Een weekstaat geeft overzicht in de uren die medewerkers gedurende een week werken. Naast het aantal uren legt u bijvoorbeeld ook vast aan welke klant, welk project of welke werkzaamheden de tijd is besteed. Zo ziet u niet alleen hoeveel tijd er is gewerkt, maar ook hoe deze tijd binnen uw organisatie wordt ingezet.
Een papieren weekstaat of Excel-bestand lijkt in eerste instantie eenvoudig, maar vraagt steeds meer beheer zodra uw organisatie groeit. Alle formulieren en bestanden moeten worden verzameld, gecontroleerd en verwerkt. Met TimeWriter registreert u uren digitaal en worden deze direct onderdeel van uw centrale urenadministratie.
Medewerkers voeren hun uren gedurende de week in, zodat de gegevens voortdurend actueel blijven. Aan het einde van de week hoeft u geen losse formulieren meer te verzamelen en beschikt u direct over een compleet overzicht per medewerker, klant, project of activiteit.
Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitale weekstaat werkt.
[ Probeer TimeWriter gratis ]
Wat is een weekstaat?
Een weekstaat is een overzicht van de uren die een medewerker in een bepaalde week heeft gewerkt. Per werkdag wordt vastgelegd hoeveel uur er is gewerkt en aan welke werkzaamheden, klanten of projecten deze uren zijn besteed.
Een weekstaat is vooral waardevol voor organisaties waarin medewerkers aan meerdere projecten of klanten werken. Door uren per activiteit te registreren, ontstaat inzicht in de tijdsbesteding. Wanneer uren aan klanten worden doorberekend, kan de weekstaat bovendien als basis dienen voor de facturatie.
Bij een papieren weekstaat of Excel-weekstaat moeten de gegevens achteraf vaak nog worden gecontroleerd en verwerkt. Met een digitale weekstaat vindt de registratie rechtstreeks plaats in het urenregistratiesysteem. Medewerkers houden hun uren gedurende de week bij en de administratie beschikt direct over de juiste gegevens.
Weekstaat bijhouden zonder Excel
Een Excel-weekstaat kan een praktische start zijn, maar brengt al snel extra beheer met zich mee. U moet formulieren maken, medewerkers uitleg geven over de juiste invoer en verschillende bestanden verzamelen voordat u een betrouwbaar totaaloverzicht heeft.
Wanneer meerdere medewerkers met hun eigen Excel-bestand werken, is het bovendien lastig om te zien welke informatie actueel is. Versies kunnen door elkaar raken en ontbrekende registraties worden niet altijd direct opgemerkt. Een digitale weekstaat voorkomt deze versnippering.
Met TimeWriter werken alle medewerkers binnen dezelfde urenregistratie. De uren worden centraal opgeslagen en zijn te bekijken per medewerker, klant, project of periode. Zo werkt u met één actuele administratie in plaats van met een verzameling losse weekstaten.
Een weekstaat hoeft niet alleen achteraf te worden ingevuld. Binnen TimeWriter kan het weekrooster ook onderdeel zijn van de planning. Hierdoor weten medewerkers welke werkzaamheden of activiteiten voor de week op het programma staan.
De geplande werkzaamheden kunnen vervolgens worden aangevuld met de daadwerkelijk gewerkte uren. Zo ontstaat een duidelijk overzicht van het verschil tussen de geplande en gerealiseerde tijd. Dat maakt het eenvoudiger om de voortgang tijdens de week te volgen.
Ook voor leidinggevenden biedt dit waardevolle informatie. Zij zien hoeveel tijd aan werkzaamheden of projecten is besteed en kunnen dit vergelijken met de oorspronkelijke planning. De weekstaat wordt daarmee niet alleen een administratief overzicht, maar ook een praktisch hulpmiddel bij de dagelijkse bedrijfsvoering.
Weekstaat per medewerker
Wanneer meerdere medewerkers uren registreren, wilt u snel kunnen zien hoeveel tijd iedereen gedurende een week heeft gewerkt. Met een digitale weekstaat beheert u deze gegevens centraal en houdt u overzicht zonder verschillende formulieren naast elkaar te leggen.
TimeWriter geeft inzicht in de geregistreerde uren per medewerker en maakt onderscheid tussen klanten, projecten en activiteiten. Daardoor kunt u eenvoudig controleren of de urenregistratie compleet is en waaraan de beschikbare tijd is besteed.
Medewerkers kunnen hun eigen registraties bovendien controleren. Ontbreekt er een registratie of is een uur verkeerd ingevoerd, dan kan dit worden aangepast voordat de gegevens verder worden verwerkt. Zo blijft de administratie zo volledig en betrouwbaar mogelijk.
Weekstaat per klant of project
Voor organisaties die projectmatig werken, is het niet genoeg om alleen het totale aantal gewerkte uren te kennen. Het is minstens zo belangrijk om te weten aan welke klant, welk project of welke activiteit deze uren zijn besteed.
Met TimeWriter koppelt u uren aan een klant, project of activiteit. U kunt daardoor bijvoorbeeld bekijken hoeveel uur in een bepaalde week aan een project is gewerkt en welke medewerkers daarbij betrokken waren.
Deze informatie helpt zowel de administratie als de projectleiding. U krijgt beter inzicht in de voortgang van projecten en kunt de geregistreerde uren gebruiken voor budgetbewaking en evaluatie. Zo ondersteunt de weekstaat niet alleen de registratie, maar ook de dagelijkse aansturing.
Van weekstaat naar factuur
Wanneer u werkzaamheden op basis van gewerkte uren factureert, vormt een goede weekstaat een belangrijke basis. De geregistreerde uren bepalen immers mede welk bedrag uiteindelijk aan de klant wordt gefactureerd.
TimeWriter koppelt de urenregistratie aan de facturatie. De uren die medewerkers gedurende de week registreren, kunnen worden gebruikt bij het opstellen van facturen. Ook omschrijvingen van de uitgevoerde werkzaamheden kunnen worden meegenomen.
De administratie hoeft de gegevens daardoor niet opnieuw over te nemen uit een papieren weekstaat of Excel-bestand. Dat bespaart tijd en maakt het eenvoudiger om te controleren of alle gewerkte en factureerbare uren zijn verwerkt.
Weekstaat en budgetbewaking
Een digitale weekstaat geeft niet alleen inzicht in gewerkte uren, maar ook in de voortgang van werkzaamheden. Wanneer vooraf een bepaald aantal uren voor een project is begroot, kunt u de geregistreerde tijd vergelijken met het beschikbare budget.
Met de mogelijkheden voor budgetbewaking binnen TimeWriter volgt u hoeveel tijd aan een project is besteed. Hierdoor wordt sneller zichtbaar wanneer een project meer of minder tijd vraagt dan vooraf was verwacht.
Door de geregistreerde uren tijdens het project te bekijken, kunt u eerder bijsturen. U hoeft niet te wachten tot het project is afgerond om te ontdekken dat er meer uren zijn besteed dan oorspronkelijk gepland.
Een digitale weekstaat vanaf iedere locatie
Medewerkers werken niet altijd op dezelfde plek. Zij kunnen op kantoor, thuis, onderweg of bij een klant aan het werk zijn. Een papieren weekstaat sluit minder goed aan bij deze manier van werken en wordt daardoor niet altijd direct bijgewerkt.
Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren digitaal registreren vanaf verschillende locaties. Via de beschikbare app leggen zij hun uren direct vast, zodat de weekstaat gedurende de week actueel blijft.
Zo hoeven medewerkers aan het einde van de week niet uit hun agenda of geheugen te reconstrueren hoeveel tijd zij aan verschillende werkzaamheden hebben besteed. De registratie kan direct tijdens of na het uitvoeren van de werkzaamheden worden bijgewerkt.
Een weekstaat bevat doorgaans de gewerkte uren, maar binnen TimeWriter kunt u de urenregistratie combineren met planning en verlofregistratie. Daarmee brengt u belangrijke informatie over aanwezigheid en beschikbare capaciteit samen.
Medewerkers kunnen hun verlof via het systeem aanvragen en tegelijkertijd hun gewerkte uren registreren. Leidinggevenden krijgen zo een completer beeld van de planning en de beschikbare capaciteit binnen het team.
Doordat de verschillende onderdelen van de administratie op elkaar aansluiten, heeft u minder afzonderlijke formulieren en bestanden nodig. Dat houdt de registratie overzichtelijk en voorkomt onnodig dubbel werk.
Van weekstaat naar rapportage
De gegevens uit een digitale weekstaat zijn bruikbaar voor meer dan alleen het controleren van gewerkte uren. Wanneer alle registraties centraal worden opgeslagen, kunt u deze informatie ook analyseren en gebruiken voor rapportages.
TimeWriter biedt rapportages waarmee u geregistreerde uren vanuit verschillende invalshoeken bekijkt. Zo kunt u rapporteren per medewerker, klant, project of periode en de informatie gebruiken voor de administratie en de bedrijfsvoering.
Daarmee krijgt u inzicht in de tijdsbesteding binnen uw organisatie. De rapportages helpen om projecten te evalueren, ontwikkelingen te herkennen en toekomstige werkzaamheden beter te plannen.
Weekstaat voor kleine en grote organisaties
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen. Daardoor kunt u kiezen voor een oplossing die past bij de omvang van uw organisatie en de manier waarop u de urenregistratie wilt organiseren.
TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door ZZP'ers en freelancers.
TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.
TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.
Groeit uw organisatie, dan kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering. Zo kan uw urenadministratie meegroeien met het aantal medewerkers en de behoeften van uw organisatie.
Weekstaat voorbeeld
Een eenvoudig voorbeeld van een weekstaat bevat de dagen van de week, het aantal gewerkte uren en een omschrijving van de werkzaamheden. Werken medewerkers voor meerdere klanten of projecten, dan worden ook deze gegevens aan de registratie toegevoegd.
Een voorbeeld kan helpen om te bepalen welke informatie u wilt vastleggen. In de praktijk moet zo’n voorbeeld echter nog steeds handmatig worden ingevuld, verzameld en verwerkt. Naarmate het aantal medewerkers of projecten toeneemt, kost dat steeds meer tijd.
Met TimeWriter maakt u van de weekstaat een vast onderdeel van uw dagelijkse urenregistratie. Medewerkers voeren hun uren rechtstreeks in en de gegevens worden automatisch onderdeel van de centrale administratie.
Waarom kiezen voor een digitale weekstaat?
Een digitale weekstaat maakt uw urenregistratie minder afhankelijk van losse formulieren en afzonderlijke Excel-bestanden. Medewerkers registreren hun uren rechtstreeks in het systeem en de organisatie werkt met één centrale administratie.
De geregistreerde gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor planning, rapportages, budgetbewaking en facturatie. U hoeft dezelfde informatie daardoor niet meerdere keren over te nemen en houdt sneller zicht op de actuele stand van zaken.
Voor organisaties met meerdere medewerkers, klanten of projecten biedt een digitale weekstaat meer overzicht en een efficiëntere manier om de urenadministratie te organiseren. Zo maakt u van een wekelijkse registratie een bruikbaar onderdeel van uw bedrijfsvoering.
Twee maanden gratis uw digitale weekstaat proberen
Wilt u ervaren wat een digitale weekstaat voor uw organisatie kan betekenen? U kunt TimeWriter twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen. Zo ontdekt u in uw eigen werkomgeving hoe de registratie in de praktijk werkt.
Tijdens de proefperiode kunnen medewerkers hun uren registreren en deze koppelen aan klanten, projecten en activiteiten. Vervolgens kunt u bekijken hoe de gegevens beschikbaar komen voor planning, rapportages, budgetbewaking en facturatie.
Op die manier kunt u zelf beoordelen of TimeWriter aansluit bij de manier waarop uw organisatie de urenregistratie wil organiseren. U ervaart direct hoeveel overzicht een centrale digitale weekstaat kan bieden.
Van weekstaat naar complete urenregistratie
Met TimeWriter registreert u niet alleen de uren van medewerkers. U beschikt over een compleet systeem waarin urenregistratie, planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie met elkaar kunnen worden verbonden.
Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitale weekstaat kan zijn.
[ Start gratis proefperiode ]
IN VOGELVLUCHT
Efficiënt en foutloos uw urenregistratie beheren
Een duidelijke urenregistratie is onmisbaar voor elk bedrijf. Het geeft inzicht in de prestaties van medewerkers, de voortgang van projecten en de totale kosten. Met onze software houdt u eenvoudig overzicht, voorkomt u fouten en bespaart u tijd. Zo blijft de administratie altijd up-to-date en betrouwbaar.
Of u nu werkt met vaste medewerkers, freelancers of tijdelijke krachten: iedereen kan eenvoudig zijn gewerkte uren vastleggen. De gebruiksvriendelijke interface en mobiele app maken het mogelijk om overal te registreren, zowel op kantoor als onderweg. Zo beschikt u altijd over actuele en correcte gegevens voor facturatie en planning.
Naast urenregistratie kunt u ook verlof, ziekte en andere afwezigheden bijhouden. Rapportages geven per week, maand of project een helder overzicht van de beschikbare capaciteit. Zo houdt u grip op uw organisatie, voorkomt u verrassingen en zorgt u voor een efficiënte inzet van tijd en personeel.
Registreer de uren van uw medewerkers nauwkeurig en moeiteloos — per project, klant of interne taak. TimeWriter geeft u altijd realtime inzicht in de gewerkte uren, zodat u precies weet waar tijd aan besteed wordt. Zo voorkomt u budgetoverschrijdingen en factureert u altijd volledig.
Snel en foutloos tijd te registreren
Met TimeWriter registreert u tijd op de manier die bij u past: automatisch tussen twee tijdstippen of handmatig als totaal. Zo legt u de tijdsbesteding per taak snel en foutloos vast — en krijgt u de stuurinformatie om uw planning structureel te verbeteren.
Mobiel en flexibel werken
Met de TimeWriter app schrijven medewerkers hun uren altijd en overal — thuis, op kantoor of onderweg. Alle gegevens worden realtime gesynchroniseerd, zodat u als manager direct beschikt over actuele en betrouwbare urendata. Geen vertraging, geen handmatig overdragen, geen fouten.
Uren berekenen en analyseren
Wilt u weten hoeveel tijd een project werkelijk kost en wat het rendement is? TimeWriter berekent automatisch de bestede uren per project — inclusief de juiste omrekening van uren en minuten. Zo heeft u altijd grip op uw projectrendement en stuurt u bij voordat het te laat is.
Overzichten per maand en per project
TimeWriter geeft u direct inzicht in gewerkte uren — per project, per medewerker of per maand. Bekijk in één oogopslag hoeveel uren er zijn besteed én hoeveel er nog beschikbaar zijn binnen uw budget of planning. Zo bewaakt u uw capaciteit proactief en voorkomt u kostbare overschrijdingen.
Professionele urenregistratie bijhouden
Het systeem is ideaal voor urenregistratie binnen iedere organisatie. Of u nu een klein team heeft of een groot bedrijf: onze oplossing maakt het eenvoudig en betrouwbaar om uren bij te houden.
Voorbeeld: een 40-urige werkweek
Werkt uw team standaard 40 uur per week? Met TimeWriter ziet u precies hoe die uren verdeeld zijn over projecten, taken en afdelingen — tot op de minuut nauwkeurig. Geen onverklaarde uren meer, geen discussies over tijdsbesteding. Gewoon volledige transparantie en grip op uw organisatie.
Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.
Heel gebruiksvriendelijk programma. Het bezit bijna alles wat ik nodig heb. Registreren van uren, klanten en activiteiten is super eenvoudig en overzichtelijk.
