Urenregistratie advocatenkantoor:
elk dossier telt zijn eigen uren

Een boeking is kort: dossier, werkzaamheid, tijd, toelichting

In TimeWriter schrijft een behandelaar op cliënt, dossier en soort werkzaamheid, met een toelichting die later de specificatie op de declaratie is. De stopwatch doet de tijd voor wie van telefoon naar stuk naar bespreking gaat; wie vanuit zijn agenda werkt, laat de afspraken uit Outlook als conceptboeking klaarzetten en bevestigt ze met één handeling. Vanaf de rechtbank, thuis of achter het bureau blijft het dezelfde handeling: desktopclient voor de vaste werkplek, webclient en mobiele client voor alle andere momenten, op dezelfde administratie.

Cliënt, dossier en zaak uit elkaar houden

Een cliënt kan meerdere dossiers hebben en een dossier meerdere fasen. Lopen die lagen door elkaar, dan is achteraf niet te zeggen waar de tijd in is gaan zitten. Daarom: uren per cliënt, per dossier en per soort werkzaamheid; declarabel en niet-declarabel gescheiden; verschotten en kosten naast de uren op hetzelfde dossier; een eigen uurtarief per behandelaar of per dossier; en een periode die na goedkeuring niet meer stilletjes verandert. Dat laatste is op een kantoor met meerdere behandelaars belangrijker dan het klinkt: zonder afsluiten blijft een geschreven periode tot in lengte van dagen aanpasbaar, en is een declaratie geen momentopname maar een bewegend doel. In Pro keurt de verantwoordelijke per periode goed en sluit af.

Declaraties die de cliënt kan volgen

De meeste discussies over een declaratie gaan niet over het bedrag maar over de onderbouwing. De facturatie haalt de specificatie rechtstreeks uit de geschreven uren, zodat de omschrijving op de declaratie dezelfde is als die in het dossier. Dat stelt een eis aan de omschrijving zelf: ‘werkzaamheden’ helpt niemand, ‘concept dagvaarding opgesteld’ haalt de vraag weg voordat hij gesteld wordt. Werkt u niet alleen op uurbasis, dan zijn de factuurscenario’s per cliënt in te richten: een vast bedrag voor een afgebakende zaak, uurtarief voor het overige, een abonnement voor doorlopend advies, of een combinatie op één declaratie.

Vaste prijs zonder blinde vlek

Kantoren spreken steeds vaker een vaste prijs af voor een afgebakende zaak. Dat werkt alleen als iemand onderweg ziet hoeveel uren er al in zitten. Met budgetbewaking legt u per dossier een grens in uren of euro’s vast en gaat er een signaal uit voordat die is bereikt. Daarmee verschuift het gesprek met de cliënt naar voren: een melding halverwege is uit te leggen, een overschrijding achteraf zelden.