Urenregistratie werknemers: wat de wet vraagt en hoe

De wet

Is urenregistratie voor werknemers
verplicht in Nederland?

Ja. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht de werkgever tot een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, zodanig dat de Nederlandse Arbeidsinspectie kan toetsen of de wet wordt nageleefd. Het Arbeidstijdenbesluit (artikel 3.2:1) vraagt die gegevens minimaal 52 weken te bewaren. De wet schrijft geen vorm voor – geen prikklok, geen software – maar wel dat de registratie compleet is en de werkelijkheid weergeeft.

Wat 2027 wel en niet betekent

De berichten over ‘verplichte tijdregistratie vanaf 2027’ gaan over België: een voorontwerp van wet wil werkgevers daar vanaf 1 januari 2027 verplichten de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd objectief en betrouwbaar te registreren, met uitzonderingen voor onder meer leidinggevend personeel en handelsvertegenwoordigers. Nederland kent die plicht al sinds de Arbeidstijdenwet, en het Hof van Justitie van de EU bevestigde in 2019 (CCOO, C-55/18) dat elke EU-werkgever een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem nodig heeft dat de dagelijkse arbeidstijd per werknemer vastlegt.

Wat u minimaal moet kunnen laten zien

Per werknemer per dag: begin- en eindtijd van het werk en de pauzes, zodat de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd en de rusttijden te berekenen zijn. Werknemers die minstens drie keer het wettelijk minimumloon verdienen vallen grotendeels buiten de Arbeidstijdenwet (Arbeidstijdenbesluit 2.1:1), maar voor de rest geldt de registratie onverkort, ook bij thuiswerk. Wie daarnaast per project registreert voor facturatie of budget, doet dat in dezelfde registratie.

Urenregistratie werknemers in TimeWriter: zo werkt het

Een werknemer boekt per dag zijn uren – als begin- en eindtijd, of als uren per klant, project en activiteit – in het weekraster, met de stopwatch of vanuit zijn agenda, op pc of telefoon. De leidinggevende ziet per medewerker of de week compleet is en keurt in Pro per periode goed; daarna staat de registratie vast en kunnen rapport en factuur erop rusten. Verlof en verzuim (als soort afwezigheid, zonder medische reden) staan in dezelfde week. Zie urenregistratie personeel voor de inrichting per rol.

Zonder weerstand

Vier dingen die urenregistratie voor werknemers
draaglijk maken

De registratie is pas betrouwbaar als mensen haar bijhouden. Dit houdt de drempel laag.

Minuten per dag

Weekraster met de laatst gebruikte projecten bovenaan, vorige week als startpunt, agenda-afspraken als conceptboeking.
Op het apparaat dat er is

Browser, programma op de pc of telefoon, zonder appstore; alles in dezelfde registratie.
Signaal, geen controle

Ontbrekende dagen worden gesignaleerd voordat de periode sluit; niemand hoeft achter collega’s aan.
Geen bewaking

Geen schermafbeeldingen, toetsaanslagen of locatie: werknemers boeken zelf wat zij deden.

Voor de werkgever

Wat u uit de urenregistratie van werknemers haalt
behalve een vinkje voor de wet

De registratie die de Arbeidstijdenwet vraagt, is dezelfde die uw projecten en facturen stuurt. Rapporten per medewerker, project en klant zijn direct beschikbaar en exporteerbaar naar Excel; budgetbewaking zet het verbruik per project naast de afspraak en waarschuwt bij een instelbare grens; de factuur volgt uit de goedgekeurde uren en gaat naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T. Zo is de wettelijke plicht een bijproduct van iets dat u toch wilde weten.

Rapportages en budgetbewaking

Rapport met uren per werknemer en project uit de urenregistratie in TimeWriter

Vragen

Veelgestelde vragen over
urenregistratie van werknemers

De vragen uit de zoekresultaten, kort beantwoord.

Naar support

Urenregistratie werknemers: is het verplicht in Nederland?

Ja. Arbeidstijdenwet artikel 4:3: de werkgever voert een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden; Arbeidstijdenbesluit 3.2:1: minimaal 52 weken bewaren. De vorm is vrij, de inhoud niet: per werknemer per dag moeten arbeidstijd en rusttijd te herleiden zijn.

Is het verplicht om werktijden te registreren in 2027?

In België wil een voorontwerp van wet dat vanaf 1 januari 2027 verplichten; de tekst is nog niet aangenomen. In Nederland bestaat de plicht al.

Is er een gratis manier om urenregistratie van werknemers te doen?

Een Excel-sjabloon met week-, maand- en urenstaat is gratis en voldoet aan de wet als het compleet wordt bijgehouden en bewaard. Het mist goedkeuring, saldi en de stap naar rapport en factuur; TimeWriter Standaard en Pro probeert u twee maanden gratis.

Mag een werkgever werknemers volgen via de urenregistratie?

De Arbeidstijdenwet vraagt arbeids- en rusttijden, niet gedrag. TimeWriter registreert wat werknemers zelf boeken en legt geen schermen, toetsaanslagen of locatie vast. Verzuim wordt vastgelegd als soort afwezigheid zonder medische reden, conform de AVG.

Werkt TimeWriter in de browser, als app of als programma?

Alle drie, op dezelfde administratie: een webclient voor elke browser (ook op Linux), een desktopclient voor Windows en macOS, en een mobiele client voor telefoon en tablet. De mobiele client is een browserclient; er is geen app uit een appstore nodig.

Wat kost TimeWriter?

Freeware is gratis voor 1 gebruiker. Standaard kost € 215 per jaar voor 5 gebruikers (licenties van 5 tot 50 gebruikers). Pro kost € 935 per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt). Beide betaalde edities probeert u 2 maanden gratis, zonder betaalgegevens.

Prijzen

Wat het kost,
per jaar en per editie

Drie edities, gepubliceerde prijzen en twee maanden proberen voordat u beslist. Geen betaalgegevens nodig voor de proefperiode.

Freeware

Gratis Gratis Gratis, voor altijd, voor 1 gebruiker

Alleen voor persoonlijk gebruik
Lokaal en in de cloud
Standaardrapporten
Support tegen betaling

Start gratis

Meest gekozen

Standaard

€ 215,= Per jaar voor 5 gebruikers (licenties 5 tot 50)

Voor bedrijven met 5 - 25 medewerkers
Lokaal en in de cloud
Rapportages, budgetbewaking, verlofregistratie en facturering
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Pro

€ 935,= Per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt)

Voor organisaties met 25 - 1.000 fte
Lokaal, op uw eigen server en in de cloud
Accorderen, groepen en rollen, SOAP- en REST-koppelingen
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Werkt samen met het boekhoudpakket
dat u al gebruikt

Goedgekeurde uren en facturen gaan naar uw boekhoudpakket in plaats van overgetypt te worden. TimeWriter koppelt met de pakketten hieronder en met Visma, iMuis en King; de volledige lijst staat op de koppelingenpagina.

Deze klanten gingen u voor
zij gebruiken reeds TimeWriter

Veel organisaties werken al jaren met TimeWriter, de eerste versie was al beschikbaar in 1998.

Wat de wet vraagt van uw urenregistratie

Voor werkgevers geldt de Arbeidstijdenwet, artikel 4:3: u voert een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, zodanig dat toezicht op de wet mogelijk is. Het Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1 verplicht u die gegevens minimaal 52 weken te bewaren. Het Hof van Justitie van de EU bepaalde in mei 2019 (CCOO, C-55/18) dat werkgevers in de EU een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem nodig hebben dat de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer vastlegt. De berichten over ‘verplichte tijdregistratie vanaf 2027’ gaan over België (voorontwerp van wet, beoogde ingang 1 januari 2027), niet over Nederland: hier bestaat de registratieplicht al.

Voor zelfstandigen telt het urencriterium van de Belastingdienst: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan de onderneming besteed om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek. Die uren moet u aannemelijk kunnen maken, en de administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Subsidieregelingen voegen eisen toe: voor de WBSO registreert u S&O-uren per medewerker, per project en per dag en werkt u die minstens elke 10 werkdagen bij (RVO).

Geen van deze regels schrijft software voor. Wat ze vragen is een registratie die compleet, gedateerd en na goedkeuring niet meer te wijzigen is – precies wat accordering en afgesloten perioden in TimeWriter doen. TimeWriter wordt volledig in Nederland ontwikkeld en gehost, conform de AVG; de gehoste edities draaien in het datacenter van CJ2 (ISO 27001-gecertificeerd) en met Pro kunt u applicatie en database ook op uw eigen server zetten.

Deze pagina gaat over urenregistratie van werknemers: de wettelijke plicht en de inrichting in TimeWriter. Laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026. Geschreven door Rinse Lemstra, ontwikkelaar en eigenaar van TimeWriter bij XSO; TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld. Prijzen zoals gepubliceerd op de prijzenpagina; reviewscore van Google, gebruikersreviews van de reviewpagina, oktober 2026.

Sectie Gratis proefperiode

Proberen

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis
en houd het als het bevalt

Twee maanden TimeWriter Standaard of Pro, met uw eigen klanten, projecten en medewerkers. Geen betaalgegevens, niets te installeren voor de webclient, en uw gegevens blijven staan als u doorgaat.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis

Urenregistratie werknemers:wat verplicht is en hoe u het zonder gezeur regelt

Is urenregistratie voor werknemersverplicht in Nederland?

Wat 2027 wel en niet betekent

Wat u minimaal moet kunnen laten zien

Urenregistratie werknemers in TimeWriter: zo werkt het

Vier dingen die urenregistratie voor werknemersdraaglijk maken

Minuten per dag

Op het apparaat dat er is

Signaal, geen controle

Geen bewaking

Wat u uit de urenregistratie van werknemers haaltbehalve een vinkje voor de wet

Veelgestelde vragen overurenregistratie van werknemers

Wat het kost,per jaar en per editie