Waarom verlofregistratie bij de urenregistratie hoort
Een verlofdag, een verzuimdag en een gewerkte dag hebben dezelfde drie gegevens: een medewerker, een datum en een reden waarom er wel of geen productieve uren zijn. Wie die drie in één administratie vastlegt, hoeft ze nooit tegen elkaar weg te strepen. Praktisch: een week met twee vrije dagen is in TimeWriter geen week met zestien ontbrekende uren, de bezetting voor de planning klopt, en de urenverantwoording blijft zuiver – een medewerker die halverwege de maand uitvalt haalt zijn norm niet, en dat is iets anders dan een medewerker die zijn uren niet heeft geschreven.
Wat de verlofregistratie vastlegt
Verlofsoorten (vakantie, bijzonder verlof, ouderschapsverlof, tijd-voor-tijd en wat uw cao verder kent), de rechten per medewerker per jaar, de aanvragen met begin- en einddatum of per uur, de goedkeuring door de leidinggevende en het saldo dat daaruit volgt. Medewerkers dienen hun aanvraag zelf in – in de webclient, het programma of op hun telefoon – en zien hun saldo zonder te hoeven vragen. De leidinggevende ziet bij de goedkeuring wie er die week nog meer weg is. Verzuim loopt langs dezelfde lijn, vastgelegd als soort afwezigheid zonder medische reden, conform de AVG; zie verzuimregistratie.
Welke software kan ik gebruiken om vakantiedagen te registreren?
Dat hangt af van wat ernaast moet. HR-pakketten als Nmbrs, AFAS en HoorayHR registreren verlof naast salaris, contracten en roosters; voor een organisatie die vooral HR wil regelen is dat de logische plek. Wie uren per klant en project registreert voor facturatie en budget, en verlof erbij wil zonder tweede systeem, kiest urenregistratie met verlof erin: TimeWriter, waar verlofregistratie in Standaard en Pro zit, naast budgetbewaking, werkplekregistratie en facturatie. Verlof dat naar de salarisadministratie moet, exporteert u per periode.
Verlof aanvragen op de telefoon
De mobiele client van TimeWriter werkt in de browser van telefoon en tablet, zonder app uit een appstore: een medewerker vraagt een dag aan, ziet zijn saldo en krijgt de goedkeuring in dezelfde omgeving waarin hij zijn uren boekt. De leidinggevende keurt goed vanuit de browser, op kantoor of onderweg.
