Uren berekenen

Eenvoudig uw uren berekenen en registreren

Uren berekenen is voor veel organisaties een belangrijk onderdeel van de dagelijkse administratie. Toch worden gewerkte uren niet altijd direct of nauwkeurig geregistreerd. Wanneer medewerkers achteraf moeten inschatten hoeveel tijd zij aan een klant, project of opdracht hebben besteed, is de kans groot dat uren worden vergeten of verkeerd worden toegewezen. Dat kan gevolgen hebben voor de administratie, de projectbewaking en de facturatie.

Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren eenvoudig gedurende de werkdag registreren. Zij geven aan hoeveel tijd zij aan een bepaalde klant, opdracht of activiteit hebben besteed, waarna deze gegevens centraal worden opgeslagen. Hierdoor ontstaat een actueel overzicht van de gewerkte uren en hoeft aan het einde van de periode niet alsnog te worden uitgezocht hoeveel tijd aan verschillende werkzaamheden is besteed.

De geregistreerde uren kunnen vervolgens voor verschillende doeleinden worden gebruikt. U kunt de uren controleren, rapportages maken, projecten bewaken en – wanneer u op basis van gewerkte tijd factureert – de uren gebruiken voor de facturatie.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig uren berekenen en registreren kan zijn.

[ Probeer TimeWriter gratis ]

Waarom nauwkeurig uren berekenen belangrijk is

De tijd die medewerkers aan klanten en projecten besteden vertegenwoordigt een belangrijke waarde. Wanneer gewerkte uren niet worden geregistreerd, verkeerd worden geboekt of simpelweg worden vergeten, ontstaat geen betrouwbaar beeld van de werkelijk bestede tijd.

Voor organisaties die op uurbasis werken, kan dit bovendien direct gevolgen hebben voor de facturatie. U wilt voorkomen dat werkzaamheden wel worden uitgevoerd, maar niet op de factuur terechtkomen. Tegelijkertijd moet een factuur natuurlijk aansluiten bij de daadwerkelijk geregistreerde werkzaamheden.

Een nauwkeurige urenregistratie zorgt daarom voor duidelijkheid. Medewerkers weten welke uren zij hebben geregistreerd, de organisatie beschikt over een overzicht van de bestede tijd en de klant kan bij een urenfactuur zien welke werkzaamheden in rekening zijn gebracht.

Uren berekenen per klant, project of opdracht

Alleen weten hoeveel uur iemand heeft gewerkt is vaak niet voldoende. Wanneer een medewerker op één dag voor verschillende klanten of projecten werkt, wilt u ook weten hoeveel tijd aan iedere opdracht is besteed.

Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren koppelen aan de juiste klant, het project en de activiteit. Hierdoor kunt u achteraf eenvoudig bekijken hoeveel uren voor een specifieke klant zijn geregistreerd of hoeveel tijd een project inmiddels heeft gekost.

Deze manier van registreren geeft bovendien inzicht in de werkzaamheden zelf. U kunt zien hoeveel tijd bepaalde activiteiten vragen en deze informatie gebruiken om toekomstige werkzaamheden beter te plannen. Bij nieuwe opdrachten kunt u daardoor een inschatting maken die mede gebaseerd is op eerder geregistreerde uren.

Geen inkomsten missen door vergeten uren

Wanneer u klanten factureert op basis van gewerkte uren, zijn niet-geregistreerde uren gemiste facturabele tijd. Zeker wanneer medewerkers veel verschillende opdrachten uitvoeren, kan het voorkomen dat een deel van de gewerkte tijd niet wordt geregistreerd.

TimeWriter helpt dit voorkomen doordat medewerkers hun uren centraal registreren en hun eigen urenadministratie kunnen controleren. Het systeem kan zichtbaar maken waar binnen het overzicht nog registraties ontbreken, zodat deze kunnen worden aangevuld.

Door uren gedurende de periode bij te houden, wordt de kans kleiner dat medewerkers aan het einde van de maand moeten proberen te herinneren wat zij weken eerder hebben gedaan. De registratie sluit daardoor beter aan op de werkelijkheid en vormt een betrouwbaardere basis voor de facturatie.

Uren berekenen met de TimeWriter-app

Niet iedereen werkt de hele dag achter een computer. Medewerkers kunnen onderweg zijn, bij een klant werken of vanuit huis werken. Juist in die situaties is het handig wanneer urenregistratie niet afhankelijk is van een vaste werkplek.

Met de TimeWriter-app kunnen medewerkers hun gewerkte uren vanaf verschillende locaties registreren. Zij kunnen bijvoorbeeld direct na een werkzaamheden de bestede tijd bij het betreffende project of de betreffende klant vastleggen.

Omdat de app onderdeel is van de urenregistratie van TimeWriter, worden de geregistreerde gegevens centraal verwerkt. Medewerkers hoeven hun uren daardoor niet eerst op papier te noteren om ze later opnieuw in de administratie over te nemen.

Waarom geen Excel voor uw urenregistratie?

Excel kan een eenvoudige manier zijn om uren bij te houden, maar naarmate het aantal medewerkers, klanten en projecten groeit, wordt het beheer van afzonderlijke urenstaten steeds lastiger.

Een gespecialiseerd urenregistratiesysteem brengt alle registraties samen in één centrale administratie. Medewerkers werken met hun eigen registratie, terwijl leidinggevenden en administratie de informatie kunnen gebruiken voor de processen die daarop aansluiten.

Daarnaast is Excel op een smartphone niet altijd praktisch voor het dagelijks registreren van uren. Een daarvoor ingerichte app of webclient sluit beter aan bij medewerkers die hun uren onderweg of op locatie moeten invoeren.

Uren berekenen en factureren in één systeem

Een belangrijke toepassing van urenregistratie is facturatie. Wanneer een klant betaalt voor de daadwerkelijk gewerkte uren, moeten de geregistreerde uren uiteindelijk op een correcte en controleerbare manier op de factuur terechtkomen.

TimeWriter koppelt urenregistratie aan facturatie. De geregistreerde uren en de bijbehorende omschrijvingen kunnen worden gebruikt bij het opstellen van de factuur. Hierdoor hoeft de administratie de uren niet opnieuw uit een afzonderlijke urenstaat over te nemen.

De factuur kan vervolgens worden gecontroleerd voordat deze naar de klant wordt verzonden. De urenregistratie vormt daarmee een duidelijke onderbouwing van de gefactureerde werkzaamheden.

Uren berekenen voor meer inzicht in uw projecten

Een goede urenregistratie laat niet alleen zien hoeveel uren medewerkers hebben gewerkt, maar ook hoeveel tijd verschillende projecten en werkzaamheden vragen.

Wanneer u de uren gedurende een project registreert, kunt u de voortgang vergelijken met de beschikbare planning of het vastgestelde budget. Zo ziet u eerder wanneer een project meer tijd vraagt dan vooraf was verwacht.

TimeWriter biedt mogelijkheden voor budgetbewaking en rapportages waarmee u deze ontwikkeling kunt volgen. Hierdoor kunt u gedurende een project bijsturen in plaats van pas achteraf te ontdekken dat er aanzienlijk meer uren zijn besteed dan gepland.

Van uren berekenen naar betere planning

Historische urenregistraties kunnen ook worden gebruikt bij toekomstige projecten. Wanneer u beschikt over gegevens van eerder uitgevoerde werkzaamheden, kunt u analyseren hoeveel tijd bepaalde activiteiten in de praktijk hebben gekost.

Deze informatie kan worden meegenomen bij het maken van nieuwe planningen en begrotingen. Wanneer vergelijkbare werkzaamheden opnieuw moeten worden uitgevoerd, heeft u een concreet uitgangspunt voor het inschatten van de benodigde capaciteit.

Urenregistratie wordt daarmee niet alleen een administratief proces achteraf. De gegevens kunnen ook worden gebruikt om toekomstige werkzaamheden realistischer te plannen.

Eén registratie voor meerdere toepassingen

Het voordeel van een digitaal urenregistratiesysteem is dat u dezelfde registratie op verschillende manieren kunt gebruiken. Een medewerker hoeft zijn uren maar één keer in te voeren.

De geregistreerde tijd kan vervolgens beschikbaar zijn voor de medewerker zelf, voor de leidinggevende, voor projectbewaking en voor de administratie. Wanneer de uren aan klanten en projecten zijn gekoppeld, kunnen ze bovendien worden gebruikt voor rapportages en facturatie.

Dat voorkomt dubbele invoer en zorgt ervoor dat verschillende onderdelen van uw organisatie met dezelfde ureninformatie werken. Hierdoor blijft de administratie overzichtelijk en hoeft informatie minder vaak handmatig tussen verschillende bestanden of systemen te worden overgenomen.

Meer dan alleen uren berekenen

TimeWriter is geen eenvoudige calculator waarmee u alleen het aantal gewerkte uren optelt. Het systeem is bedoeld als complete oplossing voor urenregistratie en biedt daarnaast mogelijkheden voor onder andere planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie.

Medewerkers kunnen hun uren registreren en hun planning bekijken. Leidinggevenden kunnen de beschikbare informatie gebruiken om projecten en capaciteit te volgen. De administratie kan de geregistreerde uren gebruiken voor verdere verwerking en facturatie.

Zo ontstaat één centrale omgeving waarin de verschillende processen rondom tijdregistratie met elkaar samenhangen.

Uren berekenen voor iedere organisatie

TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, zodat de software kan aansluiten bij de omvang van uw organisatie.

TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door zzp'ers en freelancers.

TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.

TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de aangeleverde productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.

Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering. Daarmee kan uw urenadministratie meegroeien met het aantal medewerkers en de omvang van uw organisatie.

Twee maanden gratis uw uren berekenen

Een urenregistratiesysteem moet aansluiten bij de manier waarop uw organisatie daadwerkelijk werkt. Daarom kunt u TimeWriter eerst twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.

Laat uw medewerkers hun uren registreren, koppel werkzaamheden aan klanten en projecten en ontdek hoe de geregistreerde gegevens vervolgens kunnen worden gebruikt voor rapportages, budgetbewaking en facturatie.

Zo kunt u TimeWriter eerst in de praktijk ervaren voordat u besluit het systeem structureel te gebruiken.

Ontdek hoe eenvoudig uren berekenen kan zijn

Met TimeWriter registreert u gewerkte tijd direct bij de juiste klant, opdracht of activiteit. De uren blijven centraal beschikbaar en kunnen vervolgens worden gebruikt voor de administratie, projectbewaking en facturatie.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek zelf het gemak van digitale urenregistratie.

[ Start gratis proefperiode ]

Uren berekenen zonder ingewikkelde administratie

Met TimeWriter maakt u van uren berekenen een eenvoudig onderdeel van uw dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers registreren hun tijd, terwijl de organisatie direct beschikt over een centraal overzicht van de gewerkte uren.

Doordat de uren kunnen worden gekoppeld aan klanten, projecten en activiteiten, krijgt u bovendien inzicht in waar de beschikbare tijd wordt besteed. Dezelfde gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor budgetbewaking, rapportages en facturatie.

TimeWriter: uren eenvoudig registreren, berekenen en gebruiken.