Nacalculatie urenregistratie: begroot en werkelijk

Wat het is

Nacalculatie is een registratieprobleem,
geen rekenprobleem

Nacalculatie vergelijkt wat een project werkelijk heeft gekost met wat vooraf is begroot. Het rekenwerk is triviaal; het probleem zit in de cijfers. Wie aan het eind van een project de uren reconstrueert uit herinnering en agenda’s, krijgt een nacalculatie die net zo onbetrouwbaar is als de schatting waarmee het begon. Nacalculatie begint daarom bij een urenregistratie die per dag op het juiste project en de juiste fase wordt bijgehouden – dan is het resultaat een rapport dat er al staat, geen klus voor de controller.

Voorcalculatie en werkelijkheid naast elkaar

Per project of fase legt u in TimeWriter een budget vast in uren of in geld: de voorcalculatie. Medewerkers boeken hun uren op project, fase en activiteit; budgetbewaking zet het verbruik ernaast terwijl het project loopt en waarschuwt bij een instelbare grens. Na afloop staat de nacalculatie klaar: begroot tegenover werkelijk per project, per fase en per soort werk, met een intern tarief per medewerker voor de kostenkant, en de uren die niet gefactureerd konden worden apart. Het rapport exporteert naar Excel voor wie verder wil rekenen.

Het uurtarief dat niet meer klopt

De meeste bureaus offreren met een vast aantal uren per soort werk, gebaseerd op ervaring van jaren terug. Nacalculatie over tien projecten laat zien welke posten structureel te laag zijn begroot: het overleg dat altijd twee keer zo lang duurt, de revisieronde die niet in de offerte stond, de reistijd die niemand meetelde. Dat is de informatie die een volgende offerte beter maakt – niet een hoger tarief, maar een eerlijker aantal uren per onderdeel. Zie rendement uit urenregistratie.

Van nacalculatie naar factuur

Op een vaste-prijsproject is de nacalculatie het verschil tussen winst en verlies; op een regieproject is zij de onderbouwing van de factuur. In beide gevallen komen factuur en nacalculatie in TimeWriter uit dezelfde goedgekeurde uren: in Pro accordeert de projectleider per periode, daarna volgt de factuur in het scenario van de klant en gaat door naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T. Meerwerk op een vaste prijs is zichtbaar als uren boven budget en wordt bewust doorbelast of bewust niet.

Inrichten

Nacalculatie urenregistratie:
inrichten in vier stappen

De inrichting bepaalt of de nacalculatie iets zegt. Vier keuzes vooraf.

1. Dezelfde indeling als de offerte

Fasen en activiteiten in TimeWriter zijn de posten van de offerte. Anders is begroot en werkelijk niet te vergelijken.
2. Budget per fase

Voorcalculatie als budget in uren of geld per project of fase; het verbruik loopt mee terwijl mensen boeken.
3. Goedkeuren per periode

In Pro accordeert de projectleider; daarna staan de cijfers vast en kloppen nacalculatie en factuur met elkaar.
4. Rapport per project

Begroot tegenover werkelijk per fase en soort werk; export naar Excel; dezelfde cijfers voor de volgende offerte.

Waar het oplevert

Nacalculatie levert het meest op
waar projecten op elkaar lijken

Architecten, ingenieurs, installateurs, ICT-bureaus en adviseurs doen elk project anders, maar de posten komen terug: ontwerp, overleg, uitvoering, revisie, reizen. Juist daar laat nacalculatie over een reeks projecten zien welke post structureel afwijkt. Een eenmalig project leert weinig; tien projecten met dezelfde indeling leren waar de offerte systematisch te krap is. Zie tijdregistratie projecten voor de inrichting van projecten en fasen.

Tijdregistratie projecten

Rapporten met uren per project en fase als basis voor de nacalculatie in TimeWriter

Vragen

Veelgestelde vragen over
nacalculatie uit de urenregistratie

Korte antwoorden; de supportpagina’s hebben handleidingen en instructievideo’s.

Naar support

Wat is nacalculatie?

Het vergelijken van de werkelijke kosten en uren van een project met de voorcalculatie (de begroting of offerte), per project en per onderdeel. Het doel is tweeledig: het resultaat van dit project kennen, en de volgende offerte beter maken.

Nacalculatie urenregistratie: hoe werkt het?

U legt per project of fase een budget vast, medewerkers boeken hun uren op project, fase en activiteit, en het rapport zet begroot en werkelijk naast elkaar. Tijdens het project is dat de budgetstand met een signaal bij een instelbare grens; na afloop de nacalculatie. Geen aparte spreadsheet nodig.

Kan ik nacalculatie in geld doen, niet alleen in uren?

Ja. Het budget kan in uren of in geld worden vastgelegd, en met een intern tarief per medewerker naast het klanttarief rekent TimeWriter de geboekte uren om naar kosten en opbrengst per project.

Welke software is geschikt voor nacalculatie op projecten?

ERP-pakketten (AFAS, Exact, AllSolutions) doen nacalculatie als onderdeel van projectadministratie en inkoop; dat past bij organisaties die ook materiaal en inkoop per project boeken. Voor bureaus waar het projectresultaat vooral uit uren bestaat, is een urenregistratie met budget per fase en rapport begroot/werkelijk genoeg: TimeWriter, Simplicate, TimeChimp. Zie urenregistratie software kiezen.

Met welke boekhoudpakketten koppelt TimeWriter?

Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T, en daarnaast Visma, iMuis en King. Facturen en goedgekeurde uren gaan naar het pakket in plaats van overgetypt te worden; de details staan op de koppelingenpagina.

Wat kost TimeWriter?

Freeware is gratis voor 1 gebruiker. Standaard kost € 215 per jaar voor 5 gebruikers (licenties van 5 tot 50 gebruikers). Pro kost € 935 per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt). Beide betaalde edities probeert u 2 maanden gratis, zonder betaalgegevens.

Prijzen

Wat het kost,
per jaar en per editie

Drie edities, gepubliceerde prijzen en twee maanden proberen voordat u beslist. Geen betaalgegevens nodig voor de proefperiode.

Freeware

Gratis Gratis Gratis, voor altijd, voor 1 gebruiker

Alleen voor persoonlijk gebruik
Lokaal en in de cloud
Standaardrapporten
Support tegen betaling

Start gratis

Meest gekozen

Standaard

€ 215,= Per jaar voor 5 gebruikers (licenties 5 tot 50)

Voor bedrijven met 5 - 25 medewerkers
Lokaal en in de cloud
Rapportages, budgetbewaking, verlofregistratie en facturering
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Pro

€ 935,= Per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt)

Voor organisaties met 25 - 1.000 fte
Lokaal, op uw eigen server en in de cloud
Accorderen, groepen en rollen, SOAP- en REST-koppelingen
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Werkt samen met het boekhoudpakket
dat u al gebruikt

Goedgekeurde uren en facturen gaan naar uw boekhoudpakket in plaats van overgetypt te worden. TimeWriter koppelt met de pakketten hieronder en met Visma, iMuis en King; de volledige lijst staat op de koppelingenpagina.

Deze klanten gingen u voor
zij gebruiken reeds TimeWriter

Veel organisaties werken al jaren met TimeWriter, de eerste versie was al beschikbaar in 1998.

Wat de wet vraagt van uw urenregistratie

Voor werkgevers geldt de Arbeidstijdenwet, artikel 4:3: u voert een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, zodanig dat toezicht op de wet mogelijk is. Het Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1 verplicht u die gegevens minimaal 52 weken te bewaren. Het Hof van Justitie van de EU bepaalde in mei 2019 (CCOO, C-55/18) dat werkgevers in de EU een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem nodig hebben dat de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer vastlegt. De berichten over ‘verplichte tijdregistratie vanaf 2027’ gaan over België (voorontwerp van wet, beoogde ingang 1 januari 2027), niet over Nederland: hier bestaat de registratieplicht al.

Voor zelfstandigen telt het urencriterium van de Belastingdienst: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan de onderneming besteed om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek. Die uren moet u aannemelijk kunnen maken, en de administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Subsidieregelingen voegen eisen toe: voor de WBSO registreert u S&O-uren per medewerker, per project en per dag en werkt u die minstens elke 10 werkdagen bij (RVO).

Geen van deze regels schrijft software voor. Wat ze vragen is een registratie die compleet, gedateerd en na goedkeuring niet meer te wijzigen is – precies wat accordering en afgesloten perioden in TimeWriter doen. TimeWriter wordt volledig in Nederland ontwikkeld en gehost, conform de AVG; de gehoste edities draaien in het datacenter van CJ2 (ISO 27001-gecertificeerd) en met Pro kunt u applicatie en database ook op uw eigen server zetten.

Deze pagina gaat over nacalculatie op projecten vanuit de urenregistratie in TimeWriter. Laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026. Geschreven door Rinse Lemstra, ontwikkelaar en eigenaar van TimeWriter bij XSO; TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld. Prijzen zoals gepubliceerd op de prijzenpagina; reviewscore van Google, gebruikersreviews van de reviewpagina, oktober 2026.

Sectie Gratis proefperiode

Proberen

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis
op uw lopende projecten

Zet de voorcalculatie als budget per fase, laat het team boeken en bekijk na een maand de eerste nacalculatie. Geen betaalgegevens nodig.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis

Nacalculatie urenregistratie:wat een project echt kostte, zonder apart rekenwerk

Nacalculatie is een registratieprobleem,geen rekenprobleem

Voorcalculatie en werkelijkheid naast elkaar

Het uurtarief dat niet meer klopt

Van nacalculatie naar factuur

Nacalculatie urenregistratie:inrichten in vier stappen

1. Dezelfde indeling als de offerte

2. Budget per fase

3. Goedkeuren per periode

4. Rapport per project

Nacalculatie levert het meest opwaar projecten op elkaar lijken

Veelgestelde vragen overnacalculatie uit de urenregistratie

Wat het kost,per jaar en per editie