In het sjabloon
Urenregistratie Excel:
Urenregistratie Excel:
drie werkbladen in het sjabloon
Gratis, zonder macro’s, met zichtbare formules.
Gratis sjabloon
Een urenregistratie-sjabloon voor Excel
met weekstaat, maandstaat en urenbriefje
Het sjabloon (download, .xlsx) heeft drie werkbladen. De weekstaat: per dag begin- en eindtijd, pauze en gewerkte uren, met een weektotaal en het verschil met de contracturen. De maandstaat: per dag uren per project of klant, met totalen per project en per maand. Het urenbriefje: een week per medewerker om af te drukken of te mailen, met plaats voor een handtekening. De formules zitten erin; u vult alleen tijden in.
Hoe maak je een urenregistratie in Excel?
Drie kolommen zijn genoeg om te beginnen: begintijd, eindtijd, pauze. De gewerkte tijd is =(eind-begin)-pauze, als tijd opgemaakt; het weektotaal is =SOM() over de dagen, met celopmaak [u]:mm zodat totalen boven 24 uur niet terugspringen naar nul. Wie per project registreert, voegt een kolom project toe en telt per project op met =SOMMEN.ALS(). Voor decimale uren (8,5 in plaats van 8:30) vermenigvuldigt u de tijd met 24. Het sjabloon doet dit allemaal; de formules zijn zichtbaar, zodat u ze kunt aanpassen.
De drie momenten waarop Excel ophoudt te werken
Het eerste is de tweede medewerker: twee bestanden die aan het eind van de maand samengevoegd moeten worden, met twee versies van dezelfde formule. Het tweede is de eerste factuur die uit de uren moet komen: tarieven opzoeken, regels overtypen, een specificatie schrijven die al in de registratie stond. Het derde is de eerste vraag van een leidinggevende, klant of controleur: kan dit cijfer nog veranderd zijn na de goedkeuring? In Excel is het antwoord altijd ja. Een urenregistratiesysteem lost precies die drie dingen op: één registratie voor iedereen, de factuur uit de uren, en een periode die na accordering vaststaat.
Wat u houdt als u overstapt
Excel blijft het gereedschap om te analyseren: elk rapport in TimeWriter exporteert naar Excel, per medewerker, project, klant of periode. Wat verandert is de kant van de invoer. Medewerkers boeken in het weekraster, met de stopwatch of vanuit hun agenda, op pc of telefoon, in dezelfde registratie; budgetbewaking waarschuwt bij een instelbare grens; de factuur volgt uit de goedgekeurde uren en gaat naar Exact Online, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Asperion, Minox, Yuki en Stip-T. Uw bestaande Excel-urenstaat is daarbij geen verloren werk: de klanten- en projectlijst eruit is de inrichting van TimeWriter.
