Urenregistratie voor subsidies: aantoonbaar, sluitend en auditklaar
Maak je gebruik van subsidieregelingen? Dan is een sluitende urenregistratie vaak verplicht of in ieder geval essentieel om personeelskosten goed te onderbouwen. Per regeling gelden specifieke aandachtspunten. Hieronder lees je wat er van je administratie wordt verwacht, welke bron daarbij hoort en hoe je dit praktisch borgt met TimeWriter.
WBSO: registreer je S&O-uren zorgvuldig
Voor de WBSO moet je de gerealiseerde S&O-uren registreren en tijdig melden. De RVO controleert onder meer of je urenadministratie volledig en betrouwbaar is. Met TimeWriter leg je ontwikkeluren per project, activiteit en medewerker vast. Dankzij autorisaties en rapportages houd je overzicht en kun je een eventuele controle efficiënt voorbereiden. Bekijk de functiepagina Urenregistratie voor de toepasbaarheid binnen R&D-trajecten.
Bron: RVO – WBSO: realisatie melden.
ESF+: onderbouw loonkosten met gerealiseerde uren
Bij ESF+ hoort een projectadministratie waarin gerealiseerde uren, bijvoorbeeld via timesheets, de loonkosten onderbouwen. Er zijn formats en voorbeelden beschikbaar, zoals een formulier voor urenregistratie. Met TimeWriter koppel je iedere geregistreerde tijd aan activiteiten en kostenplaatsen. Zo houd je grip op je projectadministratie, budgetten en steekproeven. Lees meer over budgetten en plafonds via Budgetbewaking.
EFRO en Interreg: maak personeelskosten inzichtelijk
Voor EFRO- en Interreg-projecten moeten personeelskosten aantoonbaar worden onderbouwd. Timesheets zijn vaak verplicht, behalve wanneer je werkt met een vast percentage of volledige toewijzing. In dat geval is een schriftelijke toewijzing vereist. TimeWriter ondersteunt zowel een gedetailleerde urenregistratie als verschillende toewijzingsmethodes, met exports per partner. Vergelijk de mogelijkheden in de Product-matrix.
Bronnen: Interreg Europe – Understanding staff costs · Interreg North Sea – Fact Sheet 2: Staff costs (PDF).
Horizon Europe: leg uren en goedkeuringen vast
Horizon Europe accepteert timesheets of maandverklaringen die door de medewerker en leidinggevende zijn ondertekend, volgens de Model Grant Agreement. Met TimeWriter automatiseer je perioderapporten, goedkeuringsflows en de toewijzing van uren aan werkpakketten. Zo blijft je urenregistratie overzichtelijk en beschik je over de juiste informatie voor de projectverantwoording. Bekijk de kernfunctionaliteiten bij Algemene kenmerken.
Bronnen: EMDESK – Time tracking in Horizon Europe · Europese Commissie – HE Coordinators Day FAQ (PDF).
MIT R&D-samenwerkingsprojecten: werk met een eenduidige administratie
Voor MIT-projecten is een deugdelijke projectadministratie noodzakelijk. In de praktijk is urenregistratie nodig om loonkosten te onderbouwen, waarbij de exacte details per call of leidraad kunnen verschillen. TimeWriter helpt samenwerkende partners om uren op dezelfde manier vast te leggen, met projectcodes, rollen en autorisaties. Zo ontstaat één duidelijk overzicht voor alle betrokkenen. Start eenvoudig met TimeWriter Standaard.
Bron: RVO – MIT R&D-samenwerkingsprojecten.
DEI+: onderbouw personeelsinzet en projectkosten
Bij DEI+ ligt de nadruk op de onderbouwing van activiteiten en kosten. Aantoonbare personeelsinzet via uren is een gangbare manier om projectkosten te staven. Met TimeWriter koppel je geregistreerde uren aan kostenplaatsen en maak je exports voor verantwoording en meldplichten. Zo houd je de administratie inzichtelijk gedurende het project. Lees hoe je doorbelastingen inricht bij Facturatiescenario’s.
SDE++: meestal geen urenverantwoording, wel waardevolle inzichten
De SDE++-subsidie is gebaseerd op productie en CO2-reductie, en niet op projecturen. Een urenregistratie kan intern toch waardevol zijn voor kostentoerekening, onderhoud en optimalisatie. Voor verschillende sectoren biedt TimeWriter passende instellingen, zodat je ook buiten directe subsidievoorwaarden grip houdt op de inzet van medewerkers. Bekijk de mogelijkheden bij Voor elke branche.
Bron: RVO – SDE++ Oriënteren.
Sluit je subsidieadministratie af met betrouwbare urenregistratie
Bij WBSO zijn S&O-uren altijd een belangrijk onderdeel van de verantwoording. Bij ESF+, EFRO/Interreg en Horizon Europe is een urenadministratie vrijwel altijd nodig wanneer je personeelskosten opvoert. Ook bij Nederlandse projectsubsidies zoals MIT en DEI+ wordt een goede registratie vaak vereist of verwacht. Met TimeWriter borg je nauwkeurigheid, audit-trails en rapportages, zodat je administratie standhoudt en uitbetalingen niet onnodig in gevaar komen.
Probeer TimeWriter 30 dagen gratis en zet vandaag de eerste stap naar een sluitende, subsidie-proof urenregistratie: Gratis proberen.
IN VOGELVLUCHT
Efficiënt en foutloos uw urenregistratie beheren
Een duidelijke urenregistratie is onmisbaar voor elk bedrijf. Het geeft inzicht in de prestaties van medewerkers, de voortgang van projecten en de totale kosten. Met onze software houdt u eenvoudig overzicht, voorkomt u fouten en bespaart u tijd. Zo blijft de administratie altijd up-to-date en betrouwbaar.
Of u nu werkt met vaste medewerkers, freelancers of tijdelijke krachten: iedereen kan eenvoudig zijn gewerkte uren vastleggen. De gebruiksvriendelijke interface en mobiele app maken het mogelijk om overal te registreren, zowel op kantoor als onderweg. Zo beschikt u altijd over actuele en correcte gegevens voor facturatie en planning.
Naast urenregistratie kunt u ook verlof, ziekte en andere afwezigheden bijhouden. Rapportages geven per week, maand of project een helder overzicht van de beschikbare capaciteit. Zo houdt u grip op uw organisatie, voorkomt u verrassingen en zorgt u voor een efficiënte inzet van tijd en personeel.
Registreer de uren van uw medewerkers nauwkeurig en moeiteloos — per project, klant of interne taak. TimeWriter geeft u altijd realtime inzicht in de gewerkte uren, zodat u precies weet waar tijd aan besteed wordt. Zo voorkomt u budgetoverschrijdingen en factureert u altijd volledig.
Snel en foutloos tijd te registreren
Met TimeWriter registreert u tijd op de manier die bij u past: automatisch tussen twee tijdstippen of handmatig als totaal. Zo legt u de tijdsbesteding per taak snel en foutloos vast — en krijgt u de stuurinformatie om uw planning structureel te verbeteren.
Mobiel en flexibel werken
Met de TimeWriter app schrijven medewerkers hun uren altijd en overal — thuis, op kantoor of onderweg. Alle gegevens worden realtime gesynchroniseerd, zodat u als manager direct beschikt over actuele en betrouwbare urendata. Geen vertraging, geen handmatig overdragen, geen fouten.
Uren berekenen en analyseren
Wilt u weten hoeveel tijd een project werkelijk kost en wat het rendement is? TimeWriter berekent automatisch de bestede uren per project — inclusief de juiste omrekening van uren en minuten. Zo heeft u altijd grip op uw projectrendement en stuurt u bij voordat het te laat is.
Overzichten per maand en per project
TimeWriter geeft u direct inzicht in gewerkte uren — per project, per medewerker of per maand. Bekijk in één oogopslag hoeveel uren er zijn besteed én hoeveel er nog beschikbaar zijn binnen uw budget of planning. Zo bewaakt u uw capaciteit proactief en voorkomt u kostbare overschrijdingen.
Professionele urenregistratie bijhouden
Het systeem is ideaal voor urenregistratie binnen iedere organisatie. Of u nu een klein team heeft of een groot bedrijf: onze oplossing maakt het eenvoudig en betrouwbaar om uren bij te houden.
Voorbeeld: een 40-urige werkweek
Werkt uw team standaard 40 uur per week? Met TimeWriter ziet u precies hoe die uren verdeeld zijn over projecten, taken en afdelingen — tot op de minuut nauwkeurig. Geen onverklaarde uren meer, geen discussies over tijdsbesteding. Gewoon volledige transparantie en grip op uw organisatie.
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
