Een urenbriefje is een eenvoudige manier om bij te houden hoeveel uur een medewerker heeft gewerkt. Op een traditioneel urenbriefje worden meestal de werkdagen, gewerkte uren en eventueel de klant of werkzaamheden genoteerd. Voor een kleine administratie kan dat prima werken, maar zodra meerdere medewerkers, klanten of projecten bij de urenregistratie betrokken zijn, wordt een papieren urenbriefje al snel onoverzichtelijk.
Met TimeWriter vervangt u het traditionele urenbriefje door een digitale urenregistratie. Medewerkers kunnen hun gewerkte uren eenvoudig registreren en aangeven aan welke klant, opdracht, activiteit of project zij hebben gewerkt. De gegevens worden centraal opgeslagen en zijn daardoor direct beschikbaar voor medewerkers, leidinggevenden en de administratie.
Een digitaal urenbriefje biedt bovendien veel meer mogelijkheden dan alleen het vastleggen van gewerkte uren. De geregistreerde uren kunnen worden gebruikt voor rapportages, planning, budgetbewaking en facturatie. Hierdoor hoeft dezelfde informatie niet meerdere keren te worden ingevoerd en blijft uw administratie actueel.
Probeer TimeWriter twee maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig een digitaal urenbriefje kan zijn.
[ Probeer TimeWriter gratis ]
Een urenbriefje is een overzicht waarin medewerkers hun gewerkte uren bijhouden. Vaak wordt per dag aangegeven hoeveel uur iemand heeft gewerkt en eventueel aan welke werkzaamheden of projecten deze tijd is besteed.
Het urenbriefje wordt traditioneel op papier ingevuld en aan het einde van een week of maand ingeleverd. Een andere veelgebruikte methode is een digitaal urenbriefje in Excel. Hoewel beide methodes eenvoudig lijken, moet de informatie vervolgens nog worden gecontroleerd, verwerkt en eventueel overgenomen in andere administraties.
Met een digitaal urenregistratiesysteem zoals TimeWriter worden deze stappen samengevoegd. De medewerker registreert de uren rechtstreeks in het systeem en de organisatie kan deze informatie vervolgens gebruiken voor verschillende administratieve en bedrijfsmatige processen.
Een papieren urenbriefje heeft als nadeel dat de informatie pas beschikbaar is nadat het briefje is ingevuld en ingeleverd. Wanneer een medewerker vergeet een uur te noteren of een verkeerd aantal uren invult, moet dit achteraf worden gecorrigeerd.
Bij een digitale urenregistratie worden de uren rechtstreeks in het systeem geregistreerd. Medewerkers kunnen hun tijd bijvoorbeeld dagelijks vastleggen, waardoor de administratie gedurende de week actueel blijft.
Ook het verzamelen van urenbriefjes behoort daarmee grotendeels tot het verleden. De gegevens staan centraal en kunnen door bevoegde medewerkers worden gecontroleerd en verwerkt. Dat maakt de urenadministratie overzichtelijker en vermindert het aantal handmatige administratieve handelingen.
Een urenbriefje bevat meestal alleen een overzicht van de gewerkte uren. In een professioneel urenregistratiesysteem kunt u veel verder gaan. Met TimeWriter kunnen uren worden geregistreerd bij een specifieke medewerker, klant, opdracht, activiteit of project.
Daardoor ontstaat een veel gedetailleerder beeld van de tijdsbesteding binnen uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld bekijken hoeveel uren een medewerker aan een project heeft besteed, hoeveel tijd een bepaalde klant heeft gevraagd of hoeveel uur aan een specifieke activiteit is gewerkt.
Deze informatie is niet alleen nuttig voor de administratie. Ook voor projectbegeleiding, planning en budgetbewaking biedt een digitale registratie belangrijke inzichten.
Wanneer u klanten factureert op basis van gewerkte uren, vormt het urenbriefje een belangrijke basis voor uw facturatie. De geregistreerde uren moeten immers uiteindelijk worden gecontroleerd en doorberekend aan de klant.
Met TimeWriter zijn urenregistratie en facturatie met elkaar verbonden. Geregistreerde uren kunnen daardoor worden gebruikt bij het maken van facturen. Ook omschrijvingen van werkzaamheden kunnen worden meegenomen, zodat de klant kan zien welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Dit voorkomt dat de administratie de uren van verschillende urenbriefjes opnieuw moet overnemen. De medewerker registreert de tijd één keer en deze informatie kan vervolgens worden gebruikt voor de facturatie.
Een urenbriefje geeft inzicht in de gewerkte tijd. Wanneer u deze informatie digitaal vastlegt, kunt u de geregistreerde uren ook gebruiken om projecten en budgetten te bewaken.
Stel dat voor een project vooraf honderd uur beschikbaar is gesteld. Door de geregistreerde uren te vergelijken met dit budget, wordt zichtbaar hoeveel tijd al is besteed en hoeveel ruimte er nog beschikbaar is.
TimeWriter biedt mogelijkheden voor budgetbewaking, waardoor u niet pas aan het einde van een project ontdekt dat er meer uren zijn besteed dan verwacht. U kunt gedurende het project volgen hoe de werkelijke tijdsbesteding zich verhoudt tot de planning en het beschikbare budget.
Een urenbriefje moet vooral eenvoudig zijn voor de medewerker die het dagelijks invult. Wanneer het registreren van uren te veel tijd kost, bestaat het risico dat medewerkers hun registratie uitstellen en aan het einde van de week moeten terughalen wat zij precies hebben gedaan.
Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren direct digitaal registreren. Zij kunnen aangeven hoeveel tijd zij aan een bepaalde klant, opdracht of activiteit hebben besteed en de registratie vervolgens controleren.
Door de uren zo dicht mogelijk bij het moment van werken vast te leggen, blijft de administratie actueel. Bovendien hoeft de medewerker niet langer met losse briefjes of eigen Excel-bestanden te werken.
Een digitaal urenbriefje kan ook online worden ingevuld. Dit is vooral handig voor organisaties waarvan medewerkers op verschillende locaties werken.
Met de webclient van TimeWriter kunnen medewerkers hun uren via een browser registreren. Daardoor is het niet noodzakelijk om op één vaste computer op kantoor aanwezig te zijn om de urenadministratie bij te werken.
Medewerkers kunnen hun uren registreren wanneer dat voor hen praktisch is. Of zij nu op kantoor werken, thuis zitten of bij een klant aanwezig zijn: de geregistreerde gegevens komen terecht in dezelfde centrale urenadministratie.
Voor medewerkers die veel onderweg zijn, kan een mobiele urenregistratie een praktisch alternatief zijn voor een papieren urenbriefje. Met de TimeWriter app kunnen uren vanaf verschillende locaties worden geregistreerd.
Een medewerker die bij een klant heeft gewerkt, kan de gewerkte tijd bijvoorbeeld direct na afloop registreren. Daarbij kan ook worden aangegeven welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en bij welk project de uren horen.
Hierdoor hoeven medewerkers niet aan het einde van de week verschillende werkzaamheden uit hun agenda of geheugen te reconstrueren. De uren worden direct vastgelegd en zijn vervolgens beschikbaar in de centrale administratie.
TimeWriter is meer dan een digitaal formulier om uren in te vullen. De urenregistratie maakt onderdeel uit van een uitgebreider systeem waarin verschillende administratieve processen met elkaar kunnen worden verbonden.
Naast tijdregistratie biedt TimeWriter mogelijkheden voor onder meer planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie. Hierdoor kunnen de geregistreerde uren voor verschillende doeleinden worden gebruikt zonder dat ze opnieuw hoeven te worden ingevoerd.
Dat is een belangrijk verschil met een traditioneel urenbriefje. Een papieren briefje registreert de tijd, terwijl een digitaal systeem de geregistreerde informatie vervolgens verder kan verwerken en inzichtelijk kan maken.
Excel wordt regelmatig gebruikt als digitaal urenbriefje. Een medewerker vult bijvoorbeeld per dag het aantal gewerkte uren in en aan het einde van de week wordt het bestand gecontroleerd.
Voor een eenvoudige administratie kan dat voldoende zijn. Zodra er echter meerdere medewerkers, klanten en projecten zijn, kan het beheer van Excel-bestanden steeds meer tijd kosten. Bovendien moeten berekeningen, controles en rapportages zelf worden ingericht.
Met TimeWriter zijn deze onderdelen onderdeel van één systeem. De medewerker registreert de uren en de organisatie kan deze gegevens vervolgens gebruiken voor verschillende overzichten en processen.
Een papieren urenbriefje kan kwijtraken, beschadigd raken of pas laat worden ingeleverd. Ook bij losse Excel-bestanden kan het lastig zijn om te bepalen welke versie de meest actuele is.
Bij digitale urenregistratie worden de gegevens centraal opgeslagen. Daardoor beschikt u over één actuele administratie waarin geregistreerde uren kunnen worden gecontroleerd en geraadpleegd.
Voor medewerkers betekent dit dat zij hun eigen uren eenvoudig kunnen terugvinden. Voor leidinggevenden en de administratie ontstaat tegelijkertijd een centraal overzicht van de geregistreerde tijd.
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, waardoor de software kan worden gebruikt door zowel zelfstandigen als grotere organisaties.
TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door ZZP'ers en freelancers.
TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.
TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.
Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering. Hierdoor kan de urenadministratie meegroeien met uw organisatie zonder dat u opnieuw met een ander systeem hoeft te beginnen.
Het doel van een urenbriefje is in eerste instantie eenvoudig: vastleggen hoeveel tijd er is gewerkt. Met een digitaal urenregistratiesysteem kunt u veel meer met die informatie doen.
De geregistreerde uren kunnen inzicht geven in de tijd die medewerkers aan klanten en projecten besteden. Daarnaast kunnen ze worden gebruikt voor budgetbewaking, planning, rapportages en facturatie.
Zo verandert het urenbriefje van een administratieve verplichting in een bron van informatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering. U weet niet alleen hoeveel uur er is gewerkt, maar ook waar deze tijd aan is besteed en hoe de bestede tijd zich verhoudt tot planning en budget.
Wilt u af van papieren urenbriefjes of losse Excel-bestanden? Met TimeWriter kunt u de software twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.
Tijdens de proefperiode kunt u ervaren hoe medewerkers hun uren digitaal registreren en hoe deze gegevens vervolgens binnen uw organisatie kunnen worden gebruikt. U kunt daarbij gebruikmaken van de mogelijkheden voor onder meer urenregistratie, planning, budgetbewaking en facturatie.
Met TimeWriter registreert u gewerkte uren eenvoudig en digitaal. De informatie wordt centraal opgeslagen en kan vervolgens worden gebruikt voor de administratie, rapportages, planning en facturatie.
Probeer TimeWriter twee maanden gratis en ontdek het verschil tussen een eenvoudig urenbriefje en een complete digitale urenregistratie.
[ Start gratis proefperiode ]
