Wat tijdregistratie software is, en wat het niet is
Onder tijdregistratie software vallen twee soorten producten die weinig met elkaar gemeen hebben. De eerste registreert aanwezigheid: inklokken, uitklokken, pauzes, vaak met een terminal of pas aan de deur, voor roosters en loonverwerking. De tweede registreert waaraan gewerkt is: uren per klant, project en activiteit, voor facturatie, budgetbewaking en projectsturing. TimeWriter is de tweede soort. Wie een prikklok met badges zoekt, is beter af bij Protime, TimeMoto of dormakaba; wie wil weten wat een project heeft gekost en wat er gefactureerd kan worden, leest verder.
Tijd registreren in seconden, op het apparaat dat voorhanden is
Een boeking in TimeWriter is een project, een activiteit, een duur en een optionele omschrijving. Het weekraster toont de hele week; begin- en eindtijden kunnen ook; de stopwatch loopt mee voor wie per kwartier declareert. Afspraken uit Outlook, Google Calendar of een andere iCal-agenda worden als conceptboeking aangeboden. Webclient, Windows- en macOS-desktopclient en de mobiele client schrijven alle naar dezelfde registratie.
Verlof en verzuim in dezelfde tijdregistratie
Tijdregistratie software die alleen gewerkte uren kent, vertelt het halve verhaal: een week met twee vrije dagen lijkt dan een week met zestien ontbrekende uren. In TimeWriter vraagt een medewerker verlof aan in dezelfde weekweergave, ziet de leidinggevende saldo en bezetting bij de goedkeuring, en wordt verzuim vastgelegd als soort afwezigheid, zonder medische reden (AVG). Zie verlofregistratie.
Van tijdregistratie naar budget en factuur
De vraag achter tijdregistratie is zelden de tijd zelf. Budgetbewaking zet geboekte uren en kosten naast de afspraak per project of klant en waarschuwt bij een instelbare grens. In Pro accordeert een leidinggevende de uren per periode en sluit die af; de facturatie werkt vanuit die goedgekeurde uren, met tarieven per medewerker, activiteit of klant en het factuurscenario van de klant. De factuur gaat door naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T.
