Tijdschrijven is voor veel organisaties een belangrijk onderdeel van de dagelijkse administratie. Medewerkers registreren hoeveel tijd zij besteden aan klanten, projecten en verschillende werkzaamheden. Deze informatie vormt vervolgens de basis voor een goede urenadministratie, maar kan ook worden gebruikt voor planning, budgetbewaking en facturatie.
Traditioneel wordt tijd schrijven vaak gedaan met een papieren urenstaat, een weekstaat of een Excel-bestand. Dat werkt zolang de administratie eenvoudig blijft, maar naarmate het aantal medewerkers, klanten en projecten toeneemt, wordt het steeds lastiger om alle gegevens actueel en overzichtelijk te houden. Met TimeWriter wordt tijdschrijven digitaal en kunnen medewerkers hun gewerkte uren rechtstreeks registreren.
De geregistreerde uren worden centraal opgeslagen en kunnen vervolgens vanuit verschillende onderdelen van de organisatie worden gebruikt. Zo ontstaat één actuele administratie waarin u niet alleen kunt zien hoeveel uur iemand heeft gewerkt, maar ook aan welke klant, welk project of welke activiteit de tijd is besteed.
Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig tijdschrijven kan zijn.
[ Probeer TimeWriter gratis ]
Tijdschrijven betekent dat medewerkers vastleggen hoeveel tijd zij aan hun werkzaamheden besteden. Dat kan bijvoorbeeld per klant, project, opdracht of activiteit. Een medewerker die op een dag voor drie verschillende klanten werkt, kan de gewerkte tijd per klant registreren. Hierdoor ontstaat een duidelijk overzicht van de tijdsbesteding.
Voor organisaties is deze informatie belangrijk omdat alleen het totale aantal gewerkte uren vaak onvoldoende inzicht geeft. Wanneer bekend is hoeveel tijd aan een bepaalde opdracht is besteed, kunnen projecten beter worden geëvalueerd en toekomstige werkzaamheden beter worden gepland.
Met TimeWriter wordt tijdschrijven onderdeel van een digitale urenregistratie. Medewerkers kunnen hun uren gedurende de dag of week registreren en leidinggevenden en administrateurs kunnen de gegevens vervolgens controleren en gebruiken voor verdere verwerking.
Veel organisaties zijn begonnen met tijdschrijven in Excel. Voor een kleine administratie kan dat een praktische oplossing zijn, maar Excel vereist dat u zelf de structuur, berekeningen en overzichten onderhoudt. Bij meerdere medewerkers en projecten kunnen daardoor al snel verschillende bestanden en tabbladen ontstaan.
Een gespecialiseerd systeem voor tijdschrijven neemt een groot deel van dat werk uit handen. Met TimeWriter worden de geregistreerde uren centraal opgeslagen. Medewerkers hoeven geen eigen spreadsheets bij te houden en de administratie hoeft verschillende bestanden niet achteraf samen te voegen.
Dit zorgt voor meer overzicht en maakt het eenvoudiger om geregistreerde uren terug te vinden. Bovendien kunnen de gegevens direct worden gebruikt voor rapportages, budgetbewaking en facturatie.
Wanneer uw medewerkers voor verschillende klanten of projecten werken, wilt u weten waar de beschikbare tijd daadwerkelijk aan wordt besteed. TimeWriter maakt het mogelijk om uren vast te leggen bij de juiste klant, het betreffende project en de bijbehorende activiteit.
Hierdoor kunt u achteraf bijvoorbeeld zien hoeveel uur aan een project is besteed en welke werkzaamheden daarvoor zijn uitgevoerd. Dit maakt het eenvoudiger om projecten te evalueren en om te bepalen of de werkzaamheden binnen de vooraf gemaakte planning en begroting zijn uitgevoerd.
Ook voor toekomstige opdrachten is deze informatie waardevol. Door eerdere projecten te analyseren, krijgt u een beter beeld van de tijd die bepaalde werkzaamheden in de praktijk kosten. Daarmee kan tijdschrijven niet alleen worden gebruikt voor administratie achteraf, maar ook als hulpmiddel bij de planning van nieuwe werkzaamheden.
Voor bedrijven die op basis van gewerkte uren factureren, heeft een goede tijdregistratie direct invloed op de facturatie. Wanneer uren niet of niet volledig worden geregistreerd, bestaat het risico dat werkzaamheden niet worden doorbelast.
TimeWriter koppelt tijdregistratie aan facturatie. De geregistreerde uren kunnen daardoor worden gebruikt bij het opstellen van facturen. Ook de omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden kan worden meegenomen, waardoor voor de klant duidelijk is welke werkzaamheden in rekening worden gebracht.
De administratie hoeft de uren hierdoor niet opnieuw over te nemen. Na controle kunnen de geregistreerde uren worden verwerkt in de facturatie. Dat vermindert dubbele invoer en maakt het facturatieproces overzichtelijker.
Tijdschrijven geeft niet alleen inzicht in gewerkte uren, maar maakt ook zichtbaar hoeveel tijd een project daadwerkelijk kost. Wanneer vooraf een aantal uren of een budget voor een project is vastgesteld, kunnen de geregistreerde uren hiermee worden vergeleken.
Met TimeWriter kunt u de bestede tijd volgen en projecten bewaken. Wanneer blijkt dat een project meer uren vraagt dan vooraf verwacht, wordt dit tijdens het project zichtbaar. Hierdoor kan tijdig worden bekeken of de planning moet worden aangepast of dat aanvullende maatregelen nodig zijn.
Voor projectorganisaties is tijdschrijven daarmee een belangrijk hulpmiddel om grip te houden op de verhouding tussen geplande en daadwerkelijk bestede tijd.
Medewerkers werken tegenwoordig niet altijd vanaf dezelfde werkplek. Zij kunnen op kantoor werken, vanuit huis, bij een klant of onderweg. Daarom is het praktisch wanneer tijdschrijven niet afhankelijk is van één computer op kantoor.
Met de online mogelijkheden van TimeWriter kunnen medewerkers hun uren vanaf verschillende locaties registreren. De webclient kan vanuit een browser worden gebruikt en er is ook een app beschikbaar voor het registreren van uren.
Een medewerker hoeft daardoor niet te wachten tot het einde van de week om de uren in te voeren. De tijd kan direct na een afspraak, bezoek of andere werkzaamheden worden geregistreerd. Hierdoor blijft de urenadministratie actueel en wordt de kans kleiner dat uren worden vergeten.
Voor medewerkers die regelmatig onderweg zijn, is een mobiele manier van tijdschrijven bijzonder praktisch. Met de TimeWriter app kunnen gewerkte uren rechtstreeks worden geregistreerd.
De medewerker kan bijvoorbeeld na afloop van een werkzaamheden de bestede tijd vastleggen bij de betreffende klant of het project. De gegevens worden vervolgens onderdeel van de centrale urenadministratie.
Door de registratie dichter bij het moment van werken te laten plaatsvinden, hoeft de medewerker achteraf minder te reconstrueren. Dat maakt tijdschrijven eenvoudiger en zorgt ervoor dat de administratie zo actueel mogelijk blijft.
Tijdschrijven staat binnen TimeWriter niet los van andere onderdelen van de personeelsadministratie. Naast gewerkte uren kunnen medewerkers ook verlof registreren en aanvragen.
Voor leidinggevenden ontstaat hierdoor een beter overzicht van de inzetbaarheid van medewerkers. Gewerkte uren en geplande afwezigheid kunnen binnen dezelfde omgeving worden beheerd.
Dit is vooral handig voor organisaties waarin planning en personeelsbezetting een belangrijke rol spelen. De urenregistratie geeft inzicht in de werkelijk gewerkte tijd, terwijl de verlofregistratie inzicht geeft in geplande afwezigheid.
Een modern systeem voor tijdschrijven doet meer dan alleen het opslaan van gewerkte uren. De geregistreerde tijd vormt een belangrijke bron van informatie voor verschillende processen binnen een organisatie.
TimeWriter combineert tijdregistratie onder meer met planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie. Daardoor hoeft dezelfde informatie niet op verschillende plaatsen opnieuw te worden ingevoerd.
Een medewerker registreert de tijd één keer. Vervolgens kan deze informatie door de organisatie worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Dat vermindert administratief werk en zorgt ervoor dat verschillende onderdelen van de administratie met dezelfde gegevens werken.
Een goed systeem voor tijdschrijven moet niet alleen geschikt zijn voor de administratie, maar vooral eenvoudig zijn voor de medewerkers die dagelijks hun uren registreren. Wanneer het invoeren van uren te veel tijd kost, bestaat het risico dat registraties worden uitgesteld of achteraf worden ingevuld.
TimeWriter is gericht op een eenvoudige manier van registreren. Medewerkers kunnen hun uren vastleggen zonder uitgebreide administratieve handelingen. Leidinggevenden krijgen vervolgens inzicht in de geregistreerde uren en kunnen deze waar nodig controleren.
Zo ontstaat een praktische verdeling: medewerkers registreren hun tijd, terwijl leidinggevenden en administrateurs de informatie kunnen gebruiken voor controle, rapportage, planning en facturatie.
Digitaal tijdschrijven heeft verschillende voordelen ten opzichte van handmatige urenregistratie. De gegevens worden centraal opgeslagen, zijn eenvoudiger terug te vinden en kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt.
Daarnaast kan digitale registratie helpen om fouten en vergeten uren te beperken. Wanneer medewerkers hun uren direct registreren, hoeft achteraf minder tijd te worden besteed aan het reconstrueren van de werkweek.
Ook voor de organisatie ontstaat meer inzicht. U kunt geregistreerde uren bekijken per medewerker, klant, project, activiteit of periode. Daardoor wordt duidelijker hoe tijd binnen uw organisatie wordt besteed.
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen. Daardoor kan de software worden gebruikt door zowel kleine ondernemingen als grotere organisaties.
TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door ZZP'ers en freelancers.
TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.
TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.
Wanneer een organisatie groeit, kan worden overgestapt naar een uitgebreidere uitvoering. Hierdoor kan de urenadministratie meegroeien met de organisatie.
Goed tijdschrijven levert meer op dan alleen een overzicht van gewerkte uren. De geregistreerde gegevens geven inzicht in de manier waarop medewerkers hun tijd besteden en hoeveel tijd verschillende klanten, projecten en activiteiten vragen.
Met deze informatie kunt u projecten evalueren, budgetten bewaken, werkzaamheden plannen en facturen opstellen. Daarmee wordt tijdregistratie een onderdeel van de bedrijfsvoering in plaats van uitsluitend een administratieve verplichting.
Hoe nauwkeuriger en actueler de registratie, hoe beter de beschikbare informatie kan worden gebruikt. Daarom is het belangrijk dat medewerkers hun tijd eenvoudig kunnen registreren op het moment dat zij hun werkzaamheden uitvoeren.
Wilt u ervaren hoe digitaal tijdschrijven binnen uw organisatie werkt? Met TimeWriter kunt u de software twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.
U kunt tijdens de proefperiode ervaren hoe medewerkers hun uren registreren en hoe de geregistreerde tijd vervolgens kan worden gebruikt voor onder meer rapportages, planning, budgetbewaking en facturatie.
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, zodat u kunt beginnen met een oplossing die past bij uw organisatie en later kunt uitbreiden wanneer dat nodig is.
Vervang papieren urenstaten en losse Excel-bestanden door één centrale oplossing voor tijdregistratie. Met TimeWriter registreert u gewerkte tijd eenvoudig, overzichtelijk en digitaal.
Probeer TimeWriter twee maanden gratis en ontdek wat digitaal tijdschrijven uw organisatie kan opleveren.
[ Start gratis proefperiode ]
