Werkplekregistratie software voor organisaties die hybride werken

Sinds werken vanuit huis normaal is geworden, is de vraag waar iemand werkt een administratieve vraag geworden. Niet uit wantrouwen, maar omdat er vergoedingen, kantoorruimte en afspraken aan hangen. Werkplekregistratie software legt dat vast zonder er een apart systeem van te maken.

Eén vraag per werkdag

De registratie moet licht blijven, anders vult niemand hem in. Het gaat om één gegeven per dag: thuis, op kantoor, bij een klant of onderweg. Dat staat naast de uren die diezelfde dag geschreven worden, in hetzelfde scherm, zodat het geen tweede handeling wordt.

In de werkplekregistratie ligt vast welke werkplekken uw organisatie kent. Die lijst bepaalt u zelf, want de indeling van een installatiebedrijf ziet er anders uit dan die van een adviesbureau.

Houd hem kort. Vier of vijf mogelijkheden zijn genoeg om de vragen te beantwoorden die u werkelijk hebt; bij twaalf opties kiezen mensen de bovenste en is de registratie waardeloos.

Waar de vastlegging voor gebruikt wordt

De gegevens zijn eenvoudig, de toepassingen lopen uiteen.

• onderbouwing voor een vergoedingsregeling voor thuiswerkdagen
• zicht op de werkelijke kantoorbezetting per dag van de week
• controle of gemaakte afspraken over hybride werken worden gehaald
• dagen bij een klant herkenbaar voor reiskosten of doorbelasting
• een beeld per afdeling in plaats van per individu

Dat laatste is in de praktijk de nuttigste weergave. Een patroon over een afdeling zegt iets over de inrichting van het kantoor; hetzelfde cijfer per persoon zegt vooral iets over de persoon en leidt zelden tot een betere beslissing.

Kantoorbezetting als stuurinformatie

Organisaties die hun kantoor willen aanpassen, varen nu vaak op een indruk. Na een kwartaal registratie is zichtbaar dat de dinsdag vol zit en de vrijdag half leeg is, en dat het aantal werkplekken niet het knelpunt is maar het aantal overlegruimtes.

Dat is een ander soort informatie dan een pasjessysteem oplevert: die meet aanwezigheid in een gebouw, terwijl deze registratie aansluit op de uren die op diezelfde dag geschreven zijn.

Het maakt ook zichtbaar wat een gemiddelde verbergt. Een bezetting van zestig procent klinkt comfortabel, maar als die bestaat uit twee volle en drie lege dagen, is er op twee dagen per week een tekort dat mensen al lang oplossen door thuis te blijven.

Naast verlof en uren

Werkplek, verlof en uren beantwoorden samen de vraag waar iemand deze week was en wat er gedaan is. De verlofregistratie vult in wie er niet was; de urenregistratie waar de tijd naartoe ging. Omdat het één administratie is, hoeven die overzichten niet met elkaar in overeenstemming gebracht te worden.

Werkplekregistratie zit in TimeWriter Standaard en Pro, zonder losse module of aparte licentie.

Voor de salarisadministratie telt bovendien dat het gegeven eenduidig is. Een thuiswerkdag die deels op kantoor begon, moet op één manier geboekt worden, en die regel spreekt u beter vooraf af dan achteraf per geval.

Wat u er niet mee moet doen

De verleiding is groot om de registratie te gebruiken om na te gaan of individuele medewerkers zich aan de afspraken houden. Dat werkt één keer: daarna wordt er ingevuld wat er verwacht wordt, en zijn de cijfers niets meer waard. Registratie die vertrouwd wordt, levert bruikbare gegevens; registratie die als controle voelt, levert gekleurde gegevens.

Spreek daarom vooraf af waar de gegevens voor dienen en wie ze te zien krijgt. In de meeste organisaties is dat een beeld per afdeling voor facilitair en voor de salarisadministratie, en verder niemand.

Beginnen met een lege lijst

De eenvoudigste start is een korte lijst werkplekken en een periode van een maand waarin niemand erop wordt aangesproken. Pas als de registratie compleet genoeg is, is er iets zinnigs uit af te leiden — en dan blijkt meestal dat de aanname waarmee de discussie begon, niet klopte.