Steeds meer organisaties werken met medewerkers die niet iedere dag op dezelfde plaats werken. Medewerkers werken op kantoor, vanuit huis, bij klanten of onderweg. Een papieren urenstaat of Excel-bestand past daar steeds minder goed bij. Met online tijdschrijven kunnen medewerkers hun gewerkte uren direct digitaal registreren, ongeacht waar zij aan het werk zijn.
TimeWriter biedt een complete oplossing voor online tijdschrijven en urenregistratie. Medewerkers registreren hun uren per dag, klant, project of activiteit, terwijl de gegevens centraal beschikbaar zijn voor de organisatie. Hierdoor blijft de urenadministratie actueel en ontstaat direct inzicht in de tijd die aan verschillende werkzaamheden wordt besteed.
Online tijdschrijven hoeft bovendien niet ingewikkeld te zijn. TimeWriter is ontworpen om uren snel en eenvoudig te registreren. De geregistreerde uren kunnen vervolgens worden gebruikt voor planning, rapportages, budgetbewaking en facturatie. Zo wordt de urenregistratie niet een afzonderlijke administratieve taak, maar onderdeel van een geïntegreerd proces.
Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ontdek hoe eenvoudig online tijdschrijven kan zijn.
[ Probeer TimeWriter gratis ]
Online tijdschrijven betekent dat medewerkers hun gewerkte tijd digitaal registreren. In plaats van uren achteraf op papier of in een Excel-bestand te noteren, worden de uren rechtstreeks in een online systeem vastgelegd.
Een medewerker kan bijvoorbeeld aangeven dat hij twee uur aan een bepaalde klant heeft gewerkt, drie uur aan een intern project en één uur aan administratie. De geregistreerde uren worden centraal opgeslagen en kunnen later eenvoudig worden teruggevonden en gecontroleerd.
Voor organisaties die met meerdere medewerkers, klanten en projecten werken, biedt online tijdschrijven een belangrijk voordeel. Alle uren komen op één centrale plaats terecht. Daardoor ontstaat een actueel overzicht van de beschikbare informatie en hoeft de administratie niet achteraf verschillende urenstaten samen te voegen.
Een belangrijk voordeel van online tijdschrijven is dat medewerkers niet aan een vaste werkplek gebonden zijn. De werkzaamheden kunnen op kantoor plaatsvinden, maar ook bij een klant, thuis of onderweg.
Met TimeWriter kunnen medewerkers hun uren vanaf verschillende locaties registreren. Via de beschikbare webclient en app kunnen zij hun werkzaamheden direct vastleggen, zodat de administratie gedurende de week actueel blijft.
Dit is vooral praktisch voor medewerkers die regelmatig op verschillende plaatsen werken. Zij hoeven hun uren niet op losse briefjes te bewaren of aan het einde van de week uit hun agenda te reconstrueren. De tijd kan direct worden geregistreerd bij de betreffende klant, opdracht of activiteit.
Wanneer medewerkers voor meerdere klanten of projecten werken, is alleen het totale aantal gewerkte uren niet voldoende. U wilt kunnen zien waar de tijd aan is besteed.
TimeWriter maakt het mogelijk om uren te registreren bij specifieke klanten, projecten en activiteiten. Hierdoor kunt u achteraf eenvoudig bekijken hoeveel tijd aan een bepaalde opdracht is besteed en welke medewerkers daarbij betrokken waren.
Dit levert niet alleen een overzichtelijke urenadministratie op, maar geeft ook waardevolle informatie voor de bedrijfsvoering. U kunt projecten evalueren, werkzaamheden vergelijken en toekomstige opdrachten beter inschatten op basis van eerder geregistreerde uren.
Voor organisaties die op basis van gewerkte uren factureren, is een goede urenregistratie direct verbonden met de omzet. Iedere niet-geregistreerde of vergeten declarabele minuut kan immers betekenen dat werkzaamheden niet worden doorberekend.
TimeWriter koppelt de urenregistratie aan de facturatie. Geregistreerde uren kunnen daardoor worden gebruikt bij het opstellen van facturen. Ook de omschrijvingen van de uitgevoerde werkzaamheden kunnen worden meegenomen.
De administratie hoeft de uren daardoor niet opnieuw vanuit een Excel-bestand of papieren urenstaat over te nemen. Na controle kunnen de geregistreerde uren worden verwerkt in de facturatie. Dat maakt het proces overzichtelijker en vermindert dubbele invoer.
Online tijdschrijven levert niet alleen een overzicht op van wat medewerkers hebben gedaan, maar ook van hoeveel tijd werkzaamheden daadwerkelijk kosten.
Wanneer aan een project vooraf een budget of aantal uren is gekoppeld, kunt u de geregistreerde uren vergelijken met de beschikbare ruimte. TimeWriter biedt mogelijkheden voor budgetbewaking, zodat u kunt volgen hoe een project zich ontwikkelt.
Hierdoor wordt eerder zichtbaar wanneer een project meer tijd kost dan verwacht. U kunt dan gedurende het project bijsturen in plaats van pas achteraf vast te stellen dat het beschikbare budget is overschreden.
De geregistreerde uren kunnen ook worden gebruikt in combinatie met de planning. Medewerkers kunnen in hun rooster zien welke werkzaamheden zijn gepland en vervolgens de werkelijk bestede tijd registreren.
Hierdoor ontstaat inzicht in het verschil tussen geplande en gerealiseerde uren. Voor medewerkers is duidelijk welke werkzaamheden op de planning staan, terwijl leidinggevenden kunnen volgen hoe de beschikbare capaciteit wordt ingezet.
De urenregistratie wordt daarmee niet alleen gebruikt om achteraf verantwoording af te leggen, maar ondersteunt ook de dagelijkse planning en aansturing van werkzaamheden.
Niet iedere medewerker werkt de hele dag achter een computer. Daarom is het belangrijk dat uren ook onderweg of vanaf een mobiele locatie kunnen worden geregistreerd.
Met de TimeWriter app kunnen medewerkers hun uren direct vastleggen. Een medewerker die bij een klant heeft gewerkt, kan bijvoorbeeld na afloop de bestede tijd en werkzaamheden registreren. Deze gegevens worden vervolgens onderdeel van de centrale urenadministratie.
Door uren direct te registreren, wordt voorkomen dat medewerkers aan het einde van de week een groot aantal uren moeten reconstrueren. Dat maakt de registratie eenvoudiger en helpt om de administratie actueel te houden.
Een belangrijk doel van online tijdschrijven is het verminderen van administratief werk. Wanneer medewerkers hun uren rechtstreeks registreren, hoeft de administratie deze gegevens niet opnieuw over te nemen.
TimeWriter brengt verschillende onderdelen van de urenadministratie bij elkaar. Naast tijdregistratie zijn er mogelijkheden voor planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie.
Daardoor kunnen geregistreerde uren op verschillende plaatsen binnen de organisatie worden gebruikt. Een medewerker registreert de tijd één keer en deze informatie kan vervolgens vanuit verschillende perspectieven worden geraadpleegd.
Excel wordt vaak gebruikt als eenvoudige oplossing voor urenregistratie. Voor een klein aantal medewerkers en eenvoudige werkzaamheden kan dat voldoende zijn. Naarmate het aantal medewerkers, klanten en projecten groeit, wordt het echter steeds lastiger om de administratie overzichtelijk te houden.
Met een gespecialiseerd systeem hoeft u zelf geen urenformulieren, berekeningen en koppelingen te onderhouden. TimeWriter verwerkt de geregistreerde uren binnen één centrale omgeving en maakt deze beschikbaar voor verschillende onderdelen van de administratie.
Ook wanneer medewerkers op verschillende locaties werken, biedt een online urenregistratiesysteem voordelen. Zij kunnen hun uren rechtstreeks registreren zonder verschillende bestanden te hoeven beheren of later gegevens samen te voegen.
Naast gewerkte uren kan binnen TimeWriter ook verlof worden geregistreerd. Medewerkers kunnen hun verlofaanvragen via het systeem indienen, terwijl leidinggevenden inzicht krijgen in de geplande afwezigheid.
In combinatie met de urenregistratie ontstaat daarmee een completer beeld van de inzetbaarheid van medewerkers. De organisatie beschikt over informatie over zowel gewerkte uren als geplande afwezigheid.
Dit maakt het eenvoudiger om de personeelsplanning en werkzaamheden op elkaar af te stemmen.
Een digitale urenregistratie bevat veel informatie die gebruikt kan worden voor rapportages en analyses. TimeWriter maakt het mogelijk om geregistreerde uren vanuit verschillende perspectieven te bekijken.
U kunt bijvoorbeeld inzicht krijgen in de uren per medewerker, klant, project, activiteit of periode. Daarmee kunt u onderzoeken waar de beschikbare tijd binnen uw organisatie aan wordt besteed.
Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt bij projectevaluaties, budgetbewaking, planning en het maken van nieuwe inschattingen voor toekomstige werkzaamheden.
TimeWriter is beschikbaar in verschillende uitvoeringen, zodat de software kan worden afgestemd op de omvang van uw organisatie.
TimeWriter Freeware is bedoeld voor één gebruiker en wordt onder andere gebruikt door ZZP'ers en freelancers.
TimeWriter Standaard is geschikt voor bedrijven tot ongeveer 25 medewerkers.
TimeWriter Pro is bedoeld voor grotere organisaties en kan volgens de productinformatie worden gebruikt voor organisaties tot circa 1.000 medewerkers.
Wanneer uw organisatie groeit, kunt u overstappen naar een uitgebreidere uitvoering. Hierdoor hoeft u niet opnieuw met een ander systeem te beginnen wanneer uw organisatie meer medewerkers of uitgebreidere functionaliteit nodig heeft.
Online tijdschrijven zorgt in de eerste plaats voor een actuele en centrale urenadministratie. Medewerkers leggen hun tijd digitaal vast en de organisatie kan deze gegevens direct gebruiken.
Daarmee worden verschillende administratieve processen eenvoudiger. U kunt uren controleren, projecten volgen, budgetten bewaken en waar nodig de geregistreerde tijd gebruiken voor facturatie.
Daarnaast ontstaat inzicht in de daadwerkelijke tijdsbesteding binnen uw organisatie. Dat helpt om werkzaamheden achteraf te evalueren en toekomstige projecten beter te plannen.
Wilt u zelf ervaren hoe online tijdschrijven met TimeWriter werkt? U kunt TimeWriter twee maanden gratis en geheel vrijblijvend proberen.
Tijdens de proefperiode kunt u medewerkers, klanten en projecten aanmaken en de urenregistratie in de dagelijkse praktijk gebruiken. Zo kunt u zelf beoordelen hoe de software binnen uw organisatie past en welke onderdelen van de urenadministratie u wilt digitaliseren.
Met TimeWriter registreert u niet alleen gewerkte uren. U beschikt over een complete oplossing waarin urenregistratie, planning, verlofregistratie, budgetbewaking, rapportages en facturatie met elkaar kunnen worden verbonden.
Probeer TimeWriter 2 maanden gratis en ervaar het gemak van online tijdschrijven.
[ Start gratis proefperiode ]
