Een inkloksysteem maakt het eenvoudig om vast te leggen wanneer medewerkers beginnen en stoppen met werken. In plaats van een prikklok, papieren urenlijst of losse presentielijst registreert u werktijden digitaal en centraal. Met TimeWriter beschikt u over een overzichtelijke oplossing waarmee medewerkers hun uren eenvoudig invoeren en uw organisatie altijd toegang heeft tot de actuele gegevens.
Een digitaal inkloksysteem geeft u snel inzicht in de aanwezigheid en gewerkte uren van medewerkers. Doordat begin- en eindtijden centraal worden geregistreerd, ontstaat een betrouwbaar overzicht voor de urenadministratie, planning en rapportages. Medewerkers hoeven hun uren niet achteraf uit hun geheugen samen te stellen en uw administratie heeft minder handmatig werk aan het verzamelen en controleren van gegevens.
Probeer TimeWriter twee maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig digitale tijdregistratie kan zijn.
[ Probeer TimeWriter gratis ]
Wat is een inkloksysteem?
Een inkloksysteem is software waarmee medewerkers hun begin- en eindtijd registreren. Bij de start van de werkdag klokken zij in en aan het einde van hun werkzaamheden klokken zij weer uit. Het systeem houdt vervolgens bij hoeveel tijd tussen deze registratiemomenten zit.
Moderne inkloksysteemen doen echter meer dan alleen aanwezigheid registreren. De vastgelegde tijd kan worden gekoppeld aan medewerkers, projecten, klanten en activiteiten. Zo ziet u niet alleen wanneer iemand heeft gewerkt, maar ook waaraan de beschikbare werktijd is besteed.
TimeWriter is ontwikkeld als complete oplossing voor tijdregistratie. Naast het registreren van gewerkte uren kunt u gebruikmaken van functies voor planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie.
Inklokken zonder prikklok
Een traditionele prikklok was jarenlang een bekende manier om werktijden vast te leggen. Medewerkers prikten bij binnenkomst en vertrek een kaart in de klok. Voor organisaties met meerdere werkplekken of medewerkers die regelmatig onderweg zijn, is zo’n fysieke oplossing echter minder flexibel.
Met digitale tijdregistratie heeft u geen fysieke prikklok nodig. Medewerkers registreren hun uren digitaal en de gegevens worden centraal verwerkt. Dat maakt het inkloksysteem geschikt voor organisaties waarin medewerkers op kantoor, thuis of op een andere locatie werken.
Een digitaal inkloksysteem biedt bovendien meer mogelijkheden dan alleen het registreren van aankomst en vertrek. De vastgelegde uren kunnen direct worden gebruikt voor de urenadministratie, rapportages en facturatie. Zo hoeft dezelfde informatie niet op verschillende plaatsen opnieuw te worden ingevoerd.
Inkloksysteem voor medewerkers
Voor medewerkers moet het registreren van werktijd vooral eenvoudig blijven. Wanneer een registratie veel handelingen vraagt, is de kans groter dat uren worden vergeten of pas achteraf worden ingevoerd. Een duidelijke werkwijze helpt medewerkers om hun tijd zorgvuldig en actueel bij te houden.
Met TimeWriter kunnen medewerkers hun werktijd en werkzaamheden digitaal registreren. De gegevens worden centraal opgeslagen, zodat medewerkers hun eigen uren kunnen controleren en de organisatie beschikt over een actueel overzicht van de geregistreerde tijd.
Naast tijdregistratie kunnen medewerkers binnen TimeWriter hun planning bekijken en verlof aanvragen. Daarmee worden verschillende onderdelen van de personeelsadministratie binnen één systeem samengebracht en blijft de informatie overzichtelijk beschikbaar.
Meer dan alleen in- en uitklokken
Een modern inkloksysteem hoeft niet beperkt te blijven tot de vraag of een medewerker aanwezig is. Voor veel organisaties is het minstens zo belangrijk om te weten hoeveel tijd aan specifieke klanten, projecten en werkzaamheden wordt besteed.
TimeWriter maakt het mogelijk om geregistreerde uren verder te specificeren. Daardoor krijgt u inzicht in de tijd die medewerkers daadwerkelijk aan bepaalde activiteiten besteden. Dat is bijvoorbeeld waardevol wanneer projecten op basis van gewerkte uren worden beoordeeld of gefactureerd.
Doordat deze gegevens centraal worden geregistreerd, ontstaat een compleet overzicht van de tijdsbesteding binnen uw organisatie. U hoeft niet langer verschillende systemen of losse urenlijsten naast elkaar te gebruiken om de juiste informatie bij elkaar te brengen.
Een inkloksysteem en urenregistratie sluiten nauw op elkaar aan, maar hebben niet altijd precies dezelfde functie. Bij inklokken wordt meestal de aanwezigheid of werktijd vastgelegd. Bij een uitgebreide urenregistratie wordt daarnaast geregistreerd waaraan de tijd is besteed.
Voor organisaties die met projecten of klanten werken, is dat onderscheid belangrijk. Het is niet alleen relevant om te weten dat een medewerker acht uur heeft gewerkt, maar ook hoeveel van die uren aan een bepaalde klant, opdracht of activiteit zijn besteed.
TimeWriter combineert deze vormen van tijdregistratie binnen één systeem. Hierdoor kunt u de geregistreerde uren zowel administratief verwerken als gebruiken voor inzicht in projecten, klanten en werkzaamheden.
Inklokken en uitklokken op verschillende locaties
Medewerkers werken tegenwoordig niet noodzakelijk iedere dag vanaf dezelfde werkplek. De ene dag werken zij op kantoor, de volgende dag thuis en daarna bij een klant op locatie. Een traditioneel inkloksysteem dat aan één fysieke locatie is gekoppeld, sluit daar minder goed op aan.
Met digitale tijdregistratie kunnen medewerkers hun werkzaamheden ook buiten het kantoor registreren. Daardoor blijft de urenadministratie actueel, ongeacht waar de werkzaamheden plaatsvinden. De organisatie houdt zo zicht op de geregistreerde tijd zonder medewerkers aan één vaste werkplek te binden.
Dat is praktisch voor organisaties met buitendienstmedewerkers, consultants, projectmedewerkers en andere werknemers die regelmatig op verschillende locaties werken.
Inkloksysteem voor projecten en klanten
Wanneer medewerkers voor verschillende klanten of projecten werken, wilt u kunnen zien hoeveel tijd aan iedere opdracht wordt besteed. Een eenvoudig systeem dat alleen in- en uitklokken registreert, biedt daarvoor onvoldoende informatie.
Met TimeWriter kunnen gewerkte uren worden gekoppeld aan klanten, projecten en activiteiten. U kunt daardoor achteraf analyseren hoeveel tijd aan een bepaalde opdracht is besteed en de geregistreerde uren gebruiken voor verdere administratieve verwerking.
De beschikbare informatie helpt bovendien bij het begroten van toekomstige projecten. Wanneer u weet hoeveel tijd vergelijkbare werkzaamheden eerder hebben gevraagd, beschikt u over een betere basis voor planning en budgettering.
Inkloksysteem en facturatie
Voor bedrijven die werkzaamheden op uurbasis factureren, is een goede aansluiting tussen tijdregistratie en facturatie belangrijk. Iedere niet-geregistreerde of verkeerd verwerkte uur kan immers gevolgen hebben voor de uiteindelijke factuur.
TimeWriter koppelt geregistreerde uren aan de facturatie. De uren en bijbehorende omschrijvingen kunnen daardoor worden gecontroleerd en gebruikt bij het opstellen van de factuur.
Medewerkers registreren hun werkzaamheden één keer. Daarna kan de administratie de gegevens controleren en gebruiken voor de facturatie. U hoeft daardoor niet achteraf opnieuw uit te zoeken welke uren bij welke klant of opdracht horen.
Een goede urenregistratie levert niet alleen informatie op voor de administratie, maar ook voor de bewaking van projecten. Wanneer vooraf een aantal uren voor een project is begroot, kunt u de geregistreerde tijd hiermee vergelijken.
TimeWriter biedt mogelijkheden voor budgetbewaking. U ziet hoeveel uren inmiddels zijn besteed en hoe dit aantal zich verhoudt tot het beschikbare budget. Bij een dreigende overschrijding kunt u daardoor eerder signaleren dat een project meer tijd vraagt dan vooraf was ingeschat.
Projectverantwoordelijken krijgen zo de mogelijkheid om tijdens een project bij te sturen. U bent daardoor niet pas achteraf op de hoogte van een overschrijding, maar kunt eerder reageren wanneer de geregistreerde uren daar aanleiding toe geven.
Een complete urenregistratie gaat niet alleen over gewerkte tijd. Ook afwezigheid en verlof hebben invloed op de planning en de beschikbare capaciteit van medewerkers.
Binnen TimeWriter kunnen medewerkers hun verlof registreren en aanvragen. Leidinggevenden kunnen deze aanvragen vervolgens beoordelen in relatie tot de planning en de bezetting.
Door tijdregistratie, planning en verlofregistratie met elkaar te combineren, ontstaat één centraal overzicht van de inzetbaarheid van medewerkers. Dat maakt het eenvoudiger om werkzaamheden en beschikbare capaciteit op elkaar af te stemmen.
Inkloksysteem versus Excel
Excel kan worden gebruikt om werktijden en uren handmatig bij te houden. Naarmate het aantal medewerkers en projecten groeit, wordt het beheer van verschillende bestanden echter steeds omvangrijker. Het risico op ontbrekende gegevens, dubbele invoer en onduidelijke versies neemt dan toe.
Medewerkers moeten hun gegevens correct invoeren en de administratie moet bestanden verzamelen, controleren en verwerken. Bovendien is het lastig om met losse Excel-bestanden voortdurend over één actueel overzicht te beschikken.
Met een digitaal inkloksysteem worden gegevens centraal opgeslagen. De registratie kan vervolgens worden gebruikt voor meerdere onderdelen van de urenadministratie. Zo beperkt u dubbel werk en blijft de registratie overzichtelijker.
Een inkloksysteem voor kleine en grote organisaties
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, zodat de software kan worden afgestemd op de omvang van uw organisatie en uw behoefte aan tijdregistratie.
TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door ZZP'ers en freelancers.
TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.
TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.
Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering. Uw urenregistratie kan daardoor meegroeien met de ontwikkeling van uw organisatie.
Waarom een digitaal inkloksysteem?
Een digitaal inkloksysteem maakt het eenvoudiger om werktijd centraal en overzichtelijk vast te leggen. Medewerkers hoeven niet meer te werken met papieren kaarten, losse urenbriefjes of verschillende Excel-bestanden.
De geregistreerde tijd kan bovendien voor meerdere doeleinden worden gebruikt. Naast de urenadministratie kunt u de gegevens inzetten voor planning, budgetbewaking, rapportages en facturatie.
Zo wordt tijdregistratie meer dan een administratieve handeling. U krijgt beter inzicht in de manier waarop tijd binnen uw organisatie wordt besteed en kunt de beschikbare informatie gebruiken voor de dagelijkse administratie en verdere planning.
Twee maanden gratis het TimeWriter inkloksysteem proberen
Wilt u zelf ervaren hoe digitale tijdregistratie binnen uw organisatie werkt? Met TimeWriter kunt u de software twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.
Laat medewerkers kennismaken met het registreren van hun uren en ontdek welke informatie de software oplevert voor uw administratie, planning, projecten en facturatie. Zo kunt u beoordelen of TimeWriter aansluit bij de manier waarop uw organisatie werkt.
Van inklokken naar complete tijdregistratie
Met TimeWriter haalt u meer in huis dan alleen een digitaal inkloksysteem. U combineert tijdregistratie met planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie. Zo ontstaat één centrale oplossing voor het registreren en verwerken van gewerkte tijd.
Probeer TimeWriter twee maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitaal inkloksysteem kan worden geïntegreerd in uw organisatie.
[ Start gratis proefperiode ]
IN VOGELVLUCHT
Efficiënt en foutloos uw urenregistratie beheren
Een duidelijke urenregistratie is onmisbaar voor elk bedrijf. Het geeft inzicht in de prestaties van medewerkers, de voortgang van projecten en de totale kosten. Met onze software houdt u eenvoudig overzicht, voorkomt u fouten en bespaart u tijd. Zo blijft de administratie altijd up-to-date en betrouwbaar.
Of u nu werkt met vaste medewerkers, freelancers of tijdelijke krachten: iedereen kan eenvoudig zijn gewerkte uren vastleggen. De gebruiksvriendelijke interface en mobiele app maken het mogelijk om overal te registreren, zowel op kantoor als onderweg. Zo beschikt u altijd over actuele en correcte gegevens voor facturatie en planning.
Naast urenregistratie kunt u ook verlof, ziekte en andere afwezigheden bijhouden. Rapportages geven per week, maand of project een helder overzicht van de beschikbare capaciteit. Zo houdt u grip op uw organisatie, voorkomt u verrassingen en zorgt u voor een efficiënte inzet van tijd en personeel.
Registreer de uren van uw medewerkers nauwkeurig en moeiteloos — per project, klant of interne taak. TimeWriter geeft u altijd realtime inzicht in de gewerkte uren, zodat u precies weet waar tijd aan besteed wordt. Zo voorkomt u budgetoverschrijdingen en factureert u altijd volledig.
Snel en foutloos tijd te registreren
Met TimeWriter registreert u tijd op de manier die bij u past: automatisch tussen twee tijdstippen of handmatig als totaal. Zo legt u de tijdsbesteding per taak snel en foutloos vast — en krijgt u de stuurinformatie om uw planning structureel te verbeteren.
Mobiel en flexibel werken
Met de TimeWriter app schrijven medewerkers hun uren altijd en overal — thuis, op kantoor of onderweg. Alle gegevens worden realtime gesynchroniseerd, zodat u als manager direct beschikt over actuele en betrouwbare urendata. Geen vertraging, geen handmatig overdragen, geen fouten.
Uren berekenen en analyseren
Wilt u weten hoeveel tijd een project werkelijk kost en wat het rendement is? TimeWriter berekent automatisch de bestede uren per project — inclusief de juiste omrekening van uren en minuten. Zo heeft u altijd grip op uw projectrendement en stuurt u bij voordat het te laat is.
Overzichten per maand en per project
TimeWriter geeft u direct inzicht in gewerkte uren — per project, per medewerker of per maand. Bekijk in één oogopslag hoeveel uren er zijn besteed én hoeveel er nog beschikbaar zijn binnen uw budget of planning. Zo bewaakt u uw capaciteit proactief en voorkomt u kostbare overschrijdingen.
Professionele urenregistratie bijhouden
Het systeem is ideaal voor urenregistratie binnen iedere organisatie. Of u nu een klein team heeft of een groot bedrijf: onze oplossing maakt het eenvoudig en betrouwbaar om uren bij te houden.
Voorbeeld: een 40-urige werkweek
Werkt uw team standaard 40 uur per week? Met TimeWriter ziet u precies hoe die uren verdeeld zijn over projecten, taken en afdelingen — tot op de minuut nauwkeurig. Geen onverklaarde uren meer, geen discussies over tijdsbesteding. Gewoon volledige transparantie en grip op uw organisatie.
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
