Meer inzicht met een urenregistratiesysteem

Veel organisaties houden de urenregistratie nog bij in Excel. Werknemers voeren hun uren dan handmatig in en de organisatie controleert de gegevens zelf. Voor een kleine organisatie kan dat prima werken, maar naarmate het aantal werknemers groeit, neemt ook de administratieve last toe. De kans op fouten wordt groter en het kost steeds meer tijd om de juiste informatie te vinden. Een urenregistratiesysteem helpt om uren eenvoudig vast te leggen, te controleren en inzichtelijk te maken.

Met een urenregistratiesysteem kunnen werknemers vanaf vrijwel elke locatie en met nagenoeg ieder apparaat hun uren registreren. U vraagt vervolgens met een druk op de knop informatie op per werknemer, klant, project, team of afdeling. Zo ontstaat een actueel beeld van de werkzaamheden, de beschikbare capaciteit en de voortgang. Hierdoor kunt u sneller bijsturen wanneer dat nodig is.

Waarom kiezen voor een urenregistratiesysteem?

De redenen om een personeelsurensysteem aan te schaffen verschillen per organisatie. Zakelijke dienstverleners willen inzicht in de uren die werknemers besteden en in de werkzaamheden waaraan die uren worden besteed. Overheidsinstanties gebruiken urenregistratie om te controleren of de realisatie aansluit op de begroting. Non-gouvernementele organisaties kunnen de registratie gebruiken om ontvangen subsidies of geoormerkte gelden te verantwoorden. Productiebedrijven zetten een systeem onder meer in om de aanwezigheid van personeel te registreren.

Welke aanleiding uw organisatie ook heeft, een urenregistratiesysteem maakt de administratie overzichtelijker en betrouwbaarder. U krijgt beter zicht op tijdsbesteding, budgetten en verlof. Bovendien kunnen geregistreerde uren worden gebruikt voor rapportages, analyses en eventueel facturatie.

Een los systeem of een totaaloplossing?

Urenregistratie wordt aangeboden als zelfstandig systeem of als onderdeel van een bredere totaaloplossing. Grote ERP-systemen vallen buiten deze vergelijking, maar veel aanbieders combineren urenregistratie met modules voor sales, HRM, planning en facturatie. Hun uitgangspunt is dat urenregistratie niet op zichzelf staat: het registreren van uren moet processen inzichtelijk maken én vereenvoudigen.

Een zelfstandig systeem richt zich vooral op het registreren van uren. De aanbieders daarvan benadrukken hun specialisme. Doordat de software minder complex is, kan deze verfijnder en eenvoudiger in gebruik zijn. Budgetplanning is vaak inbegrepen en soms kunnen ook facturen worden opgemaakt. Welke oplossing het beste past, hangt af van de behoeften en werkwijze van uw organisatie.

Koppeling met andere systemen

Een zelfstandig urenregistratiesysteem kan doorgaans worden gekoppeld aan andere standaardsoftware, zoals een financieel of personeelssysteem. Geregistreerde uren kunnen daardoor alsnog breder binnen uw organisatie worden gebruikt. Bij specifieke of minder bekende software is een koppeling niet altijd mogelijk of zijn extra ontwikkelingskosten nodig.

Houd er ook rekening mee dat een update van het ene softwareprogramma gevolgen kan hebben voor het andere programma. Bespreek daarom vooraf welke systemen u gebruikt en welke koppelingen noodzakelijk zijn. Zo voorkomt u verrassingen tijdens de inrichting of het dagelijks gebruik.

Wat kan een urenregistratiesysteem voor uw organisatie betekenen?

De meeste systemen bieden functies voor urenregistratie, verlofbeheer en budgetbewaking. De precieze mogelijkheden verschillen per aanbieder. Het is daarom belangrijk om niet alleen naar de basisfuncties te kijken, maar ook naar de manier waarop werknemers en leidinggevenden met het systeem werken.

Eenvoudig uren registreren

Uren kunnen worden geboekt per werknemer, klant, project, team of afdeling. Werknemers registreren hun tijd handmatig via een computer of telefoon, bijvoorbeeld via een mobiele website of app. Bij sommige systemen kunnen uren uit een rooster worden overgenomen of vooraf worden ingevoerd. Ook chronologische tijdregistratie is mogelijk: de werknemer geeft aan van hoe laat tot hoe laat hij of zij heeft gewerkt. Alleen afwijkingen hoeven dan nog te worden aangepast.

Snelle goedkeuring en automatische meldingen

Veel systemen werken met tijdseenheden, zoals 0,25 voor een kwartier. Dat kan in het begin even wennen zijn. Bij in- en uitklokken, bijvoorbeeld met een sleutelhanger of vingerscan, wordt de verwerking automatisch uitgevoerd. Daarnaast beschikken systemen over een goedkeuringsproces. Eén of meerdere personen kunnen de geregistreerde uren controleren en goedkeuren voordat ze definitief worden geboekt.

Automatische meldingen kunnen het beheer verder vereenvoudigen. Zo kan het systeem een waarschuwing geven wanneer er te veel of te weinig uren zijn geschreven of wanneer een afgesproken budget wordt overschreden.

Inzicht in budgetten en verlof

Via het systeem kunnen werknemers vakantie of verlof aanvragen en leidinggevenden deze aanvragen goedkeuren. Ook ziekte kan worden geregistreerd. Hierdoor heeft u voortdurend zicht op de bezetting. Daarnaast kunt u afgesproken budgetten in tijd of geld vastleggen en bewaken. Wanneer een budget wordt overschreden, kan het systeem hiervan een melding geven.

Extra mogelijkheden

Sommige systemen kunnen pauzetijden automatisch aftrekken, vakantie- of onregelmatigheidstoeslagen verwerken en specifieke prijsafspraken per klant of project vastleggen. Ook lege velden voor aanvullende afspraken of opmerkingen kunnen belangrijk zijn. Aanbieders geven vaak aan dat deze mogelijkheden beschikbaar zijn, maar de praktische uitwerking verschilt. Vraag daarom tijdens een demonstratie hoe dit precies werkt.

Van urenregistratie naar waardevolle data

Met rapportages en analyses kunt u geregistreerde uren vanuit verschillende invalshoeken bekijken. Per werknemer ziet u bijvoorbeeld hoeveel uren iemand werkt en of deze uren rendabel of declarabel zijn. Ook kunt u bekijken wanneer vakanties gepland zijn. Op klantniveau krijgt u inzicht in het aantal bestede uren, de rendabiliteit van die tijd en de status van facturen.

Bij projecten kunt u de voortgang, planning en het afgesproken budget volgen en bewaken. Rapportages zijn meestal beschikbaar per werknemer, team, klant of project. U kunt de informatie vaak bekijken per dag, week, maand, jaar of over meerdere jaren. Omdat de gegevens actueel zijn, kunt u sneller schakelen wanneer de resultaten daarom vragen.

Hoe kiest u het juiste urenregistratiesysteem?

Begin met de vraag waarom uw organisatie uren wil registreren. Wilt u beter begrijpen wat werknemers doen, eenvoudiger factureren of projecten beter begeleiden? Breng eerst uw doelstellingen in kaart. Daarna kunt u bepalen wat het systeem moet kunnen en welke functies echt noodzakelijk zijn.

Maak een overzichtelijke lijst met eisen en wensen. Houd er rekening mee dat het prettig is wanneer de software aansluit op de bestaande manier van werken. Als het systeem past bij uw huidige processen, hoeft niet alles binnen de organisatie volledig te worden aangepast. Denk daarnaast aan gebruiksgemak, rapportages, koppelingen, budgetbewaking en de manier waarop verlof wordt verwerkt.

Selecteer vervolgens ongeveer drie aanbieders en vraag een demoversie aan. Zo krijgt u een goed beeld van de toegankelijkheid, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Test of werknemers de registratie snel begrijpen en of leidinggevenden eenvoudig kunnen controleren en goedkeuren. Komt u er ondanks een handleiding niet goed uit, dan is het verstandig om verder te kijken.

Innovatie in urenregistratie

Een partij die u in uw overwegingen kunt meenemen, is Tiq. Tiq stelt dat bestaande systemen te afhankelijk zijn van handmatige invoer. Volgens Tiq kost dit veel tijd en gebeurt het registreren van uren niet altijd met enthousiasme.

De software van Tiq kan worden gekoppeld aan programma’s waarvan een organisatie het gebruik wil registreren. De software analyseert de gegevens en geeft inzicht in hoe de tijd is besteed, waaraan en door wie. Daardoor kan urenregistratie eenvoudiger worden en is minder handmatige invoer nodig.

Krijg grip op uw urenregistratie

Een goed urenregistratiesysteem doet meer dan alleen uren vastleggen. Het helpt uw organisatie om tijd, verlof, budgetten en projecten overzichtelijk te beheren. Door aanbieders te vergelijken en een demonstratie te testen, ontdekt u welke oplossing het beste aansluit op uw organisatie en manier van werken.