Tijdregistratie projecten: uren, budget, factuur

Tijdregistratie projecten: waarom het anders is dan uren tellen

Een urenstaat telt hoeveel iemand heeft gewerkt. Tijdregistratie op projecten beantwoordt een andere vraag: hoeveel van die uren ging naar welk project, welke fase en welk soort werk, en wat betekent dat voor het budget en de factuur. Dat vraagt een structuur – klant, project, eventueel fase, activiteit – die één keer wordt ingericht en daarna bij elke boeking vanzelf wordt gevuld. In TimeWriter kiest een medewerker uit de projecten waar hij aan is toegewezen; de laatst gebruikte staan bovenaan, en vorige week kopiëren is een startpunt voor deze week.

Voorcalculatie tegenover werkelijk, terwijl het project loopt

Per project of fase legt u een budget vast in uren of in geld. Terwijl mensen boeken loopt het verbruik mee; bij een instelbare grens komt een signaal, zodat er nog ruimte is om met de klant te praten voordat het budget op is. Na afloop staat de nacalculatie klaar: begroot tegenover werkelijk per project, per fase en per soort werk, en de vraag welke projecten structureel meer kosten dan gedacht is in één rapport te beantwoorden. Zie budgetbewaking.

Factureren per project, in de afspraak van de klant

Projecten worden zelden allemaal hetzelfde afgerekend. Het ene op uurtarief, het andere tegen een vaste projectprijs, een derde als abonnement met een urenbudget. Factuurscenario’s leggen die afspraak per klant of project één keer vast; de factuur volgt dan uit de goedgekeurde uren, met de omschrijvingen uit de registratie als specificatie. Meerwerk op een vaste-prijsproject is zichtbaar als uren boven budget en wordt apart doorbelast of bewust niet.

Projectsturing

Vier dingen die tijdregistratie op projecten
moet opleveren

Elke kaart is een vraag van een projectleider of eigenaar, en wat TimeWriter erop antwoordt.

Voortgang

Hoeveel is er van het budget over?

Budget per project, fase of klant
Verbruik in uren en in geld
Signaal voordat het budget op is

Verbruik per project en fase, in uren en geld, tegenover het budget. Een signaal bij een instelbare grens.

Budgetbewaking

Resultaat

Wat heeft dit project echt gekost?

Begroot tegenover werkelijk per fase
Declarabel tegenover niet-declarabel
Export naar Excel

Nacalculatie per project: begroot tegenover werkelijk, met een intern tarief per medewerker en de uren die niet gefactureerd konden worden.

Nacalculatie

Facturatie

Welke uren kunnen de deur uit, en tegen welke afspraak?

Accorderen per periode en per medewerker (Pro)
Tarieven per medewerker, activiteit of klant, in elke combinatie
Factuur naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T

In Pro accordeert de projectleider de uren per periode; daarna sluit de periode en volgt de factuur uit de goedgekeurde uren. Uurtarief, vaste projectprijs, abonnement met urenbudget of doorbelasten: het scenario per klant bepaalt de factuur, de registratie levert de specificatie.

Factuurscenario’s

Welke uren kunnen de deur uit, en tegen welke afspraak?

Klanten aan het woord

Beoordeeld met 4,8 op Google
door 62 gebruikers

TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld en ondersteund en wordt gebruikt door meer dan 500 organisaties en tienduizenden gebruikers. Gemiddeld 4,8 van 5 op 62 Google-reviews; op onze reviewpagina staan 143 gebruikersreviews van TimeWriter Standaard met gemiddeld 8,2 van 10 en 73 van TimeWriter Pro met gemiddeld 7,7 (oktober 2026).

Prima uren registratie programma. Makkelijk in te voeren en genereerd duidelijke week, maand of jaar overzichten, totaal overzicht of per project.

Ineke Kien Google-review

Ideaal programma voor registratie van klanten op uurbasis, superpraktisch, intuitief, kortom, een kind kan de was doen. Mijn felicitaties voor de ontwerpers van dit onmisbare programma.

Rogier van der Hoeven Google-review

perfect programma om gewerkte uren bij te houden en overzichten te genereren

Wim van Donselaar Google-review

Deze klanten gingen u voor
zij gebruiken reeds TimeWriter

Veel organisaties werken al jaren met TimeWriter, de eerste versie was al beschikbaar in 1998.

Prijzen

Wat het kost,
per jaar en per editie

Drie edities, gepubliceerde prijzen en twee maanden proberen voordat u beslist. Geen betaalgegevens nodig voor de proefperiode.

Freeware

Gratis Gratis Gratis, voor altijd, voor 1 gebruiker

Alleen voor persoonlijk gebruik
Lokaal en in de cloud
Standaardrapporten
Support tegen betaling

Start gratis

Meest gekozen

Standaard

€ 215,= Per jaar voor 5 gebruikers (licenties 5 tot 50)

Voor bedrijven met 5 - 25 medewerkers
Lokaal en in de cloud
Rapportages, budgetbewaking, verlofregistratie en facturering
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Pro

€ 935,= Per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt)

Voor organisaties met 25 - 1.000 fte
Lokaal, op uw eigen server en in de cloud
Accorderen, groepen en rollen, SOAP- en REST-koppelingen
Probeer 2 maanden gratis

Probeer 2 maanden gratis

Vragen

Veelgestelde vragen over
tijdregistratie op projecten

Korte antwoorden; handleidingen en instructievideo’s staan op de supportpagina’s.

Naar support

Tijdregistratie projecten: hoe richt ik het in?

Begin met de structuur die uw facturen en rapporten nodig hebben: klant, project, eventueel fase, en een korte lijst activiteiten (ontwerp, overleg, uitvoering, reizen). Houd de lijst kort; elke extra keuze kost bij iedere boeking tijd. Wijs medewerkers toe aan projecten, zodat zij alleen zien wat voor hen geldt. Budgetten en tarieven voegt u per project toe.

Wat is de beste tijdregistratie tool voor projecten?

Voor projecten telt vooral of de tool budget en nacalculatie per project kent en of de factuur uit de goedgekeurde uren komt. TimeWriter, TimeChimp, Simplicate en Project Hours doen dat op verschillende manieren; stopwatch-apps als Clockify en Toggl registreren wel per project maar laten budget en facturatie grotendeels aan u. Hoe u kiest leest u op urenregistratie software kiezen.

Kan ik een project op vaste prijs en een ander op uurtarief factureren?

Ja. Het factuurscenario wordt per klant of project vastgelegd: uurtarief, vaste prijs per activiteit, projectprijs, abonnement, stuksprijs of doorbelasten. Dezelfde urenregistratie levert voor elk project de passende factuur.

Zien medewerkers de budgetten en tarieven van een project?

Dat bepaalt u. In Pro regelen groepen en rollen wie wat ziet: een medewerker boekt op zijn projecten, een projectleider ziet budget en voortgang van zijn eigen projecten, de directie alles.

Met welke boekhoudpakketten koppelt TimeWriter?

Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T, en daarnaast Visma, iMuis en King. Facturen en goedgekeurde uren gaan naar het pakket in plaats van overgetypt te worden; de details staan op de koppelingenpagina.

Wat kost TimeWriter?

Freeware is gratis voor 1 gebruiker. Standaard kost € 215 per jaar voor 5 gebruikers (licenties van 5 tot 50 gebruikers). Pro kost € 935 per jaar voor 10 gebruikers (10 tot onbeperkt). Beide betaalde edities probeert u 2 maanden gratis, zonder betaalgegevens.

Koppelingen

Van goedgekeurde uren
naar uw boekhoudpakket

Wat de wet vraagt van uw urenregistratie

Voor werkgevers geldt de Arbeidstijdenwet, artikel 4:3: u voert een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden, zodanig dat toezicht op de wet mogelijk is. Het Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1 verplicht u die gegevens minimaal 52 weken te bewaren. Het Hof van Justitie van de EU bepaalde in mei 2019 (CCOO, C-55/18) dat werkgevers in de EU een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem nodig hebben dat de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer vastlegt. De berichten over ‘verplichte tijdregistratie vanaf 2027’ gaan over België (voorontwerp van wet, beoogde ingang 1 januari 2027), niet over Nederland: hier bestaat de registratieplicht al.

Voor zelfstandigen telt het urencriterium van de Belastingdienst: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan de onderneming besteed om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek. Die uren moet u aannemelijk kunnen maken, en de administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Subsidieregelingen voegen eisen toe: voor de WBSO registreert u S&O-uren per medewerker, per project en per dag en werkt u die minstens elke 10 werkdagen bij (RVO).

Geen van deze regels schrijft software voor. Wat ze vragen is een registratie die compleet, gedateerd en na goedkeuring niet meer te wijzigen is – precies wat accordering en afgesloten perioden in TimeWriter doen. TimeWriter wordt volledig in Nederland ontwikkeld en gehost, conform de AVG; de gehoste edities draaien in het datacenter van CJ2 (ISO 27001-gecertificeerd) en met Pro kunt u applicatie en database ook op uw eigen server zetten.

Deze pagina gaat over tijdregistratie op projecten en over hoe TimeWriter die registratie omzet in budgetstand, nacalculatie en factuur. Laatst bijgewerkt op 26 oktober 2026. Geschreven door Rinse Lemstra, ontwikkelaar en eigenaar van TimeWriter bij XSO; TimeWriter wordt sinds 1995 in Nederland ontwikkeld. Prijzen zoals gepubliceerd op de prijzenpagina; reviewscore van Google, gebruikersreviews van de reviewpagina, oktober 2026.

Sectie Gratis proefperiode

Proberen

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis
met uw eigen projecten

Richt uw klanten, projecten en budgetten in en boek twee maanden mee. Geen betaalgegevens, niets te installeren voor de webclient, en de gegevens blijven staan als u doorgaat.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis

Tijdregistratie projecten:zien wat elk project werkelijk kost

Tijdregistratie projecten: waarom het anders is dan uren tellen

Voorcalculatie tegenover werkelijk, terwijl het project loopt

Factureren per project, in de afspraak van de klant

Vier dingen die tijdregistratie op projectenmoet opleveren

Hoeveel is er van het budget over?

Wat heeft dit project echt gekost?

Welke uren kunnen de deur uit, en tegen welke afspraak?

Beoordeeld met 4,8 op Googledoor 62 gebruikers

Deze klanten gingen u voor zij gebruiken reeds TimeWriter

Wat het kost,per jaar en per editie