Urenlijst

Eenvoudig en digitaal uw uren bijhouden met TimeWriter

Bent u op zoek naar een urenlijst, een voorbeeld van een ingevulde urenlijst of een eenvoudige manier om de gewerkte uren van uw medewerkers bij te houden? Een urenlijst geeft een overzicht van de tijd die aan werkzaamheden, klanten of projecten is besteed. Voor een enkele medewerker kan een eenvoudige lijst voldoende zijn, maar zodra meerdere medewerkers en projecten bij de administratie betrokken zijn, wordt handmatig bijhouden al snel omslachtig.

TimeWriter biedt daarom meer dan alleen een voorbeeld van een urenlijst. Met de urenregistratiesoftware van TimeWriter kunnen medewerkers hun uren rechtstreeks digitaal registreren. De geregistreerde uren worden centraal opgeslagen en kunnen vervolgens worden gebruikt voor rapportages, planning, budgetbewaking en facturatie.

Medewerkers kunnen hun uren registreren vanaf verschillende locaties. Hierdoor hoeft een urenlijst niet aan het einde van de week achteraf te worden ingevuld. De administratie blijft gedurende de periode actueel en medewerkers kunnen hun eigen registraties controleren.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitale urenlijst kan zijn.

[ Probeer TimeWriter gratis ]

Wat is een urenlijst?

Een urenlijst is een overzicht waarin wordt vastgelegd hoeveel tijd iemand gedurende een bepaalde periode heeft gewerkt. Vaak wordt daarbij ook aangegeven waaraan de tijd is besteed. Bij projectmatig werken kan bijvoorbeeld worden geregistreerd hoeveel uur aan een bepaalde klant of opdracht is gewerkt.

Een traditionele urenlijst kan bestaan uit een papieren formulier of een Excel-bestand. De medewerker vult bijvoorbeeld per dag de gewerkte uren in en vermeldt daarbij het project of de werkzaamheden. Aan het einde van de week of maand wordt de lijst gecontroleerd en verwerkt in de administratie.

Een digitale urenlijst werkt volgens hetzelfde principe, maar de registratie en verwerking verlopen rechtstreeks binnen een tijdregistratiesysteem. Hierdoor hoeft de administratie niet achteraf verschillende lijsten samen te voegen en kunnen de gegevens direct voor andere toepassingen worden gebruikt.

Urenlijst bijhouden zonder Excel

Excel wordt vaak gebruikt als eenvoudige urenlijst. Voor een kleine administratie kan dat prima werken, maar bij meerdere medewerkers en projecten kunnen losse spreadsheets steeds lastiger te beheren worden.

Iedere medewerker kan bijvoorbeeld met een eigen bestand werken, waarna de gegevens later moeten worden samengevoegd. Ook is het belangrijk dat iedereen dezelfde werkwijze hanteert en dat wijzigingen correct worden verwerkt. Wanneer medewerkers op verschillende locaties werken, is het bovendien niet altijd praktisch om met losse Excel-bestanden te werken.

Met TimeWriter werkt iedereen binnen dezelfde urenregistratie. Medewerkers registreren hun uren rechtstreeks in het systeem, waarna de gegevens centraal beschikbaar zijn. Hierdoor ontstaat één overzichtelijke administratie in plaats van een verzameling afzonderlijke urenlijsten.

Urenlijst per medewerker, klant of project

Een urenlijst is vooral waardevol wanneer duidelijk is waaraan de geregistreerde tijd is besteed. TimeWriter maakt het mogelijk om uren te registreren en te bekijken per medewerker, klant, project of activiteit.

Daardoor kunt u bijvoorbeeld zien hoeveel uur een medewerker gedurende een bepaalde periode heeft geregistreerd, hoeveel tijd een project inmiddels heeft gekost of hoeveel uren voor een specifieke klant zijn gemaakt.

Deze informatie kan vervolgens voor verschillende doeleinden worden gebruikt. U kunt projecten evalueren, uren controleren, budgetten bewaken en de geregistreerde tijd gebruiken als basis voor facturatie.

De urenlijst als onderdeel van uw planning

Een digitale urenlijst kan meer zijn dan alleen een overzicht achteraf. In TimeWriter kan het weekrooster van de medewerker ook als planning worden gebruikt.

De medewerker ziet welke werkzaamheden of activiteiten gepland zijn en kan vervolgens de daadwerkelijk gewerkte uren registreren. Wanneer bepaalde uren nog ontbreken, kunnen deze worden aangevuld. Hierdoor ontstaat een compleet overzicht van planning en gerealiseerde uren.

Voor leidinggevenden biedt dit de mogelijkheid om de geregistreerde uren te vergelijken met de geplande werkzaamheden. Daarmee ontstaat meer inzicht in de beschikbare capaciteit en de voortgang van projecten.

Urenlijst en facturatie gekoppeld

Wanneer u klanten factureert op basis van gewerkte uren, is een digitale urenlijst bijzonder praktisch. De geregistreerde uren vormen immers de basis voor de factuur.

TimeWriter koppelt de urenregistratie aan de facturatie. Uren die bij een klant of project zijn geregistreerd, kunnen daardoor worden gebruikt bij het opstellen van de betreffende factuur. Ook omschrijvingen van werkzaamheden kunnen worden meegenomen.

De administratie hoeft de uren daardoor niet opnieuw over te typen vanuit een papieren urenlijst of Excel-bestand. De factuur kan worden gecontroleerd, waar nodig aangepast en vervolgens naar de klant worden verzonden.

Urenlijst gebruiken voor budgetbewaking

Een urenlijst geeft inzicht in de tijd die al aan een project is besteed. Wanneer vooraf een bepaald aantal uren is begroot, kunt u de geregistreerde uren daarmee vergelijken.

TimeWriter biedt mogelijkheden voor budgetbewaking, waardoor u kunt volgen hoe de werkelijke uren zich verhouden tot de planning of het beschikbare budget. Dit maakt het mogelijk om gedurende een project te zien hoe de tijdsbesteding zich ontwikkelt.

Wanneer een project meer tijd vraagt dan verwacht, wordt dit zichtbaar in de geregistreerde gegevens. U kunt daardoor eerder beoordelen of aanpassing van de planning of inzet van medewerkers nodig is.

Een actuele urenlijst vanaf iedere locatie

Een traditionele urenlijst ligt vaak op een vaste werkplek of staat op een specifieke computer. Dat past minder goed bij organisaties waarin medewerkers regelmatig thuiswerken, onderweg zijn of werkzaamheden bij klanten uitvoeren.

Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren ook vanaf verschillende locaties registreren. Via de beschikbare app kunnen zij hun gewerkte tijd onderweg of op locatie vastleggen, waarna de registratie onderdeel wordt van de centrale urenadministratie.

Hierdoor hoeft een medewerker niet te wachten tot hij weer op kantoor is om de urenlijst bij te werken. De registratie kan dichter bij het moment van de werkzaamheden plaatsvinden.

Urenlijst voor verlofregistratie en planning

Naast gewerkte uren kan binnen TimeWriter ook verlof worden geregistreerd. Medewerkers kunnen hun verlofaanvragen via het systeem indienen, terwijl de leidinggevende inzicht krijgt in de geplande afwezigheid.

Dit maakt het eenvoudiger om de bezetting binnen een team te bekijken. Wanneer meerdere medewerkers op dezelfde dag verlof hebben aangevraagd, is dat zichtbaar bij het beoordelen van de planning.

De urenregistratie en verlofregistratie vormen daardoor samen een completer overzicht van de beschikbare en geplande capaciteit.

Van urenlijst naar rapportage

Een urenlijst bevat veel informatie die ook na afloop van een werkdag of project bruikbaar blijft. Met een digitale registratie kunt u deze gegevens eenvoudig opnieuw raadplegen en analyseren.

TimeWriter biedt rapportages waarmee u geregistreerde uren vanuit verschillende perspectieven kunt bekijken. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht maken van uren per medewerker, project, klant of periode.

Deze informatie kan worden gebruikt om projecten te evalueren, toekomstige werkzaamheden beter te plannen en inzicht te krijgen in de tijdsbesteding binnen uw organisatie.

Urenlijst voor iedere organisatie

TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, zodat u kunt kiezen voor een oplossing die past bij de omvang van uw organisatie.

TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door zzp'ers en freelancers.

TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.

TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de aangeleverde productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.

De basis van de verschillende uitvoeringen is hetzelfde: gewerkte uren worden centraal geregistreerd en kunnen vervolgens voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering.

Urenlijst voorbeeld

Een voorbeeld van een urenlijst kan handig zijn wanneer u wilt zien welke gegevens u per dag of per week kunt vastleggen. Een eenvoudige urenlijst bevat bijvoorbeeld de datum, medewerker, klant of het project, de uitgevoerde werkzaamheden en het aantal gewerkte uren.

Maar wanneer u dagelijks met meerdere medewerkers, klanten en projecten werkt, is een voorbeeld alleen niet voldoende. De gegevens moeten immers iedere dag opnieuw worden ingevoerd, gecontroleerd, opgeslagen en uiteindelijk verwerkt.

Met TimeWriter wordt de urenlijst onderdeel van een compleet digitaal proces. De medewerkers registreren hun uren rechtstreeks in het systeem en de geregistreerde gegevens blijven beschikbaar voor verdere verwerking.

Waarom een digitale urenlijst?

Een digitale urenlijst maakt het eenvoudiger om de geregistreerde tijd actueel te houden. Medewerkers voeren hun uren rechtstreeks in, terwijl de organisatie beschikt over een centrale administratie.

De gegevens hoeven vervolgens niet opnieuw te worden overgenomen voor rapportages of facturatie. Dit vermindert dubbele invoer en maakt het eenvoudiger om de urenadministratie te controleren.

Voor organisaties met meerdere medewerkers en projecten kan een digitaal systeem daardoor een praktische stap zijn ten opzichte van losse papieren urenstaten of Excel-bestanden.

Twee maanden gratis uw urenlijst proberen

Wilt u eerst ervaren hoe een digitale urenlijst binnen uw organisatie werkt? U kunt TimeWriter twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.

U kunt tijdens de proefperiode medewerkers hun uren laten registreren en klanten, projecten en activiteiten aanmaken. Vervolgens kunt u bekijken hoe de geregistreerde uren beschikbaar zijn voor rapportages, budgetbewaking en facturatie.

Zo kunt u zelf beoordelen of TimeWriter aansluit bij de manier waarop uw organisatie de urenadministratie wil uitvoeren.

Van urenlijst naar complete urenregistratie

Met TimeWriter registreert u niet alleen uren, maar beschikt u over een compleet systeem voor tijdregistratie, planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie.

Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek het gemak van een digitale urenlijst.

[ Start gratis proefperiode ]

Uw urenlijst digitaal met TimeWriter

Een urenlijst hoeft geen los Excel-bestand of papieren formulier te zijn. Met TimeWriter registreren medewerkers hun uren rechtstreeks in een centraal systeem. De uren kunnen worden gekoppeld aan klanten, projecten en activiteiten en vervolgens worden gebruikt voor rapportages, budgetbewaking en facturatie.

Daardoor blijft uw urenadministratie overzichtelijk en actueel, terwijl medewerkers hun uren eenvoudig kunnen registreren vanaf verschillende locaties.

TimeWriter: de digitale urenlijst voor medewerkers, klanten en projecten.