Een alternatief voor urenregistratie in Excel

Urenregistratie in Excel begint altijd goed. Er is een sjabloon, iedereen snapt het en het kost niets. Het loopt pas vast als het aantal invullers groeit en de bestanden zich vermenigvuldigen: versies, varianten, en aan het eind van de maand iemand die alles handmatig samenvoegt.

Waar het werkelijk misgaat

Het probleem van Excel zit niet in het invullen. Een weekstaat invullen is in een spreadsheet zelfs prettig. Het probleem zit in het samenvoegen en in het feit dat niemand tussentijds iets ziet. Een overschrijding komt pas boven water als de maand voorbij is, en een rekenfout in een verborgen kolom valt jaren niet op.

Daar komt bij dat een Excel-bestand geen geheugen heeft van wat er gewijzigd is. Wie een week later een getal aanpast, doet dat ongemerkt, ook als de factuur al verstuurd is.

En er is het probleem van de vrije tekst. Zolang mensen hun projectnaam intypen, ontstaan er varianten: met en zonder jaartal, met een afkorting, met een spelfout. Optellen over die varianten heen kan niet, dus wordt er achteraf handmatig gegroepeerd — wat opnieuw een handeling is die niemand controleert.

Wat een urenregistratiesysteem toevoegt

De vergelijking gaat niet over het invoerscherm maar over alles wat erna komt.

• alle uren in één administratie in plaats van in losse bestanden
• klanten, projecten en activiteiten uit een vaste lijst, dus optelbaar
• budgetten die tijdens het project een signaal geven
• facturen rechtstreeks uit de geschreven uren
• verlof en verzuim in hetzelfde overzicht als de uren

Het invullen zelf blijft herkenbaar: het weekraster lijkt bewust op een urenstaat, met de regels onder elkaar en de dagen naast elkaar. Wie uit Excel komt, hoeft geen nieuwe manier van denken te leren.

Overstappen zonder het hele jaar mee te nemen

De meest gemaakte fout bij een overstap is proberen de historie mee te verhuizen. Dat kost weken en levert zelden iets op. Neem in plaats daarvan een peildatum: vanaf de eerste van de maand schrijft iedereen in het nieuwe systeem, en de oude bestanden blijven staan als archief.

Zet daarvoor alleen de klanten en projecten klaar die nu daadwerkelijk lopen. Een volledige projectenlijst uit het verleden maakt de keuzelijst onbruikbaar en is het snelste recept voor verkeerd geboekte uren.

Reken op twee tot drie weken voordat het vanzelf gaat. De eerste week vergeten mensen het, de tweede week vragen ze waar iets geboekt moet worden, en in de derde week zijn de vragen op. Die vragen zijn geen ruis: ze wijzen precies aan waar uw projectindeling onduidelijk is.

Wat u er direct aan merkt

Het eerste verschil is de maandafsluiting: geen bestanden meer verzamelen en optellen. Het tweede is budgetbewaking, die in een spreadsheet praktisch niet te bouwen is zonder dat iemand hem dagelijks bijhoudt. Het derde is de factuur, die vanuit de facturatie uit dezelfde uren komt die de medewerker geschreven heeft.

Wat u niet kwijtraakt, is de mogelijkheid om er alsnog een spreadsheet van te maken. Rapportages zijn te exporteren, dus wie zijn eigen draaitabel wil blijven bouwen, kan dat — alleen nu op cijfers die sluitend zijn.

Wat wel verandert, is wie de cijfers maakt. In de Excel-situatie is er meestal één persoon die het overzicht samenstelt en dus ook de enige die weet hoe het in elkaar zit. Zodra de optelling uit het systeem komt, kan een projectleider zijn eigen cijfers opvragen zonder die ene collega ervoor nodig te hebben.

Wanneer Excel prima blijft

Wie alleen voor zichzelf schrijft en geen team heeft, hoeft niet per se over. Voor één gebruiker is er een gratis versie die het Excel-bestand vervangt zonder dat er een licentie bij komt kijken, en pas als er een tweede invuller bij komt, begint het verhaal hierboven te spelen.