Verzuimregistratie software
die naast de uren staat, niet ernaast

Wat u vastlegt, en wat bewust niet

Ziek- en herstelmeldingen met begin- en einddatum; gedeeltelijk verzuim naast gedeeltelijk gewerkte dagen; verzuim per medewerker, afdeling of groep over een periode; het effect op verlofsaldi en beschikbare uren; en een overzicht dat naast de urenrapportage te leggen is. Niet: de reden. Dit is geen arbodossier. Een datum en het feit van verzuim volstaan voor planning en saldi; de medische kant hoort bij de bedrijfsarts, niet in de urenadministratie. Dat is een kwestie van AVG – een werkgever mag de aard en oorzaak van ziekte niet registreren – en van beheer: gegevens die u niet vastlegt, hoeft u niet te beveiligen, te bewaren of op te schonen.

Verlof en verzuim in hetzelfde beeld

De verlofregistratie houdt verlofsoorten, rechten en saldi bij, en medewerkers dienen hun aanvragen daar zelf in. Verzuim loopt langs dezelfde lijn, zodat een leidinggevende in één overzicht ziet wie er de komende weken niet is en in welke categorie: vakantie, verlof of ziekte. Dat scheelt de terugkerende vraag of een dag nu als verlof of als verzuim stond, en voorkomt dat een saldo tweemaal wordt aangepast.

Van registratie naar een verzuimbeeld

Eén ziekmelding zegt niets; een patroon wel. Zodra verzuim een jaar consistent is vastgelegd, is te zien of het zich concentreert bij een afdeling, een periode of een soort werk – bruikbare stuurinformatie zonder dat er iets over individuele oorzaken in het systeem staat. Omdat de uren in dezelfde administratie zitten, is het verzuimpercentage af te zetten tegen de werkelijk beschikbare uren in plaats van een theoretische norm, wat vergelijken tussen afdelingen met verschillende contractomvang pas zinvol maakt. Wees voorzichtig met korte periodes: één langdurige uitval trekt het cijfer van een hele afdeling een kwartaal lang scheef.

Wet verbetering poortwachter: de termijnen

Bij langdurig verzuim vraagt de Wet verbetering poortwachter een vaste reeks stappen: ziekmelding bij de bedrijfsarts of arbodienst uiterlijk in week 1, probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, melding bij UWV in week 42, eerstejaarsevaluatie in week 52, en de WIA-aanvraag rond week 93. De verzuimregistratie in TimeWriter geeft de begindatum en de duur waarmee u die termijnen bewaakt; het dossier zelf en de re-integratie horen bij HR en de arbodienst.