Een urenregistratieprogramma dat op uw eigen bureau draait

Wie zoekt naar een urenregistratieprogramma bedoelt meestal iets anders dan wie zoekt naar een app. Een programma installeert u, het start snel, het werkt door als de verbinding hapert en het hoort bij de computer waar het werk gebeurt. Dat onderscheid is de afgelopen jaren vervaagd, maar het is niet verdwenen.

Programma of browser: allebei, dezelfde administratie

TimeWriter bestaat als desktopprogramma voor Windows, macOS en Linux én als webclient in de browser. Het zijn geen twee producten: ze kijken naar dezelfde administratie. Wie op kantoor een vaste werkplek heeft, gebruikt het programma; wie onderweg is of op een geleende computer werkt, opent de webclient.

Dat scheelt de keuze die veel pakketten wel afdwingen. U hoeft niet te besluiten of uw organisatie een desktoporganisatie is of een browserorganisatie, want per medewerker kan het verschillen zonder dat het beheer erdoor verdubbelt.

In de praktijk ontstaat er meestal vanzelf een mengvorm. De binnendienst werkt in het programma omdat het sneller is bij veel boekingen achter elkaar, de buitendienst opent de webclient op een tablet, en beide groepen zien dezelfde klanten, projecten en saldi.

Wat een urenregistratieprogramma moet doen

De kern is klein: uren vastleggen en er iets zinnigs mee kunnen. De uitvoering bepaalt of mensen het volhouden.

• uren boeken per klant, project en activiteit, in een raster of per dag
• afspraken uit Outlook of Google Calendar als voorstel overnemen
• budgetten bewaken terwijl het werk loopt
• verlof, verzuim en werkplek in hetzelfde systeem
• rapportages die zonder export leesbaar zijn

Hoe de invoer er precies uitziet, staat uitgewerkt bij de urenregistratie: weekraster, lijstweergave en dagoverzicht staan naast elkaar en zijn per medewerker te kiezen.

Die keuzevrijheid is geen luxe. Iemand die vijf vaste projecten heeft, wil een raster met vijf regels en tien invulvakken; iemand die per dag tien verschillende klanten aandoet, wil een lijst. Dwing je beiden in dezelfde weergave, dan haakt er altijd een groep af.

Drie versies, één manier van werken

Het programma komt in drie uitvoeringen. Freeware is bedoeld voor één gebruiker en kost niets. Standaard voegt facturatie, verlof en budgetbewaking toe voor teams tot ongeveer 25 fte. Pro is voor grotere organisaties en brengt accordering, groepen, rollen en een eigen server mee.

Wie wil zien welke functie in welke versie zit, vindt dat in de productmatrix. De overstap tussen de versies vraagt geen nieuwe inrichting: de administratie gaat mee, inclusief de klanten, projecten en geschreven uren.

Wat het beheer ervan kost

Een programma uitrollen klinkt zwaarder dan het is. De installatie is een gewone toepassing die een medewerker zelf kan plaatsen, en updates volgen dezelfde weg. Beheerders die met een uitrolpakket werken, nemen het mee in hun bestaande procedure.

De inrichting kost meer aandacht dan de installatie. Klanten, projecten, activiteiten en tarieven bepalen wat er later uit de rapportages komt, en dat is het deel waar het loont om er een middag voor te nemen in plaats van gaandeweg te beslissen.

Waarom niet alles naar de browser is verhuisd

Een webdienst is makkelijk uit te rollen, maar hij legt uw gegevens ergens anders neer en hij werkt alleen zolang de verbinding staat. Voor sommige organisaties is dat geen bezwaar, voor andere wel. Daarom is het programma nooit uitgefaseerd en blijft het de volwaardige kant van het product, niet de restpost.

Er is nog een praktisch argument. Een geïnstalleerd programma is niet afhankelijk van de browserversie die iemand toevallig draait, en het verandert niet van uiterlijk omdat er ergens een update is uitgerold. Voor medewerkers die er dagelijks in werken, telt die voorspelbaarheid zwaarder dan de nieuwste functie.

Organisaties die verder willen gaan, draaien bij Pro hun database binnen het eigen netwerk. Of die opstelling past, hangt af van het beheer dat u in huis heeft; omkeerbaar is de keuze in beide richtingen.