Tijdregistratie software

Eenvoudig werktijd registreren en overzicht houden

Een goede tijdregistratie is voor veel organisaties een belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. U wilt weten hoeveel tijd medewerkers werken, aan welke klanten en projecten zij hun uren besteden en of werkzaamheden volgens planning verlopen. Wanneer deze informatie handmatig wordt bijgehouden, bijvoorbeeld in Excel of op een urenformulier, kost het verzamelen en controleren van de gegevens vaak onnodig veel tijd.

Met de tijdregistratie software van TimeWriter kunnen medewerkers hun gewerkte uren eenvoudig digitaal registreren. De uren worden centraal opgeslagen en kunnen vervolgens vanuit verschillende invalshoeken worden geraadpleegd. U kunt bijvoorbeeld bekijken hoeveel uren een medewerker heeft geregistreerd, hoeveel tijd aan een project is besteed of hoeveel uren voor een bepaalde klant zijn gemaakt.

Omdat de registratie maar één keer hoeft te worden ingevoerd, kunnen dezelfde gegevens vervolgens voor meerdere doeleinden worden gebruikt. Denk aan rapportages, planning, budgetbewaking en facturatie. Daarmee voorkomt u dubbele administratie en krijgt u meer inzicht in de tijd die binnen uw organisatie wordt besteed.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek zelf hoe eenvoudig digitale tijdregistratie kan zijn.

[ Probeer TimeWriter gratis ]

Waarom tijdregistratie met een app?

Medewerkers werken steeds vaker op verschillende locaties. Een deel van de werkzaamheden vindt op kantoor plaats, maar medewerkers kunnen ook thuiswerken, bij klanten werken of onderweg zijn. Een tijdregistratiesysteem moet daarom niet alleen op een vaste werkplek beschikbaar zijn.

Met de TimeWriter-app kunnen medewerkers hun uren registreren op de plaats waar zij hun werkzaamheden uitvoeren. Zij hoeven hun uren niet eerst op papier te noteren om deze later opnieuw in de administratie te zetten. De gewerkte tijd kan direct bij de juiste klant, opdracht of activiteit worden vastgelegd.

Dit maakt de dagelijkse registratie eenvoudiger en verkleint de kans dat uren worden vergeten. Bovendien blijft de administratie sneller actueel, omdat de geregistreerde uren direct beschikbaar zijn binnen het centrale systeem.

Minder fouten door digitale tijdregistratie

Handmatige tijdregistratie is relatief eenvoudig, maar wordt steeds lastiger wanneer meerdere medewerkers aan verschillende projecten of klanten werken. Uren kunnen worden vergeten, verkeerd worden overgenomen of achteraf verkeerd worden toegewezen.

Digitale tijdregistratie helpt om deze problemen te beperken. Medewerkers registreren hun uren rechtstreeks in het systeem en kunnen hun eigen registraties controleren. Wanneer binnen het overzicht nog uren ontbreken, kunnen deze worden aangevuld voordat de administratie wordt afgesloten.

Ook voor de administratie betekent dit minder handmatig overtypen. De uren worden één keer geregistreerd en kunnen daarna worden gebruikt voor de verschillende processen die met tijdregistratie samenhangen.

Eén keer invoeren, overal inzicht

Een belangrijk voordeel van een centraal tijdregistratiesysteem is dat dezelfde gegevens meerdere functies kunnen hebben. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld acht uur op een project registreert, hoeft die informatie niet opnieuw te worden ingevoerd voor een rapportage of factuur.

De geregistreerde uren kunnen vanuit verschillende perspectieven worden bekeken. U kunt bijvoorbeeld een overzicht maken per medewerker, project, klant of periode. Hierdoor beschikt u over dezelfde brongegevens voor verschillende administratieve en organisatorische doeleinden.

Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat verschillende onderdelen van uw organisatie met dezelfde informatie werken. De urenregistratie wordt daarmee een centrale gegevensbron in plaats van een afzonderlijke administratieve handeling.

Gebruiksvriendelijke tijdregistratie

Een tijdregistratiesysteem wordt pas echt effectief wanneer medewerkers het dagelijks zonder moeite kunnen gebruiken. Hoe eenvoudiger de registratie, hoe kleiner de drempel om uren direct vast te leggen.

TimeWriter is ingericht om medewerkers hun uren op een overzichtelijke manier te laten registreren. Zij kunnen hun gewerkte tijd koppelen aan de betreffende klant, het project of de activiteit en vervolgens hun registratie controleren.

Voor de organisatie ontstaat hierdoor een uniforme manier van tijdregistratie. Medewerkers werken volgens dezelfde structuur, terwijl leidinggevenden en administratie beschikken over een centraal overzicht van de geregistreerde uren.

Tijdregistratie voor personeel

Voor werkgevers gaat tijdregistratie verder dan alleen het registreren van aanwezigheid. Vooral bij organisaties die projectmatig of voor verschillende klanten werken, is het relevant om te weten waar de beschikbare werktijd aan wordt besteed.

Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren koppelen aan de werkzaamheden die zij uitvoeren. Daardoor ontstaat inzicht in de tijdsbesteding per medewerker, klant en project.

Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om projecten te evalueren, werkzaamheden te plannen of te beoordelen hoeveel capaciteit bepaalde klanten of activiteiten vragen. De urenregistratie levert daarmee informatie op die verder gaat dan het eenvoudige totaal aantal gewerkte uren.

Tijdregistratie en facturatie gekoppeld

Wanneer u klanten factureert op basis van gewerkte uren, is een goede aansluiting tussen urenregistratie en facturatie belangrijk. U wilt voorkomen dat geregistreerde werkzaamheden opnieuw handmatig moeten worden ingevoerd of dat uren bij het factureren over het hoofd worden gezien.

TimeWriter koppelt de urenregistratie aan de facturatie. De uren die medewerkers bij een klant of project registreren, kunnen worden gebruikt bij het opstellen van de betreffende factuur. Ook de omschrijvingen van werkzaamheden kunnen daarbij worden meegenomen.

De administratie beschikt hierdoor over een duidelijke basis voor de factuur. Na controle kan de factuur worden verzonden, zonder dat de geregistreerde uren eerst uit een afzonderlijke urenstaat hoeven te worden overgenomen.

Tijdregistratie en boekhouding

Een urenregistratie staat binnen veel organisaties niet op zichzelf. Zodra gewerkte uren worden gefactureerd, ontstaat er een relatie met de financiële administratie.

TimeWriter kan de urenregistratie en facturatie met elkaar verbinden, zodat geregistreerde uren onderdeel kunnen worden van het verdere administratieve proces. In combinatie met beschikbare koppelingen met boekhoudsystemen kan hierdoor een bredere administratieve workflow ontstaan.

Het doel daarvan is eenvoudig: gegevens zo veel mogelijk één keer vastleggen en vervolgens gebruiken in de processen waarvoor ze nodig zijn. Dat vermindert dubbele invoer en maakt het eenvoudiger om de administratie overzichtelijk te houden.

Budgetbewaking op basis van gewerkte uren

Geregistreerde uren geven inzicht in de werkelijke tijdsbesteding van projecten. Wanneer vooraf een urenbudget of planning is vastgesteld, kunt u de geregistreerde tijd daarmee vergelijken.

TimeWriter biedt mogelijkheden om projecten en budgetten te bewaken. Hierdoor kunt u volgen hoeveel uren inmiddels zijn besteed en hoe dit zich verhoudt tot de geplande werkzaamheden.

Wanneer een project meer tijd vraagt dan vooraf was verwacht, wordt dat zichtbaar in de beschikbare informatie. U kunt dan tijdens de uitvoering beoordelen of bijsturing nodig is. De urenregistratie wordt daarmee een hulpmiddel om projecten actief te volgen in plaats van alleen achteraf de administratie vast te leggen.

Overzichtelijke rapportages

Een digitale urenregistratie verzamelt gedurende de dag, week en maand een grote hoeveelheid informatie. Goede rapportages zorgen ervoor dat deze gegevens ook daadwerkelijk bruikbaar zijn.

Met TimeWriter kunt u de geregistreerde uren vanuit verschillende perspectieven bekijken. Denk bijvoorbeeld aan uren per medewerker, project, klant of periode. Daarmee kunt u informatie samenstellen die aansluit bij de vragen binnen uw organisatie.

Rapportages kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om projecten te evalueren, de inzet van medewerkers te bekijken of de ontwikkeling van de uren gedurende een bepaalde periode te analyseren.

Tijdregistratie vanaf iedere locatie

Een moderne tijdregistratie hoeft niet gebonden te zijn aan één computer op kantoor. Medewerkers kunnen hun werkzaamheden op verschillende plaatsen uitvoeren en moeten hun uren daarom ook op verschillende locaties kunnen registreren.

TimeWriter biedt hiervoor onder andere een webclient en een app. Daarmee kunnen medewerkers hun uren registreren zonder afhankelijk te zijn van een vaste werkplek.

De registratie wordt centraal verwerkt, zodat de uren vervolgens beschikbaar zijn binnen de urenadministratie. Hierdoor kan ook de administratie werken met actuele gegevens, ongeacht waar de medewerker zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd.

Archivering van uw urenadministratie

Een digitale urenadministratie heeft als bijkomend voordeel dat geregistreerde gegevens centraal kunnen worden bewaard en teruggevonden. Dat is praktisch wanneer u later een eerdere periode, een project of een klantregistratie wilt controleren.

Voor de fiscale administratie gelden wettelijke bewaartermijnen. Welke gegevens precies en hoe lang moeten worden bewaard, kan afhankelijk zijn van de aard van de administratie en de omstandigheden. Het is daarom verstandig om de specifieke bewaarplicht voor uw organisatie te controleren.

Met een centrale digitale urenadministratie voorkomt u in ieder geval dat u voor historische gegevens afhankelijk bent van losse papieren urenstaten of verschillende Excel-bestanden.

Van tijdregistratie naar bedrijfsinzicht

Tijdregistratie levert waardevolle informatie op over de manier waarop uw organisatie werkt. Wanneer medewerkers hun uren consequent koppelen aan klanten, projecten en activiteiten, kunt u patronen herkennen in de tijdsbesteding.

U kunt bijvoorbeeld onderzoeken welke werkzaamheden relatief veel tijd kosten, hoeveel capaciteit een bepaalde klant vraagt of hoeveel uren vergelijkbare projecten in het verleden hebben gekost. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt bij toekomstige planning en begroting.

Een tijdregistratiesysteem wordt daarmee niet alleen gebruikt om te registreren wat er is gebeurd. De verzamelde informatie kan ook helpen bij het plannen en organiseren van toekomstige werkzaamheden.

Tijdregistratie software voor verschillende organisaties

TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, zodat u kunt kiezen voor een oplossing die aansluit bij de omvang van uw organisatie.

TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door zzp'ers en freelancers.

TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.

TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de aangeleverde productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.

De verschillende uitvoeringen maken het mogelijk om TimeWriter te gebruiken voor uiteenlopende situaties. Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering.

Eenvoudig beginnen met TimeWriter

Een tijdregistratiesysteem hoeft geen langdurig IT-project te zijn. De belangrijkste stap is het inrichten van de klanten, projecten en activiteiten waarvoor medewerkers hun uren registreren. Daarna kunnen medewerkers met hun eigen urenadministratie aan de slag.

Omdat TimeWriter verschillende onderdelen van de urenadministratie bij elkaar brengt, kunt u het systeem gebruiken op een manier die past bij uw organisatie. U kunt beginnen met urenregistratie en vervolgens gebruikmaken van aanvullende mogelijkheden zoals planning, verlofregistratie, budgetbewaking en facturatie.

Zo kunt u de mogelijkheden van het systeem afstemmen op de processen binnen uw organisatie.

Twee maanden gratis tijdregistratie

Wilt u eerst ervaren hoe TimeWriter in uw organisatie werkt? U kunt het systeem twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.

Tijdens deze proefperiode kunt u medewerkers hun uren laten registreren en bekijken hoe de gegevens binnen het systeem beschikbaar komen. U kunt projecten en klanten inrichten en ervaren hoe urenregistratie kan worden gecombineerd met rapportages, budgetbewaking en facturatie.

Zo kunt u zelf beoordelen of TimeWriter aansluit bij uw manier van werken voordat u besluit het systeem structureel te gebruiken.

Ontdek het gemak van digitale tijdregistratie

Met TimeWriter registreert u gewerkte tijd centraal en gebruikt u dezelfde gegevens voor verschillende onderdelen van uw administratie.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en geheel vrijblijvend.

[ Start gratis proefperiode ]

Tijdregistratie software die verder gaat dan uren bijhouden

TimeWriter combineert eenvoudige tijdregistratie met mogelijkheden voor planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie. Medewerkers kunnen hun uren registreren vanaf verschillende locaties, terwijl werkgevers en administratie beschikken over een centraal overzicht.

U voert de informatie één keer in en kunt deze vervolgens op verschillende manieren gebruiken. Dat maakt de urenadministratie overzichtelijker en vermindert onnodige dubbele administratie.

TimeWriter: één centrale registratie voor inzicht in uw gewerkte tijd, projecten en klanten.