Een weekstaat is een overzicht waarin medewerkers hun gewerkte uren gedurende een week vastleggen. Vaak worden daarbij niet alleen de uren per dag geregistreerd, maar ook de klant, het project of de werkzaamheden waaraan de tijd is besteed. Een weekstaat geeft daardoor een duidelijk overzicht van de tijd die binnen een bepaalde week is gewerkt en waaraan deze tijd is besteed.
Traditioneel wordt een weekstaat op papier of in Excel bijgehouden. Dat werkt voor een kleine administratie, maar naarmate een organisatie groeit, wordt het steeds lastiger om alle weekstaten overzichtelijk te verzamelen, te controleren en te verwerken. Met TimeWriter wordt de weekstaat digitaal bijgehouden en vormen de geregistreerde uren direct onderdeel van uw urenadministratie.
Medewerkers kunnen hun uren gedurende de week invoeren, waarna de gegevens centraal beschikbaar zijn. Zo beschikt u altijd over een actueel overzicht en hoeft u aan het einde van de week niet eerst allerlei losse formulieren te verzamelen.
Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitale weekstaat werkt.
[ Probeer TimeWriter gratis ]
Een weekstaat is een overzicht van de gewerkte uren van een medewerker gedurende een week. Per werkdag wordt bijvoorbeeld aangegeven hoeveel uur iemand heeft gewerkt en aan welke werkzaamheden, klanten of projecten deze uren zijn besteed.
Een weekstaat wordt vaak gebruikt binnen organisaties waar medewerkers aan verschillende projecten of klanten werken. Door de uren per activiteit vast te leggen, ontstaat inzicht in de manier waarop medewerkers hun tijd besteden. Wanneer uren aan klanten worden doorberekend, kan de weekstaat bovendien dienen als basis voor de facturatie.
Een papieren weekstaat of een Excel-weekstaat moet na afloop meestal worden gecontroleerd en verwerkt. Bij een digitale weekstaat gebeurt de registratie rechtstreeks in het urenregistratiesysteem. Hierdoor kunnen medewerkers hun uren gedurende de week bijhouden en zijn de gegevens direct beschikbaar voor de administratie.
Een Excel-weekstaat lijkt eenvoudig, maar vraagt in de praktijk behoorlijk wat beheer. Er moeten formulieren worden aangemaakt, medewerkers moeten hun uren op de juiste manier invoeren en de verschillende bestanden moeten vervolgens worden verzameld en gecontroleerd.
Wanneer meerdere medewerkers met verschillende Excel-bestanden werken, kan het bovendien lastig worden om een actueel totaaloverzicht te maken. Een digitale weekstaat voorkomt deze versnippering.
Met TimeWriter werken alle medewerkers binnen dezelfde urenregistratie. De uren worden centraal opgeslagen en kunnen vervolgens worden bekeken per medewerker, klant, project of periode. Hierdoor ontstaat één actuele administratie in plaats van een verzameling losse weekstaten.
Een weekstaat hoeft niet alleen achteraf te worden ingevuld. Binnen TimeWriter kan het weekrooster ook worden gebruikt als onderdeel van de planning.
Medewerkers kunnen zien welke werkzaamheden of activiteiten voor de week zijn gepland en vervolgens de daadwerkelijk gewerkte uren registreren. Daardoor ontstaat een duidelijk onderscheid tussen de geplande en gerealiseerde tijd.
Voor leidinggevenden biedt dit extra inzicht. Zij kunnen bekijken hoeveel tijd aan bepaalde werkzaamheden of projecten is besteed en of dit overeenkomt met de oorspronkelijke planning. Daarmee wordt de weekstaat niet alleen een administratief overzicht, maar ook een hulpmiddel bij de dagelijkse bedrijfsvoering.
Wanneer u met meerdere medewerkers werkt, wilt u eenvoudig kunnen zien hoeveel uren iedereen gedurende een week heeft geregistreerd. Een digitale weekstaat maakt het mogelijk om deze gegevens centraal te beheren.
TimeWriter geeft inzicht in de geregistreerde uren per medewerker en kan daarbij onderscheid maken tussen verschillende klanten, projecten en activiteiten. Hierdoor kunt u snel controleren of de urenregistratie compleet is en waar de tijd aan is besteed.
Medewerkers kunnen bovendien hun eigen registraties controleren. Ontbreekt er een registratie of is een uur verkeerd ingevoerd, dan kan dit worden gecorrigeerd voordat de gegevens verder worden verwerkt.
Voor organisaties die projectmatig werken is het belangrijk om niet alleen te weten hoeveel uren medewerkers in totaal hebben gewerkt, maar vooral waar deze uren aan zijn besteed.
Met TimeWriter kunnen uren worden gekoppeld aan een klant, project of activiteit. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld bekijken hoeveel uur in een bepaalde week aan een project is besteed en welke medewerkers daaraan hebben gewerkt.
Deze informatie is waardevol voor zowel de administratie als de projectleiding. U krijgt inzicht in de voortgang van projecten en kunt de geregistreerde uren gebruiken voor budgetbewaking en evaluatie.
Wanneer u werkzaamheden op basis van gewerkte uren aan klanten factureert, is een goede weekstaat belangrijk. De geregistreerde uren vormen immers de basis voor het bedrag dat uiteindelijk aan de klant wordt gefactureerd.
TimeWriter koppelt de urenregistratie aan de facturatie. De uren die medewerkers gedurende de week registreren, kunnen daardoor worden gebruikt bij het opstellen van facturen. Ook omschrijvingen van de uitgevoerde werkzaamheden kunnen worden meegenomen.
De administratie hoeft de uren hierdoor niet opnieuw over te nemen vanuit een papieren weekstaat of Excel-bestand. Dit bespaart administratief werk en maakt het eenvoudiger om te controleren of alle gewerkte en factureerbare uren zijn verwerkt.
Een weekstaat geeft ook inzicht in de voortgang van werkzaamheden. Wanneer voor een project vooraf een bepaald aantal uren is begroot, kunt u de geregistreerde uren vergelijken met het beschikbare budget.
TimeWriter biedt mogelijkheden voor budgetbewaking waarmee u kunt volgen hoeveel tijd aan een project is besteed. Hierdoor wordt zichtbaar wanneer een project sneller of juist langzamer verloopt dan verwacht.
Door deze informatie gedurende het project te bekijken, kunt u eerder bijsturen. U hoeft niet te wachten tot een project is afgerond voordat duidelijk wordt dat er meer uren zijn besteed dan oorspronkelijk gepland.
Medewerkers werken tegenwoordig niet altijd op dezelfde locatie. Zij kunnen op kantoor werken, thuis, onderweg of bij een klant. Een papieren weekstaat past minder goed bij deze manier van werken.
Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren digitaal registreren vanaf verschillende locaties. Via de beschikbare app kunnen zij hun uren direct vastleggen, waardoor de weekstaat gedurende de week actueel blijft.
Dit voorkomt dat medewerkers aan het einde van de week uit hun agenda of geheugen moeten reconstrueren hoeveel tijd zij aan verschillende werkzaamheden hebben besteed. De registratie kan direct na of tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden worden bijgewerkt.
Een weekstaat bevat doorgaans de gewerkte uren, maar binnen TimeWriter kunt u de urenregistratie combineren met verlofregistratie en planning.
Medewerkers kunnen hun verlof via het systeem aanvragen en hun gewerkte uren registreren. Voor leidinggevenden ontstaat daardoor een completer overzicht van de planning en beschikbare capaciteit.
De verschillende onderdelen van de administratie sluiten op elkaar aan, waardoor u minder hoeft te werken met afzonderlijke formulieren en bestanden.
De gegevens uit een digitale weekstaat kunnen voor veel meer worden gebruikt dan alleen het controleren van gewerkte uren. Wanneer alle registraties centraal zijn opgeslagen, kunt u de gegevens ook analyseren en rapporteren.
TimeWriter biedt rapportages waarmee u geregistreerde uren vanuit verschillende invalshoeken kunt bekijken. Zo kunt u bijvoorbeeld rapporteren per medewerker, klant, project of periode.
Daarmee krijgt u inzicht in de tijdsbesteding binnen uw organisatie en beschikt u over informatie waarmee projecten kunnen worden geëvalueerd en toekomstige werkzaamheden beter kunnen worden gepland.
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen. Daardoor kunt u kiezen voor een oplossing die past bij de omvang van uw organisatie.
TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door ZZP'ers en freelancers.
TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.
TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.
Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering. Daarmee kan de urenadministratie meegroeien met uw organisatie.
Een eenvoudig voorbeeld van een weekstaat bevat bijvoorbeeld de dagen van de week, het aantal gewerkte uren en een omschrijving van de werkzaamheden. Wanneer medewerkers voor meerdere klanten of projecten werken, worden deze gegevens uitgebreid met de betreffende klant of opdracht.
Een voorbeeld van een weekstaat kan handig zijn om te bepalen welke gegevens u wilt registreren. Het probleem is echter dat een voorbeeld uiteindelijk nog steeds handmatig moet worden ingevuld en verwerkt.
Met TimeWriter maakt u van de weekstaat een onderdeel van uw dagelijkse urenregistratie. Medewerkers voeren hun uren rechtstreeks in en de gegevens worden automatisch onderdeel van de centrale administratie.
Een digitale weekstaat zorgt ervoor dat urenregistratie niet afhankelijk is van losse formulieren of afzonderlijke Excel-bestanden. Medewerkers registreren hun uren rechtstreeks in het systeem en de organisatie beschikt over één centrale administratie.
De geregistreerde gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor planning, rapportages, budgetbewaking en facturatie. Hierdoor hoeft dezelfde informatie niet meerdere keren te worden ingevoerd.
Voor organisaties die met meerdere medewerkers, klanten of projecten werken, biedt een digitale weekstaat daardoor niet alleen meer overzicht, maar ook een efficiëntere manier om de urenadministratie te organiseren.
Wilt u ervaren wat een digitale weekstaat voor uw organisatie kan betekenen? U kunt TimeWriter twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.
Tijdens de proefperiode kunt u medewerkers hun uren laten registreren en de gegevens koppelen aan klanten, projecten en activiteiten. U kunt vervolgens bekijken hoe de uren beschikbaar komen voor planning, rapportages, budgetbewaking en facturatie.
Zo kunt u zelf beoordelen of TimeWriter aansluit bij de manier waarop uw organisatie de urenregistratie wil organiseren.
Met TimeWriter registreert u niet alleen de uren van medewerkers. U beschikt over een compleet systeem waarin urenregistratie, planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie met elkaar kunnen worden verbonden.
Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitale weekstaat kan zijn.
[ Start gratis proefperiode ]
