De registratie moet licht blijven, anders vult niemand haar in. Het gaat om één gegeven per dag: waar is gewerkt. Dat staat in TimeWriter naast de uren die diezelfde dag worden geschreven, zodat het geen tweede handeling is. Wie een systeem zoekt om vooraf een bureau te reserveren of een bezettingsgraad live te meten, zit bij werkplekreserveringssoftware (FlexWhere, Flexopus, Ronspot); werkplekregistratie legt achteraf vast wat gebeurd is, en doet dat in de urenadministratie.
Welke werkplekken u kent, bepaalt u zelf
In de werkplekregistratie ligt vast welke werkplekken uw organisatie onderscheidt, want een installatiebedrijf deelt anders in dan een adviesbureau. Houd de lijst kort: vier of vijf mogelijkheden – thuis, kantoor, klant, onderweg, overig – zijn genoeg om de vragen te beantwoorden die u werkelijk hebt. Bij twaalf opties kiezen mensen de bovenste en is de registratie waardeloos. Spreek ook vooraf af hoe een gemengde dag wordt geboekt: een thuiswerkdag die op kantoor begon moet op één manier worden vastgelegd, en die regel maakt u beter vooraf dan achteraf per geval.
Waar de vastlegging voor gebruikt wordt
Onderbouwing voor de onbelaste thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding, die beide per dag worden toegekend en niet op dezelfde dag samen; zicht op de werkelijke kantoorbezetting per dag van de week; controle of afspraken over hybride werken worden gehaald; dagen bij een klant herkenbaar voor reiskosten of doorbelasting; en een beeld per afdeling in plaats van per individu. Dat laatste is de nuttigste weergave: een patroon over een afdeling zegt iets over de inrichting van het kantoor; hetzelfde cijfer per persoon zegt vooral iets over de persoon en leidt zelden tot een betere beslissing.
Kantoorbezetting als stuurinformatie
Organisaties die hun kantoor willen aanpassen, varen vaak op een indruk. Na een kwartaal werkplekregistratie is zichtbaar dat de dinsdag vol zit en de vrijdag half leeg, en dat niet het aantal bureaus het knelpunt is maar het aantal overlegruimtes. Dat is andere informatie dan een pasjessysteem geeft: dat meet aanwezigheid in een gebouw, terwijl deze registratie aansluit op de uren die op diezelfde dag zijn geschreven. Het maakt ook zichtbaar wat een gemiddelde verbergt: zestig procent bezetting klinkt comfortabel, maar als die bestaat uit twee volle en drie lege dagen, is er twee dagen per week een tekort dat mensen al oplossen door thuis te blijven.
Naast verlof en uren
Werkplek, verlof en uren beantwoorden samen de vraag waar iemand deze week was en wat er is gedaan. Omdat het één administratie is, hoeven die overzichten niet met elkaar in overeenstemming te worden gebracht, en exporteert u per periode naar Excel voor de salarisadministratie.
