Een inkloksysteem maakt het eenvoudig om vast te leggen wanneer medewerkers beginnen en stoppen met werken. Waar vroeger vaak een prikklok, papieren urenlijst of presentielijst werd gebruikt, kan de registratie tegenwoordig volledig digitaal worden uitgevoerd. Met TimeWriter beschikt u over een modern systeem waarmee medewerkers hun werktijd eenvoudig kunnen registreren en waarbij de geregistreerde gegevens centraal beschikbaar zijn voor de organisatie.
Een inkloksysteem is vooral interessant wanneer u inzicht wilt hebben in de aanwezigheid en gewerkte uren van medewerkers. Door het begin en einde van de werktijd vast te leggen, ontstaat een duidelijk overzicht van de geregistreerde werktijd. De gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor de urenadministratie, planning, rapportages en andere administratieve processen. Daarmee voorkomt u dat medewerkers hun uren achteraf moeten reconstrueren en vermindert u de hoeveelheid handmatig administratief werk.
Probeer TimeWriter twee maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig digitale tijdregistratie kan zijn.
[ Probeer TimeWriter gratis ]
Een inkloksysteem is een systeem waarmee medewerkers hun begin- en eindtijd registreren. In de meest eenvoudige vorm betekent dit dat een medewerker bij aanvang van het werk inklokt en aan het einde van de werkdag weer uitklokt. Het systeem houdt vervolgens bij hoeveel tijd tussen beide registratiemomenten zit.
Moderne systemen gaan echter verder dan alleen het registreren van aanwezigheid. De geregistreerde tijd kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan medewerkers, projecten, klanten of activiteiten. Hierdoor ontstaat niet alleen inzicht in wanneer iemand heeft gewerkt, maar ook in waar de beschikbare werktijd aan is besteed.
TimeWriter is ontwikkeld als complete oplossing voor tijdregistratie. Daardoor kunt u naast het registreren van gewerkte uren ook gebruikmaken van functies voor planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie.
De traditionele prikklok is jarenlang een bekende manier geweest om werktijden te registreren. Medewerkers prikten bij binnenkomst en vertrek een kaart in de klok. Voor organisaties die met verschillende werkplekken werken, is een dergelijke fysieke oplossing echter minder praktisch.
Met digitale tijdregistratie is een fysieke prikklok niet meer noodzakelijk. Medewerkers kunnen hun uren digitaal registreren en de gegevens worden centraal verwerkt. Hierdoor sluit de registratie beter aan bij organisaties waarin medewerkers niet altijd op dezelfde locatie werken.
Een digitaal inkloksysteem biedt bovendien meer mogelijkheden dan alleen het vastleggen van een aankomst- en vertrektijd. De geregistreerde uren kunnen worden gekoppeld aan de verdere urenadministratie, waardoor de gegevens ook beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld rapportages en facturatie.
Voor medewerkers is het belangrijk dat het registreren van werktijd eenvoudig blijft. Een registratie die te veel handelingen vraagt, kan ertoe leiden dat uren worden vergeten of achteraf moeten worden ingevoerd.
Met TimeWriter kunnen medewerkers hun werktijd en werkzaamheden digitaal registreren. De registratie wordt vervolgens centraal opgeslagen, zodat de medewerker zelf zijn uren kan controleren en de organisatie beschikt over een actueel overzicht.
Naast het registreren van gewerkte tijd kunnen medewerkers binnen TimeWriter ook hun planning bekijken en verlof aanvragen. Hierdoor worden verschillende onderdelen van de personeelsadministratie binnen één systeem samengebracht.
Een modern inkloksysteem hoeft niet beperkt te blijven tot de vraag of een medewerker aanwezig is. Voor veel organisaties is het minstens zo belangrijk om te weten hoeveel tijd aan specifieke klanten, projecten en werkzaamheden wordt besteed.
TimeWriter maakt het mogelijk om geregistreerde uren verder te specificeren. Daardoor krijgt u inzicht in de tijd die medewerkers daadwerkelijk aan bepaalde werkzaamheden besteden. Dit kan bijvoorbeeld belangrijk zijn wanneer projecten op basis van gewerkte uren worden gefactureerd.
Door deze gegevens centraal te registreren, ontstaat een compleet overzicht van de tijdsbesteding binnen de organisatie. U hoeft daardoor niet verschillende systemen of losse urenlijsten naast elkaar te gebruiken.
Een inkloksysteem en urenregistratie liggen dicht bij elkaar, maar hebben niet noodzakelijk dezelfde functie. Bij inklokken wordt meestal de aanwezigheid of werktijd geregistreerd. Bij een uitgebreide urenregistratie wordt bovendien vastgelegd waaraan de geregistreerde tijd is besteed.
Voor organisaties die met projecten of klanten werken kan dat onderscheid belangrijk zijn. Het is immers niet alleen interessant om te weten dat een medewerker acht uur heeft gewerkt, maar ook hoeveel van die acht uur aan een bepaalde klant of opdracht is besteed.
TimeWriter combineert deze verschillende vormen van tijdregistratie binnen één systeem. Hierdoor kunt u de uren zowel administratief verwerken als gebruiken voor inzicht in projecten, klanten en werkzaamheden.
Medewerkers werken tegenwoordig niet noodzakelijk iedere dag vanaf dezelfde werkplek. Een medewerker kan de ene dag op kantoor werken, de volgende dag thuis en daarna bij een klant op locatie. Een traditioneel inkloksysteem dat aan één fysieke locatie is gekoppeld, past daar minder goed bij.
Met digitale tijdregistratie kunnen medewerkers hun werkzaamheden ook buiten het kantoor registreren. Daardoor blijft de urenadministratie actueel, ongeacht waar de werkzaamheden plaatsvinden.
Dit is vooral praktisch voor organisaties met buitendienstmedewerkers, consultants, projectmedewerkers en andere werknemers die regelmatig op verschillende locaties werken.
Wanneer medewerkers voor verschillende klanten of projecten werken, wilt u kunnen zien hoeveel tijd aan iedere opdracht wordt besteed. Een eenvoudig systeem voor alleen in- en uitklokken geeft daarvoor onvoldoende informatie.
Met TimeWriter kunnen gewerkte uren worden gekoppeld aan klanten, projecten en activiteiten. Hierdoor kunt u achteraf analyseren hoeveel tijd aan een bepaalde opdracht is besteed en de geregistreerde uren gebruiken als basis voor verdere administratieve verwerking.
Deze informatie kan bovendien worden gebruikt om toekomstige projecten beter te begroten. Wanneer u weet hoeveel tijd vergelijkbare werkzaamheden in het verleden hebben gekost, beschikt u over een betere basis voor planning en budgettering.
Voor bedrijven die hun werkzaamheden op uurbasis factureren, is een goede koppeling tussen tijdregistratie en facturatie belangrijk. Iedere niet-geregistreerde of verkeerd verwerkte uur kan immers gevolgen hebben voor de uiteindelijke factuur.
TimeWriter koppelt de geregistreerde uren aan de facturatie. De uren en bijbehorende omschrijvingen kunnen daardoor worden gebruikt bij het opstellen van de factuur.
Medewerkers registreren hun werkzaamheden één keer. Vervolgens kunnen deze gegevens worden gecontroleerd en gebruikt voor de facturatie. Hierdoor hoeft de administratie niet achteraf opnieuw uit te zoeken welke uren bij welke klant of opdracht horen.
Een goede urenregistratie levert niet alleen informatie op voor de administratie, maar ook voor de bewaking van projecten. Wanneer vooraf een aantal uren voor een project is begroot, kunt u de geregistreerde uren hiermee vergelijken.
TimeWriter biedt mogelijkheden voor budgetbewaking. Hierdoor wordt zichtbaar hoeveel uren inmiddels zijn besteed en hoe dit zich verhoudt tot het beschikbare budget. Bij een dreigende overschrijding kunt u daardoor eerder signaleren dat een project meer tijd vraagt dan vooraf was ingeschat.
Dit geeft projectverantwoordelijken de mogelijkheid om tijdens een project bij te sturen in plaats van pas achteraf te constateren dat de beschikbare uren zijn overschreden.
Een complete urenregistratie gaat niet alleen over gewerkte tijd. Ook afwezigheid en verlof hebben invloed op de planning en beschikbaarheid van medewerkers.
Binnen TimeWriter kunnen medewerkers hun verlof registreren en aanvragen. Leidinggevenden kunnen deze aanvragen vervolgens beoordelen in relatie tot de planning en bezetting.
Door tijdregistratie, planning en verlofregistratie met elkaar te combineren, ontstaat één centraal overzicht van de inzetbaarheid van medewerkers.
Excel kan worden gebruikt om werktijden en uren handmatig bij te houden, maar naarmate het aantal medewerkers en projecten toeneemt, wordt het beheer van dergelijke bestanden steeds omvangrijker.
Medewerkers moeten hun gegevens correct invoeren en de administratie moet verschillende bestanden verzamelen, controleren en verwerken. Daarnaast is het lastig om met losse Excel-bestanden altijd over één actueel overzicht te beschikken.
Met een digitaal inkloksysteem worden de gegevens centraal opgeslagen. De registratie kan vervolgens worden gebruikt voor verschillende onderdelen van de urenadministratie. Hierdoor wordt dubbel invoeren beperkt en blijft de administratie overzichtelijker.
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, zodat de software kan worden afgestemd op de omvang van uw organisatie.
TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door ZZP'ers en freelancers.
TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.
TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.
Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering. Uw urenregistratie kan daardoor meegroeien met de ontwikkeling van uw organisatie.
Een digitaal inkloksysteem maakt het eenvoudiger om werktijd centraal en overzichtelijk vast te leggen. Medewerkers hoeven niet meer met papieren kaarten, losse urenbriefjes of verschillende Excel-bestanden te werken.
De geregistreerde tijd kan bovendien voor meerdere doeleinden worden gebruikt. Naast de urenadministratie kunt u de gegevens inzetten voor planning, budgetbewaking, rapportages en facturatie.
Daarmee wordt tijdregistratie niet alleen een administratieve verplichting, maar een hulpmiddel om inzicht te krijgen in de manier waarop tijd binnen uw organisatie wordt besteed.
Wilt u zelf ervaren hoe digitale tijdregistratie binnen uw organisatie werkt? Met TimeWriter kunt u de software twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.
U kunt medewerkers laten kennismaken met het registreren van hun uren en vervolgens bekijken welke informatie de software oplevert voor uw administratie, planning, projecten en facturatie.
Met TimeWriter haalt u meer in huis dan alleen een digitaal inkloksysteem. U combineert tijdregistratie met planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie. Zo ontstaat één centrale oplossing voor het registreren en verwerken van gewerkte tijd.
Probeer TimeWriter twee maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitaal inkloksysteem kan worden geïntegreerd in uw organisatie.
[ Start gratis proefperiode ]
