Urenregistratie koppelen aan de boekhouding

Tussen de geschreven uren en de boekhouding zit bij veel organisaties nog een mens met een toetsenbord. Die typt factuurregels over, corrigeert een tarief en ontdekt in het ergste geval pas bij het overtypen dat een project verkeerd geboekt stond. Het is het soort werk dat niemand mist zodra het weg is.

Waar de koppeling begint

Een koppeling met de boekhouding is pas nuttig als de stap ervoor klopt. Uren moeten aan een klant en een project hangen en er moet een tarief of scenario aan vastzitten. Pas dan kan er een factuur uit rollen die zonder tussenkomst de boekhouding in gaat.

Vanuit de facturatie worden uren, reiskosten en onkosten omgezet in factuurregels. Wat daarna naar het boekhoudpakket gaat, is dus geen los bestand maar het resultaat van de registratie zelf.

Dat betekent ook dat een koppeling zelden de eerste stap is. Organisaties die beginnen met koppelen voordat hun klanten- en projectindeling staat, verplaatsen hun rommel alleen maar naar een systeem waar hij lastiger te herstellen is.

Welke pakketten aansluiten

De beschikbare koppelingen lopen uiteen van klanten importeren tot facturen wegschrijven.

• boekhouding: Exact, Snelstart, Yuki, MoneyBird, e-Boekhouden, Minox, Visma, Asperion, iMuis, King
• e-facturatie via Peppol, met een controle of uw klant erop aangesloten is
• facturen rechtstreeks per e-mail versturen vanuit TimeWriter
• nieuwe klanten aanmaken op basis van hun registratie bij de Kamer van Koophandel
• agenda-afspraken uit Outlook en Google Calendar in het weekraster

Werkt u met Stip-T, dan sluit de urenregistratie aan op dezelfde administratie waarin de btw-aangifte en de e-facturatie gebeuren.

Peppol en e-facturatie

Steeds meer opdrachtgevers, en overheden zonder uitzondering, nemen facturen alleen nog elektronisch aan. Via de Peppol-koppeling gaat de factuur als e-factuur de deur uit in plaats van als pdf-bijlage, en de Peppol-ID-controle laat vooraf zien of een klant daarop aangesloten is.

Dat scheelt de omweg via een portaal waarin iemand de factuurregels nogmaals invoert — precies het overtypen dat de koppeling moest voorkomen.

Voor organisaties die voor overheden werken is dit inmiddels geen verbetering meer maar een voorwaarde: zonder e-factuur komt de declaratie er simpelweg niet doorheen.

Als het pakket er niet bij staat

Gebruikt u boekhoudsoftware waarvoor geen kant-en-klare koppeling bestaat, dan is er de SOAP- en REST-API. Organisaties gebruiken die om facturen of uren door te zetten naar hun eigen omgeving, ook wanneer de database op een eigen server draait.

De API is onderdeel van Pro. Voor wie alleen facturen wil exporteren, is dat meestal niet nodig: de standaardkoppelingen dekken het gangbare werk.

Wat een koppeling niet oplost

Een koppeling verplaatst gegevens, ze corrigeert ze niet. Staat een uur op het verkeerde project, dan staat het na het doorzetten op de verkeerde grootboekrekening. De controle hoort dus thuis bij het afsluiten van de periode in de urenregistratie, niet bij het inboeken achteraf.

De volgorde van inrichten

Begin met de klantenlijst. Die moet in beide systemen naar dezelfde partij verwijzen, anders ontstaan er dubbele relaties in de boekhouding en is de omzet per klant niet meer op te tellen. Importeren vanuit het boekhoudpakket of aanmaken op basis van de KvK-registratie voorkomt dat handmatig ingetypte varianten naast elkaar komen te staan.

Pas daarna komen de tarieven en de factuurscenario’s aan de beurt, en als laatste de koppeling zelf. In die volgorde is de eerste factuur die doorgezet wordt meteen een goede factuur.

Wat het per maand scheelt

De winst zit in het wegvallen van een terugkerende handeling, niet in een eenmalige besparing. Bij een organisatie die maandelijks enkele tientallen facturen maakt, is dat doorgaans een tot twee dagen werk, plus de correcties die anders pas bij de btw-aangifte opvallen.

Werkt u met verschillende afspraken per klant, dan bepalen de factuurscenario’s hoe uurtarief, vaste prijs, abonnement en doorbelasting op één factuur terechtkomen voordat die naar de boekhouding gaat.