Urenregistratie subsidie:
aantoonbaar, sluitend en klaar voor de controle

WBSO: S&O-uren per medewerker, per project, per dag

Voor de WBSO eist RVO een urenadministratie waarin per medewerker, per S&O-project en per dag de gerealiseerde uren staan, minstens elke tien werkdagen bijgewerkt; uren van medewerkers die ziek of met verlof zijn worden niet geschreven. Daarnaast hoort er een projectadministratie bij (aard, inhoud en voortgang van het werk, per project gebundeld en gedateerd, binnen twee maanden na elk kwartaal gereed, zeven jaar bewaard) en, bij werkelijke kosten, een kosten- en uitgavenadministratie. De gerealiseerde uren meldt u na afloop van het jaar aan RVO. Bron: RVO, ‘WBSO: S&O-administratie bijhouden’. In TimeWriter zijn de S&O-projecten gewone projecten waar alleen de aangewezen medewerkers op kunnen boeken; het rapport per project, medewerker en dag is de urenadministratie, en accordering per periode zorgt dat hij binnen de tien werkdagen vaststaat.

ESF+, EFRO en Interreg: loonkosten onderbouwd met gerealiseerde uren

Bij ESF+ onderbouwen gerealiseerde uren – timesheets – de loonkosten in de projectadministratie (Uitvoering van Beleid SZW, handleiding projectadministratie). Bij EFRO en Interreg zijn timesheets vrijwel altijd nodig voor medewerkers die deels aan het project werken; wie volledig of voor een vast percentage is toegewezen, legt dat schriftelijk vast en registreert niet per uur. TimeWriter koppelt elke boeking aan project en activiteit en exporteert per project, medewerker en periode naar Excel, zodat de steekproef van de controleur uit dezelfde cijfers komt als uw declaratie.

Horizon Europe: timesheets of maandverklaringen, ondertekend

Horizon Europe accepteert volgens de Model Grant Agreement timesheets of maandelijkse verklaringen per medewerker, met de uren per werkpakket, gedateerd en goedgekeurd door medewerker en leidinggevende. In TimeWriter zijn werkpakketten projecten of fasen, keurt de leidinggevende per periode goed en levert het perioderapport per medewerker de verklaring, met de accordering als goedkeuring door de leidinggevende.

MIT en DEI+: één administratie voor samenwerkende partners

Voor MIT R&D-samenwerkingsprojecten en DEI+ onderbouwen uren de personeelskosten per partner; de precieze eisen staan per call in de handleiding van RVO. TimeWriter laat partners op dezelfde manier vastleggen, met projectcodes, rollen en autorisaties, en exporteert per partner. Regelingen die niet op uren rusten, zoals SDE++, vragen geen urenverantwoording; de registratie blijft dan intern bruikbaar voor kostentoerekening.