Urenregistratie advocatenkantoor: elk dossier telt zijn eigen uren

Op een advocatenkantoor is de urenregistratie geen administratieve bijzaak maar het product zelf. Wat niet geschreven is, is niet gefactureerd, en wat te globaal geschreven is, levert een declaratie op die de cliënt niet kan volgen. De praktijk vraagt daarom om vastleggen tijdens het werk, niet aan het eind van de week.

Schrijven op het moment zelf

Een dag op kantoor bestaat uit korte blokken: een telefoongesprek, een e-mail, een half uur in een processtuk. Wie die blokken pas vrijdag reconstrueert, verliest er structureel een deel van. Het gaat daarbij niet om vergeten grote posten maar om de vele kleine, en juist die vormen samen een substantieel deel van de week.

Onderzoek naar tijdschrijven wijst steeds dezelfde kant op: hoe langer de periode tussen handeling en registratie, hoe lager het geregistreerde totaal. Niet omdat mensen slordig zijn, maar omdat een dag achteraf nu eenmaal gladder lijkt dan hij was.

In de urenregistratie is een boeking daarom kort: dossier, soort werkzaamheid, tijd, eventueel een toelichting. Wie liever vanuit zijn agenda werkt, laat gemaakte afspraken als voorstel klaarzetten en bevestigt ze met één handeling.

Dossier, cliënt en zaak uit elkaar houden

Een cliënt kan meerdere dossiers hebben en een dossier kan meerdere fasen kennen. Als die lagen door elkaar lopen, is achteraf niet te zeggen waar de tijd in is gaan zitten.

• uren per cliënt, per dossier en per soort werkzaamheid
• declarabel en niet-declarabel gescheiden vastgelegd
• verschotten en kosten naast de uren op hetzelfde dossier
• een eigen uurtarief per medewerker of per dossier
• een periode die na goedkeuring niet meer stilletjes verandert

Die laatste is op een kantoor met meerdere behandelaars belangrijker dan hij klinkt. Zonder vastzetten blijft een geschreven periode tot in lengte van dagen aanpasbaar, en dan is een declaratie geen momentopname meer maar een bewegend doel.

Declaraties die de cliënt kan volgen

De meeste discussies over een declaratie gaan niet over het bedrag maar over de onderbouwing. Vanuit de facturatie komt de specificatie rechtstreeks uit de geschreven uren, zodat de omschrijving op de factuur dezelfde is als die in het dossier staat.

Dat stelt wel een eis aan de omschrijving zelf. Een regel als ‘werkzaamheden’ helpt niemand; een regel die benoemt welk stuk is opgesteld of met wie is overlegd, haalt de vraag weg voordat hij gesteld wordt.

Werkt u niet alleen op uurbasis, dan zijn de factuurscenario’s per cliënt in te richten: een vast bedrag voor een afgebakende zaak, een uurtarief voor het overige, een abonnement voor doorlopend advies, of een combinatie daarvan op één declaratie.

Vaste prijs zonder blinde vlek

Kantoren spreken steeds vaker een vaste prijs af voor een afgebakende zaak. Dat werkt alleen als iemand onderweg ziet hoeveel uren er al in zitten. Met budgetbewaking legt u per dossier een grens in uren of euro’s vast en gaat er een signaal uit voordat die bereikt is.

Daarmee verschuift het gesprek met de cliënt naar voren: een melding halverwege is uit te leggen, een overschrijding achteraf zelden.

Beginnen met de dossiers die nu lopen

Een kantoor hoeft niet eerst zijn hele archief in te richten. Zet de cliënten en dossiers klaar waar nu aan gewerkt wordt, laat iedereen twee weken schrijven en kijk daarna pas naar tarieven, budgetten en declaraties. Het hele pakket is twee maanden zonder verplichting uit te proberen, op uw eigen dossierindeling en met uw eigen behandelaars.

Spreek in die weken ook af hoe fijnmazig er geschreven wordt. Een kantoor dat op zes minuten registreert, krijgt een andere declaratiepraktijk dan een kantoor dat op kwartieren afrondt, en die keuze is achteraf lastig te herzien zonder dat oude en nieuwe dossiers onvergelijkbaar worden.

Schrijven vanaf de rechtbank, thuis of achter het bureau blijft dezelfde handeling: er is een programma voor de vaste werkplek en een webclient voor alle andere momenten, die naar dezelfde administratie kijken.