, en de administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Subsidieregelingen voegen eisen toe: voor de WBSO registreert u S&O-uren per medewerker, per project en per dag en werkt u die minstens elke 10 werkdagen bij (RVO).

Geen van deze regels schrijft software voor. Wat ze vragen is een registratie die compleet, gedateerd en na goedkeuring niet meer te wijzigen is – precies wat accordering en afgesloten perioden in TimeWriter doen. TimeWriter wordt volledig in Nederland ontwikkeld en gehost, conform de AVG; de gehoste edities draaien in het datacenter van CJ2 (ISO 27001-gecertificeerd) en met Pro kunt u applicatie en database ook op uw eigen server zetten.

Deze pagina gaat over tijdschrijven bij dienstverleners en over hoe TimeWriter het invult. Laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026. Geschreven door Rinse Lemstra, ontwikkelaar en eigenaar van TimeWriter bij XSO; TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld. Prijzen zoals gepubliceerd op de prijzenpagina; reviewscore van Google, gebruikersreviews van de reviewpagina, oktober 2026.

Sectie Gratis proefperiode

Proberen

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis
en houd het als het bevalt

Twee maanden TimeWriter Standaard of Pro, met uw eigen klanten, projecten en medewerkers. Geen betaalgegevens, niets te installeren voor de webclient, en uw gegevens blijven staan als u doorgaat.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis

Tijdschrijvendat van elke zes minuten een regel op de factuur maakt

Tijdschrijven is urenregistratiemet de factuur als doel